BLOG dla tych, którzy 
wolą działać niż gadać

Brief eventowy to dokument, od którego zaczyna się organizacja konferencji, gali czy spotkania firmowego. Jego celem jest przekazanie agencji eventowej lub wykonawcy podstawowych informacji dotyczących planowanego wydarzenia, co umożliwia dopasowanie oferty do oczekiwań klienta.

Co to jest brief eventowy?

Brief eventowy to krótki dokument, który zawiera najważniejsze założenia organizowanego eventu. Zawiera informacje o kliencie, wybrany termin, lokalizacja, oczekiwane usługi, cele imprezy, zarysowany budżet, grupę docelową oraz ogólne wymagania. Dobrze przygotowany brief jest niezbędny do stworzenia wstępnego kosztorysu i planu działania, co z kolei pozwala uniknąć nieporozumień i błędów w trakcie organizacji. Dobrze napisany brief oszczędza czas i daje wszystkim stronom te same, jasno określone cele i oczekiwania. Błędy w briefie mogą prowadzić do problemów w późniejszych etapach organizacji, co może skutkować niepowodzeniem całego wydarzenia. Z tego powodu warto poświęcić czas na jego staranne przygotowanie. Brief eventowy porządkuje komunikację między klientem a agencją eventową i pilnuje, żeby żaden istotny element nie został pominięty.

Elementy briefu eventowego

Dobry brief zawiera następujące elementy:

1. Opis firmy - Informacje o branży i charakterze działalności klienta pomagają agencji w dopasowaniu stylu i tematyki wydarzenia.
2. Cele wydarzenia - Określenie, co klient chce osiągnąć (np. Promocja produktu, integracja zespołu) ustawia całe dalsze planowanie.
3. Grupa docelowa - Zrozumienie, kto będzie uczestnikiem eventu, pozwala na lepsze dostosowanie atrakcji i programu.
4. Budżet - Ustalenie ram finansowych jest ważne, aby agencja mogła zaproponować odpowiednie rozwiązania.
5. Przebieg wydarzenia - Krótki zarys tego, jak ma wyglądać event, w tym planowane atrakcje i harmonogram.

Dlaczego dobry brief eventowy jest ważny?

Brief eventowy jest dokumentem, który odgrywa ważną rolę na etapie przygotowania wydarzenia. Zawiera podstawowe informacje dotyczące oczekiwań klientów oraz założeń projektu. Dobrze opracowany brief pomoże agencji w dostosowaniu oferty do specyfiki wydarzenia, niezależnie od jego lokalizacji czy budżetu.W dokumencie należy zawrzeć szczegóły dotyczące usług, takich jak catering, a także informacje o artystach czy wykonawcach, którzy będą zaangażowani w imprezę. Opisz również cele promocji oraz działań, które mają na celu osiągnięcie zamierzonych rezultatów.Współpraca między agencją a klientem opiera się na zrozumieniu potrzeb i oczekiwań, dlatego poświęć czas na dokładne przygotowanie briefu. Każdy kolejny etap organizacji pójdzie wtedy sprawniej, a impreza będzie bliższa oczekiwaniom klienta. Czytaj także:

• Impreza integracyjna: Kompleksowy przewodnik po organizacji i korzyściach
• Kreatywne rozwiązania technologiczne w eventach
• 10 najczęstszych błędów podczas planowania strategii marketingowej w małej firmie
• Jak zaplanować rok marketingowy? O narzędziach, które musisz znać!
• Firmowy Shot, czyli jak i po co organizować eventy firmowe?
• Organizacja imprez firmowych

Jubileusz firmy to doskonała okazja do świętowania. Przy takiej okoliczności można uczcić kolejny rok istnienia firmy, podsumować osiągnięte wyniki i etap jej rozwoju czy wyróżnić członków zespołu za wyniki w codziennej pracy. Powodów do wspólnego świętowania może być zatem naprawdę sporo, jednak aktualne wciąż pozostaje jedno pytanie: jak zorganizować jubileusz firmy i co wziąć pod uwagę podczas planowania takiej uroczystości?

Dlaczego warto zorganizować jubileusz firmy?

Rocznica firmy nie musi być po prostu kolejną imprezą w gronie współpracowników. Właściwie zaplanowane i przygotowane obchody jubileuszu firmy mogą stać się narzędziem biznesowym, które wspiera działania handlowe, marketingowe lub wizerunkowe. W zależności od tego, w jakim gronie będziemy świętować jubileusz firmy, wyłącznie w otoczeniu pracowników firmy czy także partnerów biznesowych, organizacja takiego eventu może nieść ze sobą szereg korzyści. Bez względu na to, czy są to 5, 10, 15, 20, 30 czy 40 urodziny, jubileusz firmy może:

• Wzmacniać relacje z klientami i partnerami biznesowymi,
• Wspierać nawiązywanie bliższych relacji z pracownikami,
• Sprzyjać integracji pracowników,
• Budować przewagę konkurencyjną,
• Budować odpowiedni wizerunek firmy zarówno wśród pracowników, jak i nowych potencjalnych klientów czy partnerów biznesowych.

Bankiet czy impreza w plenerze, czyli jak świętować jubileusz firmy?

Uczcić jubileusz firmy można na co najmniej kilka sposobów, a jednym z popularniejszych pomysłów jest organizacja wydarzenia w formie gali lub bankietu. W takim przypadku najważniejsze będzie znalezienie odpowiedniego miejsca, w którym taki event będzie mógł się odbyć. Może to być zarówno obiekt konferencyjno-bankietowy w centrum miasta, jak i hotel na obrzeżach czy w atrakcyjnej turystycznie lokalizacji. Jak wybrać? Istotne czynniki to przede wszystkim pojemność sali, oferta gastronomiczna czy zaplecze techniczne, ale duże znaczenie będą miały też posiadany budżet i kwestie logistyczne, np. Związane z możliwością zaparkowania samochodu lub koniecznością dojazdu.Nie jest to jednak jedyna opcja. Bankiety najczęściej kojarzą się z eleganckimi przyjęciami, a nie każda firma utożsamia się właśnie z takim wizerunkiem. W takiej sytuacji można rozważyć inne dostępne warianty. Ciekawym pomysłem może być organizacja balu tematycznego z okazji jubileuszu firmy, czyli wydarzenia o podobnej formule do bankietu, ale w nieco luźniejszej, mniej oficjalnej konwencji. Jeszcze inna, najmniej formalna propozycja, to impreza plenerowa, np. Wycieczka z elementami survivalu czy gry terenowej zakończona wspólną zabawą na świeżym powietrzu.

Scenariusz jubileuszu firmowego, jak zaplanować przebieg wydarzenia?

W każdym wariancie udany jubileusz firmy ma określony scenariusz. Z reguły urodziny firmy dzielą się na dwie części, oficjalną i mniej formalną, a właściwie zaplanowany przebieg eventu pozwoli na optymalne rozłożenie tych elementów w czasie.Oficjalna część jubileuszu firmowego to przede wszystkim przemówienia zarządu czy kadry kierowniczej, przybliżenie historii firmy, prezentacje multimedialne oraz wręczanie nagród dla pracowników. Z tego powodu wybrane miejsce organizacji wydarzenia powinno dysponować odpowiednim zapleczem technicznym, które zapewnia możliwość podłączenia projektora multimedialnego, dobre nagłośnienie czy wsparcie wykwalifikowanej obsługi. Po zakończeniu tej części zwykle planowana jest kolacja, po której przychodzi czas na mniej formalną odsłonę eventu i wspólną zabawę, nierzadko do samego rana.

Jak zorganizować udany jubileusz firmy? Wybór menu

Organizując jubileusz firmy, trochę czasu trzeba też poświęcić na dobór menu. W miarę możliwości skorzystaj ze wsparcia i doświadczenia osoby, która jest odpowiedzialna za organizację wydarzenia po stronie hotelu czy sali bankietowej. Dodatkowo można także zrobić ankietę wśród pracowników, co pozwoli na poznanie ich preferencji smakowych. Przy ustalaniu menu należy jednak pamiętać o osobach z nietolerancjami pokarmowymi, alergiami czy stosujących różne diety, wegetariańskie, wegańskie czy lekkostrawne.Oprócz kolacji, która standardowo składa się z przystawki lub zupy, dania głównego oraz deseru, w menu warto uwzględnić również zimne przekąski typu finger food. Nie dość, że często są bardzo efektowne, to nie sprawiają problemów z jedzeniem nawet na stojąco, a urozmaicą przyjęcie i pozwolą się nieco posilić podczas drugiej części wieczoru. Przy jubileuszu, który ma potrwać do późnych godzin nocnych (a może nawet porannych), dobrym pomysłem będzie także bufet z ciepłymi daniami.

Dodatkowe atrakcje na jubileusz firmy, pomysły na dobrą zabawę

Świętowanie jubileuszu nierozerwalnie kojarzy się z muzyką, więc na urodzinach firmowych też nie powinno jej zabraknąć. Jeśli nasza impreza będzie wyraźnie dzielić się na część oficjalną i nieformalną, do każdej z nich można dobrać nieco inną oprawę muzyczną. Przy wręczaniu nagród czy podczas kolacji sprawdzą się spokojne melodie, podkreślające zarówno charakter wydarzenia, jak i podniosłość chwili. Natomiast po części formalnej śmiało można postawić na taneczne rytmy, które zachęcą gości do zabawy, warto jednak wcześniej ustalić z DJ’em listę utworów.By urozmaicić event, można też wziąć pod uwagę dodatkowe atrakcje, dużą popularnością cieszą się fotobudki, pokazy barmańskie połączone z degustacją koktajli czy występy artystyczne. Oprócz tego trzeba również pomyśleć o dekoracji sali czy upominkach dla gości, dzięki temu pracownicy firmy jeszcze długo będą wspominać minione wydarzenie. W zależności od dostępnego budżetu ciekawą opcją może być także loteria z okazji jubileuszu firmy z nagrodami gwarantowanymi dla wszystkich gości. Zwykle w takich loteriach do wygrania są bony kwotowe do popularnych sklepów lub vouchery na weekend w malowniczym miejscu.

Organizacja jubileuszu firmy, samodzielnie czy z agencją?

Dobrze zorganizowany jubileusz firmy to ogromne przedsięwzięcie, którego skala trudności często rośnie wraz z liczbą uczestników. Zaplanowanie całego wydarzenia z dbałością o detale, znalezienie odpowiedniego miejsca, rezerwacje, ustalanie menu, zapewnienie dodatkowych atrakcji, to wszystko będzie wymagało od wyznaczonego do tego zadania pracownika poświęcenia dużej ilości czasu, a przez to będzie on oderwany od swoich obowiązków.By tego uniknąć, warto skorzystać ze wsparcia agencji eventowej lub specjalisty w tej dziedzinie, dla którego organizacja imprez firmowych to codzienność. Decydując się na taką współpracę, możemy być pewni, że jubileusz firmy zostanie zaplanowany w całości, rozpoczynając od doradztwa w zakresie formy i przebiegu wydarzenia, doboru lokalizacji i wysłania zaproszeń, na ustaleniu menu, dekoracji sali, zapewnieniu atrakcji oraz zabezpieczeniu infrastruktury kończąc. Powierzając organizację jubileuszu w ręce profesjonalisty, możemy być spokojni, że urodziny firmy zostaną zaplanowane w najdrobniejszym szczególe oraz w zgodzie z indywidualnymi oczekiwaniami.

Przeczytaj też

• Budżet imprezy firmowej
• Impreza z rozmachem: scenografia i program
• Organizacja wydarzenia krok po kroku

Najważniejsze tezy: Integracja zachodzi wtedy, gdy ludzie muszą na sobie polegać, żeby coś skończyć. Dobra zabawa obok siebie jest warunkiem koniecznym i niewystarczającym, a ankieta satysfakcji mierzy komfort wieczoru, nie zmianę we współpracy.

• Rzeczywiste powody, dla których firmy organizują integrację
• Przyczyny, dla których wieczór odtwarza podziały z biura
• Stan badań i liczby, które sobie przeczą
• Formy integracji dobrane do problemu zespołu
• Koszty i miejsca, w których ucieka budżet
• Pomiar po miesiącu, termin w roku i najczęstsze błędy

Pierwsza sytuacja. Firma na dwieście osób, hala pod miastem, DJ, bufet, konkurs z nagrodami i występ zespołu coverowego. Zdjęcia wychodzą świetnie. Ankieta po wydarzeniu: 4,7 na 5. Trzy tygodnie później dział produkcji i dział sprzedaży nadal komunikują się wyłącznie przez system zgłoszeniowy, a każda reklamacja zaczyna się od ustalania, kto zawinił.

Druga sytuacja. Ta sama firma, połowa budżetu, jeden dzień zamiast wieczoru. Sześć zespołów ułożonych z góry tak, żeby w każdym była osoba z produkcji, osoba ze sprzedaży i ktoś z biura. Zadanie: w cztery godziny przygotować i przeprowadzić pokaz dla dzieci z pobliskiej świetlicy. Ankieta wypada niżej, bo było trudniej. Po trzech tygodniach handlowcy dzwonią do produkcji po imieniu, zamiast pisać zgłoszenia.

Krótka odpowiedź: impreza integracyjna działa wtedy, gdy ludzie muszą na sobie polegać, żeby coś skończyć. Nie wtedy, gdy dobrze się bawią obok siebie. Zabawa jest warunkiem koniecznym i zupełnie niewystarczającym, a ankieta satysfakcji mierzy komfort wieczoru, nie zmianę we współpracy.

Po co firmy naprawdę organizują integrację?

Oficjalna odpowiedź brzmi: żeby zespół się zintegrował. Nieoficjalnych jest kilka i warto je rozróżnić, bo każda prowadzi do innego programu.

Podziękowanie za rok. Firma chce coś dać ludziom po trudnym okresie. Wtedy priorytetem jest komfort, jedzenie i brak obowiązków, a nie ćwiczenia zespołowe. To jest uczciwy cel i nie trzeba go przebierać za team building.

Rozbicie silosów. Działy nie rozmawiają ze sobą poza mailem. Tu potrzebna jest mechanika, która wymusi kontakt, a nie wieczór, na którym każdy usiądzie ze swoimi.

Odbudowa zaufania. Po fuzji, zwolnieniach albo zmianie zarządu. Najtrudniejszy przypadek, bo bez rozmowy o tym, co się stało, każda atrakcja zostanie odczytana jako próba zagadania problemu.

Wprowadzenie nowych osób. Po fali rekrutacji połowa sali nie zna drugiej połowy. Tu działa wszystko, co miesza ludzi w małe grupy, i nic, co sadza ich przy stolikach według działów.

Problem zaczyna się wtedy, gdy jedno wydarzenie ma załatwić wszystkie cztery cele naraz. Program, który próbuje być nagrodą, warsztatem, terapią i onboardingiem jednocześnie, nie jest żadnym z nich.

Ile takich wydarzeń odbywa się w Polsce?

Poland Convention Bureau w raporcie „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2025" naliczyło 18 934 wydarzenia biznesowe w roku 2024. Spotkania korporacyjne i motywacyjne to 49 procent z nich, czyli 9 201 wydarzeń z frekwencją przekraczającą dwa miliony uczestników. To największa kategoria w całym zestawieniu.

Druga liczba z tego samego raportu tłumaczy, dlaczego programy są do siebie tak podobne: 79 procent eventów korporacyjnych firmy organizują same, bez agencji. Osoba, która robi to raz w roku obok swoich normalnych obowiązków, sięga po program, który zna z poprzedniego razu albo z oferty ośrodka. Ośrodek sprzedaje to, co ma. Nikt w tym łańcuchu nie ma powodu, żeby zapytać, po co właściwie to spotkanie się odbywa.

Dwa miliony uczestników rocznie to skala, przy której różnica między programem przemyślanym a skopiowanym przestaje być kwestią gustu i staje się kwestią pieniędzy.

Dlaczego większość integracji nie integruje?

Bo opiera się na doświadczeniu równoległym, nie wspólnym. Sto osób oglądających ten sam występ przeżywa go osobno, każdy we własnej głowie. Po koncercie mają wspólny temat, ale nie mają wspólnego doświadczenia współpracy, bo współpracy tam nie było.

Drugi mechanizm jest jeszcze prostszy: ludzie siadają z tymi, których znają. Gdy program nie przypisuje miejsc ani nie układa zespołów, wieczór w ciągu kwadransa odtworzy strukturę organizacyjną firmy, tylko przy stolikach zamiast przy biurkach. Organizator patrzy na salę pełną rozmawiających ludzi i widzi sukces. W rzeczywistości patrzy na dziewięć osobnych zespołów w jednym pomieszczeniu.

Trzeci powód dotyczy rywalizacji. Konkursy i turnieje dzielą ludzi na drużyny, a drużyny tworzą się według tego, kto kogo zna. Przy diagnozie „silosy między działami" rywalizacja działa dokładnie odwrotnie do zamierzenia: utrwala podział, który miała rozbić.

Test, który rozstrzyga wszystko: czy dwie osoby, które się wcześniej nie znały, musiały w trakcie tego wydarzenia na sobie polegać. Odpowiedź przecząca oznacza, że odbyła się impreza, a integracji nie było. Obie rzeczy bywają potrzebne, tylko kosztują podobnie, a działają zupełnie inaczej.

Co o tym mówią badania?

Trzy tropy są tu użyteczne i warto znać ich ograniczenia, zanim się na nie powoła w rozmowie z zarządem.

Bezpieczeństwo psychologiczne. Amy Edmondson opisała w 1999 roku w Administrative Science Quarterly zjawisko, które nazwała bezpieczeństwem psychologicznym: przekonanie członków zespołu, że mogą zaryzykować przyznanie się do błędu albo zadanie głupiego pytania bez kary. W jej badaniach to ono, a nie sympatia, odróżniało zespoły uczące się od pozostałych. Wniosek praktyczny dla organizatora jest niewygodny: celem integracji nie jest to, żeby ludzie się lubili, tylko żeby nie bali się przy sobie pomylić.

Efekt samej ekspozycji. Robert Zajonc pokazał w 1968 roku, że sama powtarzana ekspozycja na bodziec, w tym na drugą osobę, zwiększa sympatię do niego. To argument za częstotliwością zamiast za skalą: cztery krótkie spotkania w roku robią dla znajomości między działami więcej niż jedna wielka impreza. Uczciwie: efekt jest dobrze udokumentowany w warunkach laboratoryjnych, a przenoszenie go wprost na relacje w firmie to już interpretacja, nie wynik badania.

Relacje a zaangażowanie. Gallup od dekad umieszcza w swoim kwestionariuszu zaangażowania pytanie o posiadanie bliskiego przyjaciela w pracy i raportuje jego związek z wynikami zespołu. Pytanie budzi opór menedżerów, sam Gallup wielokrotnie bronił jego brzmienia. Mowa o korelacji, nie o dowodzie, że impreza integracyjna produkuje przyjaźnie.

Mechanizm próżniactwa społecznego, czyli tego, dlaczego w dużej grupie bez przypisanych ról nikt się nie angażuje, rozłożyłem osobno w tekście o tym, dlaczego wyjazd na quady i paintball działa do pierwszego poniedziałku.

Dane, które się nie zgadzają

W ofertach team buildingu krążą mnożniki: że osoby mające przyjaciela w pracy są kilka razy bardziej zaangażowane, że integracja podnosi produktywność o konkretny procent, że każda złotówka wraca w wielokrotności. Liczby brzmią przekonująco i prawie nigdy nie da się dojść do badania, z którego miałyby pochodzić w tej postaci.

Część z nich to prawdziwe wyniki Gallupa oderwane od kontekstu: korelacja między dwiema odpowiedziami w ankiecie zmienia się w slajdzie w obietnicę przyczynowości. Reszta nie ma źródła w ogóle.

Powód jest strukturalny, nie złośliwy. Żeby zmierzyć wpływ jednego wydarzenia na wynik firmy, trzeba by mieć grupę kontrolną, czyli identyczny zespół, który nigdzie nie pojechał, i odizolować dziesiątki innych zmiennych działających w tym samym kwartale. Prawie nikt tego nie robi, bo to kosztuje więcej niż sama impreza.

To nie znaczy, że integracja nie działa. Znaczy tyle, że nikt nie ma prawa sprzedawać Wam konkretnego procentu, a Wy nie macie czym go zweryfikować. Praktyczny wniosek: zamiast szukać cudzej statystyki, ustalcie własny wskaźnik przed wydarzeniem i sprawdźcie go po.

Jakie formy integracji istnieją i kiedy która działa?

Pięć podstawowych formatów, w kolejności od najtańszego do najdroższego. Każdy ma sytuację, w której jest najlepszym wyborem, i sytuację, w której jest wyrzuceniem pieniędzy.

• Spotkanie w biurze albo w lokalu, kilka godzin. Najtańsze i najbardziej niedoceniane. Działa przy wprowadzaniu nowych osób i przy podtrzymywaniu znajomości. Nie rozbije silosów, bo jest za krótkie na wspólne zadanie.
• Dzień z zadaniem: gra terenowa, warsztat, projekt społeczny. Jedyny format, który realnie rozbija silosy, pod warunkiem że zespoły układa organizator, a nie uczestnicy. Wymaga najwięcej pracy przed wydarzeniem i najmniej pieniędzy w trakcie.
• Piknik rodzinny. Inny cel niż integracja zespołu: buduje relację pracownika z firmą przez jego rodzinę. Najsłabsze narzędzie do rozbijania silosów i jedno z najmocniejszych w employer brandingu.
• Wieczór z programem artystycznym, gala, jubileusz. Świetny jako podziękowanie i jako oś opowieści o firmie. Z integracją w sensie ścisłym ma niewiele wspólnego, bo publiczność siedzi na widowni.
• Wyjazd dwu lub trzydniowy. Najdroższy i najczęściej źle wykorzystany. Ma sens przy jednym konkretnym problemie do rozwiązania. Bez tego zamienia się w kosztowniejszą wersję wieczoru z bufetem.

Które konkretnie atrakcje robią różnicę wewnątrz każdego z tych formatów, rozpisałem w tekście o tym, które atrakcje na imprezę integracyjną naprawdę działają.

Jak dobrać formę do problemu zespołu?

Projektowanie zaczyna się od nazwania problemu, nie od katalogu atrakcji. Cztery najczęstsze sytuacje i mechanika, która do każdej pasuje.

Silosy między działami. Zadanie, którego nie da się wykonać bez kompetencji z drugiego działu, w zespołach ułożonych z góry. Ważniejsze jest to drugie: zespoły dobierane samodzielnie odtwarzają istniejące podziały.

Nowi ludzie w zespole. Krótkie formaty powtarzane często, z rotacją składów. Jedna duża impreza da nowym osobom wieczór w rogu sali z innymi nowymi.

Brak zaufania po zmianie w strukturze. Zadanie wymagające zależności plus przestrzeń na rozmowę o tym, co się stało w firmie. Bez tej drugiej części program czyta się jako unik.

Wypalenie po trudnym okresie. Mniej programu, nie więcej. Odpoczynek z jednym wspólnym punktem, który daje poczucie sensu, na przykład działaniem na rzecz kogoś z zewnątrz. Wydarzenie wypełnione atrakcjami od rana do wieczora jest w tej sytuacji drugą pracą.

Ile to kosztuje i gdzie realnie ucieka budżet?

Nie podam widełek cenowych, bo każdy, kto je podaje bez znajomości liczby osób, terminu i lokalizacji, zgaduje. Podam strukturę kosztu, bo ona jest stała i to ona rozstrzyga o decyzjach.

Największe pozycje w kosztorysie to zwykle jedzenie, miejsce i transport, przy wyjeździe także nocleg. Atrakcje bywają dodatkiem, który podnosi całość o kilkanaście procent. To ważne, bo zmienia kalkulację: przejście z programu opartego na atrakcjach na program oparty na zadaniu rzadko kosztuje więcej. Kosztuje więcej pracy na etapie projektowania i mniej pieniędzy na etapie realizacji.

Największa realna strata jest niewidoczna w kosztorysie: czas pracy wszystkich uczestników. Przy dwustu osobach jeden dzień roboczy to pozycja, która zwykle przewyższa cały budżet wydarzenia, a nikt jej nie liczy. Policzcie ją raz uczciwie, a dyskusja o programie zmieni charakter.

Jak rozłożyć te pieniądze po pozycjach i czego nie ciąć w pierwszej kolejności, opisałem w tekście o planowaniu budżetu imprezy firmowej.

Jak zmierzyć, czy integracja zadziałała?

Ankieta satysfakcji wypełniona w autokarze mierzy nastrój, nie zmianę. Sprawdzają się trzy rzeczy, wszystkie zadawane po czasie.

Jedno pytanie miesiąc po. Czy ktoś zadzwonił albo napisał do osoby z innego działu, której wcześniej nie znał, w sprawie zawodowej niezwiązanej z wydarzeniem. To najprostszy dostępny wskaźnik i jedyny, który sprawdza zachowanie zamiast deklaracji.

Frekwencja przy następnym razie. Ludzie głosują nogami. Spadek obecności rok do roku mówi więcej niż każda średnia z ankiety.

Skład rozmów na samym wydarzeniu. Wystarczy przejść przez salę dwa razy w ciągu wieczoru i sprawdzić, ilu ludzi rozmawia z kimś spoza własnego działu. Prymitywne i zaskakująco trafne.

Pełną metodykę, razem z tym, co mierzyć przed wydarzeniem, żeby było do czego porównać, opisałem w tekście o ewaluacji eventu firmowego.

Kiedy w roku robić integrację?

Kalendarz robi więcej, niż zakładają organizatorzy, a decyzja zwykle zapada odwrotnie do tego, co by zadziałało.

Grudzień jest najłatwiejszy do sprzedania wewnątrz firmy i najsłabszy jako narzędzie integracyjne: wszyscy są zmęczeni, terminy w lokalach są najdroższe, a spotkanie świąteczne rządzi się własnymi prawami i ma inny cel. Rozróżnienie między jednym a drugim rozpisałem w tekście o tym, czym różni się wigilia firmowa od imprezy świątecznej.

Najlepiej działają dwa okna: przełom zimy i wiosny, kiedy zespół wchodzi w nowe cele, oraz wrzesień, kiedy wszyscy wracają z urlopów i kalendarz jest jeszcze pusty. Oba mają tę zaletę, że efekt ma gdzie zadziałać: po spotkaniu zostaje kilka miesięcy wspólnej pracy, a nie dwa tygodnie do świąt.

Drugi element kalendarza to częstotliwość. Jedno duże wydarzenie rocznie buduje mniej niż trzy małe, i zwykle kosztuje więcej. Przy budżecie na jedną dużą imprezę sprawdźcie, co się stanie, gdy podzielicie go na trzy.

Najczęstsze błędy przy organizacji integracji

Wybór miejsca przed ustaleniem celu. Ośrodek ma swoją ofertę i program ułoży się pod nią, a nie pod potrzebę zespołu.

Zespoły dobierane samodzielnie. Najprostsza decyzja o największym wpływie i ta, przed którą organizatorzy najczęściej się cofają, bo boją się oporu. Opór trwa kwadrans, efekt trwa rok.

Alkohol jako główny punkt programu. Dzieli zespół na dwie grupy i przenosi ciężar wieczoru na wytrzymałość zamiast na rozmowę. Może zostać w programie, byle nie jako oś wydarzenia.

Wystąpienie zarządu na piętnaście minut o wynikach. Najszybszy sposób na przypomnienie ludziom, że są w pracy. Zarząd, który ma mówić, niech powie trzy zdania i zostanie na zadaniu razem z innymi.

Brak podsumowania. Zadanie bez rozmowy o tym, co się właśnie wydarzyło, zostaje zabawą. Kwadrans na koniec, w którym ktoś nazwie, co zadziałało i co nie, zamienia zabawę w doświadczenie, do którego można się później odwołać.

Zero działania po wydarzeniu. Zdjęcia na dysku i cisza. Jeżeli po integracji nie zmienia się nic w sposób widoczny dla uczestników, następnym razem przyjdą z mniejszą wiarą.

Co się zmieni w integracji firmowej?

Prognoza autorska, więc zaznaczam wyraźnie, że to nie są dane.

Wydarzenia będą krótsze i częstsze. Trzydniowy format w odległym ośrodku traci sens w firmach z pracą hybrydową, gdzie brakuje wspólnego kontekstu, a wspólnej zabawy jest dość. Jednodniowe spotkanie z realnym zadaniem, powtarzane trzy razy w roku, zrobi więcej niż jeden wyjazd.

Element sensu przestanie być dodatkiem. Wspólne działanie na rzecz kogoś z zewnątrz przesunie się z kategorii miłego akcentu do rdzenia programu, bo daje to, czego atrakcja nie daje: powód, dla którego warto się postarać.

Ankieta satysfakcji straci status miernika. Będzie dalej wypełniana, bo jest wygodna, ale przestanie być argumentem w rozmowie o budżecie. Zastąpią ją proste pytania o zachowanie, zadawane miesiąc i kwartał po wydarzeniu.

Najważniejsze ustalenia

• Integruje wspólne zadanie, nie wspólna zabawa. Test: czy dwie nieznające się osoby musiały na sobie polegać.
• Jedno wydarzenie realizuje jeden cel. Nagroda, rozbicie silosów, odbudowa zaufania i onboarding to cztery różne programy.
• Zespoły układa organizator. Dobierane samodzielnie zawsze odtworzą strukturę firmy.
• Trzy małe spotkania w roku budują więcej niż jedno duże i zwykle kosztują mniej.
• Nikt nie ma wiarygodnych danych o zwrocie z integracji. Ustalcie własny wskaźnik przed wydarzeniem zamiast szukać cudzej statystyki.

FAQ: impreza integracyjna

Ile powinna trwać impreza integracyjna?

Zależy od celu, nie od budżetu. Na podziękowanie wystarczy wieczór. Na rozbicie silosów potrzeba pełnego dnia, bo wspólne zadanie musi mieć czas na to, żeby się zaciążyło i zostało rozwiązane. Wyjazd dwudniowy ma sens przy jednym konkretnym problemie.

Czy udział w imprezie integracyjnej może być obowiązkowy?

Formalnie to zależy od tego, czy wydarzenie odbywa się w czasie pracy i jak zostało umocowane, więc to pytanie do działu kadr. Praktycznie: program obowiązkowy rzadko bywa odbierany jako prezent, a osoby przymuszone psują nastrój bardziej, niż poprawia go ich obecność.

Co zrobić z osobami, które nie chcą przyjść?

Zapytać dlaczego, zanim się je przekona. Powody bywają praktyczne i rozwiązywalne: opieka nad kimś w domu, koszt dojazdu, godzina zakończenia. Część z nich znika po jednej zmianie w programie.

Czy integracja bez alkoholu ma sens?

Ma i bywa wyborem świadomym, a nie oszczędnością. Warunek jest jeden: musi być coś, co wypełnia miejsce alkoholu jako sposób przełamania lękliwości. Wspólne zadanie robi to lepiej, bo daje ludziom temat i rolę.

Ile osób to za dużo na jedną imprezę integracyjną?

Przy wspólnym zadaniu granicą praktyczną jest zwykle kilkadziesiąt osób w jednym strumieniu. Powyżej dzieli się grupę na równoległe ścieżki. Impreza na kilkaset osób może być świetnym wydarzeniem, tylko nie nazywajmy jej integracją zespołu.

Czy zarząd powinien być obecny?

Tak, jeżeli uczestniczy na tych samych zasadach co reszta. Przeszkadza, jeżeli obserwuje albo pojawia się wyłącznie na części oficjalnej. Druga wersja jest czytana jako kontrola i wycisza rozmowy.

Jak zorganizować integrację dla zespołu pracującego zdalnie?

Tak samo jak dla każdego innego, tylko z większym naciskiem na kontekst. Zespół rozproszony potrzebuje poznania się oraz wspólnego obrazu tego, nad czym pracuje, więc część programu powinna dotyczyć realnej roboty.

Czy można połączyć integrację z podsumowaniem roku?

Można, pod warunkiem że część oficjalna jest krótka i stoi na początku, a nie w środku wieczoru. Godzina prezentacji wyników wstawiona między kolację a zabawę kasuje energię obu części naraz.

Źródła

• Poland Convention Bureau, Polska Organizacja Turystyczna, „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2025", dane za rok 2024.
• Amy Edmondson, „Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams", Administrative Science Quarterly, 1999.
• Robert Zajonc, prace nad efektem samej ekspozycji, 1968.
• Gallup, kwestionariusz zaangażowania pracowników, pytanie o bliskiego przyjaciela w pracy i towarzysząca mu dyskusja metodologiczna.
• Praktyka projektowa autora: gry terenowe, warsztaty i wydarzenia integracyjne dla firm produkcyjnych i usługowych.

Jeżeli planujesz integrację i nie chcesz, żeby skończyło się na barze, zacznijmy od nazwania problemu, który ma rozwiązać. Więcej o warsztacie i produkcji takich wydarzeń w moim e-booku o zarządzaniu projektem eventowym, a jeśli wolisz od razu porozmawiać, napisz jedno zdanie o swoim zespole: projektowanie doświadczeń biznesowych.

Dziś, kiedy wydarzenia i imprezy są nieodłącznym elementem życia społecznego i biznesowego, zawód event managera zyskuje na znaczeniu. Organizacja eventów łączy logistykę z projektowaniem wspomnień uczestników. Niżej piszę o tym, kim jest event manager, jakie są jego obowiązki, jak zostać event managerem oraz jakie cechy powinien posiadać idealny kandydat na to stanowisko.

Więcej tajników znajdziesz tutaj: o planowaniu, organizacji i zarządzaniu projektem eventowym sprawdź moją książkę.

Kim jest event manager i jakie są jego obowiązki?

Managera eventów, inaczej nazywany organizatorem eventów, to osoba odpowiedzialna za planowanie, koordynację i realizację różnego rodzaju wydarzeń, takich jak konferencje, festiwale, imprezy firmowe czy wesela. W tym rozdziale przyjrzymy się bliżej roli event managera oraz jego podstawowym obowiązkom.

Definicja zawodu: kim jest organizator eventów?

Organizator eventów to specjalista, który prowadzi wydarzenie od koncepcji do rozliczenia. Jego głównym zadaniem jest zaprojektowanie doświadczenia uczestników, przy jednoczesnej dbałości o wszystkie aspekty logistyczne, techniczne i organizacyjne. Specyfika zawodu polega na tym, że event manager musi być elastyczny, kreatywny i potrafić radzić sobie z niespodziewanymi sytuacjami, które mogą pojawić się podczas organizacji eventu.

Zakres obowiązków event managera: co wykonuje na co dzień?

Na co dzień event manager zajmuje się szerokim zakresem obowiązków, które obejmują między innymi:

• Analizę potrzeb klienta,
• Tworzenie koncepcji wydarzenia,
• Dobór odpowiedniej lokalizacji,
• Koordynację zespołu,
• Negocjacje z dostawcami usług,
• Zarządzanie budżetem,
• Promocję eventu,
• Koordynację logistyczną,
• Ocenę efektywności wydarzenia.

Zadania event managera: od planowania do koordynacji eventu

Zadaniem event managera jest przede wszystkim planowanie wydarzenia zgodnie z oczekiwaniami klienta oraz jego budżetem. W tym celu event manager musi dokładnie poznać potrzeby klienta, zrozumieć jego oczekiwania i wyznaczyć cele wydarzenia. Następnie, na podstawie zebranych informacji, tworzy koncepcję eventu, dobiera odpowiednią lokalizację, opracowuje harmonogram oraz planuje działania promocyjne.W kolejnym etapie event manager zajmuje się koordynacją eventu, czyli zarządzaniem zespołem, negocjacjami z dostawcami usług, kontrolą budżetu oraz logistyką. W trakcie trwania wydarzenia event manager dba o jego prawidłowy przebieg, rozwiązuje ewentualne problemy oraz monitoruje zadowolenie uczestników. Po zakończeniu eventu, event manager analizuje jego efektywność, zbiera opinie uczestników oraz przygotowuje raporty dla klienta.

Jak zostać event managerem: kierunek, szkolenie i praca

Kto chce zostać event managerem, powinien zainwestować w odpowiednie szkolenie event manager oraz zdobyć doświadczenie w organizacji różnego rodzaju wydarzeń. Dalej: jakie kursy mają sens, jakie umiejętności zdobyć oraz jakie są możliwości pracy w tej branży.

Kurs event managera: jakie umiejętności zdobywasz?

Decydując się na kurs event manager, warto zwrócić uwagę na program szkolenia oraz na to, jakie event manager umiejętności można zdobyć. Przykładowe zagadnienia, które powinny być poruszone na takim kursie, to:

• planowanie i organizacja eventów,
• zarządzanie zespołem,
• negocjacje z dostawcami usług,
• marketing i promocja wydarzeń,
• zarządzanie budżetem,
• koordynacja logistyczna,
• ocena efektywności eventów.

Zwróć też uwagę na praktyczny aspekt szkolenia, który pozwoli zdobyć doświadczenie w organizacji rzeczywistych wydarzeń.

Praca event managera: jak wygląda życie na tym stanowisku?

Na stanowisku event managera można spodziewać się dynamicznego i różnorodnego życia event managera. Obowiązki związane z pracy event managera obejmują między innymi:

• Spotkania z klientami,
• Tworzenie koncepcji wydarzeń,
• Koordynację zespołu,
• Negocjacje z dostawcami usług,
• Zarządzanie budżetem,
• Organizację logistyki,
• Promocję eventów,
• Ocenę efektywności wydarzeń.

Praca event managera może być stresująca, ale jednocześnie daje dużo satysfakcji, bo efekt pracy widać od razu na twarzach uczestników.

Zarobki event managera: czy to opłacalny zawód?

Zarobki event managera zależą od wielu czynników, takich jak doświadczenie, rodzaj organizowanych wydarzeń czy lokalizacja. W Polsce średnie zarobki event managera wynoszą około 4 000 - 6 000 zł brutto na początku kariery, a dla bardziej doświadczonych specjalistów mogą sięgać nawet 16 000 zł brutto miesięcznie. Event manager może również pracować jako freelancer, co daje większą elastyczność w kwestii zarobków i możliwości negocjacji stawek za realizację poszczególnych projektów.

Cechy idealnego event managera: co powinien wiedzieć i umieć?

Idealny event manager to osoba, która posiada szeroką wiedzę i umiejętności niezbędne do zarządzania wydarzeniami. Dalej: czego event manager musi się nauczyć oraz jakie cechy powinien posiadać, aby odnieść sukces w tej branży.

Umiejętności event managera: co musi wiedzieć?

Event manager umiejętności obejmują zarówno wiedzę teoretyczną, jak i praktyczne umiejętności związane z organizacją wydarzeń. Oto niektóre z nich:

• planowanie i organizacja eventów,
• zarządzanie zespołem,
• negocjacje z usługodawcami,
• marketing i promocja wydarzeń,
• zarządzanie budżetem,
• koordynacja logistyczna,
• ocena efektywności eventów,
• rozwiązywanie problemów i radzenie sobie ze stresem.

Event manager wiedzieć musi również o aktualnych trendach w branży eventowej oraz o narzędziach i technologiach, które mogą ułatwić organizację wydarzeń.

Cechy dobrego event managera: co zdecydowanie powinien posiadać?

Dobry event manager powinien cechować się wiedzą, umiejętnościami oraz pewnymi atrybutami, które ułatwią mu pracę w tej branży. Oto niektóre z nich:

• kreatywność,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• komunikatywność,
• zdolność do pracy w zespole,
• umiejętność podejmowania decyzji,
• empatia i umiejętność rozumienia potrzeb klienta,
• odpowiedzialność i zaangażowanie.

Event manager zdecydowanie powinien również być elastyczny i otwarty na zmiany, gdyż praca w tej branży często wymaga dostosowywania się do różnych sytuacji i warunków.

Jak zarządzać czasem i negocjować z usługodawcami: dwie podstawowe umiejętności event managera

Umiejętność zarządzania czasem jest dla event managera podstawą, bo pozwala planować i realizować zadania związanych z organizacją wydarzeń. Oto kilka wskazówek, jak zarządzać czasem:

• ustal priorytety,
• planuj swoje działania,
• deleguj zadania,
• korzystaj z narzędzi do zarządzania czasem,
• unikaj multitaskingu,
• dbaj o równowagę między pracą a życiem prywatnym.

Drugą podstawową umiejętnością event managera są negocjacje z usługodawcami. Oto kilka porad negocjacyjnych:

• Dobrze przygotuj się do negocjacji,
• Zdefiniuj swoje cele i granice,
• Poznaj potrzeby i oczekiwania usługodawcy,
• Szukaj kompromisów,
• Korzystaj z technik negocjacyjnych,
• Zachowaj spokój i profesjonalizm.

Posiadanie tych umiejętności pozwoli event managerowi sprawnie zarządzać wydarzeniami i utrzymać się w branży.

Zarządzanie eventami: od planowania do realizacji

Zarządzanie eventami to proces, który obejmuje wszystkie etapy organizacji wydarzenia, od planowania po realizację. Ta część dotyczy planowania, koordynacji i zarządzania eventami.

Planowanie wydarzenia: jak zacząć?

Planowanie wydarzenia to pierwszy etap zarządzania eventami. Oto kilka kroków, które warto wykonać, aby zacząć planowanie eventu:

1. Określ cel i zakres wydarzenia,
2. Ustal budżet,
3. Wybierz datę i miejsce,
4. Zgromadź zespół odpowiedzialny za organizację,
5. Stwórz harmonogram zadań i odpowiedzialności,
6. Wybierz usługodawców i podwykonawców,
7. Przygotuj strategię promocji i marketingu,
8. Ustal szczegóły logistyczne i techniczne.

Planowanie eventu powinno być przemyślane i szczegółowe, aby uniknąć problemów w późniejszych etapach realizacji wydarzenia.

Koordynacja eventu: logistyka i lokalizacja wydarzeń

Koordynacja eventu to etap, na którym event manager musi zadbać o prawidłowe funkcjonowanie wszystkich elementów wydarzenia. Główne obszary koordynacji eventu to logistyka eventu oraz lokalizacja wydarzeń. Oto kilka wskazówek do obu obszarów:

• Wybierz lokalizację dostosowaną do potrzeb i oczekiwań uczestników,
• Zadbaj o dostępność miejsc parkingowych i komunikacji miejskiej,
• Ustal harmonogram dostaw i montażu sprzętu,
• Zorganizuj catering i obsługę gastronomiczną,
• Przygotuj plan ewakuacji i zabezpieczeń,
• Ustal harmonogram pracy zespołu i podwykonawców,
• Monitoruj realizację zadań i reaguj na ewentualne problemy.

Dobra koordynacja eventu pozwala na sprawne przeprowadzenie wydarzenia i zadowolenie uczestników.

Technika eventowa i planowanie budżetu: jak to zrobić?

Technika eventowa oraz planowanie budżetu to kolejne obszary zarządzania eventami. Oto kilka porad do obu elementów:

• Określ potrzeby techniczne wydarzenia (sprzęt, oświetlenie, nagłośnienie),
• Wybierz sprawdzonych dostawców sprzętu i usług,
• Ustal realistyczny budżet, uwzględniając wszystkie koszty,
• Monitoruj wydatki i kontroluj koszty,
• Negocjuj warunki umów z usługodawcami,
• Zabezpiecz się na wypadek nieprzewidzianych wydatków,
• Dokonuj regularnych analiz i ocen efektywności wydatków.

Umiejętne zarządzanie techniką eventową i planowanie budżetu pozwala na zorganizowanie wydarzenia na wysokim poziomie, jednocześnie kontrolując koszty i zyski.

Specjalizacje w zawodzie event managera

W zawodzie event managera istnieje wiele specjalizacji, które pozwalają na rozwijanie kariery w różnych obszarach organizacji wydarzeń. W tej części artykułu omówimy trzy popularne specjalizacje: junior event manager, social events manager oraz organizator imprez ślubnych.

Junior event manager: jak zacząć karierę w organizacji eventów?

Junior event manager to osoba, która rozpoczyna swoją karierę event managera i zdobywa doświadczenie w organizacji różnych wydarzeń. Droga do pracy jako junior event manager składa się z kilku kroków:

1. Zdobądź wykształcenie lub ukończ kurs związany z organizacją eventów,
2. Poszukaj stażu lub praktyki w firmie eventowej,
3. Zgłębiaj wiedzę na temat branży eventowej, uczestnicząc w konferencjach i szkoleniach,
4. Buduj portfolio poprzez organizację mniejszych wydarzeń, np. Imprez rodzinnych czy spotkań towarzyskich,
5. Nawiąż kontakty z profesjonalistami z branży eventowej.

Przez zdobywanie doświadczenia i rozwijanie umiejętności, junior event manager może awansować na wyższe stanowiska w organizacji eventów.

Social events manager: praca w branży eventowej?

Social events manager to specjalista odpowiedzialny za organizację wydarzeń towarzyskich, takich jak imprezy firmowe, urodziny, rocznice czy inne okazje specjalne. Praca eventowa w tej specjalizacji wymaga umiejętności dostosowania się do różnych potrzeb klientów oraz znajomości trendów w branży eventowej. Droga do roli social events managera:

1. Zdobądź wykształcenie lub ukończ kurs związany z organizacją eventów,
2. Pracuj jako asystent event managera, aby zdobyć doświadczenie,
3. Specjalizuj się w organizacji konkretnego rodzaju wydarzeń towarzyskich,
4. Buduj portfolio i referencje od zadowolonych klientów,
5. Uczestnicz w sieciowaniu i nawiązuj kontakty z innymi profesjonalistami z branży eventowej.

Praca jako social events manager pozwala na rozwijanie kariery w dynamicznej i kreatywnej branży eventowej.

Organizator imprez ślubnych: jak zostać specjalistą w tej dziedzinie - praca na własną rękę?

Specjalizacja jako organizator imprez ślubnych to popularny wybór wśród event managerów. Kto chce zostać organizatorem imprez ślubnych, powinien podjąć następujące kroki:

1. Zdobądź wykształcenie lub ukończ kurs związany z organizacją eventów, najlepiej ze szczególnym uwzględnieniem imprez ślubnych,
2. Pracuj jako asystent event managera specjalizującego się w organizacji ślubów,
3. Zgłębiaj wiedzę na temat trendów ślubnych, dekoracji, kateringu i innych aspektów związanych z organizacją wesel,
4. Buduj portfolio poprzez organizację ślubów i wesel dla rodziny i znajomych,
5. Nawiąż współpracę z usługodawcami z branży ślubnej, takimi jak fotografowie, kwiaciarnie czy sale weselne.

Praca jako organizator imprez ślubnych pozwala na rozwijanie kariery w jednym z najbardziej emocjonujących i satysfakcjonujących obszarów branży eventowej.

Podsumowanie

W artykule przedstawiliśmy najważniejsze aspekty związane z zawodem event managera. Omówiliśmy, kim jest event manager, jakie są jego obowiązki oraz jak zostać event managerem. Przedstawiliśmy również cechy idealnego event managera, zarządzanie eventami od planowania do realizacji oraz specjalizacje w zawodzie event managera.Podkreśliliśmy, że aby zostać event managerem, warto zdobyć odpowiednie wykształcenie lub ukończyć kurs związany z organizacją eventów. Praca event managera wymaga umiejętności zarządzania czasem, negocjacji z usługodawcami oraz znajomości trendów w branży eventowej. W związku z tym, cechy dobrego event managera obejmują elastyczność, komunikatywność, kreatywność oraz umiejętność pracy pod presją czasu.W artykule przedstawiliśmy również trzy popularne specjalizacje w zawodzie event managera: junior event manager, social events manager oraz organizator imprez ślubnych. Każda z tych specjalizacji pozwala na rozwijanie kariery w różnych obszarach organizacji wydarzeń, dostosowanych do indywidualnych zainteresowań i umiejętności.zawód event managera to dynamiczna i kreatywna ścieżka kariery, która pozwala na rozwijanie umiejętności w organizacji różnorodnych wydarzeń. Praca event managera daje możliwość współpracy z różnymi branżami, co czyni ten zawód atrakcyjnym dla osób poszukujących wyzwań i satysfakcji zawodowej.

To może Cię zainteresować:

• Trendy eventowe i marketingowe na 2023 - sprawdź co wydarzy się w tym roku!
• Dlaczego nie planować roku w styczniu - 20 narzędzi marketingowych "must know"
• Jak i po co organizować wydarzenia firmowe?

Szukasz inspiracji na niebanalną integrację firmową? Zamiast iść do eleganckiego hotelu lub popularnego klubu, zaplanuj imprezę plenerową! To okazja, by wzmocnić relacje między członkami zespołu, zmienić otoczenie i dać się poznać w innych okolicznościach niż biurowe korytarze. Dowiedz się, jak zorganizować imprezę w plenerze dla firmy!

Jak zorganizować imprezę firmową w plenerze? Sprawdź różne możliwości

Plenerowe imprezy integracyjne mogą mieć różne oblicze. Jedną z popularniejszych form są wszelkie pikniki firmowe połączone np. z ogniskiem czy grillowaniem. Takie imprezy plenerowe to świetna propozycja dla zespołów, które chcą spędzić czas na świeżym powietrzu, zjeść coś pysznego i spokojnie porozmawiać, po prostu cieszyć się swoją obecnością. Dla urozmaicenia takiej imprezy plenerowej można zorganizować gry integracyjne czy konkurs z nagrodami. Na piknik z udziałem dzieci pracowników zaproś także animatora, maluchy będą fantastycznie się bawić, a rodzice będą mogli spędzić czas z koleżankami i kolegami.Jednak piknik, grillowanie czy wieczorne ognisko to tylko jeden z pomysłów na firmową imprezę plenerową. Każdy zespół jest inny, dlatego planowane atrakcje warto dostosować do jego upodobań. Dobrym rozwiązaniem może być przeprowadzenie krótkiej ankiety wśród pracowników, dzięki temu dowiesz się, jak chcieliby spędzić czas i jaka forma aktywności sprawi im prawdziwą przyjemność. Jakie opcje możesz dać do wyboru, by nieco ich zainspirować? Pomysłów na plenerowe imprezy tematyczne jest naprawdę sporo:

• Gra terenowa lub miejska,
• Gry z elementami survivalu,
• Gry integracyjne i teambuildingowe,
• Spływ kajakowy,
• Park linowy,
• Tor przeszkód,
• Piesza wycieczka,
• Spływ kajakowy,
• Warsztaty artystyczne,
• Rozgrywka paintballowa,
• Degustacja wina lub innych trunków.

To tylko kilka propozycji, które możesz wziąć pod uwagę, w końcu to Ty najlepiej znasz swój zespół i wiesz, jaka impreza w plenerze może im się spodobać, a co raczej nie przypadnie im do gustu. Co więcej, plenerowe imprezy firmowe dają możliwość połączenia różnych atrakcji. Przykładowo rano możecie wybrać się na spływ kajakowy, wędrówkę lub wziąć udział w grze miejskiej, a później przenieść się na piknik z muzyką na żywo.

Gdzie zorganizować imprezę plenerową dla firmy?

Miejsce organizacji imprezy plenerowej jest w istotnym stopniu determinowane przez formę, jaką finalnie ona przybierze. Przy zespołowych aktywnościach na świeżym powietrzu zorientuj się, jakie możliwości daje Wasza okolica, piesze wędrówki, wycieczki rowerowe, a może spływy kajakowe? Warianty pewnie można mnożyć. Jeżeli zdecydujecie się na piknik lub będzie on zwieńczeniem wspólnie spędzonego dnia, warto poszukać restauracji lub hotelu z ogrodem, takie miejsca są z reguły przygotowane, by realizować tego typu wydarzenia nawet dla dużych grup.Do wyboru masz jeszcze opcję wypadu za miasto, w takiej sytuacji należy jednak sprawdzić, czy wszyscy będą mieli jak dojechać, czy konieczne jest zapewnienie transportu dla uczestników spotkania. W przypadku eventów w plenerze ważne jest też, by pracownicy znali wcześniej plan dnia, dzięki temu nie będą musieli zastanawiać się, jak ubrać się na imprezę w plenerze i bez problemu dobiorą odpowiedni strój.

Imprezy plenerowe a menu, co powinno się w nim znaleźć?

Plenerowa impreza firmowa, niezależnie od tego, jaki ostatecznie będzie miała przebieg, wymaga doboru odpowiedniego menu. Przy planowaniu menu weź pod uwagę preferencje smakowe pracowników oraz ewentualne nietolerancje pokarmowe czy rodzaj stosowanej przez nich diety, np. Wegetariańskiej czy wegańskiej.Na imprezach plenerowych świetnym rozwiązaniem są bufety z ciepłymi i zimnymi daniami oraz przekąskami. Doskonałym pomysłem są przekąski typu finger food, które zachwycają kolorami, różnorodnością smaków i kompozycją, a przy tym można je łatwo jeść na stojąco. Jednak jeśli Wasza firmowa impreza plenerowa ma potrwać dłużej, a może nawet cały dzień, wśród dostępnych opcji powinny znaleźć się też sycące dania obiadowe. W takiej sytuacji trzeba tylko zadbać o to, by goście mieli gdzie usiąść i swobodnie zjeść posiłek. W bufecie nie może zabraknąć także słodkości, ciast, ciasteczek czy tartaletek.

Organizacja imprezy plenerowej, samodzielnie czy z profesjonalistą?

Choć impreza plenerowa nie jest może tak wymagająca w organizacji jak jubileusz firmy, zaplanowanie wydarzenia pochłonie trochę czasu i energii. Trzeba wybrać formę spędzania czasu, dokonać niezbędnych rezerwacji, dobrać menu czy skoordynować przybycie pracowników na imprezę, wiąże się to więc z koniecznością poświęcenia czasu przez właściciela firmy lub oddelegowanie takiego zadania do jednego z pracowników.Czy istnieje łatwiejsze rozwiązanie? Tak, organizacja imprez firmowych przez agencję eventową lub specjalistę z doświadczeniem w branży. Zlecając organizację imprezy plenerowej profesjonaliście, nie musisz o nic się martwić, wydarzenie zostanie przygotowane z dbałością o najdrobniejsze szczegóły i zgodnie z Waszymi oczekiwaniami oraz upodobaniami. Ze wsparciem specjalisty z łatwością przygotujesz również plan awaryjny na wypadek deszczu.

Przeczytaj też

• Bezpieczeństwo i dostępność lokalizacji
• Impreza integracyjna od strony celu
• Które atrakcje naprawdę działają

Dziś 21 marca, pierwszy dzień wiosny, ale i Światowy Dzień Zespołu Downa. Data ta nie jest przypadkowa, nawiązuje do trisomii 21. Chromosomu. Autorzy kampanii społecznych co roku prezentują coraz to nowe pomysły, mające na celu zwiększenie świadomości na temat praw osób z zespołem Downa i włączania ich we wszelkie aspekty życia społecznego. Przeczytaj ten artykuł i poznaj pięć nieoczywistych sposobów na poruszanie tego tematu, w mediach społecznościowych, za pomocą spotów czy nawet w outdoorze!

Down Syndrome Answers, czyli dowiedz się u źródła

Gdzie szukamy pomocy i odpowiedzi, kiedy okazuje się, że nasze dziecko najprawdopodobniej nie będzie rozwijało się tak, jak jego rówieśnicy? Wątpliwości rozwiewamy u lekarzy i specjalistów. W pierwszym odruchu wykorzystamy jednak pewnie wyszukiwarkę… „Od którego rodzica pochodzi zespół Downa?”, „Jak długo żyją osoby z zespołem Downa?”, „Czy osoby z zespołem Downa mogą mieć dzieci?”, to tylko niektóre z najczęściej zadawanych pytań przez rodziców w Google.

W 2016 roku kanadyjska agencja wykorzystała ten motyw i do udzielania odpowiedzi na nurtujące społeczeństwo pytania zaprosiła głównych bohaterów tychże wątpliwości, osoby z zespołem Downa. Jednym z celów kampanii było to, by rodzice, dowiadując się o tym, że ich nienarodzone dziecko jest dotknięte genetyczną nieprawidłowością, mieli szansę otrzymać rzetelne odpowiedzi bez ryzyka trafienia na pouczające czy straszące treści w internecie. Jedną z odpowiedzi możecie zobaczyć w filmie:

[video width="1280" height="720" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/Can-a-person-with-Down-syndrome-ride-a-bike-1.mp4"][/video]

Zespół Up

Przenieśmy się do Kolumbii, to tam powstał pomysł na próbę zrezygnowania z piętnującego i kojarzącego się z brakami słowa „Down”. Zaprezentowany spot przekonuje pary oczekujące na poród, że dziecko z trisomią 21. Chromosomu może osiągnąć sukces i w dorosłym życiu, tak jak Daniel, Tatiana, Juan José i Lisa, wykorzystywać w pełni swoje największe talenty i umiejętności.

[video width="852" height="480" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/Untitled.mp4"][/video]

Ridiculous excuses not to be inclusive

Czy zastanawialiście się kiedyś, jakie wymówki słyszą rodzice i opiekunowie osób z zespołem Downa dotyczące tego, że ich dziecko nie może, współuczestniczyć w grupowych aktywnościach, rozwijać swoje umiejętności czy po prostu spędzać czas z rówieśnikami?„Mamy w naszej grupie już dziecko takie, jak ty”, „Zabrakło nam krzeseł”, „Zamknęliśmy dosłownie przed chwilą rejestrację”...

[video width="960" height="720" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/RIDICULOUS-EXCUSES-NOT-TO-BE-INCLUSIVE-_-World-Down-Syndrome-Day-2023.mp4"][/video]

CoorDown, czyli organ odpowiedzialny za ochronę praw osób z zespołem Downa we Włoszech kilka dni temu wystartował z przyciągającą, dzięki muzyczno-komediowej formule, kampanią, pokazującą, że nie istnieje usprawiedliwienie dla dyskryminacji. Drobne wydarzenia i żenujące wymówki, pewnie przez większość z nas nawet nie dostrzegane, składają się na ogromne zjawisko wykluczenia osób z zespołem Downa z życia społecznego. Spot obnaża fałszywe intencje osób, które, przez swoje lenistwo albo zwyczajną niechęć, wciąż wykluczają osoby z niepełnosprawnością intelektualną.

„Nie musisz mówić do mnie z góry”

Z okazji 50. Rocznicy organizacji Down Syndrome Ireland, zorganizowano kampanię skupiającą się na temacie kultury integracji. 60-metrowy mural i wizyta 11-letniego twórcy internetowego z zespołem Downa u premiera Irlandii stały się początkiem dyskusji na temat nowych, 21 pomysłów, oczekiwań i żądań organizacji DSI co do włączania osób z zespołem Downa w życie społeczne Irlandii.

Dear Future Mom

Wzruszająca włoska kampania społecznościowa prezentująca przesłanie od 15 osób z zespołem Downa do przyszłej mamy:

[video width="1280" height="720" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/D2.mp4"][/video]

„Being different is just normal”. Jak wielkie marki zastąpiły aktorów osobami z zespołem Downa?

I na koniec, kampania z 2012 roku, także realizowana przez CoorDown. Spot opierał się na odtworzeniu popularnych reklam z udziałem osób z zespołem Downa, m.in. Toyoty czy Pampers. Zastąpienie aktorów osobami rzadko spotykanymi na ekranach telewizorów czy billboardach miało za zadanie zachęcić społeczeństwo do większej otwartości na co dzień.

[video width="640" height="360" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/TOYOTA-per-la-Giornata-Mondiale-sulla-Sindrome-di-Down-21-Marzo-2012.mp4"][/video][video width="640" height="360" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/PAMPERS-per-la-Giornata-Mondiale-sulla-Sindrome-di-Down-21-Marzo-2012.mp4"][/video]

Wystawa influencerów: "You-Can't-Put-Me-Down-Syndrome"

"On nie będzie pasował. Zawsze jest adopcja. Nie będzie chodzić ani mówić. To życie pełne problemów. Będzie bardzo trudne. Będzie ciężarem..."

Wystawa Parlamentu You-Can't-Put-Me-Down Syndrome szturchnęła posłów i parlamentarzystów, w czasie rzeczywistym, do poparcia zobowiązania: "Popieram żądanie zakończenia obecnej praktyki, że lekarze oferują oczekującemu rodzicowi ich opcje, w tym przerwali ciążę oparte wyłącznie na diagnozie zespołu Downa".Kampania społeczna spotkała się z ogromnie pozytywnym odzewem ze strony całej społeczności Down syndrome UK

How I Know Including People With Down Syndrome Is A Good Thing

Dziś 21 marca, więc m.in. w szkołach, instytucjach czy w mediach społecznościowych przewijać się będzie temat tolerancji i aktywizacji osób z niepełnosprawnościami. Dzięki tym kampaniom na kwestię różnorodności i inkluzywności w naszych organizacjach spojrzeć możemy wieloaspektowo. Najważniejsze, co z nich wyciągam to jednak to, jak wiele jest jeszcze do zrobienia, by przekonywać społeczeństwo, jak wiele mogą osiągnąć osoby z zespołem Downa, oraz że definiowanie tych ludzi przez pryzmat choroby zamyka nam tak naprawdę całą dyskusję.

Na koniec, zostawiam link do wystąpienia na TedX, którego autor podsumuje to sto razy lepiej!

https://www.ted.com/talks/matthew_schwab_how_i_know_including_people_with_down_syndrome_is_a_good_thing

Przeczytaj też

• Czym są akcje csr
• Jak organizować wydarzenia inkluzywne
• Wartości firmy w praktyce

Plany są niczym, planowanie jest wszystkim. Gen. Dwight Eisenhower

Styczeń miesiącem planowania? Choć uważam, że do nowego roku najlepiej zacząć przygotowywać się na kilka dobrych miesięcy przed jego rozpoczęciem, to wiem, jak wyglądają realia... Gdy wszyscy wracają ze świątecznych urlopów, zaczynają myśleć o celach na najbliższe dwanaście miesięcy. W moim najnowszym materiale dzielę się wskazówkami, jak szybko i sprawnie zaplanować cały rok >>> SPRAWDŹ VIDEO <<< . Szukasz konkretnych narzędzi do planowania? Przeczytaj ten tekst do końca i sprawdź, które z sugerowanych przeze mnie sposobów, aplikacji i stron pasują do Ciebie i Twojego zespołu.

Zanim otworzysz kalendarz…

Możemy wyróżnić dwa modele, którymi kierujemy się podczas planowania. Albo proces ten narzucony jest przez cele biznesowe albo przez kwestie budżetowe. Bardziej komfortowo pracuje się bazując na podstawie przyjętej przez firmę strategii. Wówczas zaglądamy do założonych tam celów i na ich podstawie definiujemy, co chcemy osiągnąć za pomocą działań marketingowych w tym roku. Cele mogą być różne. Może zależeć nam na zwiększeniu świadomości marki, liczby klientów czy sprzedaży. Ważne, by ich określenie poprzedzić analizą działań z poprzednich miesięcy. Do oceny, w jakim punkcie dziś znajduje się firma, może posłużyć nam analiza SWOT. Wypisujemy i analizujemy:

• mocne strony przedsiębiorstwa (strenghts), czyli to, co daje nam przewagę nad konkurencją, przykładowo: doświadczony zespół, funkcjonalność i jakość oferowanych produktów, szeroka dostępność usług itp.,
• słabe strony (weaknesses), to znaczy nasze bolączki, takie jak brak skuteczności działań marketingowych czy niska reputacja,
• zewnętrzne szanse (opportunities), okazje, które stwarza rynek, np.: moda lub rosnące zapotrzebowanie na dany produkt,
• zewnętrzne zagrożenia (threats), to, z jakimi zewnętrznymi negatywnymi warunkami musimy się mierzyć: silna konkurencja, brak dostępności surowców itp.

Natomiast do analizy doświadczeń naszych klientów (która również jest niezbędna w ramach przygotowań do planowania pracy) możemy skorzystać z Mapy Drogi Klienta (Client Journey Map). Dzięki niej dostaniemy wiedzę, jak odbiorcy postrzegają naszą firmę i co w kontakcie z nami można poprawić. To sposób na to, by zwizualizować podróż klienta i udokumentować jego doświadczenie, dążąc jednocześnie do zrozumienia jego emocji, oczekiwań i obaw.

Planuj SMART!

Ustalając cele, pamiętajmy o zasadzie SMART, cele powinny być skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Spisując je, myśl o efektach, jakie chcesz osiągnąć i czasie, kiedy je zweryfikujesz. Możesz założyć cele krótko- i długoterminowe, na cały rok, na pierwszy miesiąc, kwartał itd. Zwróć także uwagę na ograniczenia i kryteria sukcesu. Jakie działania wymagają nakładów finansowych bądź zasobów, do których masz utrudniony dostęp? Czy coś na tym etapie możesz z tym zrobić? A może do pewnych pomysłów trzeba będzie wrócić za jakiś czas? Określ również, w jaki sposób będziesz mierzyć to, czy dany cel został osiągnięty, czy też nie. Za mierniki uznaj coś konkretnego, na przykład wzrost liczby sprzedanych produktów na stronie czy zaangażowania na Facebooku.

Jak pomóc sobie planować?

Po rzetelnie przeprowadzonej analizie nadchodzi czas, by ułożyć to wszystko w sensowny harmonogram i do celów i efektów podopisywać konkretne zadania, które będziemy w tym roku realizować. Jednym z narzędzi do zarządzania projektami są Karty Kanban, za pomocą których graficznie przedstawimy poszczególne elementy pracy. Karty Kanban są szczególnie pomocne w wizualizacji postępu pracy nad konkretnym zadaniem, dzięki czemu wspierają zespół w koordynacji pracy, a także w reagowaniu na zmiany i zależności między poszczególnymi obszarami. A jak one wyglądają? Składają się z kilku kolumn, w których możemy zamieścić różnokolorowe i różnie oznaczone karty. Każda cyfrowa karta to jedno zadanie bądź etap pracy. Możemy wskazać także etap realizacji danego zadania poprzez dodanie oznaczeń “Do zrobienia”, “W trakcie realizacji” czy “Zrobione”.

Polecam również korzystanie z popularnego wykresu Gantta, czyli graficznego przedstawienia harmonogramu projektu. Zadania umieszczamy w kolumnach, a czas przedstawiamy na poziomej osi. Widzimy wtedy, co planujemy na dany okres. Możemy także szybko ocenić, które zadania nadają się do realizowania w tym samym czasie.W procesie planowania nie unikniemy budżetowania wymyślonych przez nas projektów. Do tego, by pomysły Twojego zespołu były zgodne z wytycznymi płynącymi z działu finansowego, wykorzystaj szablony excelowe, które usprawnią Twoją pracę.

Jak sprawnie przeprowadzać proces kreatywny?

Zanim jednak ułożymy wszystko w całość, musimy przeprowadzić burzę mózgów. Dzielenie się pomysłami, ich wizualizacja i modyfikowanie będą z nami jeszcze przez dalsze etapy projektu. Dlatego też warto zaprzyjaźnić się z narzędziem, które pozwoli nam usystematyzować pracę kreatywną i da możliwość dzielenia się pomysłami w czasie rzeczywistym. Tu do wyboru mamy m.in.:

• Miro , platformę do współpracy wizualnej,

• Stormboard, platformę do tworzenia burz mózgów i map myśli,
• IdeaFlip, narzędzie do tworzenia tablic i map myśli za pomocą małych wirtualnych karteczek,

• MindMeister, aplikacja do mapowania myśli, pozwalająca wizualizować pomysły,
• XMind , narzędzie do tworzenia map myśli i diagramów.

Jak koordynować pracę?

Działanie w ramach zarządzanego projektu wymaga pracy zespołowej, która… też musi być zarządzana! Po pierwsze, musimy ustalić zasady wewnątrz teamu zajmującego się danym projektem. Po drugie, zrobić to samo z naszymi klientami. Do tego przydatne będą strony i aplikacje takie, jak:

• Kalendarz Google, do wyznaczania terminów spotkań, generowania przypomnień oraz określania najważniejszych deadlinów,
• Asana, czyli aplikacja do zarządzania projektami i zadaniami. Dzięki niej zaplanujemy działania i będziemy mogli je monitorować, koordynując pracę całego zespołu,
• Monday, narzędzie umożliwiające tworzenie tablic kanban i planowanie działań zespołu,
• Trello , aplikacja do zarządzania projektami i organizacji zadań, również w formie tablic kanban,
• ClickUp, aplikacja do zarządzania projektami, umożliwiająca kontrolę pracy i organizację kalendarza,

• Basecamp, narzędzie do zarządzania projektami i koordynacji pracy zespołowej, które posiada funkcje komunikacji grupowej, planowania zadań i generowania przypomnień.

Jak się komunikować?

Pracując nad zaplanowanymi projektami w zespole rozproszonym albo bez codziennych spotkań w biurze, powinniśmy ustalić, jak często będą odbywały się nasze spotkania zdalne. Tutaj również możemy wybierać spośród kilku, jak nie kilkunastu narzędzi usprawniających komunikację w zespole i umożliwiających przesyłanie plików. Przykładowo możemy wykorzystać do tego:

• Skype,
• Microsoft Teams,
• Google Meet,
• Slack,
• Zoom.

Planowanie nie jest takie złe!

Jeśli do tej pory planowanie wydawało Ci się procesem żmudnym, trudnym i czasochłonnym, w tym roku spróbuj skorzystać z proponowanych w tym tekście narzędzi. Proces tworzenia wizji na ten rok może być dzięki temu łatwiejszy i ciekawszy dla Twojego zespołu. Powodzenia!

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

• Firmowy Shot - czyli jak i po co organizować eventy w firmie?
• Zawód: Event Manager - praca marzeń?

Organizacja wydarzeń to nie bułka z masłem. Potrzebujesz umiejętności planowania, myślenia kreatywnego, otwartej głowy i mnóstwa planów awaryjnych. W 2023 r. Można by powiedzieć, że widzieliśmy na eventach już wszystko: celebryci śpiewający na imprezach firmowych, standard, fotobudka 360, ale to już było… A gdyby tak zanurzyć się w świat technologii i przenieść ją do świata rzeczywistego? Immersja w świat kreatywności i myślenia outside the box? Zapraszam do lektury!

Wirtualne wystawy

Wielu event managerów nie chce wracać do czasu pandemii. Nic dziwnego, wszystko się zatrzymało, a eventy z dnia na dzień zostały odwołane. W tym czasie popularność zdobyły wystawy internetowe. Przeróżne miejsca stawiały na eventy online: od konferencji, przez koncerty, po wystawy. Collegium XR ósmą edycję festiwalu „Wydział Sztuki w Mieście” prezentował za pomocą wirtualnej wystawy. Organizatorzy wykorzystali narzędzia VR i umożliwili oglądanie wystaw za pomocą avatarów eksplorujących przestrzeń. W końcu potrzeba kontaktu ze sztuką magicznie nie zniknęła wraz z zaleceniem zostania w domu przez szalejący wówczas COVID-19.

„Zostań w domu, sztuka przyjdzie do Ciebie”

Tak brzmiało hasło Pomorskiego Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku, które przygotowało bazę wielu wystaw i wydarzeń w czasie pandemii na terenie całego kraju. Wiele muzeów zostawiło opcję wirtualnych spacerów po zakończeniu pandemii. Są to między innymi:

• Muzeum Narodowe w Warszawie
• Muzeum Historii Polski w Warszawie
• Muzeum Polin w Warszawie

Wirtualny spacer zanurza eventu online zanurza uczestnika w event, sprawiając, że człowiek czuje się obecny na wystawie. Dzięki stworzonej wirtualnej rzeczywistości oraz avatarom zachodzi tutaj immersja, czyli zanurzenie w świat wirtualny. Jest to prawdziwy spacer, w którym uczestnik decyduje, w którą stronę się uda, jak długo zatrzyma się przy obrazie i o czym dowie się więcej.Jakie są zalety takiego rozwiązania?

• Przede wszystkim zagłębienie się w temat. Oprócz tego, że człowiek zanurza się w wirtualnej rzeczywistości, jako technologii, to także dużo bardziej angażuje się w oglądanie wystawy,
• Daje to poczucie prawdziwości wydarzenia,
• Dostarcza rozrywki,
• Pokazuje, jak rozwinięte są możliwości techniczne.

Jakie są wady takiego rozwiązania?

• bariera technologiczna, tworzenie przestrzeni VR, czy w metaverse nie jest jeszcze dostępne na szeroką skalę, wymaga to specjalnych umiejętności projektowania 3D,
• budżet, to droższe rozwiązanie niż te, które zobaczymy na przykładzie warszawskich muzeów,
• bariera wejścia, nie każdy będzie w stanie odnaleźć się w nowych technologiach.

Zupełnie inny charakter mają wystawy warszawskich muzeów o bardziej tradycyjnym formacie. Na stronie możemy wybrać interesującą nas wystawę, zobaczyć eksponaty i przeczytać o nich. Brakuje tam jednak elementu spaceru, zanurzenia. Jakie są zalety takiego rozwiązania?

• budżet, takie wystawy będą tańsze, ponieważ nie stosują skomplikowanych technologii,
• niski próg wejścia, nie potrzeba specjalistycznego sprzętu, ani umiejętności do uczestniczenia w takiej wystawie

Jakie są wady takiego rozwiązania?

• słabe zaangażowanie, taka wystawa dostarcza ogrom wiedzy, ale mało rozrywki, może po prostu wydać się mało interesująca dla niektórych grup odbiorców.
• brak wyróżnienia, w sieci znajdziemy masę podobnych wydarzeń.

Sięgaj po tego typu rozwiązania, jeśli masz na nie pomysł. Wyróżnienie się w świecie event marketingu to podstawa! Także o tym, że wydarzenia online wspierają inkluzywność: są dostępne dla każdego, nie ogranicza nas miejsce, miasto itd.

Aplikacje na eventach

Organizacja wydarzeń, takich jak konferencje, targi czy festiwale to wyzwanie logistyczne i komunikacyjne. Sprawna komunikacja z uczestnikami pozwala na szybki dostęp do informacji oraz interakcję z organizatorami i innymi uczestnikami. W takich przypadkach bardzo pomocne może być użycie aplikacji mobilnej na wydarzeniu. Aplikacje eventowe służą szybkiej komunikacji i są sposobem na zwiększenie zaangażowania uczestników i zapewnienie dodatkowych atrakcji.

Jak wykorzystać aplikacje na eventach?

Są co najmniej dwie drogi wykorzystania aplikacji mobilnych na wydarzeniach: komunikacja i rozrywka. Aplikacje mobilne mogą służyć do:

• oceniania eventu,
• oceniania prelegentów,
• komunikacji między uczestnikami i organizatorami,
• zamieszczenia dodatkowych informacji np. Harmonogramu spotkania czy mapy,
• grywalizacji, która dostarcza dodatkową rozrywkę.

Wiele konferencji branżowych wykorzystuje aplikacje mobilne do zbierania feedbacku o swojej konferencji. Konferencja „I love marketing” za pomocą aplikacji prosi uczestników o ocenę prelegentów. Na tej podstawie wybiera najwyżej ocenione prezentacje, które nagradza, a ich autorów zaprasza na kolejne spotkania. Jedną z najpopularniejszych aplikacji do grywalizacji jest Kahoot! Czy korzystniejszy budżetowo Mentimeter. Wykorzystuje się go w szkole, na wykładach akademickich, ale i na eventach. aplikacje są formą rywalizacji opartej na quizie. Jest to doskonałe nawiązanie interakcji z uczestnikami i zmierzenia ich uwagi na prezentacji. Quiz sprawdza się na szkoleniach, konferencjach branżowych do 30 osób. Pomyśl wtedy o gratyfikacji, nagrodzie dla na przykład trzech pierwszych miejsc w quizie. Taką formę aktywizacji uczestników stosuje Akademia DIMAQ podczas ich Havas Espresso.

VR na eventach, czy to nadal nowa technologia?

Podczas organizacji wydarzenia możesz sięgnąć po nowe technologie, które zaskoczą uczestników. Jednym z najpopularniejszych obecnie narzędzi jest wirtualna rzeczywistość.

VR to wirtualna rzeczywistość (ang. Virtual reality), jest to obraz w trójwymiarze, wygenerowany komputerowo, pozwalający na zanurzenie się w świecie wirtualnym. Dzięki wirtualnej rzeczywistości możesz zaangażować wszystkie zmysły uczestników eventu, dostarczając im niesamowitych wrażeń.

Jakie są korzyści z wykorzystania wirtualnej rzeczywistości na Twoim wydarzeniu?

Przede wszystkim VR pozwala wzbogacić program Twojego wydarzenia o dodatkowe atrakcje. Uczestnicy mogą korzystać z interaktywnych wizualizacji, aby zapewnić sobie nowe doświadczenia. Ponadto wirtualna rzeczywistość umożliwia ciekawsze przedstawienie produktu, czasem wypróbowania go w praktyce. VR, AR czy metaverse? Czym jest VR już wiemy, ale warto rozwinąć sobie także definicje dwóch innych pojęć.

AR (ang. Augmented reality), czyli rozszerzona rzeczywistość, jest to nałożenie elementów wirtualnych, w czasie rzeczywistym na obraz rzeczywisty, np. Filtry na aplikacjach.

Metaverse , jest to stworzony komputerowo obszar zrzeszający ludzi w wirtualnej rzeczywistości, np. Roblox.Te trzy zjawiska zazębiają się coraz bardziej, pokazując, jak szybko rozwija się technologia. VR bardzo często jest stosowany na eventach, bo goście chętnie ustawiają się po gogle w kolejce. Można go łatwo adaptować do charakteru imprezy. Dużo rzadziej widzi się wykorzystanie metaverse. To musiałoby łączyć się z tym, o czym pisałem wyżej, wirtualnymi eventami. Metaverse jest zupełnie nową technologią. Daje możliwość zaproszenia ludzi na event, by byli w jednym miejscu, a tak naprawdę mogą być na całym świecie.

Eventy w metaverse

W 2023 po raz pierwszy zdecydowano się przenieść Fashion Week do metaverse. Tradycyjne pokazy mody również się odbyły, ale nowością były te w przestrzeni wirtualnej. Była to seria 4 pokazów pod hasłem Future Heritage. Wydarzenie składało się z pokazów mody, afterparty, rozmów, zakupów. Można było tam zobaczyć tak kultowe brandy, jak Dolce&Gabbana czy Tommy Hilfiger. Istnieje mnóstwo narzędzi do wykorzystania na Twoim evencie..Od prostych aplikacji do oceny prelegentów, przez zanurzenie uczestników w świecie wirtualnym jako rozrywkę, do całkowicie futurystycznego wydarzenia w metaverse.

Artykuły które mogą Cię zainteresować:

• Event marketing w 2023 roku, 5 trendów, które musisz znać!
• 10 najczęstszych błędów podczas planowania strategii marketingowej w małej firmie

Organizując imprezy i inne wydarzenia dla bliższych i dalszych znajomych czujesz się jak ryba w wodzie? A może kochasz wielkie widowiska i marzysz o tym, by móc zarządzać nimi na backstage’u? Event management to świetny sposób na sprawdzenie swoich kompetencji organizacyjnych, tych w zakresie rozwiązywania problemów i umiejętności pracy z ludźmi. Dodatkowo, gdy praca przynosi efekty w postaci udanej imprezy i działającego narzędzia marketingowego klienta, to zarządzanie wydarzeniami niesie za sobą ogromną satysfakcję! Nie od razu jednak Rzym zbudowano! Sprawdź 10 wskazówek, które pomogą Ci rozpocząć podróż jako event manager!

1. Ustalaj mierzalne oczekiwania i realistyczne cele.

Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu, upewnij się, że rozumiesz, co trzeba zrobić i ile czasu powinno Ci to zająć. Ustal wszystkie szczegóły z klientem tak, abyś mógł dobrze zarządzać swoim czasem i czasem osób, które będą z Tobą w ramach tego zadania współpracować. Czas jest najwyższą wartością w tej branży i lepiej już na samym początku zaprzyjaźnić się ze sposobami na to, jak nim dobrze zarządzać.

2. Zorganizuj się!

Możesz korzystać z papierowych planerów i kalendarzy albo narzędzi cyfrowych, jak wolisz! Jako event manager po prostu musisz polubić się z dobrą organizacją. Dlaczego? Śledzenie zadań, terminów i budżetów sprawia, że nic nie umyka uwadze podczas planowania. Zapoznaj się z podstawowymi narzędziami (ich listę znajdziesz tutaj: https://kalewski.com/tresci/jak-zaplanowac-rok-marketingowy-o-narzedziach-ktore-musisz-znac/) i zacznij z nich korzystać do budowania relacji z klientami i sprawnej komunikacji z zespołem.

3. Buduj relacje z dostawcami i podwykonawcami.

Dobrze wyselekcjonowani partnerzy biznesowi to połowa eventowego sukcesu. Współpraca z dostawcami jest niezbędna podczas każdego udanego wydarzenia. Sprawdź potencjalnych partnerów z wyprzedzeniem, abyś mógł negocjować ceny i zabezpieczyć umowy bez opóźnień i zamieszania. Dbaj o relacje, dotrzymuj terminów i przekazuj jasne i treściwe komunikaty. Odbieraj telefon i na bieżąco odpisuj na maile, a współpraca z Tobą będzie kojarzyła się po prostu dobrze.

4. Nie zapomnij o researchu.

Dobry event manager to… detektyw kryminalny! Stałe pogłębianie wiedzy daje Ci przewagę nad konkurencją i gwarancję wpasowania się w klucz klienta. Chcesz, aby Twoje oferty wygrywały, a ludzie walili na Twoje wydarzenia drzwiami i oknami? Musisz przygotowywać event pod ich oczekiwania. Wykorzystaj media społecznościowe, kampanie marketingowe i stronę klienta, aby dowiedzieć się o nim i jego odbiorcach jak najwięcej, w ten sposób zacznij projektowanie każdego wydarzenia.

5. Ustal budżet i trzymaj się go!

Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania imprezą jest ustalenie budżetu. Określ, ile środków należy przeznaczyć na każdy element imprezy, czyli m.in. na:

• rezerwację hotelu,
• transport, transfery i parkingi
• catering,
• atrakcje, warsztaty i pokazy
• dekoracje, wystrój, scenografię, meble
• oprawę muzyczną, konferansjera i artystów,
• a może na dodatkowe gifty dla gości?

Przygotowując ofertę, miej pewność, że nie przekroczysz limitów, które założył klient. Gospodaruj budżetem mądrze, a tam, gdzie to możliwe, negocjuj cenę.

6. Zawsze zgodnie z prawem

Podczas zarządzania wydarzeniami nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem, dlatego jako event manager musisz być przygotowany na fakapy! Uważnie sprawdź umowy z klientem i wszystkimi podwykonawcami. Nie zapomnij o regulaminach dotyczących przetwarzania wizerunku i zgodach RODO. Bądź pewny, że opłaciłeś ZAIKS, wykupiłeś zgody i masz odpowiednie pozwolenia, na przykład na użycie dymu w hotelu. Gdy event już się rozpocznie, Ty masz być w pełni skupiony na tym, by nim zarządzać, pewności doda Ci znajomość zapisów w umowach i dopilnowanie wszelkich formalności.

7. Komunikuj się! Jasno i często.

Komunikacja to podstawa! Potrzebujesz jej zarówno podczas pracy z klientem, jak i z podwykonawcami. Pracuj na spójnych dokumentach i aktualnych harmonogramach. Komunikuj zbliżające się zagrożenia i poślizgi. A gdy dzieje się coś złego, nie unikaj konfrontacji! Naucz się przyjmować informację zwrotną i cały czas doskonal swoje umiejętności interpersonalne, inwestycja w nie na pewno przyniesie Ci wiele korzyści, także poza eventami!

8. Praca ma nieść fun

Eventy nie bez powodu kojarzą się przede wszystkim z dobrą zabawą. Każde z nich może przynieść Ci nowe wyzwania, dzięki którym rozwiniesz swoje kompetencje i będziesz się dobrze bawić! Tuż przed startem wydarzenia, poświęć trochę czasu dla siebie. Pozwól sobie chociaż na godzinny odpoczynek i doprowadzenie siebie do idealnego stanu. Szybki prysznic, elegancki dress code, jak na kapitana imprezy przystało!

9. Dbaj o siebie!

Zarządzanie wydarzeniami bywa stresujące, więc upewnij się, że dbasz o swój work-life balance! A już podczas ostatniej części projektu, sen i wysokojakościowe jedzenie to podstawa. Zamień energetyki i kawę na izotoniki i owocowe szejki. Pozwól sobie na przerwę, by Twoja głowa mogła odpocząć. Dobra książka w walizce albo przesłuchanie podcastu to świetne sposoby na odciągnięcie myśli od zbliżającego się wydarzenia. Poza tym celebruj małe zwycięstwa! Każda udana realizacja to powód do, choćby skromnego, świętowania.

10. Pamiętaj, dlaczego to robisz.

Na koniec: w chwilach słabości przypominaj sobie, co stało za Twoim wyborem ścieżki zawodowej. Wydarzenia łączą ludzi, a zarządzanie eventami i projektowanie doświadczeń uczestników przynosi naprawdę sporo satysfakcji. To zawód inny niż wszystkie, nie zapominaj, dlaczego go wykonujesz! Pierwsze kroki event managera wymagają sporo samodyscypliny i przyjmowania wielu lekcji naraz. Postawione prawidłowo mogą zagwarantować Ci pasjonującą ścieżkę kariery, która będzie przepełniona różnorodnymi możliwościami. Pamiętaj, eventy potrzebują ludzi dobrze zorganizowanych i kreatywnych, ale i też trochę szalonych, takich, którzy nie boją się próbować nowych rzeczy. To jak, zaczynasz swoją karierę? :)

Lubisz świeże treści? Sprawdź również:

• 🎯 Trendy eventowe i marketingowe na 2023 - sprawdź co wydarzy się w tym roku!
• ⌛️ Dlaczego nie planować roku w styczniu - 20 narzędzi marketingowych "must know"
• 📣 Jak i po co organizować wydarzenia firmowe?

Ostatnie lata to dla zajmujących się event marketingiem istny rollercoaster! W końcu wywołane pandemią lockdowny i ograniczenia najbardziej dotknęły właśnie branżę eventową. Choć już w minionym roku mogliśmy zaobserwować powrót do organizowania wydarzeń stacjonarnych, to najbliższe kilkanaście miesięcy może przynieść o wiele więcej niż tylko wielkie odrodzenie się branży. Trudno jest przewidywać i gdybać, ale poniżej znajdziesz kilka słów na temat tego, co już od jakiegoś czasu przejawia się w świecie eventów. Bądź na bieżąco z nowościami, sprawdź trendy!

Spotykajmy się „na żywo”!

Teamsy, webinary i szkolenia online przejdą do historii? Na pewno nie, bo za bardzo się do nich przyzwyczailiśmy. Musimy być jednak gotowi na to, że społeczeństwo spragnione jest udziału w tak zwanych wydarzeniach osobistych. Zmęczeni spotkaniami wirtualnymi i hybrydowymi, potrzebujemy dostarczać sobie emocji i doświadczeń wywoływanych energią spotkań w świecie rzeczywistym. Ale pamiętajmy też o tym, że odbiorcy naszych realizacji oczekują niepowtarzalnych doświadczeń. Dlatego też powinno zacząć nam zależeć na tym, by eventy stawały się jak najbardziej unikatowe i personalizowane. Wydarzenia online nie zaspokajają wszystkich naszych potrzeb. Nie oznacza to, że odejdą one w niepamięć. Stawiałbym raczej na to, że organizatorzy wydarzeń zdalnych będą musieli dostosować swoją ofertę do coraz to bardziej wymagających klientów, oczekujących wysokiej jakości, szerokiego zasięgu i dostarczenia rzeczowych danych po zakończeniu eventu online.

Event = narzędzie

Mam nadzieję, że w 2023 roku już wszyscy w branży eventowej będą działać z myślą, że organizowanie dla samego organizowania jest naprawdę bez sensu! Eventy mogą i mają realizować różne cele biznesowe, więcej napisałem o nich tutaj: Czy warto organizować eventy w firmie, a jeśli tak to jak to zrobić? Zacznijmy zatem wydarzenia traktować jako narzędzia do realizowania strategii marketingowej, a także działań z zakresu Employer Branding oraz Candidate Experience! Eventy zaczynają realnie wspierać procesy rekrutacyjne, dzięki nim możemy lepiej poznać kandydatów, przygotować dostosowane do ich potrzeb kampanie rekrutacyjne i otrzymać cenny feedback po zakończeniu kampanii.

Eventy a światowe idee

Wydarzenia, takie jak pandemia koronawirusa i wybuch wojny w Ukrainie, nieco (co jest naturalne, biorąc pod uwagę charakter tych wydarzeń) zmieniły optykę w sprawie głównych wyzwań XXI wieku. W 2023 najprawdopodobniej wrócimy z jeszcze większym zaangażowaniem do dyskusji na temat troski o środowisko. W końcu sprawy związane z klimatem nie przestały mieć znaczenia, a negatywne skutki globalnego ocieplenia się nasilają. A jak to wpływa na branżę eventową? Organizatorzy wydarzeń muszą być gotowi na dostosowanie swojej oferty do współczesnych, zaangażowanych (chociażby tylko emocjonalnie) w sprawy klimatyczne odbiorców. Popularne będą zatem eventy świadome ekologicznie, wydarzenia przyjazne dla środowiska, dostarczanie rozwiązań wpisujących się w realizowanie celów zrównoważonego rozwoju i działania wspierające ograniczanie ilości odpadów. Marki zaczynają również inwestować swoje zasoby w działania z zakresu CSR, czyli społecznej odpowiedzialności biznesu. Realne działanie dla otoczenia przedsiębiorstwa może przejawiać się również w ramach event marketingu. Dlatego też puste, bezsensowne wydarzenia, które nie zostawiają po sobie pozytywnego śladu… są już zdecydowanie passé!

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w eventach

W ostatnim czasie dużo mówi się o wykorzystaniu AI w marketingu, próbując jednocześnie przewidzieć, jak jej rozwój wpłynie na pracę grafików czy copywriterów. Sztuczna inteligencja wkracza również zdecydowanym krokiem do świata eventów. A właściwie to staje się narzędziem pracy event managerów.Eventboty, czyli chatboty ułatwiające pozyskiwanie informacji o konkretnych wydarzeniach, wykorzystanie „głębokiego uczenia się” do projektowania bardziej osobistych wrażeń odbiorców, uproszczenie sesji networkingowych (na przykład poprzez kategoryzowanie uczestników), analiza i interpretowanie danych w trakcie zdarzenia (w tym stopnia zaangażowania i satysfakcji uczestników), automatyzacja procesów podczas planowania i organizowania, to tylko kilka z już wdrażanych rozwiązań wykorzystujących AI w eventach. Sztuczna inteligencja ułatwia pracę event managerom, nie bójmy się zatem nowych technologii w 2023 roku!

VR-owe szaleństwo

A skoro o nowych technologiach już mowa, to dochodzi jeszcze prężnie rozwijająca się gałąź VR. Team building, współdzielenie emocji z innymi, grywalizacja, synchroniczne pokazy , wszystko to możemy realizować w eventach dzięki wirtualnej rzeczywistości. Staje się ona coraz bardziej znanym i rozpoznawalnym medium. Dopasowując jej treść do grupy docelowej i celu wydarzenia, możemy w prosty sposób (korzystając z gotowych na rynku aplikacji) zachwycić uczestników. Dziś VR oferuje już rozwiązania, które dostosujemy do niemalże każdej branży (w VR-arze można przeprowadzać operację serca, pływać z delfinami, a nawet… uczestniczyć w mszy świętej). Organizujesz integracje dla pracowników, szkolenia lub konferencje? Sprawdź, czy kolejną realizację uda Ci się wzbogacić o wejście do świata VR!Rok 2023 będzie czasem nowych rozwiązań eventowych i upowszechnienia się tych, które tworzone są za pomocą nowych technologii. Jednocześnie wzbudzi potrzebę przekładania filozofii zero-waste na wydarzenia, a na pierwszym miejscu postawi odbiorcę i jego osobiste doświadczenia. Dostosowując naszą ofertę do przewidywanych trendów pamiętajmy także o sytuacji ekonomicznej, która mocno wpływa na branżę eventową. Niestety, część klientów będzie szukała oszczędności właśnie w działaniach eventmarketingowych, dlatego warto przygotować dla nich, korzystne dla obu stron, propozycje.

Zobacz inne treści dotyczące event marketingu:

• Jak zaplanować rok marketingowy [TUTORIAL]
• Zawód Event Manager - praca marzeń?

Chcesz otworzyć własną firmę? W takim razie zależy Ci również na strategii marketingowej, która działa. Zanim jednak wskoczysz w wir codziennej walki o klientów i zaczniesz inwestować w reklamy i promocję, zrób krok w tył i upewnij się, że zaraz nie popełnisz żadnego z powszechnych ruchów, które mogą prowadzić do wielkiej porażki…

Oto 10 błędów, uważaj na nie podczas planowania strategii marketingowej małej firmy.

1. Wszędzie. Zawsze. Jednocześnie.

„No ale na TikToku to musisz być!”, „Bez strony na Facebooku nawet nie startuj!”, „Załóż grupę i tam opowiadaj o sobie swoim potencjalnym klientom!”... Brzmi znajomo? Niejeden początkujący przedsiębiorca ulega pokusie zakładania kont na wszystkich mediach społecznościowych. Każda platforma charakteryzuje się czymś innym i do kogoś innego trafia. No właśnie! A do kogo chcesz trafić najbardziej? Zamiast próbować być mistrzem wszystkich social mediów, wybierz kanały, które pasują do Twojego biznesu, a przede wszystkim, są zbieżne z nawykami Twoich potencjalnych klientów. Wkładaj swoją energię i pieniądze w to, co ma sens. Na początek zatem zrób dobry research i zweryfikuj, czy dobrze znasz swoich odbiorców!

2. Brak wizji idealnego klienta

A skoro o odbiorcach już mowa, to wiedza o nich przyda Ci się także poza wyborem social mediów, w ramach których chcesz się z nimi komunikować. Do nawyków, stylu życia i światopoglądu potencjalnego klienta powinieneś dostosować całą komunikację swojej marki. Idealny klient to taki, który Ci zaufa i zdecyduje się na Twoje usługi czy produkty. nie każdy będzie tym zainteresowany i wcale nie o to chodzi, by dotrzeć do wszystkich! Sprecyzuj wizję idealnego klienta i do niego komunikuj to, co robisz w ramach swojego biznesu.

3. Ignorowanie danych

Łatwo jest zaplątać się w taktykę i przeoczyć szerszy obraz. Podczas codziennych obowiązków zaplanuj czas na śledzenie wskaźników wydajności (KPI), takich jak ruch na stronie internetowej, leady i konwersje. Dzięki uważności na dane zyskasz cenny wgląd w to, co działa, a co wymaga poprawy. Analityka pozwala powtarzać sukcesy, zamiast liczyć na jednorazowe zwycięstwa.

4. Niedoszacowanie ilości pracy

Twórz dalekosiężne plany i wizje, ale podczas układania zadań w harmonogramie nie obejdzie się bez stanowczego zejścia na ziemię. Wiele małych firm niewłaściwie szacuje ilości czasu i wysiłku, jaki trzeba włożyć w przeprowadzenie nawet najprostszej kampanii. Upewnij się, że planujesz wystarczająco dużo czasu z wyprzedzeniem i nie odgryzasz więcej, niż możesz przeżuć.

5. Brak zaplanowanego budżetu

Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek przedsięwzięcia marketingowego, należy ustalić realistyczny budżet w oparciu o informacje, takie jak trendy historyczne i benchmarki branżowe. Porównaj kilka ofert i na bieżąco dywersyfikuj kanały oraz formy reklamy.

6. Blado na tle konkurencji

Rynek jest bardzo zatłoczony, dlatego też musisz czymś się wyróżniać! Zadbaj o rozpoznawalny wygląd strony internetowej oraz, charakterystyczne dla Twojego brandu, treści na social mediach. Przeanalizuj to, co w pozytywny sposób różni Cię od marek konkurencyjnych i uczyń to swoim atutem! Włóż dodatkowy wysiłek, aby upewnić się, że twoje kampanie będą wyróżniały się w tłumie.

7. Brak konsekwencji i regularności

Marketing treści przyciąga klientów, ale tylko wtedy, gdy za nim nadążasz! Jeśli regularne publikowanie w social mediach jest dla Ciebie wyzwaniem, możesz ustawić sobie przypomnienia lub poświęcać temu konkretnie określony czas w ciągu dnia pracy.

8. Brak optymalizacji dla użytkowników mobilnych

Nawet najładniejsza i najciekawsza strona internetowa niewiele zdziała, jeśli nie będzie dało się jej wygodnie przeglądać z poziomu mobile! większość użytkowników internetu korzysta z niego na smartfonach. Brak optymalizacji może Cię drogo kosztować, jeśli weźmiesz pod uwagę zaangażowanie odbiorców i współczynniki konwersji.

9. Poleganie w zbyt dużym stopniu na działaniach płatnych

Reklama zwiększa widoczność, ale nie powinna stać się jedyną formą komunikacji. Upewnij się, że kontaktujesz się z potencjalnymi klientami na wiele sposobów, na przykład poprzez SEO i media społecznościowe. Budowanie autentycznego wizerunku marki to długotrwały proces, którego dźwignią nie mogą być jedynie działania płatne.

10. Zaniedbywanie długoterminowych relacji

Utrzymywanie się na szczycie świadomości powinno być priorytetem dla każdego właściciela małej firmy. Inwestuj zatem w programy lojalnościowe czy też rozdawanie nagród. Współczesny klient lubi, gdy do współpracy z nim podchodzi się indywidualnie, a produkty i usługi są w jak najwyższym stopniu spersonalizowane. Sprawdź, jakie masz możliwości w ramach swojego biznesu, aby odpowiadać na takie potrzeby i zadbać o to, by klient został z Tobą na długo! Otwieranie nowego biznesu niesie za sobą szereg decyzji do podjęcia. Każdy przedsiębiorca mógłby, na bazie swojej historii, opowiedzieć o pułapkach, które nie były widoczne z poziomu planowania biznesu, a okazały się przeszkodami w rozwoju firmy. Są jednak pewne uniwersalne zasady dotyczące tworzenia strategii marketingowej, i polecam się ich trzymać, by nie popełnić tych najpopularniejszych błędów!

10 najczęstszych błędów podczas planowania strategii marketingowej w małej firmie to nie jedyne wyzwania!

Więcej o tworzeniu i realizowaniu strategii marketingowej i eventmarketingowej: zapraszam Cię do przeczytania innych tekstów oraz zajrzenia do mojego podcastu i na kanał na YouTubie, @Wejście od zaplecza. Potrzebujesz indywidualnej konsultacji w sprawie strategii Twojej firmy? Sprawdź opcje kontaktu, link! Zapraszam!

To może Cię zainteresować:

• Trendy eventowe i marketingowe na 2023 - sprawdź co wydarzy się w tym roku!
• Dlaczego nie planować roku w styczniu - 20 narzędzi marketingowych "must know"
• Jak i po co organizować wydarzenia firmowe?

Wyobraź sobie twój standardowy dzień w pracy. Przychodzi do ciebie przełożony i mówi: „Zorganizujmy…” (tu wstaw dowolne wydarzenie, szkolenie, jubileusz firmy lub spotkanie dla klientów). Ty już jednak wiesz, że słowo „zorganizujmy” oznacza, że to Ty wszystkim się zajmiesz! Będziesz organizować event!Jeśli słowo „event” wywołuje u ciebie dreszcze i masz ochotę krzyknąć: „Ale jak?!”, ten artykuł jest dla ciebie!

W artykule znajdziesz:

• • organizacja eventu - jakie cele można nim realizować
  • jak eventy mogą stać się najskuteczniejszym narzędziem marketingowym,
  • kiedy warto skorzystać ze współpracy z agencją,

Czy opłaca się inwestować w eventy firmowe?

Choć dla niektórych organizacja firmowych wydarzeń to przykry obowiązek, na każde wydarzenie możemy spojrzeć z szerszej perspektywy. Event może zdziałać wiele, ale tylko wtedy, gdy jest przemyślanym działaniem, a nie organizacją imprezy, bo „tak trzeba”, bo „zawsze tak było”, bo „trzeba się pokazać”.Pracę nad firmowym wydarzeniem warto rozpocząć od sięgnięcia po aktualną strategię bądź plan marketingowy firmy. Cele eventu powinny korespondować z celami zawartymi w tych dokumentach. Do zespołu planującego warto zaprosić przedstawicieli z działów personalnych, komunikacji wizerunku, a nawet sprzedaży. W firmie bez tak rozbudowanych struktur planowanie powinno odbyć się w stałej współpracy z dyrektorem lub zarządem.

Po co zorganizować event firmowy w swojej organizacji?

Event firmowy to doskonałe narzędzie do pozyskania partnerów biznesowych, umacniania z nimi relacji oraz pozyskiwania nowych klientów z grupy docelowej.Z punktu widzenia event marketingu, warto inwestować w aktywne spędzanie czasu z uczestnikami samego wydarzenia, aby osiągnąć założone cele. Kilka korzyści płynących z organizowanych eventów firmowych:Eventy firmowe to inwestycja, która w dalszej perspektywie może przynieść wymierne korzyści dla całego biznesu. Zadbaj o atrakcje i program dostosowany do potrzeb uczestników.Z punktu widzenia pracowników, eventy firmowe to okazja do integracji oraz budowania pozytywnego wizerunku marki wśród influencerów branży. Uczestnicy mogą aktywnie zaangażować się w event marketing, prezentując nowe produkty lub usługi.Event to również doskonała okazja do zbierania danych o uczestnikach, które można później wykorzystać do budowania relacji i pozyskiwania leadów. Zadbaj o rejestrację gości oraz zbieranie informacji o nich w Internecie lub na samym evencie.Dobrze zorganizowany event firmowy to inwestycja, która w przyszłości może procentować wymiernymi korzyściami. Postaw na kreatywne rozwiązania, które pozwolą osiągnąć założone cele i budować trwałych relacji z partnerami biznesowymi.

Najczęstsze powody organizacji tego typu wydarzeń wydarzeń w firmie

• jubileusz firmy,
• organizacja eventu otwarcia np. Nowej hali, zakładu, biura, zmiana siedziby, ważny kontrakt dla firmy,
• integracja pracowników, szczególnie w rzeczywistości po covidowej, gdy zdarza się, że niektórzy jeszcze nigdy się nie widzieli,
• spotkanie z klientami bądź partnerami biznesowymi w nieformalnych okolicznościach,
• wydarzenie rodzinne, piknik rodzinny, dzień dziecka w firmie
• spotkania świąteczne, końcowo roczne, podsumowania,
• wyjazd dla najlepszych handlowców (na przykład jako nagroda za wyniki),
• konferencje branżowe, szkolenia firmowe, kongresy,
• wyjazd z najlepszymi klientami jako docenienie lojalności i współpracy,
• prezentacja nowej marki, brandu, modelu,
• rebranding firmy.

Gdzie szukać inspiracji na tworzenie unikatowych strategii event marketingowych?

Inspiracją do naszych działań powinno być środowisko lokalne, potrzeby przedsiębiorstwa i konsekwentne realizowanie strategii marketingowej wizji i misji naszej organizacji. Szalenie ważne jest, aby eventy nie były oderwane od naszych codziennych potrzeb i problemów, z którymi mierzy się firma. Event nie ma być sztuką dla sztuki i po prostu rozrywką.Zespół pracujący przy tworzeniu strategii marketingowych oraz przy planowaniu eventów powinien składać się z różnobarwnych postaci reprezentujących różne działy. To gwarancja na to, że nikt nie będzie rozczarowany. Dajemy tym samym poczucie, że nasi pracownicy mają wpływ na kierunek rozwoju naszej firmy.Workiem inspiracji oraz źródłem obecnych trendów rynkowych na pewno będzie agencja. Jeśli więc postawimy na ten wybór, ułatwi to nam proces planowania, wówczas włączmy przedstawiciela agencji już na samym początku. Pozwoli nam to również dokładniej oszacować budżet poszczególnych działań.

Najpopularniejsze cele eventu firmowego

Wizerunkowe, np. Zwiększenie świadomości marki

Tradycyjne kanały przestają wystarczać. To wydarzenia wywołują emocje, dzięki którym zwykły „odbiór” może zamienić się w przeżywanie i doświadczanie; np przez działania CSR-owe

Sprzedażowe, np. Generowanie leadów

A co za tym idzie przyciągnięcie nowych klientów i wzrost poziomu sprzedaży;

Operacyjne, np. Rekrutacja nowych pracowników, integracja zespołów

W końcu wizerunek dobrego pracodawcy jest dziś na wagę złota!

Employer brandingowe, np. Budowanie firmy od środka

Traktowanie eventu jako narzędzia wewnętrznego employer brandingu.

Wskaźniki efektywności KPI na wydarzenie firmowe

Wskaźniki efektywności (KPI) zależą od obranego celu eventu.Jeśli jest to rekrutacja, sukces zmierzymy na przykład liczbą złożonych aplikacji, jeśli wzrost sprzedaży, liczbą nowych klientów. Imprezę mająca zwiększyć świadomość marki na rynku możemy podsumować na podstawie wejść na stronę internetową bądź na podstawie wzmianek w social mediach. Za to od pracowników uczestniczących w wyjeździe szkoleniowym możemy dostać już bezpośredni feedback. Wskaźniki, którymi będziemy mierzyć efekt wydarzenia, określmy już na samym początku, na przykład na etapie tworzenia briefu.

Organizacja eventu jak zacząć, samodzielnie czy z agencją?

Koordynacja wydarzenia to duże wyzwanie, nawet dla najbardziej doświadczonych pracowników działu HR, marketingu czy firm obsługujących klientów z zakresu public relations. Możemy podejść do tego zadania tak, jak do standardowego projektu, rozpisać jego cele, zadbać o budżet, przygotować harmonogram i rozdzielić zadania.

Event firmowy własnymi siłami

Samodzielna organizacja wydarzenia daje przestrzeń do rozwoju i stanowi nowe doświadczenie zawodowe, trzeba jednak pamiętać, że może zająć bardzo dużo czasu. Research lokalizacji, firm cateringowych, porównywanie cen open barów, dobór atrakcji, zgody prawne i ubezpieczenia, załatwienie tych spraw może być czasochłonne i jeśli nie robimy tego na co dzień, to do ostatniej chwili nie mamy gwarancji na to, że wybraliśmy dobrze. Eventy rządzą się swoimi prawami, więc jeśli nie czujemy się w tej kwestii odpowiednio doświadczeni, pomóc nam mogą specjaliści.

Event firmowy ze wsparciem zewnętrznej agencji

Dobra agencja eventowa jest na wagę złota: doradza, planuje i koordynuje twoje wydarzenie, pozostając z tobą w stałym kontakcie. Agencja ma być przede wszystkim partnerem, który ma nas chronić przed zbędnymi kosztami i informować o zagrożeniach, o których nie mieliśmy pojęcia. Przed wyborem takiego usługodawcy, warto sprawdzić jego doświadczenie. Zrealizowane przez agencję projekty powiedzą nam więcej o tym, jaki firma ma status na rynku, i mogą inspirować podczas tworzenia koncepcji własnego wydarzenia. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule Czym sugerować się przy wyborze agencji? Postawienie na agencję zaoszczędzi nam czasu na etapie organizacyjnym, jednak musimy pamiętać, że na początku będziemy musieli zainwestować go więcej. Dobrze przygotowany brief, rozmowy pogłębiające, kilka spotkań, ważne, by być pewnym, że agencja rozumie nasze cele.

Event marketing wewnętrzny, to się opłaca!

Twoja firma ma podpisać ważny kontrakt? Nic nie stoi na przeszkodzie, by to wydarzenie połączyć z konferencją prasową i zaprosić na nią lokalnych dziennikarzy. Masz za zadanie zrealizować z pracownikami charytatywne sadzenie drzew? Zaplanuj to podczas wyjazdu integracyjnego!Event marketing pozwala nam łączyć i realizować cele z wielu obszarów. Dzięki organizacji firmowych wydarzeń, możemy ze strategii marketingowej wycisnąć najwięcej esencji, a jednocześnie zaoszczędzić na budżecie. Trzeba się do tego przygotować na etapie planowania. Więcej na ten temat w tekście „Planowanie strategi eventmarketingowych krok po kroku” (cykl 4 artykułów).

Słowem podsumowania… jak organizować event w firmie?

Bez względu na to, czy przyjdzie ci samodzielna organizacja eventu krok po kroku czy z pomocą agencji, przede wszystkim: nie panikuj! 😉Planując wydarzenie stwórz harmonogram, listę zadań i zadbaj o podział zadań.

Pytania jakie warto sobie zadać przed organizacją wydarzenia w firmie

1. Zanim jednak przejdziesz do organizowania wydarzenia odpowiedz sobie na 5 pytań:
2. Po co organizuję ten event?
3. Dlaczego ktoś miałby wziąć w nim udział?
4. Jaki cel (spójny ze strategią marketingową) realizuje to wydarzenie?
5. Czego oczekuję po jego zakończeniu?
6. Jak zmierzę jego wynik?

Te artykuły również mogą Cię zainteresować - sprawdź koniecznie:

• Trendy eventowe i marketingowe na 2023
• Jak planować rok marketingowy - 20 narzędzi które musisz znać!
• Zawód event manager? Praca marzeń - ale czy na pewno?