Czy Twój marketing jest skuteczny?

Organizacja eventu to nie tylko scenariusz i scena, ale też cała logistyka, której nie widać na pierwszy rzut oka. To właśnie ona decyduje o tym, czy wszystko pójdzie gładko, czy zamieni się w serię nieprzewidzianych problemów. Sprawdź, jak ogarnąć operacyjną stronę wydarzenia i zadbać o każdy detal – od lokalizacji, przez zakwaterowanie gości, aż po catering.

Lokalizacja i infrastruktura – jak wybrać miejsce, które zapewni sukces eventu?

Dobrze dobrane miejsce to połowa sukcesu. Powinno pasować do charakteru wydarzenia, a przy tym zapewniać komfort, bezpieczeństwo i sprawną obsługę logistyczną. Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze lokalizacji?

• Dostępność komunikacyjna – bliskość lotnisk, dworców i dobre połączenia drogowe to must-have, zwłaszcza przy eventach międzynarodowych. Sprawdź także dostępność parkingów i opcje dojazdu komunikacją miejską – dla gości to konkretne ułatwienie.
• Wyposażenie i funkcjonalność przestrzeni – zadbaj o odpowiednią liczbę sal i ich dopasowanie do agendy wydarzenia (główna scena, warsztaty, strefy networkingowe). Zweryfikuj również dostępność sprzętu AV, akustykę, klimatyzację i możliwości zaciemnienia sal – to drobiazgi, które robią wielką różnicę.
• Bezpieczeństwo i udogodnienia – upewnij się, że obiekt ma aktualne procedury ewakuacyjne, ochronę i zabezpieczenia techniczne. Zwróć uwagę na udogodnienia dla osób z niepełnosprawnością – wejścia, windy, toalety.
• Dopasowanie miejsca do formatu wydarzenia – konferencja, gala, targi czy wydarzenie plenerowe? Każdy rodzaj eventu wymaga innego podejścia. Warto też uwzględnić atmosferę – niektóre wydarzenia potrzebują prestiżowego hotelu, inne – przestrzeni kreatywnej z loftowym klimatem.

Dostawcy i podwykonawcy – zespół, który musi zagrać w jednej drużynie

Nawet najlepszy plan nie zadziała bez sprawdzonego zespołu wykonawców. To oni odpowiadają za technikę, catering, scenografię czy multimedia. Ich wybór i zarządzanie współpracą to jeden z filarów sprawnej realizacji wydarzenia.

Jak wybierać dostawców? Postaw przede wszystkim na doświadczenie w eventach – nie każdy świetny catering sprawdzi się w obsłudze dużej konferencji. Poproś o portfolio, referencje i... słuchaj intuicji. Już sam sposób komunikacji przy ofertowaniu może wiele powiedzieć o dalszej współpracy. Przed podjęciem decyzji sprawdź nie tylko ofertę, ale i zasoby – czy firma ma sprzęt, ludzi i czas, by obsłużyć Twój event?

Wybierając konkretnych dostawców i podwykonawców, pamiętaj o umowie, która zabezpieczy Twoje interesy. Określ szczegółowy zakres usług, terminy i warunki płatności oraz uwzględnij kary umowne za opóźnienia lub niedostarczenie usług. Pamiętaj o załączeniu scenariuszy, riderów technicznych i harmonogramów do umowy.

Jeszcze przed startem realizacji warto ustalić osobę kontaktową z każdej strony i kanał, przez który będziecie się komunikować. W fazie przygotowań dobrze działa także prosta tabela z przypisaniem zadań i terminów – ogranicza chaos i ułatwia kontrolę. Wyznacz również koordynatora, który w dniu eventu będzie czuwać nad realizacją usług zgodnie z ustaleniami. Z kolei po wydarzeniu warto zebrać feedback – to baza do dalszej współpracy lub… zmiany dostawcy.

Transport i zakwaterowanie – jak zadbać o komfort gości eventu?

Goście, którzy dobrze się wyspali i dotarli na miejsce bez przeszkód, są bardziej zadowoleni i zaangażowani. Brzmi prosto, ale logistyka podróży i noclegów to spore wyzwanie, zwłaszcza przy większych wydarzeniach, uczestnikach z różnych krajów czy obecności VIP-ów.

Jak ułatwić uczestnikom dotarcie na miejsce eventu? W przypadku wydarzeń odbywających się w dużych miastach udostępnij informacje o dojeździe komunikacją miejską, zorganizuj zniżki na przejazdy taksówką i zaplanuj oznaczenia dojazdu. Jeśli organizujesz konferencję poza miastem, wynajmij shuttle busy z dworca, lotniska czy hotelu. W Twoim evencie będą uczestniczyć VIP-owie i prelegenci? Dla nich warto zaplanować indywidualny transport – z kierowcą i elastycznym grafikiem.

Jeśli uczestnicy przyjeżdżają z daleka, zadbaj też o rezerwację bazy noclegowej – najlepiej w kilku opcjach standardu i budżetu. Wybieraj lokalizacje blisko miejsca wydarzenia lub z prostym dojazdem. Warto także ustalić z hotelami warunki specjalne – elastyczne godziny zameldowania i wymeldowania, miejsca parkingowe czy dodatkowe udogodnienia (np. śniadania na wynos).

Catering – coś więcej niż przerwa na kawę

Jedzenie to jeden z tych elementów, który może zaskoczyć… pozytywnie lub negatywnie. Dobry catering podnosi poziom wydarzenia, buduje atmosferę i sprawia, że uczestnicy czują się zaopiekowani. A kiepski? Potrafi zepsuć nawet najlepszą prezentację.

Zwróć więc uwagę, by menu było dopasowane do stylu wydarzenia. Podczas eventów całodniowych należy zapewnić różnorodność posiłków i odpowiednie przerwy na ich spożycie. Nie zapomnij o napojach – poza kawą i herbatą sprawdza się woda infuzowana, zdrowe soki czy energetyczne przekąski.

Ponadto zbierz informacje o preferencjach i ograniczeniach dietetycznych już na etapie rejestracji. Upewnij się, że dostawca cateringu ma doświadczenie w przygotowywaniu dań wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych czy bez laktozy. Dobrą praktyką jest oznaczenie potraw – jasno i czytelnie, by nikt nie musiał zgadywać, co je.

Zadbaj również o odpowiednią liczbę punktów wydawania posiłków – nikt nie lubi długich kolejek. Przy większych wydarzeniach rozważ rozbicie grup na tury lunchowe. Jeśli natomiast catering odbywa się na świeżym powietrzu, pomyśl o zabezpieczeniu strefy przed słońcem, wiatrem lub deszczem.

Zanim wybierzesz firmę cateringową, zweryfikuj, czy spełnia ona aktualne wymogi sanitarne i ma wdrożone procedury HACCP. Zapewnij też dostęp do środków dezynfekcyjnych i rękawiczek jednorazowych dla obsługi. Przy bufetach samoobsługowych dobrze sprawdzają się także stacje z osłonami lub osoby wydające dania.

Zadbaj o logistykę Twojego eventu ze specjalistą!

Logistyka eventu to cichy bohater każdego udanego wydarzenia. Uczestnicy mogą jej nie zauważać – i bardzo dobrze. Im mniej problemów z dojazdem, rejestracją czy posiłkiem, tym większe szanse, że zapamiętają to, co najważniejsze: treść, emocje i wartość spotkania. Od wyboru lokalizacji, przez współpracę z dostawcami, aż po zakwaterowanie i catering – każdy element operacyjny wpływa na uzyskany efekt. Dobrze zorganizowana logistyka to nie chaos ujarzmiony na siłę, ale sprawny system, który po prostu działa.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje wydarzenie przebiegnie bez zgrzytów i z pełnym komfortem dla uczestników – skontaktuj się ze specjalistą z zakresu organizacji eventów firmowych. Razem stworzymy wydarzenie, które zadziała jak precyzyjnie zaprogramowany system – bez zgrzytów i niespodzianek.

‍

Nie czekaj na Rudolfa! Najwyższa pora zająć się przygotowaniami do Gwiazdki. A skoro Gwiazdka – to prezenty. Jeśli jesteś w tym roku odpowiedzialny za wymyślenie upominków dla pracowników Twojej firmy, czeka Cię nie lada wyzwanie! Coś niesztampowego? Zabawnego? A może z kategorii premium?

Prezenty dla Twoich pracowników - pomysły:

Mam dla Ciebie listę 50. niebanalnych pomysłów, które możesz dostosować do specyfiki swojej branży i osobowości ludzi, z którymi pracujesz na co dzień:

1. gry planszowe w stylu retro; znane z dzieciństwa gry, takie jak bierki czy młynek w stylowym, drewnianym wydaniu,
2. planer lub kalendarz na następny rok,
3. karty podarunkowe, np. do sklepu z biżuterią lub księgarni,
4. karty podarunkowe do sklepów z produktami cyfrowymi, np. dostęp do Storytel albo HBO GO,
5. pakiety SPA w formie vouchera,
6. kurs językowy, warsztaty: z ceramiki artystycznej, czekoladowe,
7. zestaw do parzenia kawy: kawiarka i paczka dobrej jakości ziaren,
8. zestaw filiżanek,
9. ręcznie robione czekolady,
10. voucher na przeżycie, np. lot balonem czy kolacja w ciemnościach,
11. bilet otwarty do teatru lub kina,
12. lekcja tańca, miesięczny bilet wstępu na ściankę wspinaczkową, park trampolin itd.,
13. masaż relaksacyjny,
14. voucher na zabawę w salonie gier VR,
15. indywidualna sesja coachingowa,
16. szkolenie dopasowane do zainteresowań pracownika, np. survivalowe, florystyczne, nauka jazdy konnej itd.,
17. rejs statkiem np. po Odrze,
18. lot w symulatorze, lot paralotnią, lekcja squasha, tenisa itd.,
19. bon na weekend dla dwojga w miejscowości wypoczynkowej,
20. kolacja degustacyjna,
21. skórzane etui na laptopa,
22. pióro w eleganckim etui,
23. kosz egzotycznych owoców,
24. zestaw zdrowych przetworów i produktów, np. konfitur, miodów,
25. gadżet sportowy, np. krokomierz,
26. kolorowe skarpetki,
27. zapachowe świece sojowe,
28. herbaty w metalowym pudełku lub ładnej puszce,
29. karnet na siłownię,
30. zestaw alkoholi,
31. bony i karty przedpłacone na posiłki i napoje, karty lunchowe,
32. personalizowane, słodkie upominki dla pracowników
33. zaproszenie na wycieczkę firmową,
34. voucher na kręgielnię,
35. sesja zdjęciowa,
36. butelka wielokrotnego użytku z filtrem na wodę, metalowa butelka,
37. lunchbox z designerskim wykończeniem, np. bambusowy,
38. kubek termiczny,
39. zestawy do gotowania – np. do grilla, fartuch kuchenny,
40. organizer na biurko, ramka cyfrowa do zdjęć,
41. deska serów i/lub wędlin (np. pakowane dla dwóch osób),
42. stylowe etui na paszport lub bilety lotnicze – dla miłośników podróży lub osób, które często bywają w zagranicznych delegacjach,
43. voucher do restauracji,
44. personalizowana mapa podróży, zdrapywalna mapa świata lub Polski,
45. aparat polaroid,
46. fotoksiążka upamiętniająca najlepsze momenty w firmie w tym roku,
47. prenumerata gazety branżowej lub związanej z zainteresowaniami pracownika,
48. bilety na mecz,
49. kosz do aktywności DIY – włóczki, druty itp.,
50. zestaw barmański lub grawerowany zestaw do wina.

Taką listę można by jeszcze długo uzupełniać… To jednak Ty znasz ludzi, dla których przygotowujesz świąteczne niespodzianki. Wybierz prezenty, które będą pasować do kultury organizacyjnej Twojej firmy i sprawią, że pracownicy poczują się w tym wyjątkowym czasie wyróżnieni.

Dlaczego oryginalne prezenty dla pracowników są tak ważne?

Prezenty świąteczne dla pracowników to dla firm ważny sposób na okazanie im uznania i docenienie ciężkiej pracy zespołu. Niezależnie od tego, czy chodzi o drobne upominki dla pracowników, czy o coś bardziej znaczącego, prezenty mogą pomóc w budowaniu morale i wspierać pozytywne relacje między pracodawcą a pracownikami. Wiemy, że znalezienie odpowiedniego prezentu nie zawsze jest łatwe. Dlatego warto poświęcić chwilę na poznanie swoich pracowników, aby znaleźć coś niebanalnego - i uniknąć żenujących pomyłek!Nie zapomnij o czynniku zabawy! Śmieszne prezenty dla pracowników zawsze się sprawdzają. Odrobina humoru lub kreatywności sprawi, że prezenty zostaną zapamiętane i docenione.W końcu Boże Narodzenie to czas świętowania, więc upewnij się, że wprowadzisz trochę radości do prezentów firmowych!

Świąteczne benefity pozapłacowe dla Twoich pracowników

Kreatywność w świątecznym obdarowywaniu nie ma granic. Świadczenia pozapłacowe to prezenty lub dodatki, które nie są częścią wynagrodzenia pracownika, takie jak elastyczne godziny pracy, praca zdalna czy dodatkowe dni urlopu ale nie tylko...Może to być wszystko, od własnoręcznie upieczonego świątecznego ciasta przez Prezesa przez dodatkowy czas wolny aż po podróże zagraniczne. Jednym ze sposobów, aby upewnić się, że te benefity zostaną dobrze przyjęte, jest powiązanie ich z istniejącą kulturą pracy.Przykłady świątecznych benefitów dla Twojego zespołu:

• praktyczne zajęcia rozwijające wiedzę, takie jak warsztaty tematyczne w porze lunchu,
• nieformalne, spontaniczne wyjście na kręgle, do pokoju zagadek czy na pubquiz
• wspólne gotowanie
• fotobudka w biurze

Kluczowym wnioskiem dla pracodawców jest znalezienie sposobu na to, aby sezon świąteczny był niezapomniany i satysfakcjonujący dla ich pracowników. Niezależnie od tego, czy chodzi o wyjścia zespołowe, czy elegancki prezent dla pracownika, każdy rodzaj wysiłku pomoże stworzyć bardziej zgraną i zmotywowaną siłę roboczą - co w ostatecznym rozrachunku zawsze się opłaca.

Zobacz także inne materiały przygotowujące do wigilii firmowej:

• Wigilia firmowa w 5 krokach [TUTORIAL]
• Wigilia w biurze - plusy i minusy
• Zdalna wigilia - czy zdalne świętowanie ma sens?

Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego współpraca klienta z agencją eventową psuje się najczęściej na etapie briefu, a nie realizacji, co naprawdę stoi za przekroczonym budżetem, jak rozmawiać o zmianach zakresu bez wojny podjazdowej, jak mierzyć efekt wydarzenia i co odróżnia relację trwającą jeden projekt od takiej, która trwa lata.

Piątek, 17:58. Dzwoni telefon. Klient właśnie wpadł na pomysł międzynarodowej konferencji. Za trzy tygodnie. Dla tysiąca osób. Z trzema byłymi prezydentami i astronautą. Ma być eko.

Każdy, kto pracował po stronie agencji, zna ten telefon. Każdy, kto pracował po stronie klienta, wie, że po drugiej stronie ktoś właśnie odwołał plany na weekend. Przez dwanaście lat siedziałem w obu tych fotelach i zawsze zaskakuje mnie to samo: projekt rzadko sypie się na produkcji. Sypie się wcześniej, przy ustaleniach, których nikt nie chciał robić, bo „przecież się dogadamy".

Rozdział 1. Skąd bierze się chaos we współpracy klienta z agencją?

Polska branża eventowa zaczynała od firmowych wigilii i konferencji w hotelach, gdzie największym wyzwaniem było dopilnowanie, żeby prezes nie przemawiał dłużej, niż bigos jest ciepły. Przez trzydzieści lat rynek zmienił oczekiwania, ale nie zawsze zmienił sposób pracy.

Pięć momentów, które ustawiły ten rynek

• 1989. Powstaje prywatny rynek usług marketingowych, a wraz z nim pierwsze firmy robiące wydarzenia na zlecenie.
• 2004. Wejście do Unii otwiera projekty międzynarodowe i podnosi poprzeczkę produkcyjną.
• 2008. Kryzys finansowy przenosi rozmowę z pomysłu na koszt. Wtedy na dobre pojawia się pytanie o efektywność.
• Media społecznościowe. Zasięg i treść z wydarzenia stają się częścią zamówienia, często bez dodatkowego budżetu.
• Pandemia. Formaty online, odwołania, klauzule siły wyższej. Umowa przestaje być formalnością.

Chaos nie bierze się z braku kompetencji po żadnej ze stron. Bierze się z tego, że obie strony rozmawiają o różnych rzeczach: klient o efekcie, którego jeszcze nie nazwał, agencja o zakresie, który musi wycenić dzisiaj.

Rozdział 2. Dlaczego rozmowa o budżecie przychodzi za późno?

Gala na środku jeziora. Ze sceną, nagłośnieniem i pełną obsługą. Budżet: „taki jak w zeszłym roku, może odrobinę wyższy". W zeszłym roku był grill w parku. Ten scenariusz w różnych wariantach wraca na rynku co sezon.

Problem nie polega na tym, że klient nie zna cen. Polega na tym, że pierwsza rozmowa dotyczy pomysłu, a nie ram. Agencja chce pokazać, że potrafi, więc wycenia wizję. Klient widzi liczbę, której się nie spodziewał, i traci zaufanie do całej oferty.

Trzy rzeczy, które najczęściej rozjeżdżają budżet

• Niedoszacowanie na etapie oferty. Wygrywa wycena optymistyczna, a różnicę i tak ktoś zapłaci później.
• Zmiana zakresu w trakcie. Każde „a dorzućmy jeszcze" ma cenę, tylko rzadko pada ona w tym samym zdaniu.
• Koszty pomijane na starcie. Ubezpieczenia, licencje ZAiKS, ochrona, nadgodziny ekipy technicznej, przestoje.

Z mojego doświadczenia najlepiej działa odwrócenie kolejności. Najpierw widełki i lista tego, co mieści się w nich na pewno. Potem koncepcja. Rozmowa o pieniądzach na początku bywa niewygodna, ale jest tańsza od rozmowy o pieniądzach dwa tygodnie przed wydarzeniem.

Rozdział 3. Ile zmian koncepcji wytrzyma projekt?

Znam projekty, w których motyw przewodni zmieniał się kilka razy, a ostatnia zmiana zapadała w dniu wydarzenia. Z Wenecji na Dziki Zachód, bo „gondole się opatrzyły". Można to opowiadać jako anegdotę. Można też zapytać, dlaczego w ogóle było to możliwe.

Odpowiedź zwykle brzmi tak samo: nikt nie zapisał, co jest ustalone i kiedy przestaje podlegać dyskusji. Zmiana koncepcji tydzień przed eventem to nie kaprys klienta, tylko skutek procesu bez punktu zamknięcia decyzji.

Co ustalić, zanim zaczną się zmiany

• Cel biznesowy w jednym zdaniu. Bez niego każdy pomysł jest tak samo dobry.
• Osoba decyzyjna. Jedna, z nazwiskiem. Nie „zarząd".
• Data zamrożenia koncepcji. Po niej zmiany wchodzą jako aneks z wyceną, nie jako mail o 22:00.
• Zakres podstawowy i zakres życzeniowy. Rozdzielone, żeby było widać, co dokładamy i za ile.

Te cztery pozycje powinny znaleźć się w dobrym briefie eventowym. Jeżeli ich nie ma, agencja pracuje na domysłach, a klient płaci za domysły dwa razy: w wycenie i w poprawkach.

Rozdział 4. Jak zmierzyć coś, czego klient nie potrafi nazwać?

Prośba o wyliczenie zwrotu z inwestycji w integrację potrafi zamienić spotkanie w licytację absurdów. Liczba uśmiechów na minutę brzmi jak żart, ale mówi coś poważnego o rynku: kiedy nikt nie ustalił celu, każdy miernik jest tak samo bezużyteczny.

Dane pokazują, że sytuacja się poprawia, choć powoli. Według raportu Bizzabo State of Events 2026 40% organizatorów nadal ma trudność z udowodnieniem zwrotu z wydarzenia, wobec 70% rok wcześniej. To ciągle ogromna grupa firm wydających realne pieniądze bez odpowiedzi na pytanie, co z nich wyszło.

Cztery poziomy metryk, które warto rozdzielić

• Operacyjne. Frekwencja, trzymanie harmonogramu, sprawność rejestracji.
• Doświadczenia. Satysfakcja, NPS, wykorzystanie stref i formatów.
• Zachowania. Liczba rozmów, zgłoszone inicjatywy, udział w kolejnym etapie po evencie.
• Biznesowe. Leady, szanse sprzedażowe, koszt kontaktu, retencja, liczba aplikacji rekrutacyjnych.

Dwa pierwsze poziomy to metryki ego. Świetnie wyglądają w podsumowaniu i niczego nie dowodzą, jeżeli podaje się je jako wynik. Rozbiłem to na czynniki pierwsze we wpisie o kluczowych KPI i analizie efektywności eventów. Zasada jest prosta: miernik ustala się przed wydarzeniem, razem z osobą, która później będzie z niego rozliczana.

Rozdział 5. Co robić, kiedy plan przestaje działać?

Tutaj kończą się anegdoty. Burza nad plenerem dla pięciuset osób, awaria zasilania, ewakuacja terenu podczas festiwalu. To sytuacje, w których decyzje zapadają w kilka minut i dotyczą bezpieczeństwa ludzi, nie estetyki wydarzenia.

Profesjonalisty nie odróżnia od amatora to, że jednemu nic się nie psuje. Psuje się obu. Odróżnia ich to, co dzieje się w pierwszych trzech minutach po awarii, i to, czy ktokolwiek przećwiczył ten scenariusz wcześniej.

Co musi być ustalone przed wydarzeniem

• Kto podejmuje decyzję o wstrzymaniu i wznowieniu. Jedna osoba po stronie organizatora, jedna po stronie klienta, obie dostępne pod telefonem.
• Scenariusze awaryjne dla najbardziej prawdopodobnych zdarzeń. Pogoda, zasilanie, zdarzenie medyczne, ewakuacja.
• Sposób komunikacji z uczestnikami. Kto mówi ze sceny, jaką treścią i w jakiej kolejności.
• Zakres ubezpieczenia i odpowiedzialności. Ustalony w umowie, nie w rozmowie telefonicznej w trakcie zdarzenia.

Plan awaryjny zapisany w dokumencie, którego nikt nie czytał, jest wart tyle, co jego brak. Przejście scenariuszy z ekipą na miejscu, dzień przed, zajmuje kwadrans i jest najlepiej zainwestowanym kwadransem całego projektu.

Epilog. Co decyduje, że współpraca trwa dłużej niż jeden projekt?

Relacje klient–agencja, które przetrwały kilka lat, nie opierają się na sympatii. Opierają się na przewidywalności: obie strony wiedzą, czego się spodziewać, kiedy coś pójdzie nie tak. A pójdzie.

Zapamiętaj!

• Rozmowa o budżecie na starcie jest tańsza niż ta sama rozmowa dwa tygodnie przed wydarzeniem.
• Zmiany koncepcji biorą się z braku daty zamrożenia decyzji, nie z kaprysu klienta.
• Frekwencja i satysfakcja pozostają metrykami ego, dopóki nie stoi za nimi wskaźnik biznesowy.
• Miernik ustala się przed wydarzeniem, razem z osobą rozliczaną z wyniku.
• Scenariusz kryzysowy działa tylko wtedy, kiedy ktoś przećwiczył go na miejscu.

Wydarzenie, które niczego nie zmienia w organizacji, zostaje kosztem niezależnie od tego, jak dobrze zostało wyprodukowane. Dobra współpraca zaczyna się od pytania, co ma być inaczej w poniedziałek po evencie, a nie od katalogu atrakcji.

Jeżeli szykujesz projekt i chcesz ustawić współpracę z agencją tak, żeby nie skończyła się serią aneksów, zajmuję się organizacją eventów firmowych i biznesowych oraz doradztwem po stronie zamawiającego.

FAQ: współpraca klienta z agencją eventową

Co powinno znaleźć się w briefie dla agencji eventowej?

Cel biznesowy w jednym zdaniu, grupa uczestników, widełki budżetowe, termin, osoba decyzyjna i ograniczenia, o których agencja musi wiedzieć od razu. Bez widełek dostaniesz oferty nieporównywalne, bo każda agencja przyjmie własne założenia.

Ile agencji zapraszać do przetargu?

Trzy do pięciu. Przy większej liczbie tracisz czas na porównywanie, a agencje ograniczają zaangażowanie, bo szansa wygranej robi się zbyt niska. Warto z góry podać kryteria oceny i termin decyzji.

Kto odpowiada za przekroczenie budżetu eventu?

To zależy od źródła przekroczenia. Za błąd w wycenie odpowiada agencja, za zmiany zakresu w trakcie realizacji klient. Dlatego każda zmiana powinna trafiać na piśmie razem z kosztem, jeszcze przed wykonaniem.

Jak rozliczać agencję eventową: prowizja czy fee?

Fee projektowe jest bardziej przejrzyste, bo oddziela wynagrodzenie agencji od kosztów podwykonawców i nie premiuje droższych rozwiązań. Prowizja od budżetu bywa wygodna przy dużych produkcjach, ale wymaga otwartego kosztorysu.

Kiedy zamrozić koncepcję wydarzenia?

Najpóźniej cztery do sześciu tygodni przed datą, przy dużych produkcjach wcześniej. Po tym terminie zmiany wchodzą jako aneks z wyceną i nowym harmonogramem. Bez punktu zamknięcia koncepcja zmienia się do ostatniego dnia.

Jak sprawdzić, czy agencja rozumie mój biznes?

Posłuchaj, o co pyta na pierwszym spotkaniu. Jeżeli pyta wyłącznie o liczbę osób, termin i atrakcje, dostaniesz produkcję. Jeżeli pyta o cel, uczestnika i to, co ma się zmienić po wydarzeniu, rozmawiasz o projektowaniu doświadczenia.

Czy warto pracować z jedną agencją przez lata?

Zwykle tak, o ile utrzymujesz kontrolę nad kosztami i oceniasz efekty każdego projektu osobno. Stała współpraca skraca briefowanie i obniża ryzyko, ale wymaga okresowego porównania stawek z rynkiem.

‍

CSR to koncepcja społecznej odpowiedzialności biznesu, która w środowisku biznesowym zyskuje coraz większe znaczenie – zwłaszcza w przypadku dużych organizacji o zasięgu ogólnokrajowym lub międzynarodowym. Działania CSR mogą nie tylko przynieść szereg korzyści samej firmie, ale też mieć pozytywny wpływ na środowisko czy lokalną społeczność. Dowiedz się, czym jest CSR, na czym polega i co można zyskać, podejmując akcje CSR.

Co to jest CSR? Definicja

CSR (z ang. Corporate Social Responsibility), czyli społeczna odpowiedzialność biznesu, to koncepcja polegająca na stworzeniu strategii zarządzania, w ramach której firma uwzględnia interesy społeczne, aspekty środowiskowe, czy relacje z różnymi interesariuszami. Organizacja społecznie odpowiedzialna, która podejmuje akcje CSR, inwestuje w zasoby ludzkie, ochronę środowiska i relacje z otoczeniem. Co więcej, informuje o swoich działaniach, co przekłada się na wzrost konkurencyjności firmy oraz przyczynia do kształtowania warunków sprzyjających zrównoważonemu rozwojowi społecznemu i ekonomicznemu.

Zgodnie z normą ISO 26000, opublikowaną przez Międzynarodową Organizację Standaryzacyjną w 2010 roku, wyróżnia się 7 głównych obszarów społecznej odpowiedzialności biznesu:

1. ład organizacyjny,
2. prawa człowieka,
3. stosunki pracy,
4. środowisko,
5. sprawiedliwe praktyki rynkowe,
6. relacje z konsumentami,
7. zaangażowanie społeczne.
   
   

Na czym polegają akcje CSR? Przykłady

Akcje CSR podejmowane przez przedsiębiorstwo mogą dotyczyć różnych obszarów społecznej odpowiedzialności biznesu – powinny być bowiem dopasowywane do branży i sposobu funkcjonowania firmy. Ważne jest jednak, by zaplanowana strategia miała jasną i przejrzystą formę oraz uwzględniała zaangażowanie partnerów biznesowych oraz współpracę z lokalnymi organizacjami.

Jakie są najczęściej wykorzystywane narzędzia społecznej odpowiedzialności biznesu? Akcje CSR mogą przybierać różną postać, a mogą to być:

• działania na rzecz lokalnej społeczności – wspieranie lokalnych instytucji, współpraca z lokalnymi organizacjami, organizacja programów dla dzieci i młodzieży czy realizacja inwestycji;
• działania proekologiczne – koncentrujące się na ochronie środowiska i minimalizowaniu szkodliwego wpływu na środowisko. Działania te mogą obejmować zrównoważone zarządzanie surowcami, segregację odpadów, edukację ekologiczną czy wprowadzanie na rynek ekologicznych produktów i usług;
• kampanie społeczne – zwykle realizowane przy wsparciu środków masowego przekazu mają za zadanie wpływać na postawy społeczeństwa. Kampanie mogą dotyczyć pomocy potrzebującym (ludziom, grupom społecznym, zwierzętom) lub poprzez edukację zwiększać świadomość społeczną na określony temat;
• akcje charytatywne i wolontariat – mogą polegać na organizacji zbiórek rzeczowych lub pieniężnych na określony cel bądź dobrowolnej pracy na rzecz lokalnych instytucji, fundacji czy organizacji;
• programy dla pracowników – inwestycja w rozwój pracowników, organizacja kursów i szkoleń mających na celu wzrost kwalifikacji, realizacja programów integracyjnych;
• raporty społeczne – mogą służyć do prezentacji sposobu, w jaki zarządzane jest przedsiębiorstwo i realizowane są działania z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu. Raport powinien uwzględniać interesy i odpowiadać na potrzeby różnych grup interesariuszy, którymi mogą być dostawcy, klienci czy pracownicy;
• systemy zarządzania – może to być system zarządzania jakością (Quality Management System ISO 9000), system zarządzania środowiskowego (Environmental Management System ISO 14000) czy system zarządzania odpowiedzialnością społeczną (Social Accountability SA 8000);
• zarządzanie i optymalizacja łańcuchów dostaw – wprowadzenie zasad społecznej odpowiedzialności biznesu na każdym etapie łańcucha dostaw;
• znakowanie produktów – znakowanie ekologiczne i społeczne, informujące końcowych odbiorców zarówno o składzie danego produktu, jak i wszelkich aspektach ekologicznych i społecznych oraz jego wpływie na środowisko i zdrowie. Dzięki temu konsumenci mogą podejmować bardziej świadome decyzje zakupowe.

Co może zyskać Twoja firma poprzez angażowanie się w akcje CSR?

Wprowadzenie akcji CSR do polityki firmowej może nieść ze sobą liczne korzyści dla przedsiębiorstwa, takich jak:

• budowanie wizerunku firmy – organizacja akcji CSR, troska o środowisko czy uczestnictwo w programach i kampaniach społecznych wspierają kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach klientów, kontrahentów i pracowników;
• wzrost konkurencyjności firmy – dla określonej grupy konsumentów akcje CSR i podejmowanie działań z obszarów społecznej odpowiedzialności biznesu może istotnie wpływać na decyzje zakupowe;
• zwiększanie lojalności wśród klientów i interesariuszy – konsumenci i kontrahenci mogą odczuwać większy sentyment do marek, których działania wspierają środowisko naturalne czy lokalne społeczności;
• wzrost poziomu kultury organizacyjnej firmy – akcje CSR mogą przyczynić się do postrzegania firmy jako bardziej odpowiedzialnej i godnej zaufania;
• nawiązywanie relacji biznesowych – inicjatywy proekologiczne i społeczne mogą wspierać pozyskiwanie nowych partnerów biznesowych o podobnych wartościach.

Ciekawe akcje CSR w Polsce – jak to robią inne firmy?

Społeczna odpowiedzialność biznesu zyskuje coraz większe znaczenie również z uwagi na wzrost świadomości społecznej. Przykładem akcji CSR mogą być działania Funduszu Żubra, który został powołany przez markę Żubr należącą do Kompanii Piwowarskiej. Jak można przeczytać na stronie, misją Funduszu Żubra jest zachować to, co w dzikiej przyrodzie najcenniejsze i budować świadomość, jak ważna jest ochrona jej bogactwa. W ramach prowadzonych akcji Fundusz Żubra skupia się na ochronie najcenniejszych pod względem naturalnym obszarów Polski, na których żyją zagrożone wyginięciem gatunki zwierząt, oraz współpracuje z parkami narodowymi i organizacjami pożytku publicznego.

Źródło: https://funduszzubra.pl/nasza-dzialalnosc

Przykładem akcji CSR realizowanych zarówno na skalę ogólnopolską, jak i lokalną, mogą być natomiast działania wrocławskiego centrum handlowego Wroclavia. W ramach społecznej odpowiedzialności biznesu centrum wprowadza ekologiczne rozwiązania, organizuje lub bierze udział w akcjach społecznych oraz edukuje klientów w zakresie podejmowania mądrych decyzji zakupowych.

Źródło: https://www.westfield.com/poland/wroclavia/csr

I choć są to duże brandy, akcje CSR mogą przynieść liczne korzyści także mniejszym organizacjom, wspierając budowanie pozytywnego wizerunku zarówno wśród klientów, jak i pracowników, zwiększając lojalność konsumentów oraz przynosząc ogrom osobistej satysfakcji.

Pandemia, jak nic innego nauczyła nas organizować eventy online, także te niecodzienne, jak chociażby firmową Wigilię. Co wiemy dzisiaj na temat świątecznych form zdalnych? Czy warto organizować Wigilię pracowniczą, jeśli nie możemy spotkać się stacjonarnie? Przeczytaj o konkretnych pomysłach na pandemiczne Święta w pracy i wnioskach zbieranych przez prawie dwa lata – ta wiedza może Ci się jeszcze przydać!

Wigilia w Twojej firmie? Bądź gotów na organizacyjne zmiany!

Chociaż mogłoby się wydawać, że powoli zapominamy o maseczkach, dezynfekcji i codziennej liczbie zachorowań, nie mamy pewności, czy i tej zimy SARS-COV-2 nie nawiedzi kolejny raz naszego miejsca pracy. Wyobraź sobie sytuację, w której przygotowujesz firmową Wigilię – kolację w biurze z licznymi atrakcjami. Kilka dni przed wydarzeniem okazuje się, że spora część zespołów została wysłana na kwarantannę – właśnie ze względu na liczne zachorowania pracowników na COVID-19. W takim wypadku masz kilka możliwości – zaprosić na wydarzenie jedynie w pełni zdrowych pracowników (najlepiej, gdyby wykonali test przed przybyciem), odwołać całkowicie tegoroczne spotkanie, przesunąć je na inny termin lub… zorganizować tę imprezę zdalnie! Ta ostatnia opcja wiąże się z organizacyjnymi wyzwaniami, które jednak nie są nie do ogarnięcia. Twój plan B może być oparty na doświadczeniach innych. Wykorzystaj sprawdzone pomysły z poprzednich lat i przygotuj wyjątkową Wigilię, na którą nie trzeba będzie wychodzić z domu!

Pomysły na wirtualną Wigilię firmową

Przywykliśmy do wideokonferencji, więc zdalne połączenie się na wigilijne spotkanie nie powinno stanowić dla nikogo większego problemu. Złożenie życzeń i uroczyste podsumowanie roku może jednak nie wystarczyć, by wszyscy z zadowoleniem wyłączyli komputery i wrócili do przygotowań do Świąt w domu… Co w takim razie możesz zorganizować w ramach wirtualnej Wigilii firmowej?

• przesyłkę świątecznych upominków, która trafi wcześniej do domów pracowników. Dobrze, gdyby prezenty były w miarę możliwości spersonalizowane. Na spotkaniu możesz poprosić o otwarcie paczek i podzielenie się wrażeniami. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie firmowego gadżetu ze świątecznym motywem, na przykład bluz lub kubków z Waszym logiem w wersji bożonarodzeniowej.
• warsztaty online uzupełniające spotkanie o niestandardową atrakcję. Dzisiaj już wiemy, że wiele aktywności jesteśmy w stanie przenieść na spotkanie zdalne. Potrzebujemy tylko pomysłu na to, czego chcemy się nauczyć (mamy szeroki wybór: od warsztatów barmańskich, przez gotowanie, po świąteczne stroiki czy komponowanie własnych zapachów) i charyzmatycznego prowadzącego, który zaktywizuje uczestników po drugiej stronie ekranu. Pamiętaj, że materiały do warsztatów muszą do wszystkich dotrzeć odpowiednio wcześnie!
• nagranie świątecznego teledysku, czyli integracja i pamiątka na długie lata. Do tego zadania warto przygotować się z wyprzedzeniem, by rozdzielić zadania, ustalić scenariusz i wybrać świąteczną piosenkę, która spodoba się wszystkim!
• teleturniej online i inne formy grywalizacji – teambuilding w wersji świątecznej. Rywalizacja pobudzi do większego zaangażowania podczas Wigilii. Możesz podzielić uczestników na zespoły, w których pracują na co dzień albo wręcz przeciwnie – zaproponować mieszane składy. Dzięki możliwości tworzeniu pokoi w ramach spotkań online uczestnicy mogą wykonywać przeróżne zadania w małych grupach, a następnie na forum dzielić się rezultatami.

Bez względu na to, jaka sytuacja spotka Cię jako organizatora firmowej Wigilii, nie warto całkowicie z niej rezygnować. Jeśli nie masz czasu na przygotowanie atrakcji online, ogranicz spotkanie do złożenia życzeń przez zarząd i drobnego upominku (nawet w formie vouchera dostarczonego online) – pracownicy na pewno docenią ten gest.

Wigilia w czasach ograniczeń. Jak świętować bezpiecznie?

Decyzja o zorganizowaniu Wigilii w formie stacjonarnej nie oznacza skreślenia zasad dotyczących pandemicznych obostrzeń. Nie chcemy w końcu, by wszyscy goście naszej imprezy się rozchorowali i Święta spędzili w łóżkach. Niestety – w dzisiejszych czasach zorganizowanie eventu dla wielu osób niesie za sobą takie ryzyko. Dlatego przed startem świątecznego spotkania:

• zadbaj o odpowiednią ilość płynu dezynfekującego i dostęp do dozowników,
• postaw na przekąski, które nie wymagają dotykania przez gości wspólnych sztućców, czyli tzw. fingerfoods czy małe deserki,
• możesz umożliwić pracownikom wykonanie testu na COVID-19 przed przyjazdem na spotkanie,
• nie zapomnij o odpowiedniej wentylacji i wietrzeniu pomieszczenia, w którym odbywa się impreza.

Choć pandemiczne obostrzenia bywają zmorą każdego event managera, pozwalają także wyzwolić w nas kreatywność. Być może w tym roku nie uda się odśpiewać wspólnie kolędy przy stole, ale za to odkryjecie nowe talenty w ramach świątecznego projektu online? Magia Świąt jest przecież nieograniczona! 😉

Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że pomysł zorganizowania świątecznego eventu w siedzibie firmy nie spotka się z natychmiastowym entuzjazmem ze strony pracowników. Sprawdź, co możesz zrobić, by przygotować Wigilię w biurze, która będzie wspominana przez cały następny rok – oczywiście w samych superlatywach!

Dlaczego nie lubimy imprez w biurze?

Wigilia pracownicza ma być ważnym wydarzeniem, kojarzącym się z ciepłą atmosferą i dobrą zabawą – miłym i nieformalnym spotkaniem z ludźmi, z którymi na co dzień pracujemy. No właśnie – „na co dzień pracujemy”! Niechęć do pójścia na taką imprezę w firmie może wynikać z potrzeby zmiany otoczenia – właśnie ze względu na tę wyjątkową okazję. Surowe biuro przypomina o obowiązkach, niezamkniętych taskach i konieczności powrotu do niego rano.Jeśli dotychczas przyzwyczailiśmy naszych pracowników do wystawnych grudniowych przyjęć w restauracji bądź „Christmas Party” w klubie, pomysł na tegoroczną Wigilię w siedzibie firmy wydaje się co najmniej dziwny. Koncepcja takiego świętowania może kojarzyć się ze sporym obcięciem kosztów i zorganizowaniem tego wydarzenia o wiele skromniej, niż w poprzednich latach. Do tego dochodzi obawa, że biurze nie poczujemy swobodnie, impreza skończy się szybko, a całe spotkanie zostanie zapamiętane jako sztywne i nudne… Brzmi jak katastrofa? To będzie katastrofa! Chyba, że podejdziemy do tego tematu kreatywnie, z pomysłem i… otwartą głową!

Niezapomniana Wigilia w biurze – to się uda!

W biurze nie musi znaczyć „nudniej”, „gorzej” czy „skromniej”. To głównie od Ciebie – organizatora – zależy, jak finalnie będzie. Być może okaże się, że Wigilia w firmie będzie o wiele bardziej udana niż te poprzednie – w lokalach czy barach. W końcu na udany event wpływa o wiele więcej czynników niż samo miejsce wydarzenia. Liczy się forma spotkania, atrakcje i atmosfera. A atmosferę tworzą ludzie – i o nich i ich komfort warto zadbać na samym początku organizowania firmowej Wigilii. Przede wszystkim spraw, by ten event był dostosowany do potrzeb i oczekiwań odbiorców – pracowników. Z wyprzedzeniem poinformuj o dacie i miejscu spotkania. Pamiętaj, że w okresie przedświątecznym wiele osób decyduje się na urlop, więc, jeśli jest to możliwe, termin powinien być ustalony odpowiednio wcześnie i wspólnie. Zapytaj swoich współpracowników o to, jaki charakter powinien obrać ten event – co podobało im się najbardziej w zeszłym roku, a z czego woleliby zrezygnować. Umiejętność uważnego słuchania jest na tym etapie niezwykle przydatna!

Jak zorganizować świąteczne spotkanie w siedzibie firmy? – praktyczne wskazówki

Jeśli wiesz już kiedy organizujesz Wigilię, nadszedł czas na zajęcie się tym, nieco problematycznym czynnikiem, jakim jest miejsce. Zweryfikuj, która przestrzeń biurowa sprawdzi się w ramach tego eventu najlepiej. Czy Twoi pracownicy będą czuli się dobrze w sali konferencyjnej, która kojarzy się ze szkoleniami i spotkaniami zespołów? Co możesz zrobić, by zmienić jej formalny wygląd? Choinka? Ozdoby? A może by tak na czas Wigilii schować gdzieś wszystkie sprzęty elektroniczne i inne, kojarzące się z pracą? Sprawdź, jakie masz możliwości, by biuro na ten jeden dzień zmieniło swój charakter! Pamiętaj również, że przygotowania do Świąt możesz zacząć o wiele wcześniej. Wieniec bożonarodzeniowy na drzwiach, lampki na open spacie czy kreatywne wykorzystanie kalendarza adwentowego to małe akcenty, które budują klimat jeszcze przed samą Wigilią. Kolejny krok to ustalenie dress codu, który także zbuduje atmosferę tego spotkania. W tym temacie również mamy pewną swobodę – w końcu nie wychodzimy nigdzie na zewnątrz. Możesz na przykład zaproponować konkurs na najbrzydszy świąteczny sweter. Jeśli pracownicy zwykle ubierają się bardzo formalnie, ich kiczowate, świecące czy kolorowe przebrania zostaną na pewno na długo zapamiętane! Możesz oczywiście z dress codu zrezygnować, albo – jak niemalże wszystko – skonsultować ten pomysł z zespołem!Dalej czeka Cię zamówienie cateringu, zadbanie o odpowiednią liczbę krzeseł przy stołach i… zaplanowanie atrakcji! Spotkanie w biurze może przybrać najróżniejsze formy, do których możesz dobierać pasujące aktywności. Uroczysta kolacja z dzieleniem się opłatkiem czy event dla całych rodzin ze Świętym Mikołajem w roli wodzireja to nie wszystko, co jesteś w stanie zaproponować swojej firmie w ten wyjątkowy dzień!

Pomysły na atrakcje podczas Wigilii w biurze

Jeśli podstawowe sprawy są zapięte na ostatni guzik, warto zająć się dopieszczaniem naszego eventu i wprowadzeniem elementów, które zachwycą nawet firmowego „Grincha”. Tak naprawdę niewiele nas ogranicza, a każdy pomysł na atrakcyjną Wigilię firmową dostosowujemy do warunków biurowych. Co można zorganizować w ramach firmowych Świąt?

• Warsztaty: zdobienia bombek, robienia świątecznych kartek, girland albo… kulinarne (nie tylko z dekorowania pierników!), barmańskie czy z tworzenia własnych kompozycji zapachowych. Jeśli tylko mamy na to przestrzeń w biurze, możemy zaprosić prowadzącego – specjalistę, którego praca uzupełni nasz event o naukę czegoś nowego. Pamiętajmy – udział we wspólnych aktywnościach bardzo spaja grupę!
• Świąteczne karaoke, do którego nie potrzebujemy nic oprócz rzutnika, głośników i ekranu. Odpalamy „All I want for Christmas is you” i inne grudniowe hity w wersji do śpiewania i czekamy na pierwszych śmiałków!
• Przyznawanie nagród. Wigilię możemy połączyć z podsumowaniem roku, nawet w formie zabawnego plebiscytu. Świąteczna atmosfera sprzyja szczerym podziękowaniom za zasługi dla firmy bądź rozwój pracownika.
• Różne formy grywalizacji: test wiedzy na temat świątecznych zwyczajów, bożonarodzeniowe kalambury, szukanie ukrytych prezentów czy (dla odważnych!) escape room zaaranżowany w biurze. Takie gry sprawdzają się najlepiej, jeśli odbywają się w drużynach – nic tak nie rozgrzewa atmosfery jak zdrowa rywalizacja!
• Testowanie kulinarnych zdolności pracowników. Organizacja spotkania w biurze pozwala nam na to, by na stole pojawiły się nie tylko posiłki w ramach cateringu, ale i przysmaki czy wypieki przyniesione przez pracowników. Pozostaje jedynie czekać, aż zaczną się dyskusje, które z dwunastu wigilijnych potraw to „must have” w rodzinach pracowników i jak w końcu robi się te makiełki!
• Fotobudkę z firmowymi – świątecznymi gadżetami. Warto przy niej zamieścić zachętę, by uczestnicy spotkania dzielili się w mediach społecznościowych zdjęciami z Wigilii. W taki sposób możemy pozytywnie wpłynąć na wizerunek przedsiębiorstwa jako pracodawcy!

Warto także pamiętać o tym, że imprezę zawsze można przenieść do baru i after party spędzić już w mniej oficjalnym klimacie.

Wigilia w biurze - dlaczego warto?

Choć zorganizowanie świątecznego spotkania w siedzibie firmy wiąże się z wyzwaniami, jest szansa, że przyniesie wiele korzyści. Może dzięki temu jednemu, wspólnemu wieczorowi w biurze zbudujemy w naszym zespole relacje, które będą owocowały podczas przyszłych zadań i projektów? Skoro w biurze możemy dobrze się bawić i spędzać wartościowo czas, to może uda się tę energię i flow przenieść na spotkania biznesowe? Poza tym, Wigilia w biurze to:

• oszczędność pieniędzy na wynajmie sali, lokalu czy restauracji na wyłączność,
• brak ograniczenia czasowego (możemy zacząć i skończyć imprezę, o której chcemy),
• możliwość swobodnej aranżacji biura na potrzeby imprezy i atrakcji,
• przygotowania bez presji czasowej (np. możemy w dowolnym czasie dekorować salę czy schować prezenty do zaplanowanej gry).

After party i wskazówki na przyszły rok

Oczywiście – zorganizowanie świątecznego spotkania w biurze może nieść za sobą pewne logistyczne wyzwania. Okazuje się jednak, że nie wymaga ogromnego nakładu pracy. Jeśli w odpowiednim terminie zaplanujemy wydarzenie na podstawie potrzeb i oczekiwań gości, to sama organizacja może być dla nas czystą przyjemnością!A co po Wigilii? Zanim wszyscy odpłyną już myślami do zadań na nowy rok, warto naszą imprezę zewaluować. Zebrane opinie pozwolą na organizację lepszej imprezy w przyszłości. Czy kolejny raz w biurze? To się okaże po wrażeniach uczestników! Powodzenia!