Event Marketing Institute Sp. z o.o.
Iwonicka 3, 60-473 Poznań
NIP 7812066079
REGON 527890052
KRS 0001090243
REGON 527890052
KRS 0001090243
© 2024 Kalewski copy
Z tego artykułu dowiesz się: jak wygląda polski rynek konferencji w liczbach i dlaczego prawie siedem na dziesięć z nich mieści się w jednym dniu, co badania nad uwagą słuchacza naprawdę pokazały i dlaczego popularna reguła dziesięciu minut nie ma w nich oparcia, dlaczego dokładanie prelegentów nie rozwiązuje problemu treści, jak rozłożyć jeden dzień na bloki i przerwy oraz co policzyć po wydarzeniu, żeby wiedzieć, które wystąpienie zadziałało.
W skrócie: Program konferencji rozstrzyga się w decyzjach o tym, czego na nim nie będzie. Dane Polskiej Organizacji Turystycznej pokazują, że blisko siedemdziesiąt procent konferencji w Polsce trwa jeden dzień. W takim dniu mieści się sześć, może siedem sensownych wystąpień. Dokładanie kolejnych nazwisk zwiększa liczbę slotów, nie ilość treści, którą uczestnik wyniesie z sali.
Dwie sale tego samego dnia. W pierwszej cztery ścieżki równoległe, dwadzieścia osiem wystąpień, program wydrukowany petitem, bo inaczej się nie mieścił. O czternastej trzydzieści połowa uczestników siedzi w holu przy kawie i już tam zostaje.
W drugiej jedna sala, sześć wystąpień, dwie długie przerwy wpisane do agendy na równi z prelekcjami. O szesnastej sala jest pełna, bo nie było momentu, w którym wyjście na korytarz wydawało się lepszym pomysłem niż zostanie.
Różnica nie polega na budżecie ani na sile nazwisk. Polega na tym, że ktoś w drugim przypadku policzył, ile treści człowiek jest w stanie przyjąć w ciągu jednego dnia, i zaprojektował program pod tę liczbę. Jak poskładać całe wydarzenie od strony organizacyjnej, opisuję w tekście o tym, jak zorganizować konferencję. Tu zajmuję się wyłącznie programem.
Polska Organizacja Turystyczna publikuje co roku raport „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce". Edycja z dwa tysiące dwudziestego piątego roku, opisująca rok dwa tysiące dwudziesty czwarty, obejmuje spotkania od pięćdziesięciu uczestników w górę, zebrane w czternastu miastach i regionach.
Cztery liczby, które zmieniają myślenie o programie:
Ostatnia liczba jest ciekawa z innego powodu niż program. Pokazuje, że format o najdłuższym średnim czasie trwania, bo targi mają trzy koma cztery dnia, przyciąga nieproporcjonalnie dużo ludzi. Konferencje działają odwrotnie: jest ich dużo, są krótkie i konkurują o ten sam jeden dzień z kalendarza uczestnika.
To jest realne ograniczenie projektowe. Nie planujecie trzydniowego kongresu, tylko jeden dzień, z którego uczestnik odlicza dojazd, rejestrację, lunch i powrót. Zostaje pięć, może sześć godzin, w których cokolwiek może się wydarzyć.
Na każdej drugiej prezentacji o programie pojawia się zdanie, że uwaga słuchacza kończy się po dziesięciu albo piętnastu minutach. Bywa podawane jako fakt, z którego wyprowadza się konkretną rekomendację: skracajcie wystąpienia.
Karen Wilson i James Korn w artykule „Attention During Lectures: Beyond Ten Minutes", opublikowanym w Teaching of Psychology w dwa tysiące siódmym roku, przejrzeli badania, na które ta reguła się powołuje. Wniosek był taki, że dowody na granicę dziesięciu do piętnastu minut są słabe. Nolan Bradbury wrócił do tego w Advances in Physiology Education w dwa tysiące szesnastym roku i nazwał tę regułę powtarzaną mantrą bez oparcia w danych.
Co pokazało badanie, które faktycznie mierzyło uwagę? Diane Bunce, Elizabeth Flens i Kelly Neiles opisały w Journal of Chemical Education w dwa tysiące dziesiątym roku eksperyment ze studentami trzech poziomów chemii ogólnej, którzy pilotami do głosowania zgłaszali własne spadki uwagi w czasie rzeczywistym.
Trzy ustalenia z tego badania:
To przestawia całą rekomendację. Nie chodzi o to, żeby wystąpienie trwało dwanaście minut zamiast czterdziestu. Chodzi o to, żeby w ciągu tych czterdziestu minut zmieniła się forma pracy sali. Uczciwie dodam, że oba badania dotyczyły studentów na zajęciach, nie uczestników konferencji branżowej. Mechanizm jest podobny, ale to nie jest dowód wprost.
Bo problem, który rozwiązuje, jest inny. Dokładanie prelegentów rozwiązuje problem pustych slotów w agendzie i problem relacji z partnerami, którzy chcą swoje wystąpienie. To są prawdziwe problemy, tylko nie ten, o którym mówi organizator, kiedy tłumaczy, że „program musi być bogaty".
Widzę trzy koszty, które płaci się za każdy dodany punkt programu, i rzadko są policzone.
Co się dzieje, kiedy program rośnie:
Ostatni punkt najbardziej boli finansowo, a najtrudniej go zauważyć w danym roku. Widać go dopiero przy drugiej albo trzeciej edycji, kiedy trzeba odpowiedzieć na pytanie, po co ktoś miałby przyjechać znowu.
Punktem wyjścia nie jest lista nazwisk, tylko lista rzeczy, z którymi uczestnik ma wyjść. Trzy sztuki, nie dziesięć. Dopiero potem szuka się ludzi, którzy potrafią je przekazać.
Praktyczny układ, który sprawdza się w jednodniowym wydarzeniu, wygląda mniej więcej tak.
Pięć decyzji o strukturze dnia:
Ten układ daje sześć wystąpień plus jeden format interaktywny. Mniej niż w typowym programie i więcej treści, która zostaje, bo każde wystąpienie ma czas na tezę i na dowód. O tym, jak dobierać ludzi do tych slotów i czego od nich wymagać, piszę osobno.
Przerwa jest jedynym momentem programu, w którym uczestnik robi to, po co w większości przyjechał, czyli rozmawia z innymi uczestnikami. Traktowanie jej jako straty czasu jest najdroższym błędem w projektowaniu agendy.
Trzy rzeczy działają. Pierwsza: przerwa musi być dłuższa niż kolejka do kawy, czyli minimum dwadzieścia pięć minut przy stu osobach. Druga: przestrzeń przerwy musi mieć powody do zatrzymania się w konkretnych miejscach, bo ludzie nie zaczynają rozmów w pustym holu. Trzecia: część rozmów trzeba zaaranżować, zamiast liczyć, że się wydarzą. Rozpisuję to w tekście o tym, jak zaprojektować networking na wydarzeniu.
Mają sens, kiedy grupy uczestników różnią się rolą albo poziomem zaawansowania na tyle, że ta sama treść nie może być dobra dla obu. Konferencja, na którą przyjeżdżają jednocześnie dyrektorzy i specjaliści, ma realny powód do rozdzielenia sal.
Nie mają sensu, kiedy powodem jest liczba zgłoszeń od prelegentów albo zobowiązania wobec partnerów. Wtedy ścieżka jest sposobem na zmieszczenie wszystkich, nie na obsłużenie różnych potrzeb, a uczestnik płaci za to wyborem, którego nie chciał dokonywać.
Praktyczna granica: przy mniej niż dwustu uczestnikach dwie ścieżki oznaczają dwie półpuste sale i prelegenta, który mówi do trzydziestu osób w sali na sto pięćdziesiąt. Efekt na zdjęciach i w nastroju sali jest gorszy niż jakakolwiek korzyść z wyboru.
Ocena ogólna wydarzenia w ankiecie nie mówi nic o programie, bo miesza jedzenie, salę, dojazd i treść. Potrzebne są dane rozdzielone na punkty agendy.
Cztery pomiary, które zmieniają program w przyszłym roku:
Ostatni wskaźnik jest najbliżej pieniędzy i najrzadziej liczony. Szerzej o tym, co mierzyć po wydarzeniu, piszę w materiale o ewaluacji eventu firmowego.
Spodziewam się, że jednodniowe konferencje będą się skracać w liczbie punktów programu, a nie w liczbie godzin. Dwa argumenty za. Pierwszy: nagranie z wystąpienia jest dziś dostępne za darmo w kilkunastu miejscach, więc wartość siedzenia na sali przesuwa się w stronę tego, czego nie da się odtworzyć, czyli rozmowy. Drugi: dane o uwadze pokazują, że działa zmiana formy pracy, a każda zmiana formy kosztuje czas, którego w gęstym programie nie ma.
Argument przeciw jest handlowy. Bogaty program łatwiej sprzedać partnerowi i łatwiej pokazać w materiałach promocyjnych, bo liczba prelegentów jest widoczna, a jakość rozmowy w przerwie nie. Dopóki bilety i pakiety sprzedaje się obietnicą objętości, część organizatorów będzie wybierać dwadzieścia osiem wystąpień.
Sześć do siedmiu, licząc razem z otwarciem i zamknięciem. Dzień konferencyjny daje realnie pięć do sześciu godzin po odliczeniu rejestracji, lunchu i przerw. Przy dwudziestu pięciu minutach na wystąpienie i pytaniach na koniec bloku to jest granica, za którą program zaczyna zjadać czas potrzebny uczestnikowi na przetworzenie treści.
Dwadzieścia pięć do czterdziestu minut, zależnie od miejsca w programie. Popularna rekomendacja skracania wszystkiego do kilkunastu minut opiera się na regule, która nie ma potwierdzenia w badaniach. Skuteczniejsze jest pilnowanie, żeby w ciągu wystąpienia zmieniła się forma pracy sali, na przykład przez pytanie do uczestników albo pokazanie czegoś na żywo.
Jest dobry wtedy, kiedy paneliści się różnią i moderator to wykorzystuje. Panel czterech osób, które się zgadzają, jest czterema krótkimi wystąpieniami ustawionymi w rzędzie i sala to wyczuwa w ciągu pięciu minut. Dobry panel wymaga pracy przed wydarzeniem, czyli rozmowy z każdym panelistą osobno i ustalenia, gdzie przebiega spór.
Przy mniej niż dwustu uczestnikach zwykle nie. Dwie ścieżki oznaczają wtedy dwie półpuste sale i prelegenta mówiącego do garstki osób. Powyżej tej skali wybór ma sens, jeśli różni się rola albo poziom zaawansowania grup, a nie jeśli chodzi o zmieszczenie większej liczby wystąpień.
Otwarcie i jedno rozpoznawalne nazwisko powinny być gotowe na start sprzedaży, reszta może dochodzić. Uczestnik kupujący wcześnie kupuje obietnicę tematu, nie pełną listę. Warunek jest jeden: obietnica musi być na tyle konkretna, żeby dało się ją sprawdzić, kiedy program się dopełni.
Dać mu format, który sala przyjmie, czyli case z liczbami albo rozmowę z jego klientem, zamiast prezentacji o firmie. Wpisanie do agendy wystąpienia sprzedażowego kosztuje więcej niż pakiet partnerski jest wart, bo obniża ocenę całego dnia. Alternatywą jest osobny format poza główną salą, na przykład sesja warsztatowa dla chętnych.
Licząc obsadzenie sali co godzinę i pytając o pojedyncze wystąpienia zaraz po bloku, nie w ankiecie trzy dni później. Dobrym uzupełnieniem jest jedno pytanie otwarte o to, co uczestnik zamierza zrobić inaczej po powrocie do pracy. Odpowiedzi na nie pokazują, które punkty programu przeszły dalej niż do notatnika.
Świadomie nie podaję liczby mówiącej o spadku uwagi po dziesięciu minutach, mimo że pojawia się w większości materiałów o programie. Trzy przytoczone wyżej publikacje pokazują, że nie ma ona umocowania w danych, na które się powołuje.
Wypiszcie trzy rzeczy, z którymi uczestnik ma wyjść z sali. Jeśli któregoś punktu programu nie da się przypisać do żadnej z nich, ten punkt jest w agendzie dlatego, że ktoś go zaproponował, a nie dlatego, że jest potrzebny.
Układacie program konferencji i nie wiecie, ile punktów jest za dużo? Napiszcie, ilu spodziewacie się uczestników i kim oni są, a powiem, jak rozłożyć dzień i gdzie zostawić miejsce na rozmowy. Jeśli wydarzenie ma też przynieść kontakty handlowe, zacznijcie od tekstu o tym, jak zamienić event w leady, a proces zapisu rozpiszcie według materiału o rejestracji na wydarzenie.
Dołącz do społeczności świadomych marketerów i otrzymaj pakiet bonusów za darmo! 🎉 Co 2 tygodnie wyślemy Ci też newsletter pełen konkretnych inspiracji z obszaru marketingu doświadczeń.