Blog

Ewaluacja eventu firmowego: jak mierzyć sukces i zbierać feedback

Najważniejsze tezy: Ocena wydarzenia zapada na etapie briefu: wskaźnik, którego nie ustalono przed wysyłką zaproszeń, po wydarzeniu da się już tylko zgadywać. Ankieta satysfakcji odpowiada na pytanie, jak było, a zarząd trzy miesiące później pyta, co z tego wynikło.
  • Wskaźniki ustalane przed wysłaniem zaproszeń
  • Moment wysyłki ankiety i jej długość
  • Pytania mierzące cel zamiast cateringu
  • Analiza wyników prowadząca do wniosków
  • Zawartość raportu poeventowego

Najtrudniejsze pytanie po evencie nie brzmi „jak było”. Brzmi „i co z tego”. Pierwsze pada w poniedziałek na korytarzu, drugie na spotkaniu budżetowym trzy miesiące później. I to na to drugie trzeba mieć gotową odpowiedź.

Zadowolenie uczestników z jedzenia, scenografii i muzyki to standard poprawnej produkcji, a nie wynik biznesowy. Event biznesowy, który niczego nie zmienia w organizacji, zostaje kosztem. Przy każdym budżecie. Ewaluacja domyka cykl projektowy: broni wydanych pieniędzy przed zarządem i daje twardy materiał pod kolejną edycję.

Uczestnicy wydarzenia firmowego przy stołach podczas części scenicznej

Dlaczego ewaluacja eventu zaczyna się na etapie briefu?

Proces oceny startuje przy tworzeniu briefu eventowego, a nie po demontażu sceny. Nie da się obiektywnie ocenić wydarzenia, jeżeli nikt nie zapisał, jaką zmianę biznesową miało wywołać. Cel operacyjny. Leady, edukacja sieci partnerskiej, employer branding. Decyduje o tym, czym w ogóle mierzysz efekt.

Jeśli nie potrafisz wskazać jednego głównego celu biznesowego wydarzenia, jest za wcześnie na rozmowę o ankietach. Cofnij się do strategii.

Twarde dane, czyli co realnie zmieniło się w firmie

Miękkie dane, czyli jak poszła produkcja

Frekwencja i uśmiechy w kuluarach to metryki operacyjne. Mówią, że produkcja była sprawna i goście się dobrze czuli. Nie zastępują dowodu na wynik biznesowy. Rozbicie samych wskaźników na czynniki pierwsze opisałem we wpisie o KPI i metodach analizy efektywności eventów.

Jak zbierać feedback po evencie, żeby ktoś go w ogóle wypełnił?

Wskaźnik odpowiedzi zależy od dwóch rzeczy: narzędzia dopasowanego do momentu i wyczucia w liczbie wysyłek. Ankieta rozesłana trzy razy do tej samej grupy nie zbiera danych, tylko buduje odruch kasowania wiadomości.

Narzędzie do momentu

Moment wysyłki

Właściwy przedział to 24-48 godzin od zakończenia wydarzenia. Emocje zdążą opaść, a pamięć o detalach merytorycznych i organizacyjnych jest jeszcze żywa. Przypomnienie wysyłaj po 3-4 dniach, jedno. Zachętą niech będzie dostęp do prezentacji albo nagrań, a nie los na loterię. Chcesz odpowiedzi od osób, którym zależy na treści.

Jedno z pytań warto poświęcić relacjom: z iloma osobami spoza swojego działu uczestnik rozmawiał dłużej niż pięć minut. Dlaczego to ważniejsze niż ocena programu, rozpisałem w tekście o tym, dlaczego firmowe eventy nie budują relacji.

Jak zbudować ankietę po evencie, która mierzy cel, a nie catering?

Zbyt długi formularz zniechęca, zbyt krótki nie daje materiału do analizy. Dobra ankieta trzyma się ośmiu do dwunastu pytań i łączy pytania zamknięte, dające dane porównywalne, z otwartymi, które są głównym źródłem cytatów i pomysłów. Sprawdzaj trzy obszary: merytorykę, logistykę i lojalność.

Pytania, które zwykle wystarczają

Uczestnik może wysoko ocenić catering i nie zapamiętać głównego komunikatu marki. Ankieta satysfakcji to początek analizy, nie jej koniec.
Zespół omówiający wykresy z ankiety po evencie na ekranie w sali konferencyjnej

Jak przeanalizować wyniki, żeby wyszły z nich wnioski?

Sedno ewaluacji to zestawianie danych z różnych źródeł, a nie liczenie średniej z ankiety. Zderz wyniki formularzy ze statystykami z bramek wejściowych i ze spływającymi leadami. Dopiero wtedy widać zależności.

Sprawdź, dlaczego świetnie oceniony prelegent nie przełożył się na zainteresowanie produktem. Zobacz, w jakim stopniu długa kolejka do rejestracji zaniżyła ocenę dobrego programu merytorycznego. To są pytania, na które warto znać odpowiedź, zanim zaczniesz planować kolejny rok.

Trzy perspektywy, z których trzeba spojrzeć

Organizator analizujący dane i notatki z wydarzenia przy laptopie

Przy targach i konferencjach raport ma jeszcze jedną sekcję: lejek sprzedażowy z wydarzenia. Opisałem go w tekście o tym, jak zamienić targi w leady.

Co powinien zawierać raport poeventowy?

Raport to narzędzie decyzyjne na przyszły rok, a nie album z podziękowaniami dla zespołu. Dobrze przygotowany dokument pozwala obronić budżet, wskazać elementy do cięcia i uzasadnić, dlaczego część rozrywkowa ma ustąpić miejsca części biznesowej. Przygotuj go w dwóch wersjach, bo czytają go dwie różne grupy.

Skrót menedżerski dla zarządu

Raport operacyjny dla zespołu eventowego

Przy projektach wizerunkowych i employer brandingowych bezpośredni zwrot finansowy policzysz rzadko. Zostają wskaźniki zastępcze: koszt pozyskania jednej aplikacji rekrutacyjnej, rotacja, retencja, koszt dotarcia z komunikatem w porównaniu z kampanią reklamową.

Pomiar zaczyna się przed wydarzeniem

Zanim zaakceptujesz scenariusz wydarzenia, ustal, w jaki sposób po jego zakończeniu udowodnisz, co uczestnik zrobił inaczej w swojej pracy. Reszta ewaluacji jest już tylko rzetelnym wykonaniem tej decyzji.

W punktach

Przy wydarzeniach, które mają wpłynąć na sprzedaż, kulturę organizacyjną albo relacje z klientami, zajmuję się organizacją eventów firmowych i biznesowych projektowanych pod konkretny wynik i mierzonych od pierwszej rozmowy.

Pytania

FAQ

Kiedy wysłać ankietę po evencie?

W ciągu 24-48 godzin od zakończenia. Wcześniej odpowiadają emocje, później pamięć o szczegółach się rozmywa i wskaźnik odpowiedzi wyraźnie spada. Przy wydarzeniach kilkudniowych warto dodać krótką ankietę pulsacyjną na koniec każdego dnia.

Ile pytań powinna mieć ankieta po evencie?

Osiem do dwunastu, do wypełnienia w pięć minut. Około trzech czwartych pytań zamkniętych, żeby dane dało się porównać między edycjami, i kilka otwartych na wnioski jakościowe. Dłuższy formularz zbiera odpowiedzi tylko od najbardziej zaangażowanych.

Kiedy wysłać przypomnienie o wypełnieniu ankiety?

Po 3-4 dniach od pierwszej wiadomości i tylko raz. Dobrze działa nienachalna zachęta: dostęp do prezentacji prelegentów albo nagrań w zamian za feedback. Kolejne przypomnienia dokładają niewiele odpowiedzi, a psują odbiór całej komunikacji.

Jak mierzyć ROI eventów wizerunkowych i employer brandingowych?

Bezpośredni zwrot finansowy policzysz tu rzadko, więc oprzyj się na wskaźnikach zastępczych. Sprawdź koszt pozyskania jednej aplikacji rekrutacyjnej, zmianę rotacji i retencji oraz koszt dotarcia z komunikatem w porównaniu ze standardową kampanią reklamową.

Co zrobić, gdy oceny uczestników są skrajnie różne?

Zrób analizę segmentową zamiast liczyć średnią. Zwykle okazuje się, że bardzo niskie oceny pochodzą od jednej grupy, która nie pasowała do profilu uczestnika i dla której program po prostu nie odpowiadał na zawodowe wyzwania. To wniosek o rekrutacji uczestników, nie o jakości treści.

Czy NPS wystarczy do oceny konferencji?

Nie. NPS mierzy gotowość do polecenia, czyli emocję po wydarzeniu, i świetnie nadaje się do porównań między edycjami. Nie powie natomiast, czy uczestnik zapamiętał komunikat marki i czy zrobił cokolwiek inaczej po powrocie do biura.

Było pomocne? Podaj dalej
→ Zobacz pozostałe artykuły

Przeczytaj również

ZGARNIJ BONUSY!

Dołącz do społeczności świadomych marketerów i otrzymaj pakiet bonusów za darmo! 🎉 Co 2 tygodnie wyślemy Ci też newsletter pełen konkretnych inspiracji z obszaru marketingu doświadczeń.

Dziękujemy! Zapisaliśmy Cię do Newslettera
Ups! Coś poszło nie tak