BLOG dla tych, którzy 
wolą działać niż gadać

Znasz kogoś, kto po świętach mówiłby, że jest wypoczęty? Ja chyba nie! Sprzątanie, gotowanie, kupowanie prezentów, burzliwe dyskusje przy wigilijnym stole… Wszystko to potrafi bardzo zmęczyć. A przecież przerwa świąteczna ma być właśnie przerwą, od pracy, obowiązków i stresu… Mam dla Ciebie kilka wskazówek, które mogą pomóc Ci naładować baterie przed początkiem nowego roku!

Polski problem z odpoczynkiem

W 2019 roku Monitor Rynku Pracy Instytutu Badawczego Randstad podawał, że prawie 40% Polaków nie potrafi podczas urlopu zapomnieć o pracy. Krótka przerwa świąteczna również temu nie sprzyja… Zamknięcie tego roku, ustalenie celów na nowy… Zdarza się, że myśli o przed- bądź o poświątecznych wyzwaniach zawodowych towarzyszą nam podczas świętowania (chociaż, czy celebrowanie czegokolwiek w takim napięciu można nazwać świętowaniem?). Tak naprawdę nie potrafimy po prostu odpoczywać, także poza świętami. Biorąc pod uwagę jednak to, co wydarzyło się w tym roku (wybuch wojny, trudna sytuacja gospodarcza, pędząca inflacja…, można by jeszcze długo wymieniać zjawiska, które nas zmęczyły i przytłoczyły), odpoczynek należy nam się w tym roku szczególnie. Od poniedziałku do piątku narażamy się jednak na przebodźcowanie, żyjemy w ciągłym stresie i pod presją, więc nie możemy oczekiwać, że w nocy z piątku na sobotę nasz mózg wejdzie w tryb odpoczynku. To nie nastąpi od razu, na pstryknięcie palca, dlatego też warto stale inwestować swój wolny czas w budowanie głębokich, wysokojakościowych relacji z samym sobą oraz z najbliższymi.

1. Nie daj się wkręcić w wir cudzych oczekiwań

Zamiast świąt w domu wyjeżdżasz na narty? Olewasz kilkudniowe stanie przy garnkach i pierogi zamawiasz z pobliskiej restauracji? Nie masz umytych okien i wcale Ci to nie przeszkadza? Ja powiedziałbym Ci, świetnie! Ciesz się tym wolnym czasem tak, jak chcesz! Niestety, rzeczywistość bywa bardziej skomplikowana i, decydując się na takie „odważne” łamanie tradycji, możesz stać się ofiarą mało życzliwych docinek ze strony członków Twojej rodziny. Masz jednak prawo do własnej wizji świąt. Decyzja o tym, jak je spędzisz, należy tylko do Ciebie. Nie pozwól, by czyjaś presja stała się Twoją presją, to dodaje tylko niepotrzebnych nerwów, z których rzadko kiedy wynika coś dobrego. Zazwyczaj jedna strona jest po prostu sfrustrowana i odlicza czas do momentu powrotu do codzienności… Pamiętaj! Nie odpowiadasz za cudze emocje i oczekiwania! To ta osoba, która Cię ocenia musi sobie z nimi poradzić :).

2. Pozwól sobie na „nic-nie-muszenie”!

Nie musisz przed świętami mieć umytych okien „dla Jezuska”. Nie musisz brać udziału w ogólnopolskim konkursie na największą liczbę ulepionych pierogów czy uszek. Nie musisz mieć posprzątanego całego domu ani zapraszać do niego ludzi, z którymi nie czujesz się dobrze! Nawet jeśli Twoja babcia się na Ciebie obrazi, nie musisz jechać do niej trzysta kilometrów na obiad w pierwsze święto. Naucz się sobie odpuszczać, to są Twoje dni wolne od pracy i nikt do niczego nie powinien Cię w tym czasie zmuszać (szczególnie Ty, bądź dla siebie wyrozumiały!).

3. Zadbaj o ruch

Święta na kanapie przed telewizorem? Do takiej wizji brakuje tylko stołu uginającego się od ciężaru potraw, od którego trudno jest kogokolwiek odciągnąć… Efektywny odpoczynek to aktywny odpoczynek! Nie odpuszczaj treningu na siłowni, odwiedź pobliską pływalnię, zabierz dzieci na dłuższy spacer! A może, korzystając z wolnego wieczoru, poszukasz treningu na YouTubie i spróbujesz nowego sportu? „Zasiedzieć się” to żadna sztuka. W święta zrób zdrowy prezent dla swojego organizmu!

4. Sięgnij po to, co sprawia Ci przyjemność

W końcu masz czas na to, by zrobić coś fajnego. Może w czasie świąt zniknie coś z Twojej „kupki wstydu” złożonej z ciągle odkładanych (przez brak czasu) książek? Kochasz planszówki, zaproś znajomych i na nowo odkryjcie Wasze ulubione gry. Lubisz muzykować? Kto zabroni Ci wspólnego kolędowania po Pasterce albo zorganizowania świątecznego karaoke? Pod koniec roku obiekty kulturalne proponują specjalne seanse lub spektakle, może to dobry moment, by wybrać się do kina lub teatru? Do Twojej decyzji należy również to, gdzie spędzisz Boże Narodzenie. W internecie znajdziesz jeszcze oferty last minute na krótkie zagraniczne wypady! Jeśli lubisz podróżować, to czemu by nie teraz?

5. Tryb DND. Zrób coś dla siebie

Kiedy ostatnio był w Twoim życiu czas „sam na sam”? Święta to dobry czas na włączeniu trybu samolotowego w telefonie i krótsze lub dłuższe odcięcie się od wszystkich „przeszkadzaczy”. Powiedz swoim bliskim, że wychodzisz na samotny spacer lub chcesz pobyć chwilę w samotności, na pewno to zrozumieją, a Ty zyskasz moment na oczyszczenie swoich myśli lub przepracowanie jakichś tematów w sobie.

6. Nie oceniaj i nie pozwalaj na ocenę

Odnoszę wrażenie, że mamy coraz większą świadomość dotyczą tego, jak szkodliwe mogą być niepotrzebne komentarze i oceny przy wigilijnym stole. nikt nie ma prawa naruszać Twoich granic i sprawiać, że w święta poczujesz się niekomfortowo. Tematy dotyczące zakładania rodziny czy innych prywatnych stref nie powinny być wywoływane bez Twojej wyraźnej akceptacji.Nie zaczynaj rozmów od komentarzy, które (nawet jeśli nie masz takich intencji) mogą być odebrane uszczypliwie, nie pytaj, kiedy Twój rozmówca w końcu zdecyduje się na ślub czy znajdzie pracę. Nie jest to ani taktowne, ani potrzebne. Traktuj innych, jak chcesz, by Cię traktowano, przemyśl zadawane pytania i nie zmuszaj nikogo do odpowiedzi. Nie wiesz, czy pozornie błaha kwestia, czy decyzja nie wiąże się dla kogoś z mało pozytywnymi doświadczeniami.

7. Zadbaj o dobry sen

Zamiast gotować po nocach, po prostu połóż się wcześniej spać. Nikomu nic się nie stanie, jeśli w tym roku będzie o jedną, dwie czy trzy potrawy mniej! Za to ktoś niewyspany i w kiepskim humorze może popsuć świąteczny nastrój… Najważniejsze jest to, by sobie po prostu pozwolić na odpoczynek i odpuścić pewne sprawy. Masz ochotę zostać w łóżku do 11? Zrób to! Są święta, możesz!

8. Nie nadrabiaj!

I na koniec, najważniejsze. Święta to nie jest dobry czas na nadrobienie zawodowych czy domowych obowiązków. Zaufaj mi, po tych kilku dniach docenisz wyłączenie komputera i odcięcie się od niezamkniętych przed Bożym Narodzeniem tasków. Naładuj baterie, spędź czas z bliskimi, poświęć im swoją uwagę, a po świątecznej przerwie wróć do biura i dokończ zaczęte tematy, już z nową energią.Już za chwilę będziemy życzyć sobie spokojnych, zdrowych i szczęśliwych świąt. Tak naprawdę to od Ciebie zależy, czy one właśnie takie będą. Masz wybór, możesz poddać się świątecznej presji i karmić swój stres poczuciem winy lub odpuścić, odłożyć pewne sprawy na bok i przez te kilka dni skupić się na tym, co w życiu jest naprawdę ważne. Mam nadzieję, że dzięki tym kilku wskazówkom powrócisz do pracy z wypoczętym ciałem i oczyszczoną głową. Powodzenia!

Przeczytaj też

• Wigilia firmowa w pięciu krokach
• Pomysły na prezenty dla zespołu
• Wigilia w biurze czy w restauracji

Pandemia, jak nic innego nauczyła nas organizować eventy online, także te niecodzienne, jak chociażby firmową wigilię. Co wiemy dzisiaj na temat świątecznych form zdalnych? Czy ta forma może na stałe wpisać się w kalendarz wydarzeń w Twojej firmie? Przeczytaj o konkretnych pomysłach na zdalne Święta w pracy i wnioskach zbieranych przez prawie dwa lata, ta wiedza może Ci się przydać, nawet jeśli już dawno zapomniałeś o Covidzie!

Wigilia online w Twojej firmie - kiedy to rozwiązanie się sprawdza?

Niestety, obserwując sytuację w Azji nie mamy pewności, czy SARS-COV-2 nie nawiedzi kolejny raz naszego miejsca pracy. Powody sanitarne nie są jednak jedynymi powodami, dla których część pracodawców zdecyduje się w tym roku na świąteczne spotkanie w formie zdalnej. W niektórych środowiskach pracy (na przykład wśród przedstawicieli branży IT lub innych, które opierają się głównie na pracy zdalnej) wydarzenia online weszły już do organizacyjnych standardów. Zebranie w jedno miejsce pracowników z różnych miast - funkcjonujących offline i online - bywa zbyt dużym wyzwaniem logistycznym. Spotkać się online dla takich zespołów jest po prostu wygodniej i, biorąc pod uwagę postpandemiczne przyzwyczajenia, nie jest to nienaturalne. Do tego dochodzi aspekt finansowy. Wigilia online to znacznie mniejsze koszty niż impreza na sali, noclegi dla przyjezdnych itd.Jeśli jesteś w tym roku odpowiedzialny za przygotowanie zdalnego świątecznego spotkania, możesz opierać się na doświadczeniach innych - w końcu to nie pierwszy grudzień, w którym będą odbywały się takie wydarzenia. Wykorzystaj sprawdzone pomysły z poprzednich lat i przygotuj wigilię, na którą nie trzeba będzie wychodzić z domu!

Pomysły na wirtualną Wigilię firmową

Przywykliśmy do wideokonferencji, więc zdalne połączenie się na wigilijne spotkanie nie powinno stanowić dla nikogo większego problemu. Złożenie życzeń i uroczyste podsumowanie roku może jednak nie wystarczyć, by wszyscy z zadowoleniem wyłączyli komputery i wrócili do przygotowań do świąt w domu… Co w takim razie możesz zorganizować w ramach wirtualnej wigilii firmowej?

• wspólny unboxing niespodzianek online - zadbaj o przesyłkę świątecznych upominków, która trafi wcześniej do domów pracowników. Dobrze, gdyby prezenty były w miarę możliwości spersonalizowane. Na spotkaniu możesz poprosić o otwarcie paczek i podzielenie się wrażeniami. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie firmowego gadżetu ze świątecznym motywem, na przykład bluz lub kubków z Waszym logiem w wersji bożonarodzeniowej.
• warsztaty online uzupełniające spotkanie o niestandardową atrakcję. Dzisiaj już wiemy, że wiele aktywności jesteśmy w stanie przenieść na spotkanie zdalne. Potrzebujemy tylko pomysłu na to, czego chcemy się nauczyć (mamy szeroki wybór: - warsztatów barmańskich,- gotowanie, - hand made np: robienie świątecznych stroików, komponowanie własnych zapachów, świeczek z węzy pszczelej

I charyzmatycznego prowadzącego, który aktywizuje uczestników po drugiej stronie ekranu. Materiały do warsztatów muszą do wszystkich dotrzeć odpowiednio wcześnie!

• nagranie świątecznego teledysku, czyli integracja i pamiątka na długie lata. Do tego zadania warto przygotować się z wyprzedzeniem, by rozdzielić zadania, ustalić scenariusz i wybrać świąteczną piosenkę, która spodoba się wszystkim!
• teleturniej online i inne formy grywalizacji, teambuilding w wersji świątecznej. Rywalizacja pobudzi do większego zaangażowania podczas Wigilii. Możesz podzielić uczestników na zespoły, w których pracują na co dzień albo zaproponować mieszane składy. Dzięki możliwości tworzeniu pokoi w ramach spotkań online uczestnicy mogą wykonywać przeróżne zadania w małych grupach, a następnie na forum dzielić się rezultatami
• dedykowaną grę komputerową w wersji multiplayer. Obudź ducha rywalizacji drzemiącego w uczestnikach;
• gala w formie wirtualnego studia. W końcu wigilia to doskonały czas na wręczenie podziękowań i podsumowanie roku pracy firmy;
• wyzwanie sportowe. W którym to każdy uczestnik indywidualnie pracuje nad wspólnym celem, na przykład przebiegnięcia określonej liczby kilometrów
• show, standup, kabaret, koncert , każdą sztukę da się przenieść do świata online!
• akcję CSR-ową. Czyli coś pozytywnego dla nas i otoczenia. Wigilię można połączyć z licytacjami online na charytatywny cel lub zbiórkami dla schronisk w miastach, w których pracują poszczególne oddziały.

Bez względu na to, czy nie możesz zorganizować wigilii stacjonarnej ze względów sanitarnych (szalejąca grypa i inne wirusy znacznie ograniczają nasze możliwości), czy jest to trudne ze względów logistycznych lub finansowych, nie rezygnuj ze świątecznej akcji dla Twojej firmy! Przy braku czasu na przygotowanie atrakcji online ogranicz spotkanie do złożenia życzeń przez zarząd i drobnego upominku (nawet w formie vouchera dostarczonego online), pracownicy na pewno docenią ten gest.

Popandemiczne przyzwyczajenia. Jak świętować bezpiecznie?

Decyzja o zorganizowaniu wigilii w formie stacjonarnej nie oznacza skreślenia zasad dotyczących pandemicznych obostrzeń. Nie chcemy w końcu, by wszyscy goście naszej imprezy się rozchorowali i Święta spędzili w łóżkach. Niestety, zorganizowanie eventu dla wielu osób niesie za sobą takie ryzyko. Dlatego przed startem świątecznego spotkania:

• zadbaj o odpowiednią ilość płynu dezynfekującego i dostęp do dozowników,
• postaw na przekąski, które nie wymagają dotykania przez gości wspólnych sztućców, czyli tzw. Fingerfoods czy małe deserki,
• możesz umożliwić pracownikom wykonanie testu na COVID-19 przed przyjazdem na spotkanie,
• nie zapomnij o odpowiedniej wentylacji i wietrzeniu pomieszczenia, w którym odbywa się impreza.

Choć pandemiczne obostrzenia bywają zmorą każdego event managera, pozwalają także wyzwolić w nas kreatywność. Być może w tym roku nie odśpiewacie wspólnie kolędy przy stole, ale za to odkryjecie nowe talenty w ramach świątecznego projektu online? Magia świąt jest przecież nieograniczona! ;)

Gdy zdalne spotkanie to nie wybór, tylko konieczność

Wszystko powyżej dotyczy sytuacji, w której macie wybór. Bywa inaczej: decyzja administracyjna, powódź odcinająca region, nagłe cięcie budżetu albo nastrój społeczny, w którym huczna impreza wygląda niestosownie. Wtedy pytanie nie brzmi, czy zdalnie ma sens, tylko jak zrobić to dobrze mimo wszystko. Zasady postępowania w takich sytuacjach, razem z tym, co warto mieć zapisane w umowie, opisałem w tekście o organizacji wydarzeń w kryzysie.

Przeczytaj też

• Wigilia firmowa w pięciu krokach
• Event firmowy online
• Wigilia w biurze: plusy i minusy

Najlepsza praca? Wielu z nas odpowie: taka, w której dużo się dzieje! Organizacja wydarzeń to ciągłe podnoszenie kompetencji, praca w zmieniających się warunkach i nowe wyzwania na każdym kroku. Teoretycznie każdy może dziś zacząć w tym kierunku karierę, nie trzeba mieć do tego ukończonych specjalnych studiów czy kursów. Zanim jednak zdecydujesz się wkroczyć do świata eventów, sprawdź, jak wygląda taka codzienność!

Z tekstu dowiesz się:

• Na czym polega praca w branży eventowej,
• Jak zacząć organizować eventy,
• Po co event managerowi analityczne myślenie i umiejętność… improwizacji!

Branża eventowa z szerokiej perspektywy

Myśląc event mamy przed oczami wielką festiwalową scenę, otwarcie igrzysk, konferencję naukową lub wyjazd firmowy na narty. To jednak tylko efekt końcowy wielotygodniowego procesu, na który składają się różne elementy, oraz praca sztabu ludzi. Od pozyskania zlecenia (briefu), ustalanie szczegółów, harmonogramów, dobierania elementów, podwykonawców, tworzenia oferty graficznej, kosztorysów aż po procesowanie umowy i realizację a często i to nie jest końcem. Organizacją wydarzeń nie zajmują się wyłącznie agencje eventowe. Pracę jako Event Coordinator, Creative Manager, Event Planner czy Event Executive możesz zacząć w hotelu, klubie, domu kultury, organizacji turystycznej czy agencji marketingowej.W pocovidowym świecie eventy wracają do łask, ale wiele agencji właśnie przez COVID-19 zniknęło, sporo dobrych event managerów zmieniło pracę, a firmy kierunek swojej działalności. Nie ma na co czekać, odradzająca się branża cierpi na brak kreatywnych głów i rąk do pracy!

Jak być eventowym ogarniaczem i nie zwariować?

Decydując się na karierę eventowca, warto wziąć pod uwagę różnorodność projektów, które przyjdzie nam prowadzić. Często mówi się, że specjalista w tej branży musi znać się na wszystkim, i jest w tym ziarnko prawdy. Zdarza się, że jednego dnia organizujemy koncert charytatywny, a drugiego otwarcie salonu motoryzacyjnego. Aby dostosować koncepcję eventu do grupy docelowej, a podczas samej imprezy czuć się jak ryba w wodzie, dokładny research i uważne wsłuchiwanie się w potrzeby klienta trzeba postawić na pierwszym miejscu.

Dobry event manager to taki, który potrafi słuchać, sprawnie formułować myśli i wcielać w życie wyniki pracy kreatywnej. Szczególnie podczas pierwszych tygodni pracy niezbędna jest umiejętność przyjmowania feedbacku od bardziej doświadczonych pracowników i otwartość na to, co nowe, w końcu pierwsze zadania, a potem samodzielne projekty, jak w każdej branży na początku, będą wywoływać stres bądź zwyczajne zagubienie w natłoku informacji.

Nikt nie oczekuje, że od razu zorganizujesz bal na pięćset osób, kompetencje organizacyjne przyjdą wraz ze zdobywaniem doświadczenia. Nowe informacje i nowe oczekiwania klientów nie znikną z upływem lat, każdy projekt to okazja do rozwoju swoich umiejętności. Każdy projekt to także ryzyko pomyłek, błędów i czynników, na które najzwyczajniej w świecie nie mamy wpływu. Dlatego tak cenna jest umiejętność improwizacji i szybkiego reagowania na nieprzewidziane sytuacje.Decydując się na pracę w agencji, możesz mieć do czynienia z różnymi modelami pracy. W jednej z firm będziesz odpowiadać za całość, czyli od pozyskania klienta aż po realizację, w innej natomiast twoim zadaniem będzie jedynie wycinek wydarzenia, na przykład kreacja czy strategia.

Bez względu jaki model pracy przyjmuje agencja na początku będzie dużo szukania:

• Lokalizacji, obiektów sal, przestrzeni konferencyjnych,
• Dobieranie ekipy technicznej, wykonawców, artystów i konferansjerów,
• Research atrakcji, elementów dodatkowych, pokazów, warsztatów czy wystąpień,
• Zbieranie ofert, porównywanie cen i jakości, selekcjonowanie.

To szukanie przekłada się na szeroką wiedzę. Z czasem będziesz mniej szukać, a więcej wiedzieć, a przygotowanie sensownej oferty zajmie Ci dużo mniej czasu.

Podróżowanie, pakowanie… i tak w kółko, układanka zwana eventem

Lubisz podróżować? Świetnie! W branży eventowej tego ci na pewno nie zabraknie! Zaprzyjaźnij się z samochodem, przyda ci się, by przedostać się z miasta A do miasta B i przewieźć najważniejsze rzeczy na organizowaną imprezę. W końcu nie przygotujemy firmowego pikniku bez rzutnika i projektora (a, i bez dostępu do prądu też się nie uda 😉).

Wyjeżdżać będziesz również na spotkania z klientami oraz wizje lokalne (czasem na płytach lotnisk, plażach, a nawet szczerym polu). Hotele, sale konferencyjne, kina czy hale targowe, te wszystkie miejsca trzeba zobaczyć, by móc wyobrazić sobie i dobrze zaplanować event. Zatem poza miłością do podróży i kierownicy, w tej branży przydaje się także wyobraźnia przestrzenna!

Dopinanie na ostatni guzik, wisienka na torcie pracy event managera

Żeby uniknąć przykrych niespodzianek i rozczarowanych min klientów, musimy zadbać o szczegóły. Każde wydarzenie to kilkadziesiąt (jak nie kilkaset!) rzeczy do załatwienia przed samym eventem, spięcie budżetu, zadbanie o bezpieczeństwo i ochronę, przygotowanie scenariusza imprezy i tak dalej, i tak dalej. Hotel, catering, muzyka, to puzzle, a ich złożeniem w całość zajmuje się właśnie event manager. Za każdym razem możemy jednak trafić na inne elementy układanki, wymagania klientów są bardzo różne, a jeden projekt to czasami kilka miesięcy intensywnych przygotowań. To, co charakteryzuje pracę w eventach to dynamiczne tempo, ale i ogromna różnorodność realizowanych projektów.

Eventy to praca dla ludzi spontanicznych, ale nie jest to praca na spontanie. W tej branży doskonale odnajdą się osoby kreatywne, elastyczne i dynamiczne, ale tylko wtedy, gdy będą jednocześnie dobrze zorganizowane i skrupulatne. Eventy nie wybaczają błędów. To estetyka i dbałość o szczegóły są tym, na co goście zwracają uwagę w pierwszej kolejności. Dlatego lepiej jest zainwestować więcej godzin w dobrze przygotowany plan działań niż świecić oczami i palić się ze wstydu przed klientem, bo zapomnieliśmy o jednym ważnym elemencie.

Przed wyruszeniem w drogę należy zebrać drużynę…

Zadaniowy tryb pracy to nie jedyna kwestia, o której trzeba wiedzieć przed wyborem tego zawodu. Każdy event to projekt, który wymaga sprawnego zarządzania grupą ludzi. Event manager to dyrygent koordynujący pracą ogromnej orkiestry. W jej skład wchodzą m.in.: technicy budujący scenę, makijażystki, hostessy, dźwiękowcy, catering, barmani, fotografowie, tancerzy i specjaliści od social mediów. Nad jednym eventem mogą pracować setki osób, umiejętności liderskie i komunikacyjne to podstawa!

Jeśli masz już ekipę, zaakceptowany budżet, rozdzielone zadania i rozpisany plan nie pozostaje nic innego, jak zacząć tworzyć coś niesamowitego! W tym zawodzie wiele zależy od ciebie. Duża odpowiedzialność wiąże się jednak z dużą satysfakcją na koniec projektu. Energia, nawzajem napędzający się ludzie i poczucie sukcesu, gdy zgasną ostatnie światła: takie rzeczy sprawiają w tym zawodzie największą frajdę!

Kariera event managera, sprawdź, czy jest dla ciebie!

W karierze event managera musisz liczyć się z pracą z wieloma ludźmi o różnych charakterach i temperamentach. Twoi pracodawcy będą wymagali od ciebie multizadaniowości i gotowości na ciągły rozwój. To praca, która przynosi ogromną satysfakcję, ale niesie za sobą także sporo wyrzeczeń (spowodowanych na przykład wieloma wyjazdami służbowymi).

warto sprawdzić swoich sił w branży eventowej, jeśli jesteś osobą, która:

• Kocha podróże i poznawanie nowych miejsc,
• uwielbia nawiązywać znajomości, a w komunikacji z innymi czuje się swobodnie i pewnie,
• Lubi poczucie sprawczości i ceni sobie możliwość wpływu na wynik końcowy,
• nie boi się wyzwań i brania odpowiedzialności za powierzone zadania,
• jest kreatywna, elastyczna, asertywna i przede wszystkim, dobrze zorganizowana!

A jak zacząć?

Jesteś na początku kariery zawodowej i chcesz sprawdzić, czy nadajesz się do organizacji wydarzeń? Sposobów na start jest kilka:

1. aplikuj na praktyki bądź staże proponowane przez agencje eventowe i marketingowe,
2. angażuj się w wolontariaty i projekty studenckie, koordynowanie akcji poboru krwi i wsparcie organizacji Juwenaliów to cenne wpisy do CV i nowe umiejętności. Osoby, które chcą się przebranżowić bądź poszerzyć swoje kompetencje o organizację eventów, mogą skorzystać ze specjalistycznych szkoleń i kursów.
3. zgłoś się do agencji w sezonie czerwiec, wrzesień (to najbardziej gorący okres dla każdej agencji eventowej), wówczas każde ręce do pomocy się przydają. Gdy okaże się, że jest w Tobie to coś, być może manager da Ci szansę spróbować swoich sił na pokładzie zespołu! Powodzenia!

Przeczytaj też

• Kompetencje i ścieżka kariery event managera
• Jak wejść do agencji eventowej
• Role w zespole eventowym

Wyobraź sobie twój standardowy dzień w pracy. Przychodzi do ciebie przełożony i mówi: „Zorganizujmy…” (tu wstaw dowolne wydarzenie, szkolenie, jubileusz firmy lub spotkanie dla klientów). Ty już jednak wiesz, że słowo „zorganizujmy” oznacza, że to Ty wszystkim się zajmiesz!Jeśli słowo „event” wywołuje u ciebie dreszcze i masz ochotę krzyknąć: „Ale jak?!”, ten artykuł jest dla ciebie!Dowiesz się w nim:

• O strategicznym podejściu do organizowania eventów,
• Jak eventy mogą stać się najskuteczniejszym narzędziem marketingowym,
• Kiedy warto skorzystać ze współpracy z agencją,
• Jakie cele można realizować poprzez organizację wydarzeń.

Organizacja eventu, samodzielnie czy z agencją?

Koordynacja wydarzenia to duże wyzwanie, nawet dla najbardziej doświadczonych pracowników działu HR, marketingu czy firm obsługujących klientów z zakresu public relations. Możemy podejść do tego zadania tak, jak do standardowego projektu, rozpisać jego cele, zadbać o budżet, przygotować harmonogram i rozdzielić zadania. Samodzielna organizacja wydarzenia daje przestrzeń do rozwoju i stanowi nowe doświadczenie zawodowe, trzeba jednak pamiętać, że może zająć bardzo dużo czasu. Research lokalizacji, firm cateringowych, porównywanie cen open barów, dobór atrakcji, zgody prawne i ubezpieczenia, załatwienie tych spraw może być czasochłonne i jeśli nie robimy tego na co dzień, to do ostatniej chwili nie mamy gwarancji na to, że wybraliśmy dobrze. Eventy rządzą się swoimi prawami, więc jeśli nie czujemy się w tej kwestii odpowiednio doświadczeni, pomóc nam mogą specjaliści.Dobra agencja eventowa jest na wagę złota: doradza, planuje i koordynuje twoje wydarzenie, pozostając z tobą w stałym kontakcie. Agencja ma być przede wszystkim partnerem, który ma nas chronić przed zbędnymi kosztami i informować o zagrożeniach, o których nie mieliśmy pojęcia. Przed wyborem takiego usługodawcy, warto sprawdzić jego doświadczenie. Zrealizowane przez agencję projekty powiedzą nam więcej o tym, jaki firma ma status na rynku, i mogą inspirować podczas tworzenia koncepcji własnego wydarzenia. Postawienie na agencję zaoszczędzi nam czasu na etapie organizacyjnym, jednak musimy pamiętać, że na początku będziemy musieli zainwestować go więcej. Dobrze przygotowany brief, rozmowy pogłębiające, kilka spotkań, ważne, by być pewnym, że agencja rozumie nasze cele.

Co może event?

Choć dla niektórych organizacja firmowych wydarzeń to przykry obowiązek, na każde wydarzenie możemy spojrzeć z szerszej perspektywy. Event może zdziałać wiele, ale tylko wtedy, gdy jest przemyślanym działaniem, a nie organizacją imprezy, bo „tak trzeba”, bo „zawsze tak było”, bo „trzeba się pokazać”. Pracę nad firmowym wydarzeniem warto rozpocząć od sięgnięcia po aktualną strategię bądź plan marketingowy firmy. Cele eventu powinny korespondować z celami zawartymi w tych dokumentach. Do zespołu planującego warto zaprosić przedstawicieli z działów personalnych, komunikacji wizerunku, a nawet sprzedaży. W firmie bez tak rozbudowanych struktur planowanie powinno odbyć się w stałej współpracy z dyrektorem lub zarządem. Najczęstsze powody organizacji wydarzeń w firmie:

• Jubileusz firmy,
• Otwarcie nowej hali, zakładu, biura, zmiana siedziby, ważny kontrakt dla firmy,
• Integracja pracowników, szczególnie w rzeczywistości pocovidowej, gdy zdarza się, że niektórzy jeszcze nigdy się nie widzieli,
• Spotkanie z klientami bądź partnerami biznesowymi w nieformalnych okolicznościach,
• Wydarzenie rodzinne, piknik rodzinny, dzień dziecka w firmie,
• Spotkania świąteczne, końcoworoczne, podsumowania,
• Wyjazd dla najlepszych handlowców (na przykład jako nagroda za wyniki),
• Konferencje branżowe, szkolenia firmowe, kongresy,
• Wyjazd z najlepszymi klientami jako docenienie lojalności i współpracy,
• Prezentacja nowej marki, brandu, modelu,
• Rebranding firmy.

Najpopularniejsze cele event marketingu:

• WIZERUNKOWE, np. Zwiększenie świadomości marki , tradycyjne kanały przestają wystarczać. To wydarzenia wywołują emocje, dzięki którym zwykły „odbiór” może zamienić się w przeżywanie i doświadczanie; np przez działania CSR-owe
• SPRZEDAŻOWE, np. Generowanie leadów, a co za tym idzie przyciągnięcie nowych klientów i wzrost poziomu sprzedaży;
• OPERACYJNE, np. Rekrutacja nowych pracowników, integracja zespołów, w końcu wizerunek dobrego pracodawcy jest dziś na wagę złota!
• EMPLOYER BRANDINGOWE, np. Budowanie firmy od środka , traktowanie eventu jako narzędzia wewnętrznego employer brandingu.

Wskaźniki efektywności (KPI) zależą od obranego celu eventu. Jeśli jest to rekrutacja, sukces zmierzymy na przykład liczbą złożonych aplikacji, jeśli wzrost sprzedaży, liczbą nowych klientów. Imprezę mająca zwiększyć świadomość marki na rynku możemy podsumować na podstawie wejść na stronę internetową bądź na podstawie wzmianek w social mediach. Za to od pracowników uczestniczących w wyjeździe szkoleniowym możemy dostać już bezpośredni feedback. Wskaźniki, którymi będziemy mierzyć efekt wydarzenia, określmy już na samym początku, na przykład na etapie tworzenia briefu.

Event marketing, to się opłaca!

Twoja firma ma podpisać ważny kontrakt? Nic nie stoi na przeszkodzie, by to wydarzenie połączyć z konferencją prasową i zaprosić na nią lokalnych dziennikarzy. Masz za zadanie zrealizować z pracownikami charytatywne sadzenie drzew? Zaplanuj to podczas wyjazdu integracyjnego! Event marketing pozwala nam łączyć i realizować cele z wielu obszarów. Dzięki organizacji firmowych wydarzeń, możemy ze strategii marketingowej wycisnąć najwięcej esencji, a jednocześnie zaoszczędzić na budżecie. Trzeba się do tego przygotować na etapie planowania.

Gdzie szukać inspiracji na tworzenie unikatowych strategii event marketingowych?

Inspiracją do naszych działań powinno być środowisko lokalne, potrzeby przedsiębiorstwa i konsekwentne realizowanie strategii marketingowej wizji i misji naszej organizacji. Szalenie ważne jest, aby eventy nie były oderwane od naszych codziennych potrzeb i problemów, z którymi mierzy się firma. Event nie ma być sztuką dla sztuki i po prostu rozrywką. Zespół pracujący przy tworzeniu strategii marketingowych oraz przy planowaniu eventów powinien składać się z różnobarwnych postaci reprezentujących różne działy. To gwarancja na to, że nikt nie będzie rozczarowany. Dajemy tym samym poczucie, że nasi pracownicy mają wpływ na kierunek rozwoju naszej firmy. Workiem inspiracji oraz źródłem obecnych trendów rynkowych na pewno będzie agencja. Taki wybór ułatwi nam proces planowania, dlatego włączmy przedstawiciela agencji już na samym początku. Pozwoli nam to również dokładniej oszacować budżet poszczególnych działań.

Słowem podsumowania…

Bez względu na to, czy przyjdzie ci zorganizować event samodzielnie czy z pomocą agencji, przede wszystkim: nie panikuj! 😉 Planując wydarzenie stwórz harmonogram, listę zadań i zadbaj o podział zadań. Zanim jednak przejdziesz do organizowania wydarzenia odpowiedz sobie na 5 pytań:

• • Po co organizuję ten event?
  • Dlaczego ktoś miałby wziąć w nim udział?
  • Jaki cel (spójny ze strategią marketingową) realizuje to wydarzenie?
  • Czego oczekuję po jego zakończeniu?
  • Jak zmierzę jego wynik?

Wszystko już wiesz? To do dzieła! Powodzenia!

Przeczytaj też

• Rozwinięta wersja: po co firmie event
• Rodzaje eventów i ich cele
• Budżet wydarzenia firmowego

Najważniejsze tezy: Kryzys uderza w kalendarz wydarzeń bez ostrzeżenia, a o stratach decydują pierwsze odruchy organizatora i zapisy umów podpisanych w spokojnych czasach. Firmy, które wyszły z 2020 roku obronną ręką, projektowały nowy format pod nowe warunki, zamiast kopiować stary do sieci.

• Skala przemysłu spotkań i jego wrażliwość na wstrząsy
• Trzy odruchy pierwszego tygodnia, które kosztują najwięcej
• Online, hybryda i nowe formaty jako trzy strategie
• Rozwiązania kryzysowe, które zostały na stałe
• Klauzule umowne po lekcji z 2020 roku
• Przygotowanie organizacji na scenariusz, którego nikt nie przewidział

Czarny łabędź nie pyta, czy macie już podpisane umowy

W marcu 2020 roku branża wydarzeń dowiedziała się czegoś, o czym wcześniej wiedziała teoretycznie: że cały model biznesowy oparty na gromadzeniu ludzi w jednym miejscu może przestać działać w ciągu jednego weekendu.

Pandemia była najostrzejszym przykładem, ale nie jedynym. Powódź, która odcina region na tydzień przed konferencją. Wojna za granicą, po której połowa firm wstrzymuje działania wizerunkowe, bo świętowanie wygląda niestosownie. Kryzys energetyczny i nagły skok kosztów, przez który budżet sprzed pół roku przestaje mieć sens. Awaria infrastruktury, protest, żałoba narodowa.

Nassim Taleb nazwał takie zdarzenia czarnymi łabędziami: rzadkie, nieprzewidywalne, o ogromnych skutkach i, co najciekawsze, wytłumaczalne dopiero po fakcie. Każdy z nas potrafi dziś opowiedzieć, dlaczego 2020 rok musiał tak wyglądać. Nikt tego nie powiedział w styczniu.

Ten tekst nie jest o pandemii. Pandemia jest tu tylko najlepiej udokumentowanym przypadkiem, na którym widać, co się dzieje z wydarzeniami, gdy zmienia się świat dookoła nich. I co robią wtedy organizacje, które wychodzą z tego silniejsze.

Skala, o której łatwo zapomnieć

Żeby zrozumieć, o jakim ryzyku mówimy, trzeba zobaczyć liczby.

Polski przemysł spotkań przed 2020 rokiem odpowiadał za około 1,5 procenta PKB, dawał około 220 tysięcy miejsc pracy i generował około 35 miliardów złotych rocznych wpływów do budżetu państwa. To nie jest branża od balonów.

Co się z nią stało w ciągu kilkunastu miesięcy? Według badania Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR, Klubu Agencji Eventowych SAR i Stowarzyszenia Branży Eventowej SBE średni roczny spadek realizacji wydarzeń w 2020 roku wyniósł 95 procent w porównaniu z 2019. Przychody spadły średnio o 78 procent. Zatrudnienie w listopadzie 2020 było o 53 procent niższe niż w lipcu tego samego roku, czyli spadało jeszcze w trakcie.

Dane z raportu o przemyśle spotkań pokazują to samo z innej strony: w 2019 roku zaraportowano blisko 24,5 tysiąca spotkań z udziałem co najmniej pięćdziesięciu osób, w 2020 niespełna pięć tysięcy. Od początku pandemii 1816 firm eventowych zamknęło albo zawiesiło działalność.

Zapamiętajcie jedną rzecz z tych liczb: to nie był spadek o kilkanaście procent, z którym radzi sobie dobry controlling. To było zatrzymanie. I dokładnie dlatego warto patrzeć, co zrobili ci, którzy przetrwali.

[GRAFIKA 1: skala załamania rynku wydarzeń w 2020 roku]

Trzy odruchy, które kosztują najwięcej

Obserwowałem to z bliska i po obu stronach stołu. W pierwszym tygodniu kryzysu organizacje zachowują się w jeden z trzech sposobów i każdy ma swoją cenę.

Odruch pierwszy: odwołać wszystko i czekać. Najbezpieczniejszy pozornie, najdroższy w skutkach. Odwołanie nie zwraca zaliczek, nie odbudowuje relacji z zespołem, który czekał na to spotkanie, i nie daje niczego w zamian. Firma, która przez dwa lata nie zrobiła nic, wraca do punktu, w którym ludzie już się nie znają, a klienci zapomnieli, jak wygląda kontakt poza mailem.

Odruch drugi: zamrozić i przesuwać w nieskończoność. Termin z kwietnia idzie na wrzesień, z września na wiosnę, z wiosny na kolejny rok. Każde przesunięcie kosztuje pracę zespołu, cierpliwość dostawców i wiarygodność w oczach uczestników. Po trzecim przesunięciu nikt już nie wierzy, że to się odbędzie, i przestaje rezerwować czas w kalendarzu.

Odruch trzeci: udawać, że nic się nie stało. Zrobić wydarzenie dokładnie tak, jak planowano, w świecie, który zmienił nastrój. To najkosztowniejszy wariant wizerunkowo. Gala z szampanem w tygodniu żałoby albo huczna impreza integracyjna w firmie, która właśnie zwolniła sto osób, zostaje ludziom w pamięci na lata.

Wspólny mianownik tych trzech odruchów: brak decyzji o zmianie formuły. A to jest jedyna decyzja, która w kryzysie realnie coś daje.

Strategia pierwsza: przenieść do sieci, ale nie skopiować

Najszybsza reakcja rynku była oczywista: skoro nie można się spotkać, spotkajmy się przez ekran. Skala tego ruchu była imponująca. Według danych ClickMeeting popularność formatów online i hybrydowych w Polsce wzrosła w 2020 roku o 787 procent w porównaniu z rokiem wcześniejszym.

Tylko że nie każdy event online był tym samym. Szybko okazało się, że są dwie szkoły.

Pierwsza to przeniesienie: bierzemy agendę ze spotkania stacjonarnego, wklejamy ją do kalendarza wideokonferencji i mamy konferencję online. Sześć godzin prezentacji, przerwa obiadowa, w której nikt nie je razem, i panel dyskusyjny, którego nikt nie ogląda do końca. To nie działało wtedy i nie działa teraz.

Druga to przeprojektowanie: skrócone bloki, inny rytm, materiał przygotowany pod ekran, moderator, który pilnuje energii, i przestrzeń na interakcję zamiast biernego oglądania. Agencje, które zrobiły ten drugi krok, wyszły z kryzysu z nową kompetencją. Te, które zostały przy pierwszym, wróciły do stacjonarnych wydarzeń przy pierwszej okazji i niczego się nie nauczyły.

W statystykach za 2020 rok widać, jak mało kto zdążył się przestawić: 80 procent zorganizowanych wydarzeń nadal miało formę stacjonarną, 15,5 procenta wirtualną, a zaledwie 4,5 procenta hybrydową. Online był rozwiązaniem awaryjnym, nie strategią.

Strategia druga: hybryda, czyli dwie publiczności naraz

Format, który z rozwiązania awaryjnego stał się standardem.

Dobrym przykładem tego myślenia jest Kongres 590. Gdy przepisy uniemożliwiły organizację wydarzenia w zaplanowanej formie, organizatorzy nie odwołali go, tylko przesunęli i przebudowali, inwestując w platformę do zdalnej obsługi konferencji, targów i networkingu oraz w dedykowane studio do realizacji debat. Ich własny komentarz z tamtego czasu wart jest zapamiętania: wydarzenia hybrydowe to przyszłość branży, a pandemia jest tu jedynie katalizatorem przyspieszającym zmiany.

To samo widać było w infrastrukturze. Polska Organizacja Turystyczna wprowadziła do swojego katalogu osobną kategorię dla spotkań hybrydowych i wydarzeń wirtualnych, w której znalazło się blisko czterdzieści miejsc przygotowanych do takiej realizacji. Rynek w kilkanaście miesięcy dorobił się zaplecza, którego wcześniej nie było.

Hybryda ma jednak cenę, o której rzadko się mówi. Jest droższa niż wydarzenie stacjonarne o tej samej skali, bo płacicie za dwie produkcje naraz: salę i realizację wideo. Jest też trudniejsza, bo łatwo zrobić event, w którym publiczność online czuje się gorszym sortem oglądającym cudze spotkanie. Rozbierałem to szczegółowo w tekście o tym, jak zorganizować event hybrydowy, żeby obie strony dostały tę samą jakość.

Strategia trzecia: nowe formaty zamiast kopii

Najciekawsze rzeczy działy się tam, gdzie ktoś przestał pytać „jak przenieść nasze wydarzenie" i zaczął pytać „co ma się wydarzyć między tymi ludźmi".

Z tego pytania wyszły formaty, które wcześniej nikomu nie przychodziły do głowy. Wydarzenia rozbite na serię mniejszych spotkań w kilku miastach zamiast jednego dużego kongresu. Formaty plenerowe i samochodowe, w których dystans był wpisany w scenariusz, a nie wymuszony. Paczki wysyłane uczestnikom przed spotkaniem online, żeby wszyscy otwierali to samo w tym samym momencie i mieli wspólne doświadczenie mimo odległości. Wydarzenia rozłożone w czasie, w których zamiast jednego dnia było sześć tygodni aktywności.

Ten ostatni pomysł okazał się najtrwalszy. Poland Business Run, największa charytatywna sztafeta biznesowa w Polsce, wprowadził formułę zdalną, w której uczestnik pokonuje swój dystans z dowolnego miejsca na świecie w oknie kilku dni. Rozwiązanie powstałe z konieczności zostało na stałe i dziś biegnie tak kilkadziesiąt tysięcy osób z kilkunastu krajów, także wtedy, gdy nic nie stoi na przeszkodzie, żeby przyjechać.

To jest lekcja numer jeden z każdego kryzysu: ograniczenie wymusza nowe pomysły, a te zostają po tym, jak ograniczenie znika.

[GRAFIKA 2: cztery strategie zamiast odwołania wydarzenia]

Co z tego zostało na stałe

Kryzys mija, nawyki zostają. I to jest najbardziej praktyczna część tej historii.

Badanie wśród zleceniodawców z korporacji, firm średniej wielkości, stowarzyszeń i administracji pokazało, że 90 procent z nich zamierza utrzymać format online w strategii działań także po zniesieniu ograniczeń. Osiemdziesiąt procent badanych miało już wtedy za sobą organizację wydarzenia online we własnej firmie. To nie jest powrót do punktu wyjścia, tylko trwałe poszerzenie repertuaru.

Co konkretnie zostało:

Rejestracja i dane. Wydarzenia online wymusiły porządną obsługę zapisów, a przy okazji pokazały, ile można się dowiedzieć o uczestnikach. Dziś nikt nie wraca do listy w arkuszu.

Nagrania jako produkt. Skoro i tak realizujemy wideo, to konferencja przestaje być jednym dniem, a staje się biblioteką materiałów na cały rok. Firmy, które to zrozumiały, przestały liczyć koszt wydarzenia na jeden dzień.

Zasięg ponad geografią. Prelegent z innego kontynentu przestał być wyzwaniem logistycznym i budżetowym. Wystarczy dobre łącze i przemyślana realizacja.

Elastyczność w umowach. O tym niżej, bo to najważniejsza zmiana.

Umowy po kryzysie, czyli lekcja, która kosztowała najwięcej

W 2020 roku okazało się, że większość umów eventowych w Polsce była pisana dla świata, w którym nic się nie dzieje.

Klauzula siły wyższej zwykle była, ale brzmiała ogólnie i w praktyce nie odpowiadała na najważniejsze pytania: co z zaliczkami, kto ponosi koszty już poniesione, czy wydarzenie można przenieść zamiast odwołać, na jak długo i ile razy. Pytania oczywiste dopiero wtedy, gdy trzeba na nie odpowiedzieć w tydzień.

Co warto mieć w umowie po tamtej lekcji, niezależnie od tego, czy jesteście klientem, czy organizatorem:

Zdefiniowane zdarzenia nadzwyczajne. Zamiast ogólnej „siły wyższej" konkretnie: decyzje administracyjne uniemożliwiające realizację, żałoba narodowa, klęska żywiołowa w miejscu wydarzenia, awaria infrastruktury obiektu.

Ścieżka przeniesienia przed ścieżką odwołania. Zapis, że pierwszą reakcją jest ustalenie nowego terminu w określonym oknie czasowym, a odwołanie następuje dopiero, gdy to niemożliwe.

Podział kosztów już poniesionych. Wykonawca zamówił scenografię, opłacił artystę, wynajął sprzęt. Uzgodnijcie z góry, co dzieje się z tymi pieniędzmi w każdym ze scenariuszy.

Wariant zastępczy. Zapis, że w razie braku możliwości realizacji stacjonarnej strony przechodzą do formuły online lub hybrydowej z określoną korektą wynagrodzenia. To zamienia katastrofę w zmianę zakresu.

Te cztery punkty to dziś standard w dobrze prowadzonych projektach. Kilka lat temu były egzotyką. Więcej o tym, co powinno znaleźć się w dokumentach jeszcze przed umową, w tekście o dobrym briefie eventowym.

Jak przygotować się na łabędzia, którego nie widać

Nie da się przewidzieć konkretnego zdarzenia. Da się przygotować organizację tak, żeby reagowała szybciej niż konkurencja.

Miejcie wariant B zapisany, nie wymyślany na miejscu. Przy każdym większym wydarzeniu odpowiedzcie z góry na trzy pytania: co robimy, jeśli nie możemy się spotkać stacjonarnie, co robimy, jeśli budżet spadnie o połowę, co robimy, jeśli nastrój społeczny wyklucza świętowanie. Trzy akapity w dokumencie projektowym, nie trzy dni warsztatów.

Trzymajcie rezerwę i traktujcie ją jak pozycję, nie jak zapas. Przy wydarzeniach z wysokim ryzykiem zewnętrznym dziesięć do piętnastu procent budżetu to minimum.

Rozłóżcie wydarzenia w czasie. Firma, która ma jedno duże wydarzenie w roku, przy pierwszym kryzysie traci wszystko. Firma, która ma cztery mniejsze, traci jedno.

Zbudujcie kompetencję, zanim będzie potrzebna. Zespół, który raz w roku robi coś online, w kryzysie nie zaczyna od zera. To jest dokładnie ta przewaga, którą zbudowały agencje, które w 2020 roku nie przeczekały, tylko nauczyły się nowych formatów.

Ustalcie, kto podejmuje decyzję. W kryzysie najdroższe nie jest złe rozstrzygnięcie, tylko jego brak przez tydzień. Sposób prowadzenia takich sytuacji rozbieram w tekście o planie awaryjnym na evencie.

[GRAFIKA 3: checklista gotowości organizacji na scenariusz kryzysowy]

Mikro-przykład: firmowa wigilia, której nie można zrobić

Najbardziej codzienny przypadek tego wszystkiego to spotkanie świąteczne. Wydarzenie, które w wielu firmach jest jedynym momentem w roku, gdy widzą się wszyscy.

Gdy nie da się go zrobić w tradycyjnej formie, wracają te same trzy odruchy: odwołać, przesunąć albo udawać. I ta sama odpowiedź: zmienić formułę, nie rezygnować z celu. Zdalne spotkanie świąteczne ma sens w konkretnych warunkach i traci go w innych, a granica przebiega dokładnie tam, gdzie kończy się wspólne doświadczenie, a zaczyna transmisja. Napisałem o tym osobno: czy zdalne świętowanie ma sens i kiedy lepiej odpuścić.

Ta sama logika działa przy integracji, konferencji klienckiej i gali jubileuszowej. Pytanie nigdy nie brzmi „czy zrobić to online". Brzmi „co miało się między tymi ludźmi wydarzyć i jak to osiągnąć w warunkach, które mamy".

Najczęściej zadawane pytania

Czy w kryzysie lepiej odwołać wydarzenie, czy przenieść termin?

Przenieść, jeśli da się wskazać konkretne okno czasowe i jeśli to pierwsze przesunięcie. Przy trzecim przesunięciu uczestnicy przestają wierzyć w termin, a koszty pracy zespołu przewyższają wartość wydarzenia. Wtedy lepiej zmienić formułę niż datę.

Ile kosztuje przejście z formatu stacjonarnego na hybrydowy?

Zależy od skali, ale zasada jest stała: hybryda jest droższa niż wydarzenie stacjonarne o tej samej liczbie uczestników na sali, bo dochodzi pełna realizacja wideo, obsługa platformy i moderacja publiczności online. Oszczędność pojawia się dopiero wtedy, gdy dzięki hybrydzie zwiększacie zasięg bez zwiększania sali.

Co zapisać w umowie, żeby uniknąć strat przy następnym kryzysie?

Cztery rzeczy: zdefiniowane zdarzenia nadzwyczajne, ścieżkę przeniesienia terminu przed ścieżką odwołania, podział kosztów już poniesionych i wariant zastępczy w formule online lub hybrydowej z korektą wynagrodzenia.

Czy wydarzenia online mają jeszcze sens, skoro można spotykać się normalnie?

Mają, ale w innej roli niż w kryzysie. Sprawdzają się przy krótkich formatach informacyjnych, szkoleniach, spotkaniach z rozproszonym zespołem i przy prelegentach z zagranicy. Nie sprawdzają się tam, gdzie celem jest zbudowanie relacji między ludźmi, którzy się nie znają.

Jak duża powinna być rezerwa budżetowa na wydarzenie?

Przy wydarzeniach o niskim ryzyku zewnętrznym pięć do dziesięciu procent. Przy plenerowych, wielodniowych i tych, które zależą od czynników poza waszą kontrolą, dziesięć do piętnastu. Rezerwa to pozycja w budżecie, nie nadwyżka, która zostaje na koniec.

Od czego zacząć przygotowanie firmy na sytuację kryzysową?

Od trzech akapitów w dokumencie projektowym przy najbliższym wydarzeniu: co robimy bez możliwości spotkania stacjonarnego, co przy budżecie mniejszym o połowę, co przy nastroju społecznym wykluczającym świętowanie. Sam fakt, że ktoś to spisał, skraca czas reakcji z tygodnia do dnia.

Co dalej

Jeśli planujecie wydarzenie, przy którym pytanie „a co, jeśli" wisi w powietrzu i nikt nie chce go zadać głośno, napiszcie do mnie. Przejdziemy scenariusze zanim będą potrzebne. To zajmuje godzinę, a oszczędza tydzień paniki.

Nie czekaj na Rudolfa! Najwyższa pora zająć się przygotowaniami do Gwiazdki. A skoro Gwiazdka, to prezenty. Odpowiadasz w tym roku za wymyślenie upominków dla pracowników Twojej firmy? Czeka Cię nie lada wyzwanie! Coś niesztampowego? Zabawnego? A może z kategorii premium?

Prezenty dla Twoich pracowników - pomysły:

Mam dla Ciebie listę 50. Niebanalnych pomysłów, które możesz dostosować do specyfiki swojej branży i osobowości ludzi, z którymi pracujesz na co dzień:

1. gry planszowe w stylu retro; znane z dzieciństwa gry, takie jak bierki czy młynek w stylowym, drewnianym wydaniu,
2. planer lub kalendarz na następny rok,
3. karty podarunkowe, np. do sklepu z biżuterią lub księgarni,
4. karty podarunkowe do sklepów z produktami cyfrowymi, np. Dostęp do Storytel albo HBO GO,
5. pakiety SPA w formie vouchera,
6. kurs językowy, warsztaty: z ceramiki artystycznej, czekoladowe,
7. zestaw do parzenia kawy: kawiarka i paczka dobrej jakości ziaren,
8. zestaw filiżanek,
9. ręcznie robione czekolady,
10. voucher na przeżycie, np. Lot balonem czy kolacja w ciemnościach,
11. bilet otwarty do teatru lub kina,
12. lekcja tańca, miesięczny bilet wstępu na ściankę wspinaczkową, park trampolin itd.,
13. masaż relaksacyjny,
14. voucher na zabawę w salonie gier VR,
15. indywidualna sesja coachingowa,
16. szkolenie dopasowane do zainteresowań pracownika, np. Survivalowe, florystyczne, nauka jazdy konnej itd.,
17. rejs statkiem np. po Odrze,
18. lot w symulatorze, lot paralotnią, lekcja squasha, tenisa itd.,
19. bon na weekend dla dwojga w miejscowości wypoczynkowej,
20. kolacja degustacyjna,
21. skórzane etui na laptopa,
22. pióro w eleganckim etui,
23. kosz egzotycznych owoców,
24. zestaw zdrowych przetworów i produktów, np. Konfitur, miodów,
25. gadżet sportowy, np. Krokomierz,
26. kolorowe skarpetki,
27. zapachowe świece sojowe,
28. herbaty w metalowym pudełku lub ładnej puszce,
29. karnet na siłownię,
30. zestaw alkoholi,
31. bony i karty przedpłacone na posiłki i napoje, karty lunchowe,
32. personalizowane, słodkie upominki dla pracowników
33. zaproszenie na wycieczkę firmową,
34. voucher na kręgielnię,
35. sesja zdjęciowa,
36. butelka wielokrotnego użytku z filtrem na wodę, metalowa butelka,
37. lunchbox z designerskim wykończeniem, np. Bambusowy,
38. kubek termiczny,
39. zestawy do gotowania, np. do grilla, fartuch kuchenny,
40. organizer na biurko, ramka cyfrowa do zdjęć,
41. deska serów i/lub wędlin (np. Pakowane dla dwóch osób),
42. stylowe etui na paszport lub bilety lotnicze, dla miłośników podróży lub osób, które często bywają w zagranicznych delegacjach,
43. voucher do restauracji,
44. personalizowana mapa podróży, zdrapywalna mapa świata lub Polski,
45. aparat polaroid,
46. fotoksiążka upamiętniająca najlepsze momenty w firmie w tym roku,
47. prenumerata gazety branżowej lub związanej z zainteresowaniami pracownika,
48. bilety na mecz,
49. kosz do aktywności DIY, włóczki, druty itp.,
50. zestaw barmański lub grawerowany zestaw do wina.

Taką listę można by jeszcze długo uzupełniać… To jednak Ty znasz ludzi, dla których przygotowujesz świąteczne niespodzianki. Wybierz prezenty, które będą pasować do kultury organizacyjnej Twojej firmy i sprawią, że pracownicy poczują się w tym czasie wyróżnieni.

Dlaczego oryginalne prezenty dla pracowników są tak ważne?

Prezenty świąteczne dla pracowników to dla firm ważny sposób na okazanie im uznania i docenienie ciężkiej pracy zespołu. Zarówno drobne upominki dla pracowników, jak i coś bardziej znaczącego mogą pomóc w budowaniu morale i wspierać pozytywne relacje między pracodawcą a pracownikami. Wiemy, że znalezienie odpowiedniego prezentu nie zawsze jest łatwe. Dlatego warto poświęcić chwilę na poznanie swoich pracowników, aby znaleźć coś niebanalnego - i uniknąć żenujących pomyłek!Nie zapomnij o czynniku zabawy! Śmieszne prezenty dla pracowników się sprawdzają. Odrobina humoru lub kreatywności sprawi, że prezenty zostaną zapamiętane i docenione.W końcu Boże Narodzenie to czas świętowania, więc upewnij się, że wprowadzisz trochę radości do prezentów firmowych!

Świąteczne benefity pozapłacowe dla Twoich pracowników

Kreatywność w świątecznym obdarowywaniu nie ma granic. Świadczenia pozapłacowe to prezenty lub dodatki, które nie są częścią wynagrodzenia pracownika, takie jak elastyczne godziny pracy, praca zdalna czy dodatkowe dni urlopu. Może to być wszystko, od własnoręcznie upieczonego świątecznego ciasta przez Prezesa przez dodatkowy czas wolny aż po podróże zagraniczne. Jednym ze sposobów, aby upewnić się, że te benefity zostaną dobrze przyjęte, jest powiązanie ich z istniejącą kulturą pracy.Przykłady świątecznych benefitów dla Twojego zespołu:

• praktyczne zajęcia rozwijające wiedzę, takie jak warsztaty tematyczne w porze lunchu,
• nieformalne, spontaniczne wyjście na kręgle, do pokoju zagadek czy na pubquiz
• wspólne gotowanie
• fotobudka w biurze

Wniosek dla pracodawców: znajdźcie sposób, aby sezon świąteczny był dla pracowników czasem, który dobrze wspominają. Wyjścia zespołowe i elegancki prezent dla pracownika pomagają stworzyć bardziej zgrany i zmotywowany zespół, co w ostatecznym rozrachunku się opłaca.

Zobacz także inne materiały przygotowujące do wigilii firmowej:

• Wigilia firmowa w 5 krokach [TUTORIAL]
• Wigilia w biurze - plusy i minusy
• Zdalna wigilia - czy zdalne świętowanie ma sens?

Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że pomysł zorganizowania świątecznego eventu w siedzibie firmy nie spotka się z natychmiastowym entuzjazmem ze strony pracowników. Sprawdź, co możesz zrobić, by przygotować Wigilię w biurze, która będzie wspominana przez cały następny rok, i to dobrze!

Dlaczego nie lubimy imprez w biurze?

Wigilia pracownicza ma być ważnym wydarzeniem, kojarzącym się z ciepłem i dobrą zabawą, miłym i nieformalnym spotkaniem z ludźmi, z którymi na co dzień pracujemy. No właśnie, „na co dzień pracujemy”! Niechęć do pójścia na taką imprezę w firmie może wynikać z potrzeby zmiany otoczenia, właśnie ze względu na tę okazję. Surowe biuro przypomina o obowiązkach, niezamkniętych taskach i konieczności powrotu do niego rano.Jeśli dotychczas przyzwyczailiśmy naszych pracowników do wystawnych grudniowych przyjęć w restauracji bądź „Christmas Party” w klubie, pomysł na tegoroczną Wigilię w siedzibie firmy wydaje się co najmniej dziwny. Koncepcja takiego świętowania może kojarzyć się ze sporym obcięciem kosztów i zorganizowaniem tego wydarzenia o wiele skromniej, niż w poprzednich latach. Do tego dochodzi obawa, że biurze nie poczujemy swobodnie, impreza skończy się szybko, a całe spotkanie zostanie zapamiętane jako sztywne i nudne… Brzmi jak katastrofa? To będzie katastrofa! Chyba, że podejdziemy do tego tematu kreatywnie, z pomysłem i… otwartą głową!

Wigilia w biurze, to się uda!

W biurze nie musi znaczyć „nudniej”, „gorzej” czy „skromniej”. To głównie od Ciebie, organizatora, zależy, jak finalnie będzie. Być może okaże się, że Wigilia w firmie będzie o wiele bardziej udana niż te poprzednie, w lokalach czy barach. W końcu na udany event wpływa o wiele więcej czynników niż samo miejsce wydarzenia. Liczy się forma spotkania, atrakcje i atmosfera. A atmosferę tworzą ludzie, i o nich i ich komfort warto zadbać na samym początku organizowania firmowej Wigilii. Przede wszystkim spraw, by ten event był dostosowany do potrzeb i oczekiwań odbiorców, pracowników. Z wyprzedzeniem poinformuj o dacie i miejscu spotkania. w okresie przedświątecznym wiele osób decyduje się na urlop, więc, jeśli jest to możliwe, termin powinien być ustalony odpowiednio wcześnie i wspólnie. Zapytaj swoich współpracowników o to, jaki charakter powinien obrać ten event, co podobało im się najbardziej w zeszłym roku, a z czego woleliby zrezygnować. Umiejętność uważnego słuchania jest na tym etapie niezwykle przydatna!

Jak zorganizować świąteczne spotkanie w siedzibie firmy?, praktyczne wskazówki

Znasz już termin Wigilii? Nadszedł czas na zajęcie się tym, nieco problematycznym czynnikiem, jakim jest miejsce. Zweryfikuj, która przestrzeń biurowa sprawdzi się w ramach tego eventu najlepiej. Czy Twoi pracownicy będą czuli się dobrze w sali konferencyjnej, która kojarzy się ze szkoleniami i spotkaniami zespołów? Co możesz zrobić, by zmienić jej formalny wygląd? Choinka? Ozdoby? A może by tak na czas Wigilii schować gdzieś wszystkie sprzęty elektroniczne i inne, kojarzące się z pracą? Sprawdź, jakie masz możliwości, by biuro na ten jeden dzień zmieniło swój charakter! Pamiętaj również, że przygotowania do Świąt możesz zacząć o wiele wcześniej. Wieniec bożonarodzeniowy na drzwiach, lampki na open spacie czy kreatywne wykorzystanie kalendarza adwentowego to małe akcenty, które budują klimat jeszcze przed samą Wigilią. Kolejny krok to ustalenie dress codu, który także zbuduje klimat tego spotkania. W tym temacie również mamy pewną swobodę, w końcu nie wychodzimy nigdzie na zewnątrz. Możesz na przykład zaproponować konkurs na najbrzydszy świąteczny sweter. U pracowników, którzy zwykle ubierają się bardzo formalnie, kiczowate, świecące czy kolorowe przebrania zostaną na pewno na długo zapamiętane! Możesz z dress codu zrezygnować, albo, jak niemalże wszystko, skonsultować ten pomysł z zespołem!Dalej czeka Cię zamówienie cateringu, zadbanie o odpowiednią liczbę krzeseł przy stołach i… zaplanowanie atrakcji! Spotkanie w biurze może przybrać najróżniejsze formy, do których możesz dobierać pasujące aktywności. Uroczysta kolacja z dzieleniem się opłatkiem czy event dla całych rodzin ze Świętym Mikołajem w roli wodzireja to nie wszystko, co jesteś w stanie zaproponować swojej firmie w ten dzień!

Pomysły na atrakcje podczas Wigilii w biurze

Po załatwieniu podstawowych spraw zajmij się dopieszczaniem naszego eventu i wprowadzeniem elementów, które zachwycą nawet firmowego „Grincha”. Tak naprawdę niewiele nas ogranicza, a każdy pomysł na atrakcyjną Wigilię firmową dostosowujemy do warunków biurowych. Co można zorganizować w ramach firmowych Świąt?

• Warsztaty: zdobienia bombek, robienia świątecznych kartek, girland albo… kulinarne (także poza dekorowaniem pierników!), barmańskie czy z tworzenia własnych kompozycji zapachowych. Mając na to przestrzeń w biurze, możemy zaprosić prowadzącego, specjalistę, którego praca uzupełni nasz event o naukę czegoś nowego. Pamiętajmy, udział we wspólnych aktywnościach bardzo spaja grupę!
• Świąteczne karaoke, do którego nie potrzebujemy nic oprócz rzutnika, głośników i ekranu. Odpalamy „All I want for Christmas is you” i inne grudniowe hity w wersji do śpiewania i czekamy na pierwszych śmiałków!
• Przyznawanie nagród. Wigilię możemy połączyć z podsumowaniem roku, nawet w formie zabawnego plebiscytu. Świąteczny czas sprzyja szczerym podziękowaniom za zasługi dla firmy bądź rozwój pracownika.
• Różne formy grywalizacji: test wiedzy na temat świątecznych zwyczajów, bożonarodzeniowe kalambury, szukanie ukrytych prezentów czy (dla odważnych!) escape room zaaranżowany w biurze. Takie gry sprawdzają się najlepiej, jeśli odbywają się w drużynach, nic tak nie rozgrzewa towarzystwa jak zdrowa rywalizacja!
• Testowanie kulinarnych zdolności pracowników. Organizacja spotkania w biurze pozwala nam na to, by na stole obok posiłków z cateringu pojawiły się przysmaki czy wypieki przyniesione przez pracowników. Pozostaje jedynie czekać, aż zaczną się dyskusje, które z dwunastu wigilijnych potraw to „must have” w rodzinach pracowników i jak w końcu robi się te makiełki!
• Fotobudkę z firmowymi, świątecznymi gadżetami. Zamieść przy niej zachętę, by uczestnicy spotkania dzielili się w mediach społecznościowych zdjęciami z Wigilii. W taki sposób możemy pozytywnie wpłynąć na wizerunek przedsiębiorstwa jako pracodawcy!

Pamiętaj też, że imprezę można przenieść do baru i after party spędzić już w mniej oficjalnym klimacie.

Wigilia w biurze - dlaczego warto?

Choć zorganizowanie świątecznego spotkania w siedzibie firmy wiąże się z wyzwaniami, jest szansa, że przyniesie wiele korzyści. Może dzięki temu jednemu, wspólnemu wieczorowi w biurze zbudujemy w naszym zespole relacje, które będą owocowały podczas przyszłych zadań i projektów? Skoro w biurze możemy dobrze się bawić i dobrze spędzać czas, to może uda się tę energię i flow przenieść na spotkania biznesowe? Poza tym, Wigilia w biurze to:

• oszczędność pieniędzy na wynajmie sali, lokalu czy restauracji na wyłączność,
• brak ograniczenia czasowego (możemy zacząć i skończyć imprezę, o której chcemy),
• Możliwość swobodnej aranżacji biura na potrzeby imprezy i atrakcji,
• Przygotowania bez presji czasowej (np. Możemy w dowolnym czasie dekorować salę czy schować prezenty do zaplanowanej gry).

After party i wskazówki na przyszły rok

Zorganizowanie świątecznego spotkania w biurze może nieść za sobą pewne logistyczne wyzwania. Okazuje się jednak, że nie wymaga ogromnego nakładu pracy. Jeśli w odpowiednim terminie zaplanujemy wydarzenie na podstawie potrzeb i oczekiwań gości, to sama organizacja może być dla nas czystą przyjemnością!A co po Wigilii? Zanim wszyscy odpłyną już myślami do zadań na nowy rok, warto naszą imprezę zewaluować. Zebrane opinie pozwolą na organizację lepszej imprezy w przyszłości. Czy kolejny raz w biurze? To się okaże po wrażeniach uczestników! Powodzenia!

Przeczytaj też

• Wigilia firmowa w pięciu krokach
• Prezenty dla pracowników
• Jak rozliczyć spotkanie firmowe