Blog

Uczestnik sprzedaje twój event własnemu szefowi

Najważniejsze tezy: Zaproszenie na wydarzenie B2B pisze się do uczestnika, a decyzję o jego udziale podejmuje zwykle ktoś inny. Uczestnik musi wyjazd sprzedać własnemu przełożonemu i robi to bez żadnych materiałów, bo organizator mu ich nie dał. Polskie dane o nakładach firm na rozwój pokazują, z jak małej puli ten wydatek jest wyjmowany, i to tłumaczy, dlaczego zgoda bywa trudniejsza od samej decyzji uczestnika.

  • W Polsce 17,7 procent firm zatrudniających co najmniej dziesięć osób korzysta z konferencji, warsztatów i targów jako formy rozwoju pracowników, w Unii 29,4 procent.
  • Wydatek na kursy rozwojowe to w polskich firmach 0,6 procent całkowitych kosztów pracy, a na uczestnika 376 euro rocznie.
  • Wśród osób, które chciały się szkolić i tego nie zrobiły, kolizja z pracą jest wskazywana częściej od kosztu, a brak wsparcia pracodawcy wskazuje 8,5 procent.
  • Strony z gotowymi argumentami dla przełożonego istnieją od lat w branżach technologicznych i w stowarzyszeniach, a nikt nie opublikował ich wyniku.

Konferencja dla dwustu osób, program gotowy, zaproszenie wysłane. W zaproszeniu jest agenda, lista prelegentów, cena i przycisk rejestracji. Czego w nim nie ma: ani jednego zdania, które osoba zainteresowana mogłaby przekleić do maila do swojego przełożonego.

Przez trzy tygodnie organizator czeka na rejestracje i tłumaczy sobie słaby wynik ceną albo terminem. Rzecz dzieje się tymczasem w rozmowie, której nie widzi: pracownik prosi o dwa dni nieobecności i o kwotę z budżetu, którego wielkości zwykle nie zna, a przełożony odpowiada, że teraz nie bardzo.

Z jakiej puli wyjmuje się ten wydatek

Polskie dane o nakładach firm na rozwój pracowników pochodzą z badania Eurostatu realizowanego przez Główny Urząd Statystyczny, z ostatnim pełnym cyklem dotyczącym 2020 roku. Badanie obejmuje firmy zatrudniające co najmniej dziesięć osób, próba brutto liczyła dwadzieścia tysięcy przedsiębiorstw ze populacji stu dwunastu tysięcy, a odpowiedzi uzyskano od około sześćdziesięciu czterech procent.

Liczby, które mają znaczenie dla organizatora wydarzeń:

  • jakąkolwiek formę rozwoju pracowników prowadziło 40,9 procent polskich firm, w Unii Europejskiej 67,4 procent,
  • konferencje, warsztaty, targi i wykłady jako formę rozwoju wskazało 17,7 procent polskich firm, w Unii 29,4 procent,
  • w firmach od dziesięciu do czterdziestu dziewięciu osób było to 13,5 procent, od pięćdziesięciu do dwustu czterdziestu dziewięciu 30,4 procent, powyżej dwustu pięćdziesięciu 56,8 procent,
  • koszt kursów rozwojowych to 0,6 procent całkowitych kosztów pracy, czyli 108 euro na zatrudnionego rocznie i 376 euro na uczestnika,
  • w kursach uczestniczyło 28,8 procent zatrudnionych, w Unii 42,4 procent.

Dwa zastrzeżenia, bez których te dane łatwo nadużyć. Rok 2020 był rokiem pandemii, więc wartości są najpewniej zaniżone wobec normalnego cyklu. Badanie liczy osobno kursy i inne formy, a konferencje należą do drugiej grupy, dla której nie podaje ani godzin, ani kosztów. Metadane polskie odnotowują też trudność z uchwyceniem kosztów podróży i diet, więc koszt wyjazdu na konferencję jest w tej statystyce słabo widoczny.

Miejsce na planszę: trzy słupki udziału firm korzystających z konferencji, warsztatów i targów według wielkości firmy w Polsce, z linią odniesienia dla średniej unijnej.

Operacyjny wniosek z tych liczb jest następujący. W firmie zatrudniającej czterdzieści osób prawdopodobieństwo, że konferencje są w ogóle uznaną formą rozwoju, jest bliskie jednej na siedem. Twoje zaproszenie trafia więc nie do procesu, a do wyjątku od procesu, i musi go uzasadnić.

Co realnie blokuje udział

Badanie kształcenia dorosłych z 2022 roku pyta osoby, które chciały uczestniczyć w szkoleniu i tego nie zrobiły, o powody. Dla Polski, w grupie wiekowej od dwudziestu pięciu do sześćdziesięciu czterech lat, przy odpowiedziach wielokrotnych: powody rodzinne 25,7 procent, kolizja z harmonogramem pracy 23,3 procent, koszty 15,5 procent, brak wsparcia pracodawcy 8,5 procent. W Unii ta ostatnia wartość wynosi 13,2 procent.

Kolejność jest pouczająca. Czas wyprzedza pieniądze. Organizator, który obniża cenę, odpowiada na trzecią przeszkodę, a pierwsze dwie pozostawia bez odpowiedzi.

Dodatkowe dane o barierach pochodzą z badania wydawcy oprogramowania dla stowarzyszeń, przeprowadzonego w 2025 roku na około siedmiuset pięćdziesięciu osobach z branży wydarzeń. Jako powody nieobecności wskazano obciążenie pracą u 56 procent, zgodę budżetową pracodawcy u 55 procent i koszt udziału u 49 procent. Podaję to z pełnym oznaczeniem: badanie dostawcze, liczby znam z relacji prasowej, nie z raportu, profilu respondentów nie ustaliłem. Kierunek jest jednak zgodny z danymi urzędowymi, a zgoda pracodawcy pojawia się w nim jako osobna, wysoko wskazywana przeszkoda.

Z badań akademickich nad decyzją o udziale w konferencjach stowarzyszeniowych, Mair i Thompson w 2009 roku, wynika, że istotnymi predyktorami zamiaru ponownego udziału były networking i koszt. Praca dotyczy delegatów stowarzyszeń w Wielkiej Brytanii, nie pracowników firm pytanych o zgodę przełożonego, i w dostępnym opisie nie bada roli pracodawcy. Zaznaczam to, bo w tej dziedzinie badań z polskiego rynku nie znalazłem w ogóle.

Czego potrzebuje przełożony, a czego nie dostaje

Nie znalazłem badania z próbą, które mówiłoby wprost, jakie argumenty przechodzą u przełożonego przy zgodzie na wyjazd. To luka i nie zasłaniam jej teorią. Mogę natomiast opisać, co widzę w rozmowach i co wynika z literatury o transferze szkoleniowym.

Przełożony ocenia trzy rzeczy, z których organizator adresuje zwykle zero.

Pierwsza: koszt całkowity, a nie cenę biletu. Bilet, dwa dni nieobecności, nocleg, dojazd. Uczestnik nie zna tej sumy, dopóki jej sam nie policzy, a policzenie jej jest pracą, której często nie wykona, więc rozmowa odbywa się na niepełnych danych.

Druga: co wróci do zespołu. Tu literatura jest bezlitosna. Saks i Belcourt opublikowali w 2006 roku wyniki z stu pięćdziesięciu organizacji, w których praktycy szkoleń szacowali, że szkolenie stosuje w pracy 62 procent pracowników bezpośrednio po, 44 procent po pół roku i 34 procent po roku. To szacunki praktyków, nie pomiar, i tak je podaję. Metaanaliza Arthura i współautorów z 2003 roku podaje wielkość efektu dla uczenia się 0,63, a dla wyników organizacyjnych 0,26, czyli firma widzi istotnie mniej od uczestnika. O tym, czemu samo przekazanie wiedzy nie jest rezultatem, pisałem w osobnym tekście o tym, czego event nie dowozi.

Trzecia: co się dzieje w te dwa dni z bieżącą pracą. Na to pytanie organizator nie odpowie, może jednak przestać je utrudniać, na przykład podając godziny, w których sesje są mniej istotne, albo oferując dostęp do materiałów dla osoby zastępującej.

Materiał, który trzeba dać uczestnikowi

Praktyka istnieje i jest starsza, niż się wydaje. Strony z gotowymi argumentami do rozmowy z przełożonym prowadzą od lat wydarzenia stowarzyszeniowe i część konferencji technologicznych. Przejrzałem kilka i zawierają powtarzalny zestaw.

Gotowy szablon maila albo listu z polami do uzupełnienia. Lista argumentów dopasowanych do celów firmy, nie do programu wydarzenia. Rozpisane koszty: rejestracja, przelot, transport lokalny, liczba nocy ze stawką. Zobowiązanie uczestnika do pisemnego podsumowania albo omówienia dla zespołu po powrocie. Wskazanie terminu wcześniejszej rejestracji z podaniem oszczędności.

Przykłady, które znalazłem, pochodzą z konferencji oprogramowania dla finansów na 2026 rok, z konferencji narzędzi testerskich, z konferencji stowarzyszenia kadrowego z 2022 roku i z konferencji organizacji opieki senioralnej z 2019 roku. Najstarszy datowany przypadek to rok 2019, a początku praktyki nie ustaliłem.

Trzeba dodać rzecz niewygodną: nie znalazłem ani jednej publikacji organizatora ani badania, które mierzyłoby wpływ takiej strony na liczbę rejestracji. Praktyka jest rozpowszechniona i nieudokumentowana co do wyniku. Traktuję ją więc jako rozsądne wypełnienie luki, nie jako udowodnioną dźwignię.

Co bym w tym zestawie zmienił

Dwie rzeczy, bo szablony, które widziałem, są pisane od strony wydarzenia, a nie od strony przełożonego.

Pierwsza: zamiast listy korzyści dla uczestnika dać jedno zdanie o zmianie, którą zobaczy zespół. Nie „poznam najnowsze trendy", a „przywiozę listę trzech narzędzi, których używają firmy naszej wielkości, z kosztem wdrożenia". Konstrukcję uzasadnienia opisałem od drugiej strony, od strony organizatora broniącego budżetu, w tekście o uzasadnianiu budżetu eventowego przed zarządem.

Druga: termin raportu wpisany w szablon. Przełożony, który dostaje datę, przy której usłyszy wynik, ocenia inne ryzyko niż ten, który słyszy o dwóch dniach nieobecności. Metaanalizy nad spotkaniami edukacyjnymi wskazują zresztą, że efekt rośnie, gdy spotkanie jest wsparte materiałami i powtórzeniami, a nie zostaje samo. Przegląd Cochrane z 2021 roku na dwustu piętnastu badaniach z losowym przydziałem podaje przy spotkaniach edukacyjnych medianową poprawę zgodności z pożądaną praktyką na poziomie czterech punktów procentowych, przy wyraźnie wyższym efekcie tam, gdzie spotkanie było krótsze, frekwencja wyższa i dołożono materiały. Dotyczy ochrony zdrowia, więc liczby nie przenoszę, przenoszę warunek.

Gdzie to wstawić w ścieżce rejestracji

Osobna strona pod adresem, który da się wysłać, i jeden link w zaproszeniu, w zdaniu nazywającym rzecz wprost. Nie w stopce, nie w zakładce z regulaminem.

Drugie miejsce jest ważniejsze i rzadziej używane: strona porzuconej rejestracji. Osoba, która zaczęła wypełniać formularz i nie skończyła, często zatrzymała się właśnie na kwocie i na zgodzie. Jeden mail z materiałem do rozmowy z przełożonym trafia tam w realną przeszkodę, a nie w przypomnienie o terminie. Mechanikę samego formularza rozpisałem w materiale o rejestracji na wydarzenie.

Trzecie miejsce dotyczy ceny. Jeżeli masz stawkę dla grupy od trzech osób, podaj ją w materiale do rozmowy z przełożonym, bo przełożony myśli o zespole, a nie o jednej osobie, i wtedy ta sama kwota wygląda inaczej.

Czego nie wiemy o polskim rynku

Przejrzałem polskie opracowania rynku spotkań z lat 2019 do 2021 pod kątem decyzji o udziale pracownika i barier. Raporty mierzą liczbę, charakter, frekwencję i format wydarzeń, a o tym, kto zatwierdza udział i co go blokuje, nie zawierają niczego. Same raporty opisują przy tym swoją metodę jako ani pełną, ani losową.

Danych polskich o barierach udziału w konferencjach biznesowych nie znalazłem. Dostępne są dane urzędowe o szkoleniach w ogóle, które przytoczyłem wyżej, i dane zagraniczne o delegatach stowarzyszeń. To luka w wiedzy o rynku, nie wniosek o jego braku.

Co z tego wynika

Organizator wydarzenia B2B pisze dziś do jednej osoby, a decyzja zapada w rozmowie dwóch. Materiał do tej drugiej rozmowy kosztuje jedną stronę tekstu i nie wymaga zmiany programu ani ceny. Przy danych pokazujących, że w mniejszych polskich firmach konferencja jest formą rozwoju mało rozpowszechnioną, taka strona bywa jedynym miejscem, w którym wydatek zostaje uzasadniony w języku przełożonego.

Następny krok zajmuje godzinę. Napisz pięć zdań: cel wyjazdu wyrażony zmianą widoczną dla zespołu, suma kosztów z rozbiciem, termin i forma raportu po powrocie, stawka dla grupy, oraz data wcześniejszej rejestracji z kwotą oszczędności. Wstaw to pod osobnym adresem i wyślij link w mailu do osób, które rejestracji nie dokończyły.

FAQ

Czy taka strona naprawdę podnosi rejestracje

Nie wiem i nie udaję, że wiem. Praktyka jest rozpowszechniona w stowarzyszeniach i w konferencjach technologicznych od co najmniej 2019 roku, a żadnej publikacji z wynikiem, ani organizatora, ani badawczej, nie znalazłem. To, co da się powiedzieć na pewno: badania o barierach stawiają zgodę pracodawcy i obciążenie pracą wysoko, a typowe zaproszenie nie odnosi się do żadnej z tych dwóch rzeczy.

Ile kosztuje firmę dzień pracownika na konferencji

Nie podam średniej, bo polska statystyka tego nie mierzy w rozbiciu na konferencje, a koszty podróży są w niej według metadanych słabo uchwycone. Da się natomiast policzyć własny rachunek: wynagrodzenie brutto podzielone przez roczny czas pracy daje stawkę godzinową, a dwa dni to szesnaście godzin. Przy tej liczbie bilet przestaje być największą pozycją, i to jest argument dla przełożonego, nie przeciw.

Czy obniżka ceny pomoże bardziej od materiału dla przełożonego

W polskich danych o barierach koszty są wskazywane rzadziej od kolizji z pracą i powodów rodzinnych. Obniżka adresuje więc przeszkodę trzecią w kolejności. Przy wydarzeniu, gdzie cena jest już niska, materiał do rozmowy z przełożonym adresuje przeszkodę wyższą na liście i nic nie kosztuje.

Co wpisać w zobowiązanie do raportu, żeby nie było pustą obietnicą

Formę i datę, nie samą gotowość. Dwudziestominutowe omówienie na spotkaniu zespołu w ciągu dziesięciu dni po powrocie, z jedną stroną notatek. Takie zdanie jest sprawdzalne, więc przełożony traktuje je jako warunek, a nie jako uprzejmość, a uczestnik wraca z wydarzenia z zadaniem, które wymusza selekcję materiału już na miejscu.

Czy pisać ten materiał dla pracownika, czy dla jego przełożonego

Dla pracownika, w formie gotowej do przekazania przełożonemu. Rozróżnienie jest praktyczne: pracownik nie ma czasu układać argumentacji i nie zna wszystkich kosztów, a przełożony nie przeczyta materiału marketingowego od organizatora. Szablon, który pracownik uzupełnia i wysyła ze swojej skrzynki, przechodzi przez obie te przeszkody.

Napiszmy twój materiał dla przełożonych

Jeżeli sprzedajesz udział w wydarzeniu B2B i widzisz porzucone rejestracje, godzina rozmowy zwykle wystarcza, żeby ułożyć pięć zdań do przekazania przełożonemu i ustalić, w których dwóch miejscach ścieżki rejestracji je wstawić.

Umów konsultację godzinną

Źródła

Eurostat, badanie kształcenia zawodowego w przedsiębiorstwach, dane za 2020 rok, realizacja w Polsce przez Główny Urząd Statystyczny, publikacja 20 grudnia 2022; firmy zatrudniające co najmniej dziesięć osób, próba brutto 20 tysięcy przedsiębiorstw z populacji 112 014, stopa odpowiedzi około 64 procent, sekcje NACE od B do N oraz R i S. Wykorzystane liczby: jakakolwiek forma rozwoju pracowników u 40,9 procent firm w Polsce i 67,4 procent w Unii; konferencje, warsztaty, targi i wykłady jako forma rozwoju u 17,7 procent firm w Polsce (13,5 procent przy 10 do 49 zatrudnionych, 30,4 przy 50 do 249, 56,8 powyżej 250) i 29,4 procent w Unii; koszt kursów rozwojowych 0,6 procent całkowitych kosztów pracy, 108 euro na zatrudnionego i 376 euro na uczestnika rocznie, 17,2 godziny na uczestnika; uczestnictwo 28,8 procent zatrudnionych w Polsce i 42,4 procent w Unii. Metadane polskie odnotowują trudność z uzyskaniem danych o kosztach podróży i diet. Rok 2020 był rokiem pandemii, a konferencje liczone są w tym badaniu w grupie innych form, dla której nie podano kosztów ani godzin. Eurostat, badanie kształcenia dorosłych 2022, Polska, osoby w wieku od 25 do 64 lat, które chciały uczestniczyć w edukacji lub szkoleniu i nie uczestniczyły, odpowiedzi wielokrotne: powody rodzinne 25,7 procent, kolizja z harmonogramem pracy 23,3 procent, koszty 15,5 procent, brak wsparcia pracodawcy 8,5 procent; dla Unii brak wsparcia pracodawcy 13,2 procent. Saks A., Belcourt M., Human Resource Management 2006: dane z 150 organizacji, szacunki praktyków szkoleń o stosowaniu szkolenia w pracy u 62 procent pracowników bezpośrednio po, 44 procent po sześciu miesiącach i 34 procent po roku. Arthur W., Bennett W., Edens P., Bell S., Journal of Applied Psychology 2003: metaanaliza efektów szkoleń, wielkość efektu 0,63 dla uczenia się i 0,26 dla wyników organizacyjnych. Forsetlund L. i inni, Cochrane Database of Systematic Reviews 2021: 215 badań z losowym przydziałem, ponad 28 tysięcy pracowników ochrony zdrowia, medianowa poprawa zgodności z pożądaną praktyką po spotkaniach edukacyjnych na poziomie 4 punktów procentowych, wyższa przy krótszych spotkaniach, wyższej frekwencji i dołożonych materiałach. Mair J., Thompson K., Tourism Management 2009: badanie decyzji delegatów konferencji stowarzyszeniowych w Wielkiej Brytanii, networking i koszt jako istotne predyktory zamiaru ponownego udziału; wielkości próby nie podano w dostępnym opisie. Badanie wydawcy oprogramowania dla stowarzyszeń z 2025 roku, około 750 respondentów według relacji prasowej: obciążenie pracą 56 procent, zgoda budżetowa pracodawcy 55 procent, koszt udziału 49 procent; badanie dostawcze, liczby z relacji wtórnej, profilu respondentów nie ustalono. Strony z gotowymi argumentami do rozmowy z przełożonym: konferencja oprogramowania dla finansów, edycja 2026; konferencja narzędzi testerskich; konferencja stowarzyszenia kadrowego, edycja 2022; konferencja organizacji opieki senioralnej, edycja 2019. Żadnej publikacji z wynikiem takiej praktyki nie znalazłem. Polska Organizacja Turystyczna, Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce, edycje z danymi za lata 2018 do 2020: raporty nie zawierają danych o decyzji o udziale pracownika ani o barierach; metoda opisana przez wydawcę jako ani pełna, ani losowa.

Było pomocne? Podaj dalej
→ Zobacz pozostałe artykuły

Przeczytaj również

ZGARNIJ BONUSY!

Dołącz do społeczności świadomych marketerów i otrzymaj pakiet bonusów za darmo! 🎉 Co 2 tygodnie wyślemy Ci też newsletter pełen konkretnych inspiracji z obszaru marketingu doświadczeń.

Dziękujemy! Zapisaliśmy Cię do Newslettera
Ups! Coś poszło nie tak