Budżet eventowy: jak uzasadnić wyższą kwotę przed zarządem

Najważniejsze tezy: Przy dużym wydarzeniu pytanie nie brzmi, czy freelancer eventowy jest dobry. Brzmi, co się stanie z projektem, gdy jedna osoba przestanie być dostępna, i kto wtedy odpowiada finansowo. Rynek wybiera wykonawców po doświadczeniu i po rekomendacji, a badania nad trafnością metod selekcji stawiają obie te przesłanki nisko.

• Liczba lat doświadczenia należy do najsłabszych przewidywań wyniku pracy w badaniach nad selekcją, słabszych od zadania próbnego.
• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej nie jest obowiązkowe przy typowym wydarzeniu firmowym, więc jego brak jest normą.
• Polskie dane o rynku freelancingu pochodzą głównie od pośredników i nie pokrywają branży eventowej.
• Rozstrzygające są trzy rzeczy: zastępowalność, przepływ pieniędzy do podwykonawców i miejsce, w którym zostają dane projektu.

Konferencja dla sześciuset osób, budżet siedmiocyfrowy, dziewięciu podwykonawców, trzy dni montażu. Projekt prowadzi jedna osoba na własnej działalności, znana w branży, z dobrymi rekomendacjami. Trzy dni przed montażem ta osoba trafia do szpitala.

To nie jest hipoteza, którą wymyśliłem dla efektu. Taki scenariusz zdarza się w branży regularnie i rozstrzyga się na jednym pytaniu: czy ktokolwiek poza tą osobą wie, co jest ustalone, z kim i za ile.

Pytanie o freelancera eventowego przy dużym projekcie nie jest więc pytaniem o jego kompetencje. Jest pytaniem o konstrukcję ryzyka, a tę trzeba rozstrzygnąć przed podpisem, bo po podpisie nie ma już o czym rozmawiać.

Co wiemy o polskim rynku freelancerów eventowych

Dane o tym rynku w Polsce pochodzą przede wszystkim od pośredników i trzeba je czytać z tą świadomością.

Useme opublikował badanie z czerwca 2023 roku na próbie tysiąca stu dziesięciu osób, metodą ankiety internetowej. Szacunek liczby freelancerów w Polsce podano na trzysta trzydzieści tysięcy, ze wzrostem o osiem i trzy dziesiąte procenta rok do roku. Rozkład dochodów: poniżej tysiąca złotych miesięcznie trzydzieści siedem i sześć dziesiątych procenta, od tysiąca do trzech tysięcy dwadzieścia siedem i osiem dziesiątych, od trzech do pięciu tysięcy osiemnaście i siedem dziesiątych, powyżej pięciu tysięcy jedenaście i dziewięć dziesiątych. Około sześćdziesięciu procent badanych traktuje tę pracę jako dochód dodatkowy.

Dwie uwagi do tych liczb. Pierwsza: przejście od próby tysiąca stu dziesięciu osób do szacunku trzystu trzydziestu tysięcy nie zostało w badaniu opisane, więc samego szacunku nie używam jako twardej liczby. Druga: to badanie dostawcy platformy zleceń, więc próba pochodzi z jego otoczenia.

Dane Głównego Urzędu Statystycznego mówią o czymś innym. Samozatrudnionych w Polsce było w 2023 roku około trzech milionów dwustu tysięcy, co stanowi blisko jedną piątą pracujących. To jednak inna kategoria niż freelancer, bo obejmuje rzemiosło, handel, transport i usługi, w których jednoosobowa działalność jest formą standardową.

Polski Instytut Ekonomiczny, na danych badania aktywności ekonomicznej ludności, szacował zjawisko samozatrudnienia pozornego na sto siedemdziesiąt siedem tysięcy osób w 2018 roku i sto sześćdziesiąt dwa tysiące w 2020, co odpowiadało kilku procentom wszystkich samozatrudnionych.

Danych o udziale freelancerów w marketingu i w branży eventowej oraz o ich stawkach w przeglądanych materiałach nie znalazłem. To luka w danych i dlatego nie podam tu żadnej liczby o polskim rynku eventowych freelancerów.

Doświadczenie przewiduje wynik słabiej, niż sądzimy

Tutaj wchodzi materiał, który zmienił mój sposób zadawania pytań przy wyborze wykonawcy.

Schmidt i Hunter opublikowali w 1998 roku w Psychological Bulletin zestawienie trafności przewidywania metod selekcji. W ich tabeli zadanie próbne osiąga wartość pięćdziesiąt cztery setne, wywiad ustrukturyzowany pięćdziesiąt jeden setnych, wywiad swobodny trzydzieści osiem setnych, sprawdzenie referencji dwadzieścia sześć setnych, liczba lat doświadczenia osiemnaście setnych, a liczba lat edukacji dziesięć setnych.

Sackett i współautorzy zrewidowali te wartości w pracy z lat 2021 i 2022, korygując je w dół po uwzględnieniu błędów metodologicznych pierwotnych szacunków. Wywiad ustrukturyzowany spadł z pięćdziesięciu jednej setnych do czterdziestu dwóch, wywiad swobodny z trzydziestu ośmiu do dziewiętnastu, zadanie próbne z pięćdziesięciu czterech do trzydziestu trzech setnych. Kolejność jednak została: ustrukturyzowana rozmowa i zadanie próbne wyprzedzają doświadczenie i referencje.

Przeniesienie na nasz grunt jest bezpośrednie. Rozmowa o tym, ile wydarzeń ktoś zrobił, mówi mało. Zadanie próbne, choćby półgodzinne, mówi dużo. Ja robię to tak: daję fragment realnego briefu i proszę o trzy pytania, które zadałby klientowi przed wyceną. Odpowiedź pokazuje sposób myślenia szybciej niż godzina opowieści o realizacjach.

O jedno zdanie o referencjach

Sprawdzenie referencji ma w tych zestawieniach niską trafność, co nie znaczy, że jest bezużyteczne. Znaczy, że jako główna przesłanka wyboru nie wystarcza. Lepiej użyć go do sprawdzenia twardych faktów, opinie zostaw na bok. Pytanie „czy poleciłby pan tę osobę” przynosi uprzejmość. Zapytaj raczej, ile wynosiło ostateczne rozliczenie wobec pierwotnej wyceny i dlaczego. Wtedy dostajesz informację.

Trzy ryzyka pracy z freelancerem eventowym

Zastępowalność

Agencja ma zespół, więc nieobecność jednej osoby oznacza przesunięcie zadań. Przy wykonawcy jednoosobowym nieobecność oznacza zatrzymanie projektu, o ile nie ma zapisanego miejsca, w którym leżą ustalenia.

Rozwiązanie jest tanie i prawie nikt go nie stosuje: wymóg prowadzenia dokumentacji projektu we wspólnym miejscu, do którego zamawiający ma dostęp w każdej chwili. Cel nie dotyczy nadzoru. Harmonogram, lista podwykonawców, kwoty i statusy zgód mają być widoczne poza głową jednej osoby. Ten warunek wpisany do umowy rozwiązuje większą część problemu zastępowalności i nic nie kosztuje.

Przepływ pieniędzy do podwykonawców

Przy dużym wydarzeniu wykonawca jednoosobowy obraca kwotami wielokrotnie przekraczającymi jego roczny przychód. Zaliczka od zamawiającego idzie do obiektu, do firmy technicznej, do cateringu. Nieopisany przepływ oznacza ryzyko po stronie zamawiającego, którego nie widać w umowie.

Postępuję w takich projektach dwojako. Albo płatności do największych podwykonawców idą bezpośrednio od zamawiającego, a wykonawca rozlicza wyłącznie swoją pracę, albo umowa zawiera obowiązek przedstawiania potwierdzeń zapłaty do podwykonawców jako warunek kolejnej transzy. Odpowiedzialność za ten łańcuch rozpisałem szerzej w tekście o podwykonawcach na evencie.

Ubezpieczenie i co o nim naprawdę wiadomo

Tutaj trzeba uporządkować obiegową wiedzę. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności nie jest w Polsce obowiązkowe dla większości firm. Obowiązkowe ubezpieczenie organizatora dotyczy imprez masowych w rozumieniu ustawy z 20 marca 2009 roku, a progi liczby uczestników przy tej definicji zaczynają się wysoko: powyżej tysiąca osób na terenie otwartym i powyżej pięciuset w obiekcie przy imprezach artystyczno-rozrywkowych, z niższymi progami przy imprezach sportowych.

Typowa konferencja czy impreza firmowa dla kilkuset osób znajduje się więc poniżej tych progów i nie wymaga ubezpieczenia obowiązkowego. Jak wielu polskich wykonawców eventowych ma ubezpieczenie dobrowolne i na jakie sumy, nie wiem, bo takich danych nie znalazłem i nie podam tu liczby zastępczej.

Praktyczny wniosek: skoro nie ma obowiązku i nie ma danych, pytanie o polisę i jej sumę gwarancyjną zadaj wprost i poproś o kopię. Samo zapewnienie nic nie znaczy. Dotyczy to zarówno wykonawcy jednoosobowego, jak i agencji.

Weryfikacja wykonawcy bez udawania działu kadr

Pojawia się czasem teza, że co trzeci kandydat podaje w dokumentach nieprawdę. Sprawdziłem jej pochodzenie i nie znalazłem badania z podaną próbą i metodą, które by ją uzasadniało. Istnieje natomiast badanie z 2016 roku, w którym blisko trzy i pół tysiąca osób zajmujących się rekrutacją i bezpieczeństwem odpowiedziało, że w osiemdziesięciu ośmiu procentach wykryli kiedykolwiek nieprawdziwą informację w dokumentach kandydata. To odsetek pracodawców, którzy kiedyś coś wykryli. Odsetka kandydatów podających nieprawdę z tej liczby nie wyczytasz. Te dwie liczby bywają podawane jako jedna i warto tego nie powtarzać.

Weryfikacja, która ma sens przy wykonawcy eventowym, obejmuje cztery rzeczy i zajmuje pół dnia.

Status działalności i zdolność do wystawienia faktury na wymaganą kwotę, sprawdzone w rejestrach publicznych. Potwierdzenie dwóch realizacji u zamawiających, z pytaniem o rozliczenie. Wrażenia zostaw na koniec. Kopia polisy z sumą gwarancyjną, jeżeli jest. Zadanie próbne na fragmencie twojego briefu.

Czwarta pozycja daje najwięcej, pierwsza zabezpiecza najwięcej, a razem kosztują mniej od jednego dnia opóźnienia na budowie.

Kiedy freelancer jest lepszym wyborem od agencji

Nie piszę tego tekstu przeciw wykonawcom jednoosobowym, bo w części projektów są wyborem mocniejszym.

Przy projekcie, w którym rozstrzyga jedna kompetencja wykonana bardzo dobrze, pojedyncza osoba zwykle dostarcza lepszy wynik od zespołu, bo nie ma w tym miejsca na przekazywanie zadania dalej. Reżyseria przebiegu, prowadzenie warsztatu, projekt scenariusza, produkcja jednego elementu technicznego mieszczą się w tej kategorii.

Przy projekcie, w którym zamawiający ma własny zespół operacyjny i potrzebuje jednej osoby do prowadzenia, model jednoosobowy jest też tańszy i szybszy, bo nie opłacasz struktury, której nie wykorzystujesz. Porównanie obu modeli po stronie kosztów rozpisałem w materiale o tym, czy wybrać agencję eventową, czy własny zespół.

Granica, którą stosuję, dotyczy liczby podmiotów do skoordynowania, nie liczby uczestników. Przy czterech czy pięciu podwykonawcach pojedyncza osoba daje sobie radę. Powyżej tego, przy montażu wielodniowym i przy pracy nocnej, jedna osoba przestaje być wąskim gardłem i staje się punktem awarii.

Co z tego wynika

Wybór między wykonawcą jednoosobowym i agencją nie jest wyborem między jakością i bezpieczeństwem. Jest wyborem miejsca, w którym kumuluje się ryzyko, a to miejsce da się przesunąć zapisami w umowie: dostępem do dokumentacji projektu, sposobem płatności do podwykonawców i kopią polisy.

Następny krok jest prosty. Przy najbliższym wyborze wykonawcy zamień godzinę rozmowy o realizacjach na półgodzinne zadanie próbne i jedno pytanie do poprzedniego zamawiającego o rozliczenie. Dwie zmiany, zero kosztu, wyraźnie lepsza podstawa decyzji.

FAQ

Czy przy dużym wydarzeniu można w ogóle pracować z jedną osobą

Można, przy spełnieniu trzech warunków: dokumentacja projektu leży we wspólnym miejscu dostępnym dla zamawiającego, płatności do największych podwykonawców są rozliczane bezpośrednio albo potwierdzane, a w umowie jest wskazana osoba lub podmiot przejmujący prowadzenie w razie niedostępności wykonawcy. Bez trzeciego warunku ryzyko zostaje po stronie zamawiającego, choćby wykonawca był świetny.

O co zapytać poprzedniego zamawiającego

Zapytaj o trzy rzeczy liczbowe, nie o opinię. Jaka była pierwotna wycena i jakie ostateczne rozliczenie. Ile zmian zakresu zgłoszono w trakcie i kto je inicjował. Czy wystąpiły opóźnienia w płatnościach do podwykonawców. Odpowiedzi na te pytania są weryfikowalne, a odpowiedź na pytanie „czy poleca pan” nie jest.

Czy współpraca z freelancerem na stałe grozi uznaniem za stosunek pracy

Ryzyko istnieje i wynika z przepisów Kodeksu pracy opisujących cechy stosunku pracy, przede wszystkim podporządkowanie, miejsce i czas wykonywania pracy wskazane przez pracodawcę oraz osobiste wykonywanie. Trwają też zmiany w uprawnieniach Państwowej Inspekcji Pracy w tym zakresie, przy czym w materiałach, które przeglądałem, podawano rozbieżne daty wejścia tych zmian w życie, więc przed decyzją warto sprawdzić aktualny stan w dzienniku ustaw. Materiał nie stanowi porady prawnej.

Czy stawka freelancera powinna być niższa od stawki agencji

Niekoniecznie, bo porównujesz różne zakresy. Agencja wycenia pracę zespołu, zaplecze i przeniesienie części ryzyka na siebie. Wykonawca jednoosobowy wycenia swoją pracę i zwykle nie przenosi ryzyka w tym samym stopniu. Porównanie dwóch ofert ma sens, dopiero gdy obie opisują ten sam zakres i ten sam podział odpowiedzialności.

Jak sprawdzić wykonawcę, z którym nikt w mojej sieci nie pracował

Zadaniem próbnym na fragmencie twojego briefu i rozmową ustrukturyzowaną, czyli taką, w której każdemu kandydatowi zadajesz te same pytania w tej samej kolejności. Badania nad trafnością metod selekcji stawiają te dwa narzędzia wyżej od referencji i wyraźnie wyżej od liczby lat doświadczenia, a oba da się wykonać bez żadnej sieci kontaktów.

Omówmy twój model wykonawczy

Przygotowujesz większy projekt i wybierasz między pojedynczym wykonawcą, agencją i modelem mieszanym? W godzinę policzymy liczbę podmiotów do skoordynowania i ustalimy, które ryzyka przesunąć zapisami w umowie.

Umów konsultację godzinną

Źródła

Useme, Freelancing w Polsce 2023, badanie metodą ankiety internetowej, próba 1110 osób, czerwiec 2023: szacunek 330 tysięcy freelancerów, wzrost o 8,3 procenta rok do roku, rozkład dochodów miesięcznych poniżej 1000 złotych 37,6 procenta, od 1000 do 3000 złotych 27,8 procenta, od 3000 do 5000 złotych 18,7 procenta, powyżej 5000 złotych 11,9 procenta, około 60 procent traktuje pracę jako dochód dodatkowy; przejście od próby do szacunku populacji nie zostało opisane, badanie prowadzone przez dostawcę platformy zleceń. Główny Urząd Statystyczny, dane o samozatrudnieniu: około 3,2 miliona osób w 2023 roku, blisko jedna piąta pracujących, 2,8 miliona w 2017 roku. Polski Instytut Ekonomiczny, Tygodnik Gospodarczy 3/2022, na danych badania aktywności ekonomicznej ludności: samozatrudnienie pozorne 177 tysięcy osób w 2018 roku i 162 tysiące w 2020 roku. Schmidt F., Hunter J., Psychological Bulletin 1998, tom 124, numer 2, strony od 262 do 274, tabela 1: zadanie próbne 0,54, wywiad ustrukturyzowany 0,51, wywiad swobodny 0,38, sprawdzenie referencji 0,26, lata doświadczenia 0,18, lata edukacji 0,10. Sackett P., Zhang C., Berry C., Lievens F., Journal of Applied Psychology 2021 i 2022, tabela 3, korekta wartości w dół: wywiad ustrukturyzowany 0,42, wywiad swobodny 0,19, zadanie próbne 0,33, test wiedzy zawodowej 0,40, ośrodek oceny 0,29. HireRight, Employment Screening Benchmark 2016, blisko 3500 osób zajmujących się rekrutacją, kadrami i bezpieczeństwem: 88 procent wykryło kiedykolwiek nieprawdziwą informację w dokumentach kandydata. Henle C., Dineen B., Duffy M., Journal of Business and Psychology 2019, narzędzie do pomiaru nieprawdziwych informacji w dokumentach, bez podania rozpowszechnienia zjawiska. Ustawa z 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych wraz z rozporządzeniem Ministra Finansów z 11 marca 2010 roku w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia organizatora. Kodeks pracy, artykuł 22. Materiał nie stanowi porady prawnej.

O autorze

Piotr Kalewski, projektant doświadczeń biznesowych i CEO Event Marketing Institute. Projektuje wydarzenia firmowe jako proces, który zaczyna się tygodnie przed datą, zostawia ślad długo po niej i ma wywołać jedną konkretną zmianę: w sprzedaży, postawach, kulturze organizacji albo wizerunku marki. Od 12 lat pracuje przy wydarzeniach B2B z trzech stron stołu: jako event manager w agencji, Head of Marketing po stronie klienta i szef własnej firmy. Ma za sobą ponad 700 wydarzeń i ponad 400 wystąpień na scenie. Autor książki „Event Management dla początkujących (i nie tylko)” (2025), wykładowca WSB Merito Poznań, twórca kanału „Wejście od zaplecza” o kulisach branży.

Przeczytaj też

• Krew, pot i szampan. Współpraca klienta z agencją eventową
• Organizacja imprez firmowych: agencja, własny zespół czy event manager na godziny
• Zapytanie ofertowe na event: siedem pól, które dają porównywalne oferty

Najważniejsze tezy: Dobra umowa eventowa nie jest dokumentem prawnym dołączonym do projektu. Jest zapisem wpadek, które już się komuś przytrafiły, przełożonym na zdania wiążące strony. Każdy niestandardowy paragraf w czyjejś umowie ma za sobą konkretną historię, a czytanie cudzych umów jest najszybszym sposobem uczenia się na cudzych porażkach.

• Badania nad uczeniem się organizacji pokazują, że z własnych sukcesów uczymy się lepiej niż z własnych porażek, a z cudzych porażek lepiej niż z cudzych sukcesów.
• Lista kontrolna działa tam, gdzie porządkuje komunikację, i zawodzi tam, gdzie wdraża się ją jako obowiązek sprawozdawczy.
• Polski wyrok z 2023 roku pokazuje, jak sąd czyta klauzulę o odwołaniu wydarzenia i dlaczego jej nazwa w umowie ma znaczenie.
• Przegląd po projekcie, wykonany na podstawie zapisu zdarzeń, daje efekt mierzalny w badaniach nad pracą zespołową. Pamięć uczestników tego nie zapewnia.

Trzydziestego października 1935 roku na lotnisku Wright Field rozbił się prototyp bombowca Boeinga. Zginęli major Ployer Hill i Leslie Tower. Przyczyną było nieodblokowanie nowego mechanizmu blokady steru, którego w poprzednich maszynach nie było. Samolot był sprawny, pilot był doświadczony, zawiodła pamięć o jednej czynności.

Piloci testowi nie zażądali dodatkowego kursu ani niczyjego zwolnienia. Napisali listę kontrolną, czyli zapisanie na kartce czynności, których nie wolno pominąć. Atul Gawande opisuje, że maszyna w tej konfiguracji przeleciała potem blisko dwa miliony kilometrów bez wypadku, a inne źródła podają wartość wyższą, więc podaję wersję z przypisem, nie samą liczbę.

Umowa eventowa jest tym samym rodzajem dokumentu, tylko rozpisanym na dwie strony i obwarowanym skutkami finansowymi. Każdy jej paragraf, który odbiega od wzoru, pochodzi z czyjejś wpadki.

Dlaczego uczymy się na cudzych porażkach lepiej niż na swoich

To nie jest przypuszczenie, to wynik badania. KC, Staats i Gino przeanalizowali w 2013 roku w Management Science pracę siedemdziesięciu jeden kardiochirurgów i ponad sześciu tysięcy pięciuset procedur z dziesięciu lat. Wniosek, który z tego wyszedł, brzmi nieintuicyjnie: ludzie uczą się więcej z własnych sukcesów niż z własnych porażek, a jednocześnie więcej z porażek innych niż z sukcesów innych.

Mechanizm stojący za tym wynikiem jest ludzki. Własna porażka uruchamia obronę, więc wnioski z niej są wyparte albo spłycone do „trafił się trudny klient”. Cudza porażka obrony nie uruchamia, więc wniosek wchodzi.

Madsen i Desai pokazali w 2010 roku w Academy of Management Journal, na danych z branży pojazdów nośnych, że organizacje uczą się z porażek szybciej niż z sukcesów, a wiedza z porażek dłużej się utrzymuje. Zestawienie tych dwóch prac daje praktyczne wskazanie dla naszej branży: najtańsza nauka to czytanie umów, regulaminów i scenariuszy awaryjnych napisanych przez kogoś, kto już dostał po rękach.

Umowa eventowa: paragrafy, które mają swoją historię

Podaję te, które w polskich umowach eventowych widzę najczęściej, i zdarzenie, z którego każdy wynika.

Gwarancja liczby osób i rozliczenie według wyższej wartości

Zapis mówi, że obiekt rozlicza według gwarancji albo stanu faktycznego, w zależności od tego, która liczba jest wyższa, a obniżenie liczby po terminie gwarancji nie podlega zwrotowi. Historia za tym stoi oczywista: zamawiający zgłaszał mniejsze liczby w ostatniej chwili, a kuchnia produkowała według wcześniejszej. Przy twojej stronie stołu ten paragraf oznacza, że nieobecność zapisanych uczestników jest twoim kosztem i warto ją policzyć przed podpisem.

Odpowiedzialność za podwykonawców

Kodeks cywilny w artykule 474 przypisuje dłużnikowi odpowiedzialność za działania i zaniechania osób, którym powierza wykonanie zobowiązania, tak jak za własne. W umowach eventowych ten przepis bywa powtarzany wprost, czasem razem z wykazem podwykonawców i zakazem ich zmiany bez zgody. Powód jest praktyczny: po nieudanym wydarzeniu zamawiający słyszy, że zawiniła firma techniczna, z którą nie ma umowy. Rozkład odpowiedzialności w takim łańcuchu rozpisałem w materiale o podwykonawcach na evencie.

Kara umowna i jej miarkowanie

Przepisy o karze umownej są zawarte w artykułach 483 i 484 Kodeksu cywilnego, a artykuł 484 w części drugiej przewiduje możliwość jej zmniejszenia, gdy zobowiązanie wykonano w znacznej części albo gdy kara jest rażąco wygórowana. Zapis o karze bez przemyślenia tego mechanizmu bywa więc słabszy, niż wygląda. Z drugiej strony sposób nazwania świadczenia ma znaczenie, co pokazuje wyrok, do którego przechodzę niżej.

Indeksacja ceny

Klauzula odwołująca się do wskaźnika publikowanego przez Główny Urząd Statystyczny pojawiła się w polskich ofertach gastronomicznych dopiero po skoku kosztów w ostatnich latach. Jeszcze w ofertach z 2023 roku jej nie spotykałem, dziś bywa standardem razem z opłatą serwisową i zaliczką. To zapis z pamięci strat poniesionych przez obiekty, nie przez zamawiających.

Zadatek, a nie zaliczka

Artykuł 394 Kodeksu cywilnego opisuje skutki zadatku, w tym jego zatrzymanie albo zwrot w podwójnej wysokości, zależnie od tego, która strona odstąpiła. Zaliczka nie ma w Kodeksie własnej definicji i co do zasady podlega zwrotowi. Nazwa na fakturze nie rozstrzyga, rozstrzyga treść umowy, więc skutek trzeba opisać pełnym zdaniem.

Jak sąd przeczytał klauzulę o odwołaniu wydarzenia

Najbardziej pouczający polski materiał, jaki znalazłem na ten temat, to wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 15 czerwca 2023 roku w sprawie o sygnaturze I ACa 537/22.

Stan faktyczny w skrócie. Stowarzyszenie odwołało kongres zaplanowany na wrzesień 2020 roku, powołując się na zalecenia Ministerstwa Zdrowia, i zgłosiło odwołanie dziesiątego września. Umowa przewidywała, że odwołanie w terminie krótszym niż czternaście dni jest płatne w pełnej wysokości. Sąd potraktował to świadczenie jako sztywne, zryczałtowane odszkodowanie, a nie jako karę umowną, co ma znaczenie, bo do kary umownej stosuje się mechanizm zmniejszenia, a do zryczałtowanego odszkodowania nie w tym samym trybie. Powoływanie się na siłę wyższą sąd odrzucił, wskazując, że aneks podpisano w końcu sierpnia 2020 roku, gdy sytuacja epidemiczna była powszechnie znana. Zasądzono ponad sto dwadzieścia tysięcy złotych z odsetkami i koszty procesu.

Trzy wnioski praktyczne, które z tego wyciągam.

Pierwszy: nazwa świadczenia w umowie wpływa na to, jak sąd je oceni, więc warto wiedzieć, co się podpisuje, obok tego, ile.

Drugi: siła wyższa nie działa wtedy, gdy ryzyko było znane w momencie zawierania umowy. Podpisanie aneksu w trakcie trwania znanego zagrożenia jest przyjęciem tego ryzyka.

Trzeci: żadna ze stron nie podniosła w tej sprawie wniosku o zmniejszenie świadczenia. Nie wiem, jak sąd by go rozpatrzył, i dlatego go nie komentuję. Zapisuję jednak, że takie pytanie w tej sprawie nie padło, bo pokazuje to, jak wiele zależy od prowadzenia sprawy, nie tylko od samego zapisu.

Nie jestem prawnikiem i nie podaję tutaj porady prawnej. Opisuję wyrok jako materiał do rozmowy z prawnikiem, który będzie czytał twoją umowę.

Lista kontrolna do umowy eventowej i jej realna wartość

W branży eventowej lista kontrolna ma status oczywistego dobra. Dowody są bardziej złożone i warto je znać, zanim wdrożysz w zespole kolejny formularz.

Haynes i współautorzy opublikowali w 2009 roku w New England Journal of Medicine wyniki wdrożenia dziewiętnastopunktowej listy w ośmiu szpitalach. Śmiertelność spadła z półtora procenta do ośmiu dziesiątych, powikłania z jedenastu procent do siedmiu. Badanie miało konstrukcję przed i po, bez grupy kontrolnej.

Pięć lat później Urbach i współautorzy opublikowali w tym samym czasopiśmie wyniki z Ontario: sto jeden szpitali, ponad sto dziewięć tysięcy operacji przed wdrożeniem i ponad sto sześć tysięcy po. Śmiertelność zmieniła się z siedemdziesięciu jednej setnych procenta na sześćdziesiąt pięć setnych, powikłania z trzech i osiemdziesięciu sześciu setnych na trzy i osiemdziesiąt dwie setne. Żadna z tych różnic nie była istotna statystycznie. Zgodność z procedurą raportowano w tym wdrożeniu niemal na sto procent, przy czym raportowali ją sami wykonawcy.

Autorzy drugiego badania wskazali, że listy kontrolne mogą mieć wartość w postaci lepszej komunikacji i pracy zespołowej, a te korzyści nie przełożyły się na wyniki, które analizowali.

Dla nas wniosek jest konkretny. Lista kontrolna wdrożona jako rozmowa przed startem działa. Ta sama lista wdrożona jako formularz do odhaczenia daje stuprocentową zgodność w raportach i zero zmiany na miejscu. Różnica nie siedzi w liście, siedzi w tym, czy ktoś przy niej rozmawia.

Przegląd umowy eventowej po projekcie, z zapisem zamiast pamięci

Drugi mechanizm zapisywania doświadczenia ma mocniejsze dowody od listy kontrolnej.

Tannenbaum i Cerasoli opublikowali w 2013 roku w Human Factors metaanalizę czterdziestu sześciu próbek i ponad dwóch tysięcy uczestników. Przeglądy po zadaniu podniosły wynik względem grupy kontrolnej o około dwadzieścia pięć procent. Keiser i Arthur w 2021 roku w Journal of Applied Psychology, na sześćdziesięciu jednym badaniach i ponad dziewięciuset zespołach, podali ogólny efekt o wielkości uznawanej za dużą. Efekt był wyższy, gdy przegląd opierał się na obiektywnym zapisie przebiegu zadania.

To ostatnie zdanie jest całą instrukcją wdrożenia. Przegląd po wydarzeniu prowadzony z pamięci zespołu zamienia się w opowieść o tym, co było trudne. Ten sam przegląd z harmonogramem w ręku, zapisem godzin, listą zgłoszeń od obiektu i zestawieniem zmian w zakresie daje materiał, z którego powstaje nowy paragraf w umowie. Jak takie zmiany zakresu narastają w trakcie projektu, opisałem w tekście o rozpełzaniu się zakresu na evencie.

Cztery rzeczy do zapisania w trakcie, nie po

Godziny, w których coś nie poszło według harmonogramu, z podaniem opóźnienia w minutach. Każda zmiana zakresu z informacją, kto o nią poprosił i kiedy. Każde zgłoszenie od obiektu albo podwykonawcy, które wymagało decyzji. Każda rzecz, którą zespół załatwił poza umową, bo szybciej było zrobić niż wyjaśniać.

Czwarta pozycja jest najcenniejsza i najrzadziej zapisywana. To tam siedzą przyszłoroczne paragrafy.

Co z tego wynika

Umowa, regulamin i scenariusz awaryjny są trzema formami tej samej rzeczy: pamięci organizacyjnej zapisanej tak, żeby działała bez obecności osoby, która pamięta. Zespół, który po każdym projekcie dopisuje do swojego wzoru jedno zdanie wynikające z tego, co się zdarzyło, po trzech latach ma dokument lepszy od każdego wzoru kupionego z zewnątrz.

Praktyczny następny krok jest tani. Weź umowę z ostatniego projektu, wypisz z niej trzy paragrafy, których nie rozumiesz, i zapytaj drugą stronę, skąd się wzięły. Odpowiedź będzie historią wpadki, a ta historia jest dla ciebie darmowa.

FAQ

Czy umowa z obiektem i umowa z agencją wymagają innych zapisów

Tak, i dotyczą różnych ryzyk. Umowa z obiektem reguluje przede wszystkim liczbę osób, terminy gwarancji, indeksację ceny i warunki odwołania. Po stronie agencji przedmiotem zapisów są zakres, zmiany zakresu, odpowiedzialność za podwykonawców, prawa do materiałów i sposób rozliczenia dodatkowych prac. Przepisanie zapisów z jednej do drugiej zwykle daje dokument, który nie pokrywa głównego ryzyka żadnej ze stron.

Ile powinien wynosić zadatek przy wydarzeniu firmowym

Rynek stosuje różne poziomy i nie znalazłem polskiego badania podającego rozkład. Z mojej praktyki obiekty oczekują kilkudziesięciu procent przy dużych zamówieniach w sezonie, agencje częściej dzielą płatność na transze powiązane z etapami. Istotniejsza od wysokości jest nazwa i opisany skutek, bo zadatek i zaliczka mają w prawie różne konsekwencje.

Czy siła wyższa chroni przed kosztami odwołania wydarzenia

Zależy od tego, kiedy umowa została zawarta i czy zagrożenie było wtedy znane. W wyroku krakowskim z 2023 roku sąd odrzucił powołanie się na siłę wyższą, wskazując na podpisanie aneksu w czasie, gdy sytuacja epidemiczna była powszechnie znana. To jedna sprawa i jeden stan faktyczny, więc traktuj ją jako sygnał, że data podpisu ma znaczenie.

Czy warto wprowadzać listę kontrolną w zespole eventowym

Warto, pod warunkiem że będzie podstawą krótkiej rozmowy przed startem. Formularz do odhaczenia nic nie da. Badania nad listami kontrolnymi w chirurgii dają wyniki rozbieżne: pierwsze wdrożenie pokazało istotną poprawę, późniejsze badanie na dużo większej próbie nie wykazało różnicy, przy niemal stuprocentowej zgłaszanej zgodności z procedurą. Sama obecność dokumentu niczego nie zmienia.

Kto powinien prowadzić przegląd po wydarzeniu

Osoba, która nie podejmowała decyzji w trakcie, bo będzie zadawać pytania zamiast ich broniąc. W mniejszych zespołach wystarczy zamiana rolami: kierownik projektu prowadzi przegląd projektu kolegi, a kolega jego. Badania nad przeglądami po zadaniu nie wykazały różnicy między przeglądem na podstawie nagrania i na podstawie pamięci, wykazały natomiast wyższy efekt przy oparciu się na obiektywnym zapisie przebiegu.

Przejrzyjmy twoją umowę

Masz na biurku umowę od obiektu albo od agencji? W godzinę wskażemy zapisy przenoszące ryzyko na twoją stronę i ustalimy, o co zapytać przed podpisem. Od strony prawnej dokument i tak powinien przeczytać prawnik.

Umów konsultację godzinną

Źródła

Haynes A. i inni, A Surgical Safety Checklist to Reduce Morbidity and Mortality in a Global Population, New England Journal of Medicine 2009: osiem szpitali, 3733 pacjentów przed i 3955 po wdrożeniu dziewiętnastopunktowej listy, śmiertelność 1,5 procent wobec 0,8 procent, powikłania 11,0 procent wobec 7,0 procent, konstrukcja przed i po bez grupy kontrolnej. Urbach D. i inni, New England Journal of Medicine 2014, Ontario: 101 szpitali, 109 341 operacji przed i 106 370 po, śmiertelność 0,71 wobec 0,65 procent, powikłania chirurgiczne 3,86 wobec 3,82 procent, obie różnice nieistotne statystycznie, zgodność z procedurą raportowana przez wykonawców blisko stu procent. Pronovost P. i inni, New England Journal of Medicine 2006: oddziały intensywnej terapii w Michigan, pakiet pięciu interwencji, mediana zakażeń na tysiąc dni cewnikowania spadła do zera po trzech miesiącach. Boeing Model 299, katastrofa na lotnisku Wright Field 30 października 1935 roku, śmierć majora Ployera Hilla i Leslie Towera, nieodblokowana nowa blokada steru; liczba przelotu bez wypadku podawana przez Atula Gawande jako około 1,8 miliona mil, w innych opracowaniach wyżej. KC D., Staats B., Gino F., Management Science 2013: 71 kardiochirurgów, ponad 6500 procedur, dziesięć lat. Madsen P., Desai V., Academy of Management Journal 2010, branża pojazdów nośnych. Tannenbaum S., Cerasoli C., Human Factors 2013: metaanaliza 46 próbek, 2136 uczestników, poprawa wyniku około 25 procent względem grupy kontrolnej. Keiser N., Arthur W., Journal of Applied Psychology 2021: 61 badań, 107 wielkości efektu, 915 zespołów, 3499 osób. Villado A., Arthur W., Journal of Applied Psychology 2013: 188 osób w 47 czteroosobowych zespołach. Kodeks cywilny, artykuły 394, 474, 483 i 484. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 15 czerwca 2023 roku, sygnatura I ACa 537/22. Materiał nie stanowi porady prawnej.

O autorze

Piotr Kalewski, projektant doświadczeń biznesowych i CEO Event Marketing Institute. Projektuje wydarzenia firmowe jako proces, który zaczyna się tygodnie przed datą, zostawia ślad długo po niej i ma wywołać jedną konkretną zmianę: w sprzedaży, postawach, kulturze organizacji albo wizerunku marki. Od 12 lat pracuje przy wydarzeniach B2B z trzech stron stołu: jako event manager w agencji, Head of Marketing po stronie klienta i szef własnej firmy. Ma za sobą ponad 700 wydarzeń i ponad 400 wystąpień na scenie. Autor książki „Event Management dla początkujących (i nie tylko)” (2025), wykładowca WSB Merito Poznań, twórca kanału „Wejście od zaplecza” o kulisach branży.

Przeczytaj też

• Zapytanie ofertowe na event: siedem pól, które dają porównywalne oferty
• Krew, pot i szampan. Współpraca klienta z agencją eventową
• Audyt eventu: co sprawdzić, zanim wydasz budżet na kolejną edycję

Najważniejsze tezy: Wydarzenie firmowe jest w większości organizacji punktem w kalendarzu, który otwiera się na trzy miesiące przed datą i zamyka tydzień po. Pętla eventowa to inna konstrukcja: wynik jednej edycji jest surowcem kolejnej, a praca między edycjami ma własny właściciela i własny budżet. Rynek deklaruje, że chce tak pracować, i jednocześnie nie łączy danych, bez których pętla eventowa nie istnieje.

• Ponad dziewięćdziesiąt procent organizacji w badaniach Forrestera deklaruje poprawę pracy po wydarzeniu, a tylko jedna na pięć ma zintegrowane dane.
• Pętla w marketingu nie jest nowym pomysłem, ma udokumentowane korzenie w modelach z 2018 roku, i dopiero od 2025 roku bywa stosowana do wydarzeń.
• Bez przeniesienia profilu uczestnika między edycjami każda kolejna edycja startuje od zera, choć uczestnicy są ci sami.
• W polskich opracowaniach rynku spotkań nie znalazłem danych o powracalności uczestników, co jest luką, nie wynikiem.

Wydarzenie ma datę, więc wygląda na projekt. Projekt ma początek i koniec, więc po zakończeniu zamyka się teczkę, rozlicza faktury i wraca do kalendarza po przyszłorocznym terminie. Taki tryb pracy jest racjonalny operacyjnie i kosztowny strategicznie, bo za każdym razem budujesz tę samą relację od początku.

Alternatywę nazywam pętlą eventową. Chodzi o konstrukcję, w której efekt jednego wydarzenia jest wejściem do następnego, a to, co się dzieje między edycjami, jest częścią projektu, nie przerwą w nim.

Rynek deklaruje pętlę i nie ma pod nią danych

Forrester zapytał w pierwszym kwartale 2024 roku ponad dwustu decydentów odpowiadających za wydarzenia o plany na dany rok. Dziewięćdziesiąt dwa procent zadeklarowało poprawę pracy z uczestnikiem po wydarzeniu. Siedemdziesiąt siedem procent poszło dalej i mówiło o budowaniu zaangażowania przez cały rok.

W tym samym badaniu jedna na pięć organizacji miała zintegrowaną główną platformę eventową z pozostałymi narzędziami marketingowymi. Rok później, na próbie ponad dwustu pięćdziesięciu osób, deklaracja utrzymała się powyżej dziewięćdziesięciu procent, udział organizacji z pełną integracją został ten sam, a zadowolenie z narzędzi spadło o osiem procent rok do roku.

Te dwie liczby obok siebie opisują całą sprawę. Praca po wydarzeniu jest intencją, do której brakuje instalacji. Deklaracja nie wymaga integracji, pętla wymaga.

Skąd wzięła się pętla eventowa i czyja ona jest

Warto znać pochodzenie tej konstrukcji, bo w ofertach pojawia się jako nazwa własna dostawcy, a jest starsza.

Zespół Reforge opublikował w lipcu 2018 roku tekst o pętlach wzrostu, w którym pętlę opisano jako układ zamknięty, gdzie wejście przez pewien proces wytwarza więcej wyjścia, a to wyjście można zainwestować z powrotem w wejście. Tam też pada zdanie o lejku: lejek działa w jednym kierunku i nie zawiera pojęcia reinwestowania tego, co wypada na dole.

W tym samym roku HubSpot przedstawił koło zamachowe jako model wyjaśniający pęd, który uzyskuje organizacja, gdy całą firmę ustawia się pod dostarczanie doświadczenia klientowi. Siedem lat później ta sama firma nazwała marketingiem pętlowym czterostopniową konstrukcję opartą na ciągłych cyklach zamiast liniowych kampanii.

Przy wydarzeniach spotkałem jedno nazwane podejście tego typu, opisywane jako wejście na rynek prowadzone wydarzeniami, przygotowane przez zespół Solaris. Dostępne publicznie materiały podają nazwę i ogólny opis, część szczegółów jest za rejestracją, więc powołuję się wyłącznie na sam fakt istnienia takiego podejścia. Nazwy pętli eventowej u tego dostawcy nie znalazłem i nie przypisuję mu jej.

Praktyczny wniosek z tego przeglądu jest przyziemny. Ktoś sprzedaje ci pętlę jako swoje odkrycie? Kupujesz nazwę. Sama konstrukcja jest dostępna i da się ją złożyć samodzielnie.

Cztery rzeczy, które pętla eventowa przenosi do kolejnej edycji

Pętla nie powstaje z postanowienia, powstaje z czterech przeniesień. Każde z nich ma konkretny nośnik.

Profil uczestnika

Osoba, która była na twoim wydarzeniu w zeszłym roku, powinna zostać rozpoznana przy rejestracji w tym roku. Platformy eventowe mają do tego funkcje opisane w dokumentacji: jedna pozwala używać osób utworzonych przy jednym wydarzeniu w kolejnym i trzyma dane podstawowe z najnowszej edycji, zostawiając dane edycyjne przy edycji. Inna rozdziela zapis globalny od zapisu w kontekście wydarzenia, żeby dane z jednej edycji nie nadpisywały rekordu w książce adresowej. Trzecia prowadzi rekord globalny uczestnika i raportowanie przez wiele wydarzeń.

Funkcje istnieją, więc problem nie leży w narzędziu. Leży w decyzji, czy po wydarzeniu baza wraca do systemu firmy, czy zostaje w arkuszu u osoby, która prowadziła projekt.

Zapis zachowania, nie satysfakcji

Ankieta po wydarzeniu podaje ocenę i nie podaje zachowania. Do pętli potrzebujesz zapisu tego, co uczestnik zrobił: w której sesji był, ile czasu, czy wziął udział w części fakultatywnej, czy wrócił po przerwie, czy odpowiedział na wiadomość w ciągu dwóch tygodni. To dane, które twoje wydarzenie już generuje i których większość organizacji nie zbiera, bo nikt ich nie zamówił przed wydarzeniem. Różnicę między rodzajami wyników rozpisałem w tekście o outpucie, outcome i impakcie wydarzenia.

Lista pytań bez odpowiedzi

Najcenniejszy materiał z wydarzenia to pytania, na które nie umiałeś odpowiedzieć ze sceny ani w kuluarach. Zapisane, posortowane i przypisane do osób dają gotowy plan komunikacji na kolejne dwanaście miesięcy i gotową agendę kolejnej edycji. W projektach, które prowadziłem, ta lista była najszybszym sposobem na uzasadnienie przyszłorocznego programu, bo pochodziła od uczestników.

Zobowiązanie z datą

Wydarzenie, które kończy się podziękowaniem, kończy się. Takie, które kończy się konkretnym następnym terminem dla konkretnej grupy, przechodzi dalej. Termin może dotyczyć warsztatu wdrożeniowego, przeglądu wyników po kwartale albo spotkania w mniejszym składzie. Mechanika pracy po wydarzeniu rozłożona jest szerzej w materiale o tym, co dzieje się po evencie.

Dlaczego dane nie wracają do systemu

Powód jest organizacyjny i w badaniach widać go wyraźnie.

Forrester odnotował, że zadowolenie z pracy po wydarzeniu rośnie istotnie tam, gdzie wydarzeniami zajmuje się scentralizowany zespół prowadzący większość projektów. Przy modelu, w którym każdy dział robi swoje wydarzenie z własnym dostawcą i własnym arkuszem, dane nie mają gdzie wracać, bo nie ma jednego miejsca, do którego należą.

Dostawcy platform eventowych publikują własne badania o tej luce i podają w nich wysokie liczby organizacji bez połączenia danych eventowych z systemem sprzedaży. Traktuję te liczby jako wskazanie kierunku, nie jako pomiar, bo pochodzą od firm sprzedających rozwiązanie tego problemu. Kierunek jest jednak zgodny z tym, co pokazuje Forrester i z tym, co widzę w projektach.

Ile kosztuje pętla eventowa i skąd wziąć te pieniądze

Praca między edycjami ma koszt, który w kosztorysie wydarzenia zwykle nie występuje. Z mojej praktyki trzy pozycje wystarczają na start.

Pozycja pierwsza: osoba odpowiedzialna za zamknięcie danych, licząc kilkanaście godzin po wydarzeniu. Zadanie polega na zestawieniu listy obecności z bazą firmy, wpisaniu zapisu zachowań i przekazaniu listy pytań bez odpowiedzi do osób, które będą na nie odpowiadać.

Pozycja druga: trzy do czterech kontaktów rozłożonych w roku, przygotowanych przed wydarzeniem, nie po. Treść tych kontaktów bierze się z listy pytań bez odpowiedzi, więc materiał już masz.

Pozycja trzecia: jedno mniejsze spotkanie między edycjami, dla najwęższej grupy. Przy budżecie dużej konferencji to koszt rzędu kilku procent, a przy liczeniu powracalności zwykle najlepiej pracująca pozycja z całego zestawu.

Skąd wziąć te pieniądze przy zamkniętym budżecie. Z pozycji, która w strukturze wydatków jest duża i najsłabiej powiązana z celem. W większości kosztorysów, które widziałem, taką pozycją były atrakcje albo rozbudowa scenografii.

Czego nie wiemy o polskim rynku

Szukałem polskich danych o powracalności uczestników wydarzeń biznesowych, o udziale osób obecnych na kolejnych edycjach i o pracy między edycjami. W raporcie Polskiej Organizacji Turystycznej o przemyśle spotkań, w podsumowaniach badań MeetingPlanner.pl i IQS oraz w przeglądanych opracowaniach branżowych takich danych nie znalazłem.

To nie znaczy, że ich nie ma. Znaczy, że nie są publikowane, więc każda teza o powracalności na polskim rynku, także moja, pozostaje obserwacją bez pomiaru. Zapisuję to wyraźnie, bo liczba bez źródła szybciej rozchodzi się po rynku niż uczciwa informacja o jej braku.

Co z tego wynika

Pętla nie jest nową metodą sprzedaży wydarzeń. Jest decyzją o tym, gdzie po wydarzeniu wracają dane i kto odpowiada za czas między edycjami. Organizacja, która tej decyzji nie podjęła, co roku buduje relację od zera i co roku płaci za to pełną stawkę.

Następny krok mieści się w jednym zdaniu i zajmuje kwadrans: ustal, do którego systemu i w jakim terminie wracają dane z twojego najbliższego wydarzenia, i zapisz to w briefie przed wydarzeniem, nie po.

FAQ

Czym pętla różni się od zwykłego follow-upu po wydarzeniu

Follow-up jest jednostronną komunikacją po wydarzeniu, zwykle w ciągu dwóch tygodni, i kończy się, gdy skończą się tematy. Pętla ma wejście i wyjście: zapis zachowań i pytań z jednej edycji staje się treścią komunikacji i agendą kolejnej. Różnica praktyczna polega na tym, że pętlę trzeba zaprojektować przed wydarzeniem, a follow-up można dopisać po.

Czy pętla ma sens przy jednym wydarzeniu w roku

Ma, i tam działa najmocniej, bo przerwa między edycjami jest najdłuższa. Przy wydarzeniu kwartalnym rytm sam utrzymuje kontakt. Jedno wydarzenie rocznie oznacza jedenaście miesięcy ciszy, po których kolejna edycja startuje od przypominania, kim jesteście.

Jakich narzędzi to wymaga

Minimalnie: systemu, w którym trzymacie kontakty, i jednego miejsca na zapis zachowań z wydarzenia. Platformy eventowe mają funkcje przenoszenia profilu między edycjami, opisane w ich dokumentacji, więc przy większych projektach warto je sprawdzić. Przy mniejszych arkusz z jasno ustalonym właścicielem działa, dopóki ktoś za niego odpowiada.

Kto powinien odpowiadać za czas między edycjami

Osoba, która będzie odpowiadać za kolejną edycję, bo ma interes w jakości tych danych. Przy modelu, w którym wydarzenie prowadzi za każdym razem inna osoba albo inna agencja, pętla nie powstanie, choćby wszyscy się na nią zgodzili.

Czy wydarzenia są dobrym kanałem wejścia na rynek

Niezależne badania rynku treści B2B stawiają wydarzenia na żywo wśród najwyżej ocenianych kanałów dystrybucji treści w B2B, a dostawcy platform publikują własne dane o przewadze zespołów opierających wejście na rynek na wydarzeniach. Pierwsze źródło jest niezależne, drugie pochodzi od sprzedających, więc czytam je ostrożniej. Zgodność kierunku jest jednak wyraźna i sprzeczności w tych danych nie znalazłem.

Zaprojektujmy twoją pętlę

Masz wydarzenie w najbliższych miesiącach i chcesz, żeby jego wynik pracował przy kolejnej edycji? W godzinę ustalimy cztery przeniesienia, ich nośniki i osobę odpowiedzialną za każde.

Umów konsultację godzinną

Źródła

Forrester, badanie z pierwszego kwartału 2024 roku na próbie ponad dwustu decydentów odpowiadających za wydarzenia: 92 procent planuje poprawę pracy z uczestnikiem po wydarzeniu, 77 procent mówi o zaangażowaniu przez cały rok, jedna na pięć organizacji ma zintegrowaną główną platformę eventową z pozostałym oprzyrządowaniem marketingowym. Kolejna edycja tego badania, pierwszy kwartał 2025 roku, próba ponad dwustu pięćdziesięciu osób: deklaracja poprawy pracy po wydarzeniu powyżej 90 procent, udział organizacji z pełną integracją bez zmiany, spadek zadowolenia z narzędzi o 8 procent rok do roku, istotnie wyższe zadowolenie przy scentralizowanym zespole prowadzącym większość wydarzeń. Reforge, Growth Loops are the New Funnels, 31 lipca 2018, autorzy Brian Balfour, Casey Winters, Andrew Chen i Kevin Kwok. HubSpot, model koła zamachowego przedstawiony w 2018 roku oraz marketing pętlowy przedstawiony 3 września 2025 roku jako czterostopniowa konstrukcja. Solaris, podejście do wejścia na rynek prowadzonego wydarzeniami, materiały częściowo za rejestracją. Content Marketing Institute i MarketingProfs, badanie B2B 2025, próba 980 organizacji B2B, badanie terenowe od 25 czerwca do 16 sierpnia 2024: wydarzenia na żywo jako najwyżej oceniany kanał dystrybucji treści. Dokumentacja platform eventowych dotycząca przenoszenia profilu uczestnika między wydarzeniami: Swapcard, Cvent, Swoogo. Badania dostawców platform o braku integracji danych eventowych z systemami sprzedaży, traktowane jako wskazanie kierunku, nie pomiar. Polska Organizacja Turystyczna, Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2025, bez danych o powracalności uczestników; podsumowania badań MeetingPlanner.pl i IQS, również bez takich danych.

O autorze

Piotr Kalewski, projektant doświadczeń biznesowych i CEO Event Marketing Institute. Projektuje wydarzenia firmowe jako proces, który zaczyna się tygodnie przed datą, zostawia ślad długo po niej i ma wywołać jedną konkretną zmianę: w sprzedaży, postawach, kulturze organizacji albo wizerunku marki. Od 12 lat pracuje przy wydarzeniach B2B z trzech stron stołu: jako event manager w agencji, Head of Marketing po stronie klienta i szef własnej firmy. Ma za sobą ponad 700 wydarzeń i ponad 400 wystąpień na scenie. Autor książki „Event Management dla początkujących (i nie tylko)” (2025), wykładowca WSB Merito Poznań, twórca kanału „Wejście od zaplecza” o kulisach branży.

Przeczytaj też

• Metoda pięciu ruchów: jak zaprojektować event, po którym coś się zmienia
• Wasza konferencja co roku zaczyna od zera. To znaczy, że nie ma marki
• Frekwencja eventu bez budżetu: polecenia uczestników