Event Marketing Institute Sp. z o.o.
Iwonicka 3, 60-473 Poznań
NIP 7812066079
REGON 527890052
KRS 0001090243
REGON 527890052
KRS 0001090243
© 2024 Kalewski copy
Dlaczego trzy agencje wyceniły to samo wydarzenie na 80, 140 i 230 tysięcy złotych? Bo każda przeczytała inne wydarzenie w twoim zapytaniu ofertowym. Z mojej praktyki po obu stronach stołu: rozrzut ofert rzadko świadczy o nieuczciwości wykonawców, a znacznie częściej o tym, że zapytanie zostawiło zbyt wiele miejsca na domysły.
Temat dotyczy dużej części rynku. Raport Polskiej Organizacji Turystycznej i Poland Convention Bureau „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2025" podaje, że w 2024 roku odbyło się w Polsce 9201 wydarzeń korporacyjnych, a 79 procent z nich firmy zorganizowały samodzielnie. Pozostała część, zlecana agencjom, zaczyna się właśnie od zapytania ofertowego, a osoby, które je piszą, robią to zwykle kilka razy w roku, nie kilka razy w tygodniu.
W skrócie: dobre zapytanie ofertowe na event ma siedem pól. Każde brakujące pole wykonawca uzupełnia po swojemu, a wtedy dostajesz oferty na różne wydarzenia pod jedną nazwą. Najwięcej problemów robi brak budżetu, choć zamawiający pomijają go zwykle w dobrej wierze.
Brief opisuje wydarzenie wybranemu wykonawcy i służy do pracy nad projektem. Zapytanie ofertowe trafia do kilku firm naraz i ma jeden cel: dostać oferty, które da się ze sobą porównać. To dwa dokumenty o innym zadaniu, choć często wysyła się jeden zamiast drugiego. O tym, co powinien zawierać brief dla wybranego wykonawcy, pisałem w tekście o dobrym briefie eventowym.
W zapytaniu każde pole ma zmniejszać swobodę interpretacji. Wykonawca, który musi zgadywać, zgaduje na swoją korzyść: dopisuje elementy, które lubi robić, albo tnie te, które uzna za zbędne. Oba ruchy psują porównywalność.
Jedno zdanie o zmianie, nie o formie. „Chcemy, żeby 40 najważniejszych klientów poznało nowy produkt i umówiło się na prezentację u siebie" mówi wykonawcy więcej od trzech akapitów o wizerunku marki. Brak celu sprawia, że każda agencja proponuje format, w którym czuje się najpewniej, a ty porównujesz galę z warsztatem.
Zakaz: nie wpisuj celu, którego nie da się sprawdzić po wydarzeniu.
Ile osób, z jakich stanowisk, skąd przyjeżdżają, co już wiedzą o temacie, czy przyjdą z osobami towarzyszącymi. Sto osób z zarządów i sto osób z działu sprzedaży to dwa różne wydarzenia przy tej samej liczbie. Bez tego pola dostaniesz oferty przygotowane pod wyobrażenie agencji o twojej publiczności.
Zakaz: nie podawaj liczby z zapasem „na wszelki wypadek". Catering i sala wycenione na 150 osób przy realnych 90 to pieniądze wydane na puste krzesła.
Data, godziny, długość wydarzenia i informacja, czy którakolwiek z tych rzeczy może się przesunąć. Elastyczność o tydzień potrafi obniżyć koszt lokalu, bo pozwala uniknąć najbardziej obciążonych terminów. Wykonawca, który nie wie o tej elastyczności, nie zaproponuje tańszej daty.
Zakaz: nie pisz „termin do ustalenia", jeżeli termin jest już ustalony w kalendarzu zarządu.
To pole zamawiający pomijają najczęściej, zwykle z obawy, że wykonawca wyda wszystko. Efekt jest odwrotny. Agencja bez budżetu projektuje wydarzenie, którego nie kupisz, albo celowo zaniża ofertę, żeby wejść do drugiego etapu, i dopisuje koszty później.
Budżet w zapytaniu nie służy temu, żeby wykonawca wykorzystał go do ostatniej złotówki. Służy temu, żeby nie projektował czegoś poza twoim zasięgiem. Jeżeli nie chcesz podawać kwoty, podaj widełki albo koszt na uczestnika. Jak go wyliczyć, opisałem w tekście o tym, jak zaplanować budżet na wydarzenie firmowe.
Zakaz: nie ukrywaj budżetu, a potem nie odrzucaj ofert za to, że go przekraczają.
Lokal, catering, technika, program, prowadzący, transport, noclegi, materiały, dokumentacja zdjęciowa. Przy każdej pozycji informacja: w ofercie, po waszej stronie albo do decyzji. Bez tej listy jedna agencja wyceni wydarzenie z noclegami, druga bez, a różnica w kwocie końcowej wyniesie kilkadziesiąt procent przy tej samej jakości.
Zakaz: nie zostawiaj pozycji bez przypisania.
Cena, doświadczenie w podobnych projektach, koncepcja, zespół, termin realizacji. Najlepiej z wagami, choćby orientacyjnymi. Wykonawca, który wie, że koncepcja waży więcej od ceny, przygotuje inną ofertę niż ten, który zakłada, że liczy się wyłącznie kwota.
Pole ma jeszcze jedną funkcję, wewnętrzną. Badanie Gartnera z 2025 roku, przeprowadzone na 632 kupujących w B2B, pokazało, że w 74 procentach zespołów zakupowych pojawia się konflikt, który szkodzi procesowi decyzyjnemu. Spisanie kryteriów przed wysłaniem zapytania zmusza zespół po stronie zamawiającego do uzgodnienia, czego w ogóle szuka, zanim zaczną przychodzić oferty.
Zakaz: nie dopisuj nowych kryteriów po otwarciu ofert.
Termin składania ofert, termin pytań, data prezentacji, data decyzji i nazwisko osoby, która odpowiada na pytania wykonawców. Agencja, która dostaje odpowiedzi od trzech różnych osób, dostaje trzy różne wydarzenia.
Zakaz: nie dawaj na ofertę mniej czasu, niż sam potrzebowałeś na napisanie zapytania.
Gotowej koncepcji, jeżeli oczekujesz koncepcji od wykonawcy. Zapytanie z rozpisanym scenariuszem wieczoru dostanie oferty na wykonanie tego scenariusza, bez żadnej propozycji lepszego rozwiązania.
Listy atrakcji. Atrakcja wybrana przed celem wiąże ręce wykonawcy i przenosi odpowiedzialność za efekt z powrotem na zamawiającego.
Formułek w rodzaju „wydarzenie na najwyższym poziomie". Każda agencja przeczyta je inaczej, a żadna nie potraktuje ich jako ograniczenia.
Zanim spojrzysz na kwotę końcową, rozpisz każdą ofertę na te same pozycje zakresu, które wymieniłeś w zapytaniu. Oferta, która pominęła transport albo noclegi, będzie tańsza tylko na papierze. Ta sama tabela porównawcza, zrobiona dla wszystkich ofert, zwykle zmienia kolejność, w jakiej układały się po samej cenie.
Drugi krok: przy każdej ofercie sprawdź, czy wykonawca odpowiedział na cel, czy na formę. Agencja, która w pierwszym akapicie powtarza twój cel własnymi słowami i pokazuje, jak jej koncepcja do niego prowadzi, zrozumiała zapytanie. Wykonawca, który zaczyna od listy atrakcji, odpowiedział na coś innego.
Trzeci krok: zanim wybierzesz, zadaj każdemu finaliście to samo pytanie o ryzyko. Co się stanie, jeżeli liczba uczestników spadnie o jedną trzecią na tydzień przed terminem. Odpowiedź pokazuje, jak wykonawca myśli o umowie, więcej od całej prezentacji koncepcji.
Jedna rzecz, o której mówi się rzadko. Raport 6sense Buyer Experience Report z 2025 roku pokazał, że 94 procent grup zakupowych w B2B ma uszeregowaną listę preferowanych dostawców, zanim nawiąże pierwszy kontakt. W wydarzeniach zdarza się to samo: zapytanie trafia do trzech agencji, choć wybór jest przesądzony.
Przygotowanie oferty na wydarzenie korporacyjne kosztuje agencję od kilkunastu do kilkudziesięciu godzin pracy. Wysyłanie zapytania wyłącznie po to, żeby mieć porównanie dla działu zakupów, to koszt przerzucony na wykonawców, a rynek szybko zapamiętuje takich zamawiających. Gdy wybór jest przesądzony, lepiej negocjować z jednym wykonawcą otwarcie. O tym, kiedy agencja w ogóle ma sens, a kiedy wystarczy własny zespół albo event manager na godziny, pisałem w tekście o wyborze modelu organizacji wydarzenia.
Porównaj ostatnie trzy oferty, jakie dostałeś na to samo wydarzenie. Gdy najdroższa jest ponad dwa razy droższa od najtańszej, a wszystkie trzy agencje są rzetelne, problem leżał w zapytaniu. Przy dobrze napisanym zapytaniu różnice w cenie zwykle mieszczą się w kilkudziesięciu procentach i wynikają z jakości, nie z tego, co kto zrozumiał.
Chcesz, żeby ktoś spojrzał na twoje zapytanie ofertowe, zanim trafi do agencji? Umów konsultację 1:1 i sprawdźmy siedem pól razem.
Otwórz ostatnie zapytanie ofertowe, jakie wysłałeś, i zaznacz, które z siedmiu pól w nim są. Przy każdym brakującym dopisz jedno zdanie. Tę wersję zachowaj jako szablon na następny raz.
Siedem pól: cel wydarzenia, opis uczestników, termin z informacją o elastyczności, budżet albo widełki, zakres z podziałem na to, co jest w ofercie i po stronie zamawiającego, kryteria wyboru oraz harmonogram decyzji z osobą kontaktową. Każde brakujące pole wykonawca uzupełnia po swojemu, co psuje porównywalność ofert.
Warto. Wykonawca bez budżetu albo projektuje wydarzenie poza zasięgiem zamawiającego, albo zaniża ofertę i dopisuje koszty później. Gdy nie chcesz podawać kwoty, podaj widełki albo koszt na uczestnika.
Zapytanie trafia do kilku wykonawców i służy uzyskaniu porównywalnych ofert. Brief opisuje wydarzenie wybranemu wykonawcy i służy do pracy nad projektem. Wysłanie jednego zamiast drugiego obniża jakość obu etapów.
Najczęściej dlatego, że zapytanie zostawiło miejsce na interpretację zakresu, liczby uczestników albo formatu. Każda agencja wycenia wtedy inne wydarzenie. Przy precyzyjnym zapytaniu różnice zwykle mieszczą się w kilkudziesięciu procentach.
Wysyłaj je tylu agencjom, ile jesteś gotów rzetelnie ocenić, zwykle od trzech do pięciu. Wysyłanie zapytania do agencji bez realnej szansy na wybór przerzuca na nie koszt przygotowania oferty.
Co najmniej tyle, ile zajęło przygotowanie zapytania, a przy wydarzeniu z koncepcją od dwóch do trzech tygodni. Krótszy termin daje oferty złożone z gotowych elementów zamiast propozycji dopasowanej do celu.
Źródła: Polska Organizacja Turystyczna i Poland Convention Bureau, „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2025", dane za 2024 rok; Gartner, badanie sprzedażowe na 632 kupujących B2B, 2025; 6sense, „Buyer Experience Report", 2025.
Dołącz do społeczności świadomych marketerów i otrzymaj pakiet bonusów za darmo! 🎉 Co 2 tygodnie wyślemy Ci też newsletter pełen konkretnych inspiracji z obszaru marketingu doświadczeń.