Z tego artykułu dowiesz się, czym jest event biznesowy i dlaczego organizacja eventów ma tak duże znaczenie dla firm. Poznasz wszystkie rodzaje eventów firmowych i biznesowych oraz ich najważniejsze cele.
Odkryjesz, jak dopasować wydarzenie do strategii swojej marki, aby skutecznie budować relacje i wzmacniać wizerunek. Zobaczysz też, jak krok po kroku zorganizować event, który zaangażuje uczestników i przyniesie mierzalne efekty biznesowe.

‍

Event - co to właściwie znaczy?

Termin „event” pochodzi z języka angielskiego i w prostym tłumaczeniu oznacza „wydarzenie”. W rzeczywistości kryje się za nim znacznie więcej. Event to zaplanowana forma komunikacji i doświadczenia, której celem jest wywołanie określonego efektu – biznesowego, edukacyjnego, rozrywkowego lub wizerunkowego.

W odróżnieniu od zwykłych spotkań, event jest projektowany tak, by angażował uczestników na poziomie emocjonalnym. Dzięki temu tworzy przestrzeń, w której ludzie nie tylko słuchają czy obserwują, ale przeżywają i zapamiętują doświadczenie. Właśnie dlatego dobrze przygotowany event firmowy staje się jednym z najskuteczniejszych narzędzi marketingu i budowania relacji.

Dlaczego eventy mają kluczowe znaczenie w biznesie?

W świecie, gdzie większość komunikacji przeniosła się online, spotkania twarzą w twarz zyskały nowy wymiar. Wydarzenia biznesowe dają coś, czego nie da się zastąpić wirtualnie: bezpośredni kontakt, autentyczne emocje, wspólne przeżycia i relacje budowane na żywo.

Dobrze zaplanowany event pozwala:

• wzmocnić wizerunek marki,
• budować zaufanie i lojalność klientów,
• zwiększać motywację i zaangażowanie zespołów,
• generować sprzedaż i leady,
• tworzyć niezapomniane doświadczenia, które pozostają z uczestnikami na długo.

Event to nie tylko jeden dzień w kalendarzu. To proces od pomysłu, przez planowanie, promocję, realizację, aż po analizę efektów.
Każdy etap jest ważny, a dobrze przeprowadzony potrafi przedłużyć życie wydarzenia nawet na miesiące po jego zakończeniu.

Rodzaje eventów

1. Eventy B2B

Eventy B2B to wydarzenia tworzone po to, aby budować relacje biznesowe, prezentować produkty, nawiązywać strategiczne partnerstwa i wymieniać wiedzę. To fundament marketingu w segmencie business-to-business.

• Konferencje branżowe – profesjonalne wydarzenia eksperckie, które pozwalają wymieniać się wiedzą, prezentować case studies i budować pozycję lidera w branży.
• Targi i wystawy – przestrzeń do prezentacji produktów i usług, pozyskiwania kontaktów handlowych oraz budowania świadomości marki.
• Spotkania networkingowe – kameralne eventy sprzyjające nawiązywaniu wartościowych relacji.
• Prezentacje RoudeTure – seria wydarzeń w różnych miastach, które pozwalają dotrzeć do szerokiego grona klientów B2B.
• Wydarzenia partnerskie – spotkania dedykowane kluczowym partnerom, które wzmacniają zaufanie i lojalność.

W eventach B2B liczy się nie tylko przekaz, ale też kontekst i otoczenie. Coraz częściej łączy się klasyczne konferencje z doświadczeniami immersyjnymi, które angażują uczestników.
W erze gospodarki relacyjnej to jeden z najważniejszych elementów strategii marketingowej.

2. Eventy pracownicze (wewnętrzne)

To wydarzenia organizowane z myślą o zespole - ich celem jest integracja, budowanie kultury organizacyjnej i rozwój kompetencji.

• Konwencje sprzedażowe – wydarzenia motywujące zespoły sprzedażowe i prezentujące cele firmy.
• Wyjazdy integracyjne – eventy, które wzmacniają więzi między pracownikami w nieformalnych warunkach.
• Szkolenia i warsztaty – rozwój kompetencji i budowanie know-how wewnątrz organizacji.
• Gale firmowe – uroczyste podsumowania roku, nagrody i celebracja sukcesów.
• Wydarzenia wdrożeniowe – onboarding dla nowych pracowników, który pomaga im szybciej wejść w kulturę firmy.

Eventy wewnętrzne to coś więcej niż impreza.
To narzędzie HR i employer brandingu, które wpływa na retencję pracowników.
Kiedy ludzie czują, że są częścią zespołu, są bardziej zaangażowani i efektywni.

3. Eventy dla klientów biznesowych

Wydarzenia skierowane do klientów służą budowaniu relacji, prezentacji nowości i lojalizacji.

• Dni klienta / Drzwi otwarte – prezentacja oferty i budowanie więzi z odbiorcami.
• Premiery produktów – wydarzenia, które tworzą emocje wokół nowych rozwiązań.
• Wydarzenia ekskluzywne – kameralne spotkania dla kluczowych klientów, które zwiększają prestiż marki.
• Konferencje użytkowników – integracja społeczności korzystającej z Twoich produktów.

Eventy według celów biznesowych

Eventy wizerunkowe

Budują świadomość marki, pozycjonują firmę jako eksperta i tworzą emocjonalną więź z odbiorcami.

• Konferencje prasowe, śniadania prasowe, branch dla mediów
• Ceremonie rozdania nagród i konkursy branżowe
• Wydarzenia CSR (społecznie odpowiedzialne)
• Doświadczenia markowe (immersyjne)

Eventy wizerunkowe to nie tylko PR, to storytelling w formie doświadczenia. Dzięki nim marka może w autentyczny sposób opowiedzieć swoją historię i wartości.

Eventy sprzedażowe

Eventy nastawione na generowanie przychodów i leadów.

• Sesje demonstracyjne
• Otwarcia nowych punktów
• Wydarzenia dla potencjalnych klientów
• Wyjazdy motywacyjne dla kluczowych klientów

Tego typu eventy łączą marketing z działaniami sprzedażowymi. Kluczowe jest doświadczenie produktu w realnym środowisku – to przyspiesza decyzje zakupowe.

Eventy edukacyjne

Skupione na przekazywaniu wiedzy i budowaniu ekspertyzy.

• Seminaria internetowe i stacjonarne
• Konferencje branżowe
• Konsylia i
• Warsztaty praktyczne
• Szkolenia certyfikacyjne
• Laboratoria innowacji

Rozwinięcie: Coraz częściej przybierają interaktywną formę, w której uczestnicy stają się współtwórcami wiedzy. To zwiększa zaangażowanie i efektywność nauki.

Eventy networkingowe

Tworzą przestrzeń do wymiany wiedzy i konktaktów

• Śniadania biznesowe
• Randki biznesowe
• Spotkania branżowe
• Speed networking
• Turnieje sportowe np. golfowe

Kontakty to waluta biznesu. Eventy kontaktowe pozwalają zbudować relacje, które później przekładają się na konkretne projekty i partnerstwa.

‍

Lokalizacje na event

Eventy stacjonarne

• Sale konferencyjne w hotelach biznesowych
• Centra kongresowe
• Przestrzenie coworkingowe
• Siedziby firm
• Muzea i galerie
• Parki i ogrody
• Stadiony i areny
• Tarasy i dachy
• Plaże i ośrodki wypoczynkowe
• Zamki i pałace
• Fabryki i zakłady
• Statki i jachty
• Winnice i browary

Wybór miejsca to nie tylko logistyka, ale też element kreowania doświadczenia. Unikalna lokalizacja potrafi stać się częścią historii eventu i wyróżnikiem marki.

Eventy hybrydowe

• Połączenie wydarzeń offline z transmisją online
• Interaktywne elementy: Q&A, ankiety, networking online
• Kontynuacja wydarzenia w przestrzeni wirtualnej

Format hybrydowy daje elastyczność i pozwala dotrzeć do szerszej publiczności.
Kluczowe jest projektowanie doświadczenia tak, aby obie grupy - stacjonarna i online - były równie zaangażowane.

Eventy online

• Wirtualne konferencje
• Webinary z interaktywnymi salami
• Networking w wirtualnych przestrzeniach
• Gamifikowane wydarzenia cyfrowe

Eventy online ewoluują i coraz częściej wykorzystują grywalizację czy VR, aby zwiększyć zaangażowanie uczestników.

‍

Specjalizacje branżowe w eventach biznesowych

• Technologia: konferencje IT, hackathony, demonstracje produktów, networking developerów, pokazy startupów.
• Przemysł: wizyty w zakładach, pokazy sprzętu, dni dostawców, targi przemysłowe.
• Finanse: fora inwestycyjne, konferencje bankowe, spotkania fintech, wydarzenia wealth management.
• Konsulting: sesje wiedzy, case studies, warsztaty umiejętności, panele eksperckie.
  ‍

Podsumowanie

Eventy są jednym z najskuteczniejszych narzędzi marketingowych i relacyjnych, jakie mają dziś firmy.
To inwestycja w emocje, doświadczenia i autentyczne relacje, które bezpośrednio wpływają na rozwój biznesu.
Niezależnie od tego, czy planujesz konferencję B2B, wyjazd integracyjny czy premierę produktu, kluczem jest spójna strategia.
Dobrze zaprojektowany event działa na wiele poziomów: wspiera sprzedaż, buduje wizerunek, angażuje pracowników i klientów.

‍

Zapamiętaj!

1. Koszt organizacji eventu zależy od wielu elementów: liczby uczestników, lokalizacji, atrakcji, zaplecza technicznego, materiałów promocyjnych oraz obsługi. To budżet decyduje o skali i charakterze wydarzenia.

2. Wydarzenia na żywo dają to, czego nie zapewni żadne narzędzie online – bezpośredni kontakt z uczestnikami, możliwość wywołania emocji i zebrania autentycznego feedbacku.

3. Każdy rodzaj eventu wymaga innego przygotowania: od odpowiedniej infrastruktury, przez logistykę, aż po dobrze dobrany zespół realizacyjny i obsługę techniczną.

4. Do najczęściej organizowanych należą eventy biznesowe, sportowe, rozrywkowe, kulturalne, firmowe (integracyjne), edukacyjne oraz charytatywne – każdy z nich ma własny cel i specyfikę.

5. Dobrze zaprojektowany event nie tylko promuje markę, ale też angażuje uczestników, wzmacnia relacje, buduje lojalność i dostarcza unikalnych doświadczeń.

6. Tak naprawdę to cel wydarzenia wyznacza jego kształt: może to być sprzedaż, promocja, integracja zespołu, edukacja uczestników albo budowanie wizerunku marki.

7. Pamiętaj, że każdy event to nie tylko plan w kalendarzu – to narzędzie, które przy odpowiednim przygotowaniu potrafi realnie wpływać na rozwój firmy i relacje z odbiorcami.

‍

‍Przeczytasz w 4 min. chyba, że czytasz bardzo wolno, wtedy pewnie jakieś 7 min.

Kameralne wydarzenie w „nieoczywistym” Słupsku
okazało się jedną z najbardziej inspirujących konferencji
o markach, w jakich brałem udział. 

Ten tekst nie jest typową relacją z eventu, to próba uchwycenia smaczków, detali i atmosfery. Przyjrzyjmy się razem, co jako marketingowiec lub event manager możesz z niego wyciągnąć. Poniżej znajdziesz moje przemyślenia, wskazówki i przykłady, jak projektować wydarzenia, które zostają w głowach uczestników i realizują założone cele. Zaczynamy!

‍

W tej dżungli spotkasz
„Swoich ludzi”‍

Brand Jungle, zorganizowana przez zespół Rio Creativo, przyciągnęła nie tylko świetnych prelegentów, ale przede wszystkim ludzi z entuzjazmem do komunikacji, autentyczności i realnego wpływu marek na rzeczywistość. I właśnie to sprawiło, że ze Słupska wyjeżdżałem z głową pełną myśli i sercem trochę ciężkim, bo szczerze mówiąc, chciałbym tam zostać jeszcze dzień dłużej.

Mimo że minęło już sześć „popandemicznych” lat, rzeczywistość pozostawiła nas z ogromnym deficytem kontaktu, rozmowy, spojrzeń, namacalności i tego, czego nie da się wyrazić słowami. Przebodźcowani i zmęczeni klikalnymi slajdami oraz pozornymi interakcjami, tęsknimy za wydarzeniami, które nie tylko edukują, ale przede wszystkim łączą ludzi.

To jest jeden z najmocniejszych wyróżników Brand Jungle. Była przestrzeń, by się zatrzymać, wysłuchać do końca, zadać pytanie, pogadać z prelegentem nie tylko o tym, co na slajdzie, ale także o tym, co między wierszami. To nie była konferencja „zaliczona w agendzie”, lecz prawdziwe doświadczenie.

‍

‍Konferencja w Słupsku?

Nie ma co ukrywać, konferencje najczęściej odbywają się w dużych miastach, a Słupsk może brzmieć jak miejsce „z końca mapy”. Jednak wyjęcie wydarzenia z klasycznego obiegu sprawiło, że nie było ono przelotnym przystankiem, tylko celem samym w sobie. Decyzja, by wybrać się do Słupska, a nie na konferencję przy okazji innych podróży, sprawiła, że wszyscy byli bardziej obecni, mniej przypadkowi, a bardziej zaangażowani. Dzięki temu wydarzenie miało niesamowitą energię: skupioną, uważną, w 100% świadomą.

Przestrzeń: funkcjonalna, estetyczna i sprzyjająca kontaktom

Teatr Nowy w Słupsku okazał się strzałem w dziesiątkę, nie tylko ze względu na estetyczne wnętrze, ale przede wszystkim na przemyślane wykorzystanie przestrzeni. Wydarzenie miało jasno wyznaczone strefy o różnych funkcjach, dzięki czemu poruszanie się między nimi było intuicyjne i naturalne.

• kameralna kawiarnia między piętrami ze stoiskiem z książkami
• osobna przestrzeń na rozmowy z prelegentami
• sztos taras na dachu, który okazał się idealnym punktem regeneracji
• przestronne ciągi komunikacyjne z bufetem
  ‍

‍

Szewc bez butów nie chodził.

Branding i komunikacja zrobiły robotę. Brand Jungle od pierwszego momentu pokazało, że wyrazisty branding wydarzenia może być czymś więcej niż estetyką. Odważny, energetyczny motyw przewodni konsekwentnie prowadzono od social mediów po elementy aranżacji przestrzeni czy torbę z gadżetami.

📌 Tip dla event managerów czyli branding w eventach:

• Branding wydarzenia powinien opowiadać spójną historię
• Każdy element wydarzenia musi wzmacniać główną narrację
• Zaangażuj w promocję prelegentów
• Zaplanuj wiele punktów styku z komunikacją wydarzenia

‍

‍

Mniej show, więcej „kalorii”

To nie były wystąpienia na czas, format 45 minut pozwolił każdemu prelegentowi wejść głębiej, zbudować historię i wyłożyć pełny kontekst, co było wyraźnie odczuwalne. Było miejsce na refleksję i pytania, bez pośpiechu czy potrzeby wodotrysków co piętnaście sekund.

🔸 Bartek Kotowicz przedstawił mocną i potrzebną prelekcję dotyczącą odpowiedzialności przy zmianie marki. Bartek pokazał konkretne błędy, które łatwo popełnić, oraz wskazał sposoby ich unikania. Szczególnie cenne były wskazówki skierowane do osób, które entuzjastycznie wchodzą w zmiany, ale nie zawsze z pełną świadomością konsekwencji.

🔸 Szymon Motławski omówił employer branding jako trzon marki. Mimo że temat był mi znany, ułożenie go przez Szymona w spójną, logiczną strukturę zrobiło ogromne wrażenie. Employer branding okazał się integralną częścią strategii marki, potwierdzając wiele intuicji i dostarczając konkretnych narzędzi do rozmów z zarządem oraz działem HR.

🔸 Karolina Adamska-Woźniak mówiła o trudnych tematach - autentyczności, która wymaga odwagi. Jej prelekcja o szczerości i odpowiedzialności jako podstawach marki, ESG oraz wartościach społecznych jako koniecznościach była szczególnie mocnym głosem w świecie, gdzie greenwashing stał się normą.

🔸 Aga Szóstek zaprezentowała projektowanie doświadczeń przez pryzmat nauki. Połączenie teorii fizjologii z praktyką działania marek pokazało, że dobre doświadczenia klientów to nie efekt „ow” tylko świadomy proces projektowy możliwy do wdrożenia nawet w najbardziej nieoczywistych branżach.Chociaż nie zdążyłem na prelekcję Piotra Bieli z powodu porannego pociągu z Poznania, pytania zadawane po jego wystąpieniu przekonały mnie, że muszę ją nadrobić.

Chociaż nie zdążyłem na prelekcję Piotra Bieli z powodu porannego pociągu z Poznania, pytania zadawane po jego wystąpieniu przekonały mnie, że muszę ją nadrobić, tak jak i wystąpienie Artura Leśniaka.

‍

‍Networking 2.0:
Rozmowy „za kulisami”

To, co działo się poza sceną, miało równie dużą wartość jak prelekcje. Były to spontaniczne ale w brew pozorom wcale nie błahe dyskusje przy stole w oddzielne przygotowanej strefie. Królowały różnorodne tematy: marketingu marek deweloperskich, roli papieru w projektowaniu komunikacji, odważnego brandingu w trudnych czasach, prowadzenia agencji, samotności lidera, wypalenia zawodowego oraz wielu innych.

Organizatorzy? Obecni!

Mega zgrana i pozytywna ekipa. Pierwsze wrażenie? naturalni i autentyczni - byli wszędzie, blisko uczestników i prelegentów, bez dystansu, za to z uważnością oraz otwartością na feedback.Czułem, że dla nich to nie był event „do portfolio”, lecz rozwojowy projekt na lata.

‍

Co zabieram dla siebie do świata event marketingu?

Z perspektywy stratega, konferencja była dla mnie laboratorium doświadczeń, przestrzenią testowania, obserwacji i refleksji.

👉 Nie musisz byłszczeć

Przypomniałem sobie, że dobrze zaprojektowane wydarzenie nie potrzebuje „atrakcji”. Potrzebuje intencji, świadomie zbudowanej struktury i miejsca na to, co niewypowiedziane. Ta konferencja nie chciała „zaimponować”, chciała poruszyć  i wg. mnie właśnie to zrobiła.

👉  Nie buduj sztucznych barier

Bardzo uderzyła mnie rola organizatorów jako „gospodarzy”, a nie „producentów” wydarzenia. To ogromna różnica. Kiedy czujesz, że ktoś dba o ciebie nie z obowiązku, ale z ciekawości, jesteś gotów oddać więcej z siebie. Wtedy właśnie dzieje się magia relacji.

👉  Zwolnij i daj innym czas na oddech

Jako event manager wyczuwam, jak ważne jest projektowanie nie tylko programu, ale również rytmu wydarzenia. Brand Jungle nie było sprintem. Konferencja miała tempo, pauzy oraz miejsce na oddychanie, co jest dziś rzadkością.

‍

‍

Organizacja:

✅ Rejestracja i bilety: strona intuicyjna i sprawna. Cena biletu vs wartość merytoryczna - bardzo przystępna.

✅ Obsługa: obecna, szybka, pomocna, uśmiechnięta oraz w równym brandzie.

✅ Catering: piękne i smaczne przekąski, (-) kawa tylko w restauracji - niestety jako dodatkowo płatne zamówienie.

✅ Konferansjerka: Marek Guziński, Creative Director Rio Creativo, poprowadził wydarzenie z energią i humorem, jednocześnie kontrolując czas oraz tempo konferencji – super konferansjerka Graty!

✅ Dostęp do nagrań: Bardzo cenne. Możliwość powrotu do prelekcji, których nie dało się złapać w biegu, to duża wartość.

‍

Czego mi zabrakło?

Jeśli czegoś było za mało to czasu. A dokładniej czasu na rozmowy. Zbyt często musiałem wybierać: iść na kolejną prelekcję czy zostać, by pogadać z prelegentem, którego właśnie usłyszałem. Ten wybór bolał.

W przyszłości warto rozważyć:

📌  Więcej doświadczeń: skoro konferencja o doświadczeniach marek. Storytelling w konwencji dżungli, grywalizacja, mikromomenty, mini aktywności, trochę tej gry dżunglą brakło (aż się prosiło o zagranie tym motywem.)

📌  Woda, kawa w bufetach w standardzie

📌  Wykorzystanie tarasu na dodatkową strefę

📌  Luźniejszą agendę lub sesje bez prelekcji na swobodny networking, a najlepiej dodatkowy dzień wydarzenia

‍

Czy było warto?

Łącznie 8h w pociągu, autem w sumie nie wyszło by nic krócej ale…

To było wydarzenie, które zostawiło po sobie ślad: w myślach i notesie, świeżo, rześko, nietypowo. Poznałem fenomenalnych ludzi, których do tej pory tylko obserwowałem z za szklanego ekranu, lub o których słyszałem. Nie zawiodłem się. I właśnie dlatego chcę tam wrócić, nie tylko jako uczestnik, ale jako część tej dżungli. Gratuluje i dziękuję ekipie Rio Creativo.

‍

‍

‍
‍‍
___
‍
👊 Uwaga:

Artykuł jest próbą subiektywnej oceny eventu.
Nie jest napisany przez AI. 
Nie jest materiałem sponsorowanym.
Nie był cenzurowany przez organizatorów.
Zdjęcia pochodzą od organizatorów oraz ze strony Teatru Nowego w Słupsku.

Organizacja eventu to nie tylko scenariusz i scena, ale też cała logistyka, której nie widać na pierwszy rzut oka. To właśnie ona decyduje o tym, czy wszystko pójdzie gładko, czy zamieni się w serię nieprzewidzianych problemów. Sprawdź, jak ogarnąć operacyjną stronę wydarzenia i zadbać o każdy detal – od lokalizacji, przez zakwaterowanie gości, aż po catering.

Lokalizacja i infrastruktura – jak wybrać miejsce, które zapewni sukces eventu?

Dobrze dobrane miejsce to połowa sukcesu. Powinno pasować do charakteru wydarzenia, a przy tym zapewniać komfort, bezpieczeństwo i sprawną obsługę logistyczną. Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze lokalizacji?

• Dostępność komunikacyjna – bliskość lotnisk, dworców i dobre połączenia drogowe to must-have, zwłaszcza przy eventach międzynarodowych. Sprawdź także dostępność parkingów i opcje dojazdu komunikacją miejską – dla gości to konkretne ułatwienie.
• Wyposażenie i funkcjonalność przestrzeni – zadbaj o odpowiednią liczbę sal i ich dopasowanie do agendy wydarzenia (główna scena, warsztaty, strefy networkingowe). Zweryfikuj również dostępność sprzętu AV, akustykę, klimatyzację i możliwości zaciemnienia sal – to drobiazgi, które robią wielką różnicę.
• Bezpieczeństwo i udogodnienia – upewnij się, że obiekt ma aktualne procedury ewakuacyjne, ochronę i zabezpieczenia techniczne. Zwróć uwagę na udogodnienia dla osób z niepełnosprawnością – wejścia, windy, toalety.
• Dopasowanie miejsca do formatu wydarzenia – konferencja, gala, targi czy wydarzenie plenerowe? Każdy rodzaj eventu wymaga innego podejścia. Warto też uwzględnić atmosferę – niektóre wydarzenia potrzebują prestiżowego hotelu, inne – przestrzeni kreatywnej z loftowym klimatem.

Dostawcy i podwykonawcy – zespół, który musi zagrać w jednej drużynie

Nawet najlepszy plan nie zadziała bez sprawdzonego zespołu wykonawców. To oni odpowiadają za technikę, catering, scenografię czy multimedia. Ich wybór i zarządzanie współpracą to jeden z filarów sprawnej realizacji wydarzenia.

Jak wybierać dostawców? Postaw przede wszystkim na doświadczenie w eventach – nie każdy świetny catering sprawdzi się w obsłudze dużej konferencji. Poproś o portfolio, referencje i... słuchaj intuicji. Już sam sposób komunikacji przy ofertowaniu może wiele powiedzieć o dalszej współpracy. Przed podjęciem decyzji sprawdź nie tylko ofertę, ale i zasoby – czy firma ma sprzęt, ludzi i czas, by obsłużyć Twój event?

Wybierając konkretnych dostawców i podwykonawców, pamiętaj o umowie, która zabezpieczy Twoje interesy. Określ szczegółowy zakres usług, terminy i warunki płatności oraz uwzględnij kary umowne za opóźnienia lub niedostarczenie usług. Pamiętaj o załączeniu scenariuszy, riderów technicznych i harmonogramów do umowy.

Jeszcze przed startem realizacji warto ustalić osobę kontaktową z każdej strony i kanał, przez który będziecie się komunikować. W fazie przygotowań dobrze działa także prosta tabela z przypisaniem zadań i terminów – ogranicza chaos i ułatwia kontrolę. Wyznacz również koordynatora, który w dniu eventu będzie czuwać nad realizacją usług zgodnie z ustaleniami. Z kolei po wydarzeniu warto zebrać feedback – to baza do dalszej współpracy lub… zmiany dostawcy.

Transport i zakwaterowanie – jak zadbać o komfort gości eventu?

Goście, którzy dobrze się wyspali i dotarli na miejsce bez przeszkód, są bardziej zadowoleni i zaangażowani. Brzmi prosto, ale logistyka podróży i noclegów to spore wyzwanie, zwłaszcza przy większych wydarzeniach, uczestnikach z różnych krajów czy obecności VIP-ów.

Jak ułatwić uczestnikom dotarcie na miejsce eventu? W przypadku wydarzeń odbywających się w dużych miastach udostępnij informacje o dojeździe komunikacją miejską, zorganizuj zniżki na przejazdy taksówką i zaplanuj oznaczenia dojazdu. Jeśli organizujesz konferencję poza miastem, wynajmij shuttle busy z dworca, lotniska czy hotelu. W Twoim evencie będą uczestniczyć VIP-owie i prelegenci? Dla nich warto zaplanować indywidualny transport – z kierowcą i elastycznym grafikiem.

Jeśli uczestnicy przyjeżdżają z daleka, zadbaj też o rezerwację bazy noclegowej – najlepiej w kilku opcjach standardu i budżetu. Wybieraj lokalizacje blisko miejsca wydarzenia lub z prostym dojazdem. Warto także ustalić z hotelami warunki specjalne – elastyczne godziny zameldowania i wymeldowania, miejsca parkingowe czy dodatkowe udogodnienia (np. śniadania na wynos).

Catering – coś więcej niż przerwa na kawę

Jedzenie to jeden z tych elementów, który może zaskoczyć… pozytywnie lub negatywnie. Dobry catering podnosi poziom wydarzenia, buduje atmosferę i sprawia, że uczestnicy czują się zaopiekowani. A kiepski? Potrafi zepsuć nawet najlepszą prezentację.

Zwróć więc uwagę, by menu było dopasowane do stylu wydarzenia. Podczas eventów całodniowych należy zapewnić różnorodność posiłków i odpowiednie przerwy na ich spożycie. Nie zapomnij o napojach – poza kawą i herbatą sprawdza się woda infuzowana, zdrowe soki czy energetyczne przekąski.

Ponadto zbierz informacje o preferencjach i ograniczeniach dietetycznych już na etapie rejestracji. Upewnij się, że dostawca cateringu ma doświadczenie w przygotowywaniu dań wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych czy bez laktozy. Dobrą praktyką jest oznaczenie potraw – jasno i czytelnie, by nikt nie musiał zgadywać, co je.

Zadbaj również o odpowiednią liczbę punktów wydawania posiłków – nikt nie lubi długich kolejek. Przy większych wydarzeniach rozważ rozbicie grup na tury lunchowe. Jeśli natomiast catering odbywa się na świeżym powietrzu, pomyśl o zabezpieczeniu strefy przed słońcem, wiatrem lub deszczem.

Zanim wybierzesz firmę cateringową, zweryfikuj, czy spełnia ona aktualne wymogi sanitarne i ma wdrożone procedury HACCP. Zapewnij też dostęp do środków dezynfekcyjnych i rękawiczek jednorazowych dla obsługi. Przy bufetach samoobsługowych dobrze sprawdzają się także stacje z osłonami lub osoby wydające dania.

Zadbaj o logistykę Twojego eventu ze specjalistą!

Logistyka eventu to cichy bohater każdego udanego wydarzenia. Uczestnicy mogą jej nie zauważać – i bardzo dobrze. Im mniej problemów z dojazdem, rejestracją czy posiłkiem, tym większe szanse, że zapamiętają to, co najważniejsze: treść, emocje i wartość spotkania. Od wyboru lokalizacji, przez współpracę z dostawcami, aż po zakwaterowanie i catering – każdy element operacyjny wpływa na uzyskany efekt. Dobrze zorganizowana logistyka to nie chaos ujarzmiony na siłę, ale sprawny system, który po prostu działa.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje wydarzenie przebiegnie bez zgrzytów i z pełnym komfortem dla uczestników – skontaktuj się ze specjalistą z zakresu organizacji eventów firmowych. Razem stworzymy wydarzenie, które zadziała jak precyzyjnie zaprogramowany system – bez zgrzytów i niespodzianek.

‍