Blog

Przedsprzedaż biletów: jak sprawdzić popyt na nowy event przed budżetem

Ilu ludzi przyjdzie na twoją nową konferencję? Odpowiedź daje liczba osób, które zapłacą za bilet, zanim podpiszesz umowę z obiektem i zamówisz scenę. Deklaracje z ankiety zainteresowania tej odpowiedzi nie dadzą.

Krzysztof Bartnik, prezes firmy Imker, która od ponad 11 lat obsługuje sprzedaż twórców internetowych, radzi autorom książek zacząć od preorderu. W rozmowie z serwisem rebiznes.pl z 2023 roku tłumaczył, że przedsprzedaż pokazuje, czy książkę kupuje 100, czy 2000 osób, a przy okazji finansuje druk i wysyłkę. Przy wydarzeniach przedsprzedaż kojarzy się głównie z ceną early bird, a da się jej użyć także do decyzji, czy wydarzenie w ogóle robić.

Z tekstu dowiesz się: jak ułożyć przedsprzedaż w pięciu fazach od obietnicy do decyzji o realizacji, jak ustawić próg, poniżej którego zmieniasz format albo odwołujesz wydarzenie, dlaczego zapłata mówi o popycie więcej od deklaracji i co mówi prawo, gdy wydarzenie się nie odbędzie.

Dlaczego deklaracja nie mierzy popytu

Deklaracja nic nie kosztuje, zakup kosztuje. Eventbrite, powołując się na relacje organizatorów bezpłatnych wydarzeń, podaje, że odsetek osób, które zapisały się i nie przyszły, sięga u nich nawet 50 procent, a przy wydarzeniach płatnych potrafi spaść do 10 procent. Bizzabo w raporcie z 2021 roku o 1850 wydarzeniach online odnotowało, że 80 procent rejestracji było bezpłatnych, a na wydarzenie docierała mniej więcej połowa zarejestrowanych.

Skoro darmowy zapis myli się w prognozie frekwencji nawet o połowę sali, ankieta „czy przyszedłbyś” moim zdaniem myli się jeszcze bardziej, bo nie wymaga nawet podania adresu e-mail. Zapłata jest pierwszym zachowaniem uczestnika, które możesz zmierzyć przed wydarzeniem.

Eventowe MVP: skąd ten pomysł

Eric Ries w książce „The Lean Startup” z 2011 roku opisał minimalną wersję produktu jako taką, która pozwala zebrać najwięcej potwierdzonej wiedzy o klientach najmniejszym wysiłkiem. Dropbox w 2008 roku opublikował trzyminutowe wideo pokazujące produkt w wersji beta, a lista oczekujących urosła w ciągu jednej nocy z 5 tysięcy do 75 tysięcy osób.

Twórcy zegarka Pebble w 2012 roku ustawili na Kickstarterze cel 100 tysięcy dolarów i zebrali ponad 10,2 miliona od 68 929 osób. Zanim fabryka wyprodukowała pierwszy egzemplarz, firma wiedziała, ilu klientów czeka. Przy konferencji pytanie brzmi podobnie: ile osób zapłaci za program, którego jeszcze nie ma w całości.

W eventach odpowiednikiem wideo Dropboxa jest strona wydarzenia z roboczym programem, ceną i datą. Scenografia, catering i aplikacja dla uczestników mogą poczekać, bo test ma odpowiedzieć na jedno pytanie o popyt. Przygotowanie strony i komunikacji do własnej bazy zajmuje kilka dni, a zaliczka dla obiektu bywa pierwszą dużą pozycją w budżecie, której nie odzyskasz.

Pięć faz przedsprzedaży, która testuje popyt

Test działa, gdy od początku wiesz, jaka liczba oznacza „robimy”, a jaka „odwołujemy”. Każda z pięciu faz ma swoje zadanie i jeden zakaz.

Faza 1. Obietnica w jednym zdaniu

Zanim powstanie strona, zapisz, co uczestnik dostanie i dla kogo jest wydarzenie. Obietnica ma być na tyle konkretna, żeby dało się ją kupić bez pełnej agendy: temat, format, miasto, termin i dwa lub trzy nazwiska, które już potwierdziły udział.

Zakaz: nie sprzedawaj nazwisk, których nie masz na piśmie. Wystarczy jedna zmiana w line-upie po przedsprzedaży, żeby kupujący mieli poczucie, że kupili inny produkt.

Faza 2. Strona z ceną i terminem

Prosta strona z opisem, ceną i przyciskiem zakupu wystarcza. Cena musi być prawdziwa, bo tylko wtedy test mówi, czy ludzie zapłacą tyle, ile zakłada budżet. Obniżka dla pierwszych kupujących jest w porządku, pod warunkiem że znasz cenę docelową i mówisz o niej otwarcie. Jak rozmawiać o cenie pierwszej puli, rozpisałem w tekście o cenach early bird.

Zakaz: nie testuj popytu na bilety za symboliczną złotówkę. Taka cena sprawdza ciekawość, a budżet wydarzenia liczysz na pełnej cenie.

Faza 3. Ograniczona pierwsza pula

Pula to liczba biletów i termin, w którym sprzedajesz ją na próbę, na przykład 30 miejsc w cztery tygodnie. Termin waży tu więcej od liczby, bo daje ci datę decyzji przed podpisaniem umowy z obiektem. Sprawdź w ofercie, do kiedy możesz zrezygnować z rezerwacji sali bez kosztów, i ustaw koniec pierwszej puli co najmniej tydzień wcześniej.

Zakaz: nie przedłużaj pierwszej puli po cichu, gdy sprzedaż idzie słabo. Przedłużenie zamienia test w zwykłą kampanię i odbiera ci moment decyzji.

Faza 4. Próg decyzji

Wartość progu ustalasz przed startem sprzedaży i zapisujesz. Przykład: konferencja na 150 osób ma koszty stałe na poziomie 90 tysięcy złotych, a bilet kosztuje 900 złotych netto, więc sam próg rentowności to 100 biletów. Sprzedaż 30 z 30 biletów pierwszej puli w dwa tygodnie daje sygnał do dalszej sprzedaży. Przy 8 sprzedanych biletach po czterech tygodniach decyzja jest trudna, ale uczciwa: zmiana formatu, zmiana tematu albo odwołanie.

Uwzględnij przy tym rytm zakupów. Eventbrite podał, że w 2024 roku 57 procent biletów na wydarzenia muzyczne i klubowe sprzedano na tydzień przed wydarzeniem lub później. Konferencje B2B mogą mieć inny rytm, ale pierwsza pula i tak mierzy najbardziej zdecydowanych, więc próg dotyczy tej grupy, a pełną salę szacujesz osobno.

Zakaz: nie zmieniaj progu po starcie sprzedaży. Próg ustalany po fakcie da się dopasować do każdego wyniku.

Faza 5. Decyzja i komunikat do kupujących

Po terminie pierwszej puli podejmujesz jedną z trzech decyzji: realizacja, zmiana albo odwołanie. Komunikat do kupujących wysyłasz w ciągu kilku dni, a przy odwołaniu zwracasz pieniądze w całości. Trzydzieści osób, które zapłaciło za wydarzenie, którego nie będzie, to najcenniejsza lista w twojej bazie, więc zapytaj je, co kupiłyby w zamian.

Zakaz: nie wydawaj pieniędzy z przedsprzedaży przed decyzją. Dopóki wydarzenie może zostać odwołane, traktuj je jak pieniądze kupujących.

Planujesz nowe wydarzenie i chcesz ustawić próg decyzji, zanim podpiszesz umowę z obiektem? Umów konsultację 1:1 i policzmy go razem.

Sygnał, którego szukasz

Poza liczbą sprzedanych biletów sprawdź, kto je kupił. Gdy w pierwszej puli przeważają osoby spoza twojej bazy mailowej i grona znajomych, wydarzenie ma rynek. Zakupy głównie od ludzi, którzy znają cię osobiście, oznaczają, że test zmierzył twoją sieć kontaktów, a popyt na temat pozostaje niewiadomą.

Co mówi prawo, gdy wydarzenie się nie odbędzie

Kupujący bilet na wydarzenie z określoną datą nie ma prawa odstąpić w ciągu 14 dni od umowy zawartej przez internet. Wyłączenie zapisano w art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta z 2014 roku i dotyczy ono usług związanych z wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi lub kulturalnymi, gdy umowa wskazuje dzień lub okres ich świadczenia. Czy konferencja branżowa mieści się w tym katalogu, zależy od jej charakteru, więc sprawdź to z prawnikiem.

Wyłączenie nie zwalnia cię ze zwrotu pieniędzy, gdy sam odwołujesz wydarzenie, bo wtedy nie wykonujesz umowy. Regulamin przedsprzedaży powinien opisać warunek realizacji, termin decyzji i sposób zwrotu. Nie jestem prawnikiem, więc treść regulaminu uzgodnij z osobą, która zna prawo konsumenckie.

Kiedy przedsprzedaż nie zadziała

Test nie sprawdzi się przy wydarzeniach zamkniętych, na które firma zaprasza klientów lub pracowników bez biletów. Tam potrzebujesz innego zobowiązania, na przykład potwierdzenia udziału przez przełożonego albo rezerwacji terminu w kalendarzu z wyprzedzeniem. O budowaniu frekwencji bez budżetu mediowego pisałem w tekście o poleceniach uczestników.

Druga granica to wiarygodność organizatora. Fyre Festival w 2017 roku sprzedał około 5 tysięcy biletów, w pakietach VIP nawet po 12 tysięcy dolarów, na wydarzenie, którego organizatorzy nie byli w stanie przygotować. Billy McFarland usłyszał w 2018 roku wyrok 6 lat więzienia za oszustwa związane z festiwalem. Przedsprzedaż testuje popyt, a obietnica na stronie ma opierać się na tym, co realnie potrafisz dowieźć.

Zanim zarezerwujesz salę na nowe wydarzenie, zapisz liczbę biletów, przy której mówisz „robimy”, i termin, w którym ją sprawdzisz. Resztę powie sprzedaż.

Najczęstsze pytania o przedsprzedaż biletów

Czym przedsprzedaż różni się od early bird?

Early bird to niższa cena dla pierwszych kupujących w wydarzeniu, o którym decyzja już zapadła. Przedsprzedaż testowa sprzedaje bilety przed decyzją o realizacji i ma zapisany próg, poniżej którego wydarzenie się nie odbędzie.

Ile biletów sprzedać w przedsprzedaży?

Tyle, ile wynika z twojego progu decyzji i kosztów stałych. W przykładzie z tekstu pula liczy 30 biletów, czyli mniej więcej jedną trzecią progu rentowności, i jest sprzedawana w ciągu czterech tygodni.

Czy klient może zwrócić bilet kupiony w przedsprzedaży?

Przy wydarzeniach z określoną datą ustawa o prawach konsumenta wyłącza 14-dniowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość. Warunki zwrotu określa wtedy regulamin, a gdy organizator odwołuje wydarzenie, pieniądze wracają do kupujących.

Czy przedsprzedaż działa przy konferencjach B2B?

Działa, gdy bilet kupuje firma albo uczestnik z własnego budżetu. Przy wydarzeniach na zaproszenie potrzebujesz innej formy zobowiązania, bo nie ma płatności, którą da się zmierzyć.

Co zrobić, gdy przedsprzedaż się nie powiodła?

Zwrócić pieniądze, podziękować kupującym i zapytać ich, co zmienić. Ta grupa zapłaciła za pomysł, więc jej odpowiedzi ważą więcej od ankiety wysłanej do całej bazy.

Źródła: Adam Sawicki, „Krzysztof Bartnik (Imker): Bez marki osobistej i listy mailingowej nie zarobisz na self-publishingu”, rebiznes.pl, 2023; Eric Ries, „The Lean Startup”, 2011; Kickstarter, kampania „Pebble: E-Paper Watch for iPhone and Android”, 2012; Eventbrite, „How Charging for Some Tickets Can Reduce No-Shows at Free Events”, 2018; Eventbrite, „75+ Eventbrite Event Statistics”, 2024, za raportem Music and Nightlife Event Trends Report 2024; Bizzabo, Virtual Event Benchmarks, 2021; ustawa z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, art. 38 ust. 1 pkt 12; NBC News i NPR, relacje z wyroku w sprawie Fyre Festival, październik 2018.

Było pomocne? Podaj dalej
→ Zobacz pozostałe artykuły

Przeczytaj również

ZGARNIJ BONUSY!

Dołącz do społeczności świadomych marketerów i otrzymaj pakiet bonusów za darmo! 🎉 Co 2 tygodnie wyślemy Ci też newsletter pełen konkretnych inspiracji z obszaru marketingu doświadczeń.

Dziękujemy! Zapisaliśmy Cię do Newslettera
Ups! Coś poszło nie tak