Event Marketing Institute Sp. z o.o.
Iwonicka 3, 60-473 Poznań
NIP 7812066079
REGON 527890052
KRS 0001090243
REGON 527890052
KRS 0001090243
© 2024 Kalewski copy
Z tego artykułu dowiesz się: gdzie w Zielonej Górze przebiega realny sufit pojemności i co robić, kiedy zespół jest większy, dlaczego przy małym rynku obiektów termin rezerwuje się wcześniej niż w dużym mieście, jak wykorzystać winiarską tożsamość regionu, żeby nie zostać przy lampce wina na powitanie, oraz co policzyć, zanim wyjedziecie za miasto.
W skrócie: Zielona Góra obsłuży wygodnie zespół do dwustu pięćdziesięciu osób. Powyżej tej liczby zostają obiekty kultury, przestrzenie nietypowe albo wyjazd poza miasto. Rezerwuj we wrześniu, bo rynek obiektów jest mały i jedno duże wydarzenie potrafi zająć połowę sensownych terminów.
Rozmowa o zielonogórskiej wigilii wygląda inaczej niż w Poznaniu czy Wrocławiu. Tam pytanie brzmi „które miejsce wybieramy”. Tutaj najpierw trzeba sprawdzić, ile miejsc w ogóle wchodzi w grę.
To nie jest zarzut wobec miasta. To parametr, który trzeba wpisać do planu na samym początku, bo przy małym rynku obiektów kolejność decyzji ma większe znaczenie niż gdzie indziej. Ogólną metodykę opisuję w poradniku o wigilii firmowej w pięciu krokach.
Katalog obiektów konferencje.pl wskazuje w Zielonej Górze i okolicy dwadzieścia dwa miejsca przyjmujące imprezy firmowe. Dla porównania w Toruniu jest ich sześćdziesiąt dwa, w Katowicach siedemdziesiąt sześć, a w Łodzi ponad sto trzydzieści. To najmniejszy rynek obiektowy spośród miast, o których pisałem w tej serii.
Trzy progi, które rozstrzygają wybór:
Praktyczny wniosek jest taki sam jak w każdym mniejszym mieście, tylko ostrzejszy: liczba uczestników jest tu pierwszą decyzją, nie ostatnią. Przy trzystu osobach lista możliwych miejsc mieści się na jednej kartce.
We wrześniu, przy większych grupach wcześniej. Mechanizm jest inny niż w dużych miastach: tam o terminy konkuruje wiele firm, tutaj wystarczy, że dwie albo trzy duże organizacje zarezerwują swoje wieczory, i połowa sensownych opcji znika z kalendarza.
Trzy terminy, które otwierają wybór:
Z mojego doświadczenia w miastach tej wielkości styczniowy termin jest najbardziej niedoceniany. Przesunięcie o cztery tygodnie zamienia listę dwóch dostępnych obiektów na listę dwudziestu.
To jest najczęstszy problem, z jakim przychodzą tutaj firmy przemysłowe. Są trzy wyjścia i każde ma inną cenę.
Trzy warianty przy zespole większym niż rynek obiektów:
Wybrałbym drugi albo trzeci wariant, jeśli celem jest, żeby ludzie z różnych działów w ogóle się spotkali. Dwa osobne spotkania wyglądają na rozwiązanie sprawiedliwe, a w praktyce oznaczają, że nikt nikogo nowego nie poznał. Co się zmienia przy naprawdę dużych grupach, opisałem przy spotkaniu świątecznym dla dużej firmy.
Zielona Góra jest jedynym polskim miastem, którego tożsamość jest zbudowana wokół wina, i to jest materiał, jakiego nie ma żadne inne miasto w tej serii. Większość firm zużywa go w najprostszy sposób: lampka wina na powitanie i temat zamknięty.
Trzeba jednak powiedzieć rzecz uczciwie. W katalogach obiektów eventowych okoliczne winnice nie występują jako miejsca przyjmujące grupy firmowe. Nie znaczy to, że nie przyjmują, znaczy to, że trzeba do nich napisać bezpośrednio i sprawdzić, jaką grupę realnie obsłużą w grudniu. Przy zespole powyżej pięćdziesięciu osób traktowałbym to jako wariant do zweryfikowania, nie jako gotowy plan.
Motyw da się natomiast wykorzystać w samym programie: degustacja prowadzona przez kogoś, kto potrafi o tym opowiadać, krótki blok o historii winiarskiej regionu, zadanie zespołowe oparte na lokalnym kontekście. Różnica polega na tym, że uczestnik czegoś się dowiaduje i coś robi, zamiast tylko dostać kieliszek przy wejściu.
Nie ma publicznych danych cenowych w podziale na miasta. Według analiz portalu Briefly dotyczących świątecznych imprez firmowych za rok dwa tysiące dwudziesty trzeci średni koszt na osobę w Polsce zamykał się w okolicach dwustu złotych i to jest jedyny sensowny punkt odniesienia.
Przy małym rynku obiektów obowiązuje jednak dodatkowa zasada: siła negocjacyjna klienta jest słabsza. W Warszawie firma, która nie dogada się z jednym obiektem, ma jeszcze trzydzieści innych. Tutaj alternatyw bywa dwie, co widać w elastyczności stawek grudniowych. To kolejny argument za wcześniejszą rezerwacją i za rozważeniem stycznia.
Pięć pytań, które przy małym rynku ważą najwięcej:
Odpowiedzi warto mieć na piśmie, zwłaszcza te dotyczące terminu potwierdzenia liczby osób. To pozycja, która najczęściej zmienia końcową fakturę.
Pierwsza: realna liczba uczestników, bo ona rozstrzyga, czy mieścicie się w mieście. Druga: grudzień czy styczeń, bo przy tym rynku obiektów przesunięcie terminu daje największy zysk ze wszystkich miast serii. Trzecia: czy lokalny motyw ma być elementem programu, czy tylko dekoracją, bo w pierwszym wypadku trzeba go zaplanować z wyprzedzeniem.
Przy grupie do pięćdziesięciu osób pojedyncze terminy trafiają się jeszcze w listopadzie, głównie na początku tygodnia. Przy stu osobach realny termin decyzji to wrzesień. Powyżej dwustu osób trzeba myśleć o wyprzedzeniu kilkumiesięcznym albo od razu rozważać styczeń, bo obiektów o takiej pojemności jest w mieście kilka i bywają zarezerwowane przez te same firmy co roku.
Nie podam widełek, bo dane cenowe w podziale na miasta nie istnieją, a przy rynku tej wielkości pojedyncza oferta tym bardziej nie jest średnią. Policzcie to od drugiej strony: budżet całkowity minus transport, podzielony przez realną frekwencję, nie przez listę zaproszonych. Z tą kwotą rozmowa z obiektem dotyczy tego, co da się dostać, a nie tego, ile trzeba dopłacić.
Warto, jeśli zespół przekracza możliwości obiektów w mieście albo jeśli planujecie format z noclegiem. Ośrodek w promieniu godziny drogi daje więcej przestrzeni i spokojniejszą logistykę wieczoru. Trzeba jednak wpisać do budżetu transport w obie strony i potraktować go jako pozycję obowiązkową, nie jako uprzejmość. Wyjazd bez zorganizowanego powrotu obniża frekwencję bardziej niż jakikolwiek inny czynnik.
Trzeba to sprawdzić bezpośrednio u konkretnego gospodarstwa. W katalogach obiektów eventowych okoliczne winnice nie figurują jako miejsca przyjmujące grupy firmowe, więc nie zakładałbym z góry, że obsłużą zespół w grudniu. Przy małej grupie i wcześniejszym kontakcie to może być bardzo dobry wariant. Przy stu osobach i rezerwacji w listopadzie raczej nie.
W regionie z dużym udziałem produkcji to sytuacja typowa. Działają trzy rzeczy: powtórzenie skróconej wersji spotkania dla każdej zmiany, przesunięcie wydarzenia na dzień wolny z dodatkiem za obecność albo format dzienny w sobotę. Różnice w koszcie i efekcie rozpisałem przy wigilii firmowej dla pracowników zmianowych.
W mniejszym mieście format rodzinny działa dobrze, bo ludzie mieszkają blisko i dojazd nie jest barierą. Trzeba tylko wiedzieć, że zaproszenie rodzin przesuwa spotkanie na dzień i zmienia program, budżet i profil ryzyka. Co dokładnie się zmienia, opisałem przy spotkaniu świątecznym z rodzinami.
Przy grupie powyżej stu osób albo przy programie z kilkoma punktami zwykle tak, bo ktoś musi trzymać czas i przenosić uwagę sali. Przy kameralnym spotkaniu do czterdziestu osób prowadzący bywa elementem zbędnym. Kryterium jest proste: jeśli w scenariuszu są co najmniej trzy momenty wymagające zebrania uwagi wszystkich, potrzebujecie kogoś, kto to zrobi.
Świadomie nie podaję widełek cenowych dla Zielonej Góry ani nie wymieniam konkretnych winnic jako miejsc na wydarzenie. W pierwszym przypadku nie ma danych, w drugim nie mam potwierdzenia, że te obiekty przyjmują grupy firmowe w grudniu.
Sprawdźcie dwie liczby: ilu ludzi realnie przyjdzie i ile obiektów w mieście przyjmie taką grupę. Jeśli druga liczba jest mniejsza od trzech, macie do podjęcia inną decyzję niż wybór menu.
Organizujesz spotkanie świąteczne w Zielonej Górze albo w Lubuskiem i nie masz pewności, czy miasto obsłuży Twój zespół? Napisz, dla ilu osób i w jakim terminie planujesz, a powiem, co jest realne i kiedy lepiej wyjść poza miasto. Jeśli dopiero rozstrzygacie format, zacznijcie od tekstu o tym, czy robić wigilię, czy imprezę świąteczną.
Dołącz do społeczności świadomych marketerów i otrzymaj pakiet bonusów za darmo! 🎉 Co 2 tygodnie wyślemy Ci też newsletter pełen konkretnych inspiracji z obszaru marketingu doświadczeń.