Event Biznes 2026: relacja z konferencji SBE, trzy role w jeden dzień

Branża eventowa potrafi zorganizować wydarzenie, ale rzadko ktoś po stronie klienta odpowiada za jego efekt. To zdanie padło na scenie przed przerwą kawową i wracało do końca dnia: w rozmowach przy stolikach, na moim warsztacie i w panelu o frekwencji, który zamykał konferencję Event Biznes: Nowe Horyzonty 2026 na Stadionie Legii w Warszawie.

Byłem tam 20 października w trzech rolach, na zaproszenie Żanety Berus, prezes Stowarzyszenia Branży Eventowej. Rano rozmawiałem na scenie z Robertem Kazimierskim o wynikach raportu „Efekty Eventów. Polska 2025”. Po południu prowadziłem warsztat „Second Brain event managera” dla szesnastu osób. Na koniec dnia siedziałem przy stole panelu o frekwencji. Ten tekst jest relacją z tych trzech punktów i z tego, co działo się między nimi. Program, skład i zasady wstępu opisałem wcześniej w zapowiedzi konferencji Event Biznes 2026.

Jak wyglądał dzień na Stadionie Legii

Konferencja zajęła Klub Biznesowy Warsaw Experience Centre od rejestracji o 8:00 do afterparty, które organizator zaplanował do 23:00. Część merytoryczną otworzyli o 9:00 Krzysztof Łobodziński i Żaneta Berus. Krzysztof prowadził potem cały dzień, od pierwszego panelu do zamknięcia o 17:30, i patrzyłem na tę robotę z zawodową zazdrością: ponad dziesięć godzin programu, dwie ścieżki, panel z tłumaczeniem, a harmonogram od 9:00 do zamknięcia szedł co do minuty. Kto organizował konferencję na 400 osób z sesjami równoległymi, wie, ile to kosztuje pracy przed i w trakcie. Prowadzący jest człowiekiem z branży i prowadził wydarzenia większe od tego, co widać po prelegentach: każdy wchodził na scenę zapowiedziany tak, jakby prowadzący znał go od lat, a żart między blokami zdejmował napięcie, zamiast je dokładać. Z pozycji panelisty to komfort, który rzadko się dostaje. Miło było się spotkać, Krzysztof. Dalej program szedł dwiema ścieżkami: scena główna z panelami i wystąpieniami oraz ścieżka równoległa z warsztatami, stolikami eksperckimi, spotkaniami 1:1 i grą terenową. Scenę otworzył panel Ewy Trybulak o eventach w miejscach nieoczywistych, po południu w panelu o wpływie wydarzeń na gospodarkę miast głos miał między innymi Leopold Korytkowski ze Szczecina, a wieczór zamknęło afterparty z koncertem, które Sylwia Matczak z In Spe Events podsumowała na LinkedIn jednym słowem: świetne.

Około 400 uczestników: agencje, obiekty, dostawcy techniki i cateringu, a obok nich ludzie z marketingu i HR po stronie zamawiającej, czyli ta grupa, której na konferencjach branżowych zwykle brakuje. Kto nie mieścił się na sali głównej, oglądał scenę na dużym ekranie w sali Expo.

Dwie rzeczy z organizacji, które warto odnotować, bo rzadko się zdarzają. Pierwsza: wydarzenie było projektowane z myślą o osobach neuroróżnorodnych, ze strefą relaksu Polskiej Organizacji Turystycznej i spokojniejszym tempem między blokami. Druga: panel międzynarodowy „Event Manager 2030: kompetencje, technologie i standardy, które wygrywają globalnie”, przed lunchem, z tłumaczeniem symultanicznym. Przy stole siedzieli eksperci z zagranicznego rynku eventowego i targowego, a rozmowa szła o tym, których kompetencji branża będzie potrzebować za cztery lata i które standardy pracy z zagranicy warto przenieść do Polski. Zagraniczna perspektywa na polskiej konferencji branżowej jest rzadkością, dlatego ten punkt odnotowuję osobno: porównanie z innym rynkiem pokazuje, co u nas jest normą tylko z przyzwyczajenia. Trzecia rzecz, przyziemna i ważna: catering od Belvedere Catering, od przerwy kawowej po steki serwowane wieczorem. Na konferencjach branżowych jedzenie jest zwykle pozycją w budżecie, tu było argumentem, żeby zostać do końca. Minus mam jeden i nie dotyczy organizatora: w takim gronie spotykamy się za rzadko.

Przed południem, scena główna: co 800 prezesów i dyrektorów marketingu powiedziało o eventach

Raport „Efekty Eventów. Polska 2025” przygotował zespół Event & Intelligence na podstawie odpowiedzi 800 CEO i CMO średnich i dużych firm działających w Polsce. Wyniki pokazali Robert Kazimierski i Grażyna Kazimierska, a potem usiadłem z Robertem w bloku „Od emocji do decyzji: czy eventy naprawdę napędzają biznes?”.

Liczby, które ustawiły rozmowę:

• 22% firm zawsze sprawdza przed decyzją o evencie, jaki problem biznesowy ma on rozwiązać; 15% traktuje event jako cel sam w sobie.
• 46% nie liczy zwrotu z inwestycji w wydarzenia.
• 20% przyznaje, że efektem eventu po jego zakończeniu nie zarządza nikt konkretny.
• 32% mierzy przede wszystkim frekwencję, 28% satysfakcję, a decyzje i wdrożenia po evencie tylko 8%.
• 63% mówi, że ustalenia z eventów często nie są realizowane.
• 80% zmieniłoby sposób pracy, gdyby istniał system wspierający projektowanie i mierzenie efektu wydarzeń.

Z Robertem rozmawialiśmy o czterech rzeczach. Co te wyniki oznaczają dla branży, która sprzedaje eventy, skoro prawie połowa klientów nie liczy ich zwrotu. Jakie to otwiera możliwości, bo 80% deklarowanej gotowości do zmiany to rynek na usługę, której dziś prawie nikt nie oferuje. Co trzeba zmienić po stronie agencji i po stronie zamawiającego. I pytanie, które przewijało się potem cały dzień: po czyjej stronie leży kompetencja nadawania eventom celów biznesowych.

Robert widzi w tych liczbach szansę dla branży. Jego zdanie ze sceny: organizator, który pyta klienta o efekt biznesowy planowanego wydarzenia, przestaje być wykonawcą i staje się partnerem, a partner dostaje od klienta to, czego dostawca nie dostaje: wgląd w to, po co wydarzenie powstaje. Rozumienie biznesu klienta na początku wygląda na inwestycję bez zwrotu, na dłuższą metę się opłaca.

Moje zdanie, które powiedziałem na scenie: kompetencja nadawania celu leży po stronie zamawiającego i nie da się jej w całości kupić od agencji. Firmy nie oczekują od nas, że nagle zrozumiemy całą ich strategię i marketing. Oczekują, że event stanie się narzędziem, które rozwiązuje ich wyzwanie i daje się policzyć. Agencja może zadać pytanie o cel i odmówić pracy bez odpowiedzi, ale cel musi zapisać osoba, która potem będzie z niego rozliczana przed zarządem. Raport pokazuje, że pełny mandat do egzekwowania ustaleń po evencie ma tylko 15% osób odpowiedzialnych za wydarzenia. Bez tego mandatu nawet dobrze napisany brief kończy się na frekwencji i ankiecie zadowolenia.

Pełne omówienie liczb i trzech tez raportu zostawiłem w osobnym wpisie o raporcie Efekty Eventów. Polska 2025, a sposób liczenia efektu po wydarzeniu w tekście o miernikach sukcesu wydarzenia.

„W SBE wierzymy, że dojrzałość rynku eventowego wymaga zmiany paradygmatu. Przestajemy rozmawiać wyłącznie o logistyce i estetyce produkcji […] czas postawić na zarządzanie efektem biznesowym.”
Żaneta Berus, prezes zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej, w zapowiedzi konferencji Event Biznes 2026

Po lunchu, ścieżka warsztatowa: Second Brain event managera na 16 laptopach

Warsztat „Second Brain event managera, czyli centrum zarządzania chaosem” miał limit 16 miejsc i wszystkie były zajęte. Każdy pracował na własnym komputerze, w czystej przestrzeni testowej w Notion, zbudowanej specjalnie na ten dzień i niepodpiętej do żadnej prawdziwej bazy. Pokazywałem cztery rzeczy, w kolejności, w jakiej pojawiają się w pracy event managera:

• prosty CRM w Notion: kontakty, firmy, interakcje, bez modułów, których nikt nie wypełni,
• automatyzację tworzenia ofert z briefu, żeby pierwsza wersja powstawała w kilkanaście minut, a nie w pół dnia,
• automatyzację zarządzania klientami: przypomnienia, statusy, następny krok przy każdym rekordzie,
• automatyzację komunikacji wewnątrz zespołu, czyli jedno miejsce, z którego wychodzą ustalenia zamiast łańcucha wiadomości.

Szkielet całości to metoda PARA (projekty, obszary, zasoby, archiwum) i agenci Claude’a podpięci do projektu eventowego. W 50 minut, czyli bardzo krótko jak na temat AI, grupa poznała Notion, połączyła go w formie CRM z własną bazą wiedzy jako jednym źródłem prawdy i przetestowała na żywo brief, zapytanie ofertowe oraz wysyłkę maili z Notion przez Claude Code. Trzy pytania padały najczęściej: czy doszedłem do tego sam, jak znajdowałem połączenia między narzędziami i czy to wszystko jest darmowe. Odpowiedzi: tak, metodą prób i błędów przez kilkanaście miesięcy, i w większości tak, poza subskrypcją modelu.

Dlaczego ten warsztat w ogóle stoi obok rozmowy o efektach eventów: bez porządku w danych o klientach i ustaleniach nie ma czego mierzyć po 30, 60 i 90 dniach. Raport mówi, że 63% ustaleń z eventów nie jest realizowanych. Z mojej praktyki po stronie klienta duża część tych ustaleń ginie z prostego powodu: nikt ich nie zapisał w miejscu, do którego zespół wraca. Narzędzia z warsztatu opisałem szerzej w tekście o AI w organizacji wydarzeń.

16:40, panel „Frekwencja, która dowozi”: od zasięgu do sali pełnej ludzi

Dyskusję prowadził Igor Suski, członek zarządu SBE. Przy stole: Sebastian Oprządek, członek zarządu agencji El Padre, Olga Stawicka-Iwanowska, Head of Marketing MojeKonferencje.pl, Michał Kruszyński, Head of Growth w Gridaly, Marlena Jagłowska, dyrektorka nowych technologii i AI w Sante, i ja.

Panel zamykał dzień i według agendy miał 50 minut, więc dostał trudne zadanie: po ośmiu godzinach programu trzeba było zatrzymać ludzi na sali. Udało się lepiej, niż zakładałem. Osoby, które w ciągu dnia pracowały w ścieżkach równoległych, wróciły na salę główną, a kto nie wszedł, słuchał z ekranu w sali Expo. Dla panelu o frekwencji to był dowód na własnej skórze: ludzie przychodzą na temat, który rozpoznają jako własny problem.

Igor poprowadził rozmowę jak projekt konferencji od zera. Olga zaczęła od grupy docelowej i od tego, z jakich kanałów składa się promocja wydarzenia. Mnie zadał pytanie, po co ludzie w ogóle mają się spotkać, skoro mogą obejrzeć aftermovie albo powtórkę streama. Michał mówił o narzędziach rejestracji, o tym, kiedy sprzedawać bilety i jak liczyć wartość wydarzenia przez kontakty, które na nim powstają. Marlena o technologiach, których organizatorzy jeszcze nie używają, i o tym, czy AI w branży MICE jest przegrzane, czy dopiero startuje. Sebastian zamykał z perspektywy agencji: jak to wszystko wygląda w codziennej praktyce. Na koniec dwa pytania z sali i jedna rada od każdego z nas.

Moja odpowiedź na pytanie Igora: ludzie spotykają się po to, żeby coś postanowić i z kimś się umówić, a tego nie da się zrobić z aftermovie. Dalej wszedłem z perspektywą celu. Frekwencja jako liczba krzeseł mówi niewiele, bo raport z rana pokazał, że ona jest dziś głównym miernikiem sukcesu u 32% firm i jednocześnie główną przyczyną, dla której nikt nie sprawdza efektu. Zaproponowałem patrzeć na frekwencję w dwóch wymiarach. Pierwszy to jakość: ile osób z listy, która była powodem zorganizowania wydarzenia, przyszło i zostało do końca. Drugi to potrzeba uczestnika: człowiek przychodzi tam, gdzie rozpoznaje odpowiedź na własny problem, a kampania może tylko tę odpowiedź pokazać, nie może jej wymyślić. Pusta sala rzadko bywa błędem promocji. Częściej jest skutkiem briefu, w którym nikt nie zapisał, po co to wydarzenie powstaje.

Dane z tygodnia wcześniej pasowały do tej rozmowy jak ulał. Raport Gridaly „Event Industry Foresight 2027” (704 wydarzenia, ponad 500 000 profili) pokazuje, że 41% zapisów na bezpłatne wydarzenia przypada na ostatni tydzień, a 53% uczestników wchodzi na salę po starcie pierwszej prelekcji. Przy stole siedział Head of Growth tej platformy, więc liczby miały swojego przedstawiciela. Jak zamienić polecenia uczestników w kanał frekwencji, rozpisałem w tekście o frekwencji budowanej poleceniami.

Co mówili uczestnicy

Dzień po konferencji LinkedIn zapełnił się relacjami. Trzy z nich mówią o tym, co zostało po scenie, lepiej niż ja sam.

„OSIEM PROCENT!!! Tyle firm w Polsce rozlicza swoje eventy z decyzji i wdrożeń, które po nich zapadły. Reszta liczy frekwencję, oceny w ankiecie i liczbę zdjęć. […] Problem rzadko leży w produkcji. Leży w tym, że nikt przed eventem nie zapisał, co ma być inaczej po nim.”
Sylwia Matczak, prezes zarządu In Spe Events, 20 lat prowadzenia agencji eventowej, wpis na LinkedIn z 21.10.2026

Sylwia wyszła z sali z trzema punktami, które pokrywają się z tym, co mówiłem na scenie: cel eventu w jednym zdaniu przed kosztorysem, jedna osoba po stronie klienta odpowiedzialna za efekt, przegląd ustaleń po 30 dniach. Dopisała też zdanie o rozmowie z Robertem i o warsztacie, za które dziękuję.

„Część tematów zdecydowanie zasługuje na ciąg dalszy, więc do zobaczenia w edycji 2027.”
Ewa Trybulak, Head of Agency, członkini zarządu SBE, prowadząca debatę „Sceny poza schematem: jak tworzyć spektakularne eventy w miejscach nieoczywistych”, wpis na LinkedIn z 21.10.2026

Ewa prowadziła poranny panel o wydarzeniach w nieoczywistych miejscach: kopalnia soli, stadion, park rozrywki, zabytkowa hala, podwodny tunel. Przy stole siedziały Natalia Sosnowska, Monika Pękala, Barbara Zięba Godula, Magdalena Piasecka, Małgorzata Strzelbicka i Małgorzata Bronowska. Cztery wątki z tej rozmowy: potencjał nietypowej lokalizacji, logistyka i bezpieczeństwo, odwaga przy realizacjach poza sprawdzonym scenariuszem i budżet, który ustawia skalę produkcji.

„Miałam przyjemność nagrywać wypowiedzi partnerów i uczestników dla SBE, a przy okazji przejąć stery nad eventowym Instagramem.”
Daria Mohammad, Daria Mohammad Content Universe, wpis na LinkedIn z 21.10.2026

Daria odpowiadała za content z dnia: rolki, wypowiedzi partnerów i relacje w Stories. Jej wpis dobrze opisuje drugą warstwę tej konferencji, tę między blokami programu: ludzie, którzy rok temu nie wiedzieli o istnieniu takiego spotkania branży, dziś przyjeżdżają na nie z własną rolą.

Zdjęcia: Stowarzyszenie Branży Eventowej.

Co zostaje po Event Biznes 2026

Trzy wnioski, które zabieram do własnych projektów.

• Cel biznesowy eventu zapisuje zamawiający. Agencja może o niego zapytać, może odmówić pracy bez niego, ale nie może go napisać za klienta. Raport pokazał, że tylko 17% firm potrafi precyzyjnie opisać, co ma się zmienić po wydarzeniu.
• Pomiar efektu wymaga porządku w danych, a ten porządek jest tani: CRM w Notion, jedno miejsce na ustalenia, przegląd po 30, 60 i 90 dniach. Szesnaście osób zbudowało początek takiego systemu w 50 minut.
• Frekwencja jest miarą jakości sali, nie liczbą krzeseł. Liczy się, kto przyszedł, kto został do końca i czy program odpowiadał na jego potrzebę.

Kolejna edycja Event Biznes jest zapowiedziana na 2027 rok, co potwierdza w swoim wpisie członkini zarządu SBE Ewa Trybulak; terminu i miejsca organizator jeszcze nie podał. Planujesz wydarzenie na 2027 rok? Zacznij od celu. Salę wybierzesz po nim.

Chcesz, żeby wasz najbliższy event miał zapisany cel i miarę efektu przed pierwszym zamówieniem? Umów godzinną konsultację marketingową.

O autorze

Piotr Kalewski jest projektantem doświadczeń biznesowych z Poznania, CEO Event Marketing Institute, wykładowcą WSB Merito Poznań i autorem książki „Event Management dla początkujących (i nie tylko)” z 2025 roku. Pracuje także jako interim marketing director po stronie klientów, więc brief eventowy zna z obu stron stołu. Na Event Biznes 2026 był rozmówcą przy premierze raportu „Efekty Eventów. Polska 2025”, prowadzącym warsztat „Second Brain event managera” i panelistą dyskusji o frekwencji.

Źródła:

• Raport „Efekty Eventów. Polska 2025. Jak polskie firmy wykorzystują organizowane przez siebie wydarzenia biznesowe?”, Event & Intelligence, 2026, badanie 800 prezesów i dyrektorów marketingu
• Gridaly, „Event Industry Foresight. 27 trendów na 2027”, 2026, 704 wydarzenia i ponad 500 000 profili uczestników
• Program konferencji Event Biznes: Nowe Horyzonty 2026 udostępniony przez Stowarzyszenie Branży Eventowej

Przeczytaj też

• Event Industry Foresight 2027: premiera raportu Gridaly
• Audyt eventu: co sprawdzić przed budżetem
• Second Brain event managera: warsztat na Event Biznes 2026

‍