Second Brain event managera: warsztat na Event Biznes 2026

Brief w mailu, poprawki klienta na WhatsAppie, kosztorys na dysku, zadania w „kolejnym Trello”, a numer do technika w telefonie kolegi. Warsztat „Second Brain event managera, czyli centrum zarządzania chaosem” 20 października 2026 na konferencji Event Biznes: Nowe Horyzonty pokazał, jak z tego zrobić jeden system, który pracuje z tobą przy każdym kolejnym projekcie.

Pytanie wyjściowe jest proste: czy eventowcy naprawdę pracują z AI, czy tylko wpisują prompty i generują grafiki. Sztuczna inteligencja pomaga dopiero wtedy, gdy ma na czym pracować, czyli gdy wiedza, ustalenia i materiały projektu leżą w jednym, uporządkowanym miejscu. Na warsztacie zbudowaliśmy takie miejsce od zera, każdy na własnym komputerze. Wszystkie 16 miejsc było zajętych.

📅 Data: wtorek, 20 października 2026, ścieżka warsztatowa po lunchu (14:30)
📍 Miejsce: Warsaw Experience Centre, Stadion Legii Warszawa, ul. Łazienkowska 3
👥 Uczestnicy: 16, komplet
💻 Forma: praktyczna, praca na własnym laptopie
Prowadzący: Piotr Kalewski, Event Marketing Institute

Co dał warsztat?

• gotowy schemat własnego Second Brain według metody PARA: projekty, obszary, zasoby i archiwum,
• strukturę Notion porządkującą wiedzę, ustalenia, zadania i materiały projektowe,
• sposób pracy z agentami Claude’a nad projektem eventowym: od briefu, przez harmonogram, po podsumowanie po wydarzeniu,
• konkretne workflow, przykłady automatyzacji i case studies do wdrożenia od razu po powrocie do biura.

Jak przebiegał warsztat?

1. Diagnoza chaosu

Zaczęliśmy od mapy: gdzie dziś leżą informacje o twoim projekcie i ile razy w tygodniu ich szukasz. To punkt odniesienia do tego, co zmienia się po warsztacie.

2. Metoda PARA w praktyce eventowej

Metodę PARA opisał Tiago Forte w książce „Building a Second Brain” (2022). Przełożyliśmy ją na realia branży: projekt to konkretne wydarzenie z datą, obszar to stała odpowiedzialność, na przykład relacje z dostawcami, zasoby to baza wiedzy, archiwum to zamknięte edycje, z których uczysz się przy kolejnych.

3. Struktura w Notion

Zbudowaliśmy bazy projektów, zadań, kontaktów i ustaleń oraz szablon karty wydarzenia, do której wraca cały zespół. Każdy uczestnik wyszedł z działającą strukturą w Notion.

4. Agenci Claude’a przy projekcie eventowym

Pokazałem, jak AI pracuje na tej strukturze: porządkuje notatki ze spotkań, przygotowuje wersje robocze briefu i harmonogramu, pilnuje zadań i terminów. Omówiliśmy też granice: czego nie oddawać AI i gdzie decyzja musi zostać po stronie człowieka.

5. Workflow i automatyzacje

Na koniec złożyliśmy powtarzalne procedury na cały cykl projektu, żeby kolejny event nie zaczynał się od pustej kartki.

Jak poszło?

W 50 minut, czyli bardzo krótko jak na temat AI, grupa poznała Notion, połączyła go w formie CRM z własną bazą wiedzy jako jednym źródłem prawdy i przetestowała na żywo brief, zapytanie ofertowe oraz wysyłkę maili z Notion przez Claude Code. Trzy pytania padały najczęściej: czy doszedłem do tego sam, jak znajdowałem połączenia między narzędziami i czy to wszystko jest darmowe. Odpowiedzi: tak, metodą prób i błędów przez kilkanaście miesięcy, i w większości tak, poza subskrypcją modelu.

Sylwia Matczak z In Spe Events napisała po konferencji na LinkedIn o rozmowie o raporcie i o warsztacie w jednym zdaniu, z podziękowaniem. Lepszej recenzji warsztat nie mógł dostać od osoby, która od 20 lat prowadzi agencję.

„Umysł służy do tego, żeby mieć pomysły, a nie żeby je przechowywać.”
David Allen, twórca metody Getting Things Done

Dla kogo był ten warsztat?

• Event managerowie i producenci, którzy prowadzą kilka projektów naraz i tracą czas na szukanie ustaleń.
• Agencje eventowe, w których wiedza o kliencie odchodzi razem z pracownikiem.
• Zespoły marketingu i HR organizujące wydarzenia po stronie firmy, bez własnego działu eventowego.

AI w organizacji wydarzeń: dlaczego zaczyna się od porządku w projekcie

AI w organizacji wydarzeń daje najwięcej tam, gdzie event manager ma uporządkowaną wiedzę projektu: brief, ustalenia z klientem, kontakty do dostawców, harmonogram i wnioski z poprzednich edycji. Notion dla event managera pełni rolę takiego centrum, a agenci AI pracują na jego zawartości zamiast na przypadkowych promptach. Zarządzanie projektem eventowym w jednym systemie skraca czas szukania informacji, ułatwia przekazanie projektu w zespole i pozwala wracać do wniosków po wydarzeniu. O tym, gdzie AI oddaje czas w produkcji wydarzenia, a gdzie go zabiera, piszę w tekście o AI w organizacji wydarzeń.

Warsztat był jednym z trzech punktów programu z moim udziałem. Cały dzień, z rozmową o raporcie o efektach eventów i panelem o frekwencji, opisałem w relacji z Event Biznes 2026.

Nie zdążyłeś na warsztat albo chcesz zbudować taki system dla całego zespołu? Umów godzinną konsultację marketingową.