Event Industry Foresight 2027: relacja z premiery raportu Gridaly

Najważniejsze tezy: Premiera raportu Event Industry Foresight 2027 pokazała branży eventowej rzecz, której zwykle brakuje w prognozach na kolejny rok: liczby z zachowań uczestników, a nie z ich deklaracji. Gridaly zebrało dane z 704 wydarzeń i ponad 500 000 profili uczestników z lat 2024-2026, a do każdego z 27 trendów dołożyło komentarz praktyka. Jeden z tych komentarzy jest mój i trafił na slajd numer 14.

Środa, 14 października 2026, godzina 11:00, platforma Gridaly. Premierę prowadzili Michał Kruszyński, Chief of Growth w Gridaly, i Dominik Marek, Marketing Manager Gridaly, który udostępniał slajdy z raportem. Program, zasady udziału i cztery liczby odsłonięte przed premierą opisałem wcześniej w zapowiedzi premiery raportu. Ten tekst jest o tym, co raport pokazał, kto go komentuje i co z niego bierze ktoś, kto robi wydarzenia zawodowo.

Co pokazała premiera raportu Event Industry Foresight 2027?

Raport ma 27 trendów w dwóch częściach. Pierwsza, dwanaście trendów, opiera się na obserwacjach z pracy z agencjami, firmami organizującymi dziesiątki wydarzeń rocznie i twórcami dużych konferencji w Polsce. Druga, piętnaście trendów, to dane z systemu: rejestracje, bilety, check-in, aplikacja, spotkania 1:1 i płatności. Założyciele Gridaly, Michał Ratajczak i Bartosz Szuryga, piszą we wstępie wprost, że dane pokazują zależności, a nie każda z nich jest związkiem przyczynowym, więc wyniki traktują jako sygnały i wskazówki.

To zastrzeżenie cenię bardziej niż połowę wykresów. Branża eventowa ma dużo prognoz i mało pomiarów, a raport, który sam mówi, czego nie dowodzi, łatwiej obronić przed zarządem.

Wspólny mianownik, który autorzy wskazują na końcu raportu, brzmi: event staje się coraz bardziej cyfrowy i coraz bardziej mierzalny. Rejestracja, sprzedaż biletów, check-in, aplikacja i streaming przestają być osobnymi dodatkami i razem tworzą zaplecze, z którego organizator czyta, co naprawdę dzieje się przed wydarzeniem, w jego trakcie i po nim.

Slajd 14: uczestnik z apką częściej pojawia się na evencie

Ten trend komentujemy w raporcie we dwoje: ja i Agnieszka Waśko, dyrektorka i organizatorka targów MICE EXPO. Liczby na slajdzie wyglądały tak:

• event bezpłatny: 58 procent frekwencji bez aplikacji, 75 procent z aplikacją,
• event płatny: 69 procent bez aplikacji, 89 procent z aplikacją,
• event z zaproszeniami (RSVP): 61 procent bez aplikacji, 80 procent z aplikacją.

Obok danych prowadzący pokazali trzy wnioski: instalacja aplikacji może być sygnałem zobowiązania, organizator komunikuje wartość, uczestnik ją czuje, instaluje aplikację i korzysta z niej w trakcie eventu, a procent adopcji aplikacji może działać jako wczesny wskaźnik frekwencji.

Mój komentarz z raportu brzmi tak:

„Pobranie aplikacji to pierwsza obietnica, jaką uczestnik składa sam sobie. Wykonał akcję, więc łatwiej mu jej dotrzymać. W aplikacji widzi dokładnie, co i kiedy się wydarzy, i sam ocenia, czy ten dzień jest dla niego wartościowy. Taka osoba rzadko zostaje w domu.”
Piotr Kalewski, Event Industry Foresight 2027

Agnieszka Waśko dokłada perspektywę, której mi w tym trendzie brakowało: na targach aplikacja pracuje po drugiej stronie stoiska. Przy MICE EXPO jest argumentem w rozmowach z wystawcami i partnerami, bo daje im jedno narzędzie do komunikacji, umawiania spotkań i korzystania z programu.

Drugi mój komentarz w raporcie dotyczy trendu 27, aktywności w aplikacji dzień po wydarzeniu. Dzień po evencie aktywność wynosi 45 procent szczytu, tydzień po już 3 procent. Rozwinąłem oba wątki w komentarzu eksperckim do raportu Event Industry Foresight 2027, razem z danymi o darmowych biletach i networkingu.

O co pytałem przed premierą i co odpowiada raport

W zapowiedzi napisałem, że zapytam o trzy rzeczy. Raport odpowiada na dwie z nich.

• Jak liczono moment wejścia? Frekwencja w raporcie to stosunek check-inów do zarejestrowanych, a godzina wejścia pochodzi ze skanu przy wejściu. To dane z bramki, a nie z deklaracji.
• Czy płatne i bezpłatne wydarzenia są rozdzielone? Tak. Frekwencja, tempo zapisów i show-rate są pokazane osobno dla eventów bezpłatnych, płatnych i z zaproszeniami.
• Jak rozkłada się wielkość 704 wydarzeń? Tego w raporcie nie ma. Wiadomo, że przy rekordowych wejściach system przyjmował ponad 4000 osób dziennie, ale rozkładu wielkości wydarzeń raport nie podaje.

Trzecia odpowiedź ma znaczenie praktyczne. Bez rozkładu wielkości trudno ocenić, czy mediana z 704 wydarzeń pasuje do kameralnego spotkania na pięćdziesiąt osób tak samo jak do konferencji na kilkaset. Zanim przyłożysz liczbę z raportu do swojego eventu, sprawdź, czy twój format w ogóle leży blisko środka.

Liczby z raportu, które warto znać przed planowaniem 2027 roku

Nie zdradzę wszystkich wyników, bo raport warto przeczytać w całości. Pięć liczb, które zmieniają decyzje projektowe:

• 53 procent uczestników przychodzi dopiero po starcie pierwszej prelekcji.
• 41 procent zapisów przypada medianowo na ostatnie 7 dni przed wydarzeniem.
• 3,9 raza rośnie dzienna sprzedaż biletów dzień przed końcem puli Early Bird.
• 85 procent frekwencji przy bilecie za 1-100 zł, wobec 59 procent przy darmowym zaproszeniu.
• 2 razy więcej spotkań 1:1, gdy networking ma osobny blok w agendzie.

Każda z tych liczb dotyczy decyzji, którą organizator podejmuje w ciemno: kiedy postawić najmocniejszego prelegenta, do kiedy finansować kampanię, czy rejestracja ma być darmowa, ile miejsca dać rozmowom. Raport nie podejmie tych decyzji za ciebie, ale pozwala podjąć je na danych z setek wydarzeń zamiast na wyczucie.

Kto komentuje trendy w raporcie Gridaly

Do każdego trendu Gridaly zaprosiło praktyka, który robi wydarzenia na co dzień. Głos w raporcie zabierają między innymi Magdalena Furmanek (Kongres Nowej Mobilności), Maria Zaremba (SAR, Imagination Day), Kamila Kierzek-Mechło (BUZZcenter, AI Biznes Forum), Nina Żukowska (neuroeventy), Weronika Szymiczek i Karol Stróż (Sharebee), Paulina Kopeć (WhitePress), Przemysław Zalewski (BANK.PL), Daria Mohammad (Content Universe), Michał Czerniak (Brill AV Media), Anna Gołębiewska (BRAVE AI), Tomasz Osowski (WaysConf), Dawid Adamski (Carpathian Startup Fest), Ewa Turek i Martyna Hrankowska (TEDxWarsaw), Agnieszka Waśko (MICE EXPO), Agnieszka Huszczyńska (Forum Branży Eventowej), Daria Ciężka (Fundacja Zwolnieni z Teorii), Malwina Kazimierczak (SEN EVENTS), Anna Ledwoń-Błacha (CRASH Mondays), Kacper Rzeczkowski (Scena Jutra), Sonia Nieradzik (0100 Conferences), Dominika Pawlina-Piotrowska (Art of Networking), Dawid Szopa (Digital Dragons) i Dominik Marek (Klub Eventowy).

Najmocniej zapamiętałem z tej listy komentarz Anny Ledwoń-Błachy do trendu o symbolicznej opłacie za bilet, bo opisuje zachowanie, które znam z własnego kalendarza:

„Darmowa rejestracja to kliknięcie z gatunku »może wpadnę, może nie«. Ja sama robię to dla algorytmu w wydarzeniach, które mi się podobają. (…) Nawet 10 zł zamienia »może« w decyzję, która ma swoje miejsce w budżecie i w kalendarzu.”
Anna Ledwoń-Błacha, CRASH Mondays, Event Industry Foresight 2027

Dobór komentujących jest zrobiony z głową. Obok organizatorów dużych konferencji są ludzie od networkingu, contentu, neuroinkluzywności, technologii AV i rejestracji. Każdy trend dostaje głos kogoś, kto z danym problemem mierzy się w praktyce, a nie rzecznika platformy.

Gdzie wrócimy do tych liczb

Sześć dni po premierze, 20 października, rozmawiamy o frekwencji stacjonarnie. Na konferencji Event Biznes SBE w Warszawie siadam do panelu o frekwencji na Event Biznes 2026, a przy tym samym stole siedzi Michał Ratajczak, CEO Gridaly. Liczby z raportu będą tam naturalnym punktem wyjścia do rozmowy o tym, jak zamienić kliknięcie w rejestrację, a rejestrację w człowieka na sali.

Pełny raport Event Industry Foresight 2027 udostępnia Gridaly. Jeśli planujesz wydarzenia na 2027 rok, przeczytaj go przed zamknięciem budżetu, a nie po.

Chcesz przyłożyć dane z raportu do własnego wydarzenia? Umów konsultację 1:1 i policzmy, gdzie tracisz uczestnika.

O autorze

Piotr Kalewski od 14 lat projektuje wydarzenia biznesowe i patrzy na nie z kilku stron stołu: jako event manager w agencji, Head of Marketing po stronie klienta i CEO Event Marketing Institute. Pracuje jako interim marketing director, wykłada w WSB Merito Poznań i jest autorem książki „Event Management dla początkujących (i nie tylko)”. W raporcie Event Industry Foresight 2027 komentuje trendy dotyczące aplikacji eventowej i frekwencji.

‍