Organizacja wydarzeń to nie bułka z masłem. Potrzebujesz umiejętności planowania, myślenia kreatywnego, otwartej głowy i mnóstwa planów awaryjnych. W 2023 r. można by powiedzieć, że widzieliśmy na eventach już wszystko: celebryci śpiewający na imprezach firmowych – standard, fotobudka 360 – ale to już było… A gdyby tak zanurzyć się w świat technologii i przenieść ją do świata rzeczywistego? Immersja w świat kreatywności i myślenia outside the box? Zapraszam do lektury!

Wirtualne wystawy

Wielu event managerów nie chce wracać do czasu pandemii. Nic dziwnego – wszystko się zatrzymało, a eventy z dnia na dzień zostały odwołane. W tym czasie popularność zdobyły wystawy internetowe. Przeróżne miejsca stawiały na eventy online: od konferencji, przez koncerty, po wystawy. Collegium XR ósmą edycję festiwalu „Wydział Sztuki w Mieście” prezentował za pomocą wirtualnej wystawy. Organizatorzy wykorzystali narzędzia VR i umożliwili oglądanie wystaw za pomocą avatarów eksplorujących przestrzeń. W końcu potrzeba kontaktu ze sztuką magicznie nie zniknęła wraz z zaleceniem zostania w domu przez szalejący wówczas COVID-19.

„Zostań w domu, sztuka przyjdzie do Ciebie”

Tak brzmiało hasło Pomorskiego Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku, które przygotowało bazę wielu wystaw i wydarzeń w czasie pandemii na terenie całego kraju. Co ciekawe, wiele muzeów zostawiło opcję wirtualnych spacerów po zakończeniu pandemii. Są to między innymi:

• Muzeum Narodowe w Warszawie
• Muzeum Historii Polski w Warszawie
• Muzeum Polin w Warszawie

Wirtualny spacer zanurza eventu online zanurza uczestnika w event, sprawiając, że człowiek czuje się obecny na wystawie. Dzięki stworzonej wirtualnej rzeczywistości oraz avatarom zachodzi tutaj immersja, czyli zanurzenie w świat wirtualny. Jest to prawdziwy spacer, w którym uczestnik decyduje, w którą stronę się uda, jak długo zatrzyma się przy obrazie i o czym dowie się więcej.Jakie są zalety takiego rozwiązania?

• przede wszystkim zagłębienie się w temat. Oprócz tego, że człowiek zanurza się w wirtualnej rzeczywistości, jako technologii, to także dużo bardziej angażuje się w oglądanie wystawy,
• daje to poczucie prawdziwości wydarzenia,
• dostarcza rozrywki,
• pokazuje, jak rozwinięte są możliwości techniczne.

Jakie są wady takiego rozwiązania?

• bariera technologiczna – tworzenie przestrzeni VR, czy w metaverse nie jest jeszcze dostępne na szeroką skalę, wymaga to specjalnych umiejętności projektowania 3D,
• budżet – z pewnością jest to droższe rozwiązanie niż te, które zobaczymy na przykładzie warszawskich muzeów,
• bariera wejścia – nie każdy będzie w stanie odnaleźć się w nowych technologiach.

Zupełnie inny charakter mają wystawy warszawskich muzeów o bardziej tradycyjnym formacie. Na stronie możemy wybrać interesującą nas wystawę, zobaczyć eksponaty i przeczytać o nich. Brakuje tam jednak elementu spaceru, zanurzenia. Jakie są zalety takiego rozwiązania?

• budżet – takie wystawy będą z pewnością tańsze, ponieważ nie stosują skomplikowanych technologii,
• niski próg wejścia – nie potrzeba specjalistycznego sprzętu, ani umiejętności do uczestniczenia w takiej wystawie

Jakie są wady takiego rozwiązania?

• słabe zaangażowanie – taka wystawa dostarcza ogrom wiedzy, ale mało rozrywki, może po prostu wydać się mało interesująca dla niektórych grup odbiorców.
• brak wyróżnienia – w sieci znajdziemy masę podobnych wydarzeń.

Sięgaj po tego typu rozwiązania, jeśli masz na nie pomysł. Wyróżnienie się w świecie event marketingu to podstawa! Warto pamiętać także o tym, że wydarzenia online wspierają inkluzywność: są dostępne dla każdego, nie ogranicza nas miejsce, miasto itd.

Aplikacje na eventach

Organizacja wydarzeń, takich jak konferencje, targi czy festiwale to wyzwanie nie tylko logistyczne, ale również komunikacyjne. Efektywna komunikacja z uczestnikami jest bardzo istotna podczas wydarzenia – pozwala na szybki dostęp do informacji oraz interakcję z organizatorami i innymi uczestnikami. W takich przypadkach bardzo pomocne może być użycie aplikacji mobilnej na wydarzeniu. Aplikacje eventowe to nie tylko narzędzie do szybkiej komunikacji, ale także sposób na zwiększenie zaangażowania uczestników i zapewnienie dodatkowych atrakcji.

Jak wykorzystać aplikacje na eventach?

Są co najmniej dwie drogi wykorzystania aplikacji mobilnych na wydarzeniach: komunikacja i rozrywka. Aplikacje mobilne mogą służyć do:

• oceniania eventu,
• oceniania prelegentów,
• komunikacji między uczestnikami i organizatorami,
• zamieszczenia dodatkowych informacji np. harmonogramu spotkania czy mapy,
• grywalizacji, która dostarcza dodatkową rozrywkę.

Wiele konferencji branżowych wykorzystuje aplikacje mobilne do zbierania feedbacku o swojej konferencji. Konferencja „I love marketing” za pomocą aplikacji prosi uczestników o ocenę prelegentów. Na tej podstawie wybiera topowe prezentacje, które nagradza, a najlepszych prelegentów zaprasza na kolejne spotkania. Jedną z najpopularniejszych aplikacji do grywalizacji jest Kahoot! czy korzystniejszy budżetowo Mentimeter. Wykorzystuje się go w szkole,, na wykładach akademickich, ale i na eventach. aplikacje są formą rywalizacji opartej na quizie. Jest to doskonałe nawiązanie interakcji z uczestnikami i zmierzenia ich uwagi na prezentacji. Warto zastosować quiz na szkoleniach, konferencjach branżowych do 30 osób. Należy wtedy pomyśleć o gratyfikacji, nagrodzie dla na przykład trzech pierwszych miejsc w quizie. Taką formę aktywizacji uczestników stosuje Akademia DIMAQ podczas ich Havas Espresso.

VR na eventach – czy to nadal nowa technologia?

Podczas organizacji wydarzenia ważne jest wykorzystanie najnowszych technologii, które zapewnią uczestnikom niezapomniane wrażenia. Jednym z najpopularniejszych obecnie narzędzi jest wirtualna rzeczywistość.

VR to wirtualna rzeczywistość (ang. virtual reality) – jest to obraz w trójwymiarze, wygenerowany komputerowo, pozwalający na zanurzenie się w świecie wirtualnym. Dzięki wirtualnej rzeczywistości możesz zaangażować wszystkie zmysły uczestników eventu, dostarczając im niesamowitych wrażeń.

Jakie są korzyści z wykorzystania wirtualnej rzeczywistości na Twoim wydarzeniu?

Przede wszystkim VR pozwala wzbogacić program Twojego wydarzenia o dodatkowe atrakcje. Uczestnicy mogą korzystać z interaktywnych wizualizacji, aby zapewnić sobie nowe doświadczenia. Ponadto wirtualna rzeczywistość umożliwia ciekawsze przedstawienie produktu, czasem wypróbowania go w praktyce. VR, AR czy metaverse? Czym jest VR już wiemy, ale warto rozwinąć sobie także definicje dwóch innych pojęć.

AR (ang. augmented reality), czyli rozszerzona rzeczywistość – jest to nałożenie elementów wirtualnych, w czasie rzeczywistym na obraz rzeczywisty, np. filtry na aplikacjach.

Metaverse – jest to stworzony komputerowo obszar zrzeszający ludzi w wirtualnej rzeczywistości, np. Roblox.Te trzy zjawiska zazębiają się coraz bardziej, pokazując, jak szybko rozwija się technologia. VR bardzo często jest stosowany na eventach, ponieważ jest to jedna z najlepszych rozrywek na każdym wydarzeniu. Można go łatwo adaptować do charakteru imprezy. Dużo rzadziej widzi się wykorzystanie metaverse. To musiałoby łączyć się z tym, o czym pisałem wyżej – wirtualnymi eventami. Metaverse jest zupełnie nową technologią. Daje możliwość zaproszenia ludzi na event, by byli w jednym miejscu, a tak naprawdę mogą być na całym świecie.

Eventy w metaverse

W 2023 po raz pierwszy zdecydowano się przenieść Fashion Week do metaverse. Oczywiście tradycyjne pokazy mody również się odbyły, ale nowością były te w przestrzeni wirtualnej. Była to seria 4 pokazów pod hasłem Future Heritage. Wydarzenie składało się z pokazów mody, afterparty, rozmów, zakupów. Można było tam zobaczyć tak kultowe brandy, jak Dolce&Gabbana czy Tommy Hilfiger. Istnieje mnóstwo narzędzi do wykorzystania na Twoim evencie..Od prostych aplikacji do oceny prelegentów, przez zanurzenie uczestników w świecie wirtualnym jako rozrywkę, do całkowicie futurystycznego wydarzenia w metaverse.

Artykuły które mogą Cię zainteresować:

• Event marketing w 2023 roku – 5 trendów, które musisz znać!
• 10 najczęstszych błędów podczas planowania strategii marketingowej w małej firmie

Organizując imprezy i inne wydarzenia dla bliższych i dalszych znajomych czujesz się jak ryba w wodzie? A może kochasz wielkie widowiska i marzysz o tym, by móc zarządzać nimi na backstage’u? Event management to świetny sposób na sprawdzenie swoich kompetencji organizacyjnych, tych w zakresie rozwiązywania problemów i umiejętności pracy z ludźmi. Dodatkowo, gdy praca przynosi efekty nie tylko w postaci udanej imprezy, ale także jako doskonałe narzędzie marketingowe klienta, to zarządzanie wydarzeniami niesie za sobą ogromną satysfakcję! Nie od razu jednak Rzym zbudowano! Sprawdź 10 wskazówek, które pomogą Ci rozpocząć podróż jako event manager!

1. Zawsze ustalaj mierzalne oczekiwania i realistyczne cele.

Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu, upewnij się, że rozumiesz, co trzeba zrobić i ile czasu powinno Ci to zająć. Ustal wszystkie szczegóły z klientem tak, abyś mógł skutecznie zarządzać swoim czasem i czasem osób, które będą z Tobą w ramach tego zadania współpracować. Czas jest najwyższą wartością w tej branży i lepiej już na samym początku zaprzyjaźnić się ze sposobami na to, jak nim dobrze zarządzać.

2. Zorganizuj się!

Możesz korzystać z papierowych planerów i kalendarzy albo narzędzi cyfrowych – jak wolisz! Jako event manager po prostu musisz polubić się z dobrą organizacją. Dlaczego? Śledzenie zadań, terminów i budżetów sprawia, że nic nie umyka uwadze podczas planowania. Zapoznaj się z podstawowymi narzędziami (ich listę znajdziesz tutaj: https://kalewski.com/tresci/jak-zaplanowac-rok-marketingowy-o-narzedziach-ktore-musisz-znac/) i zacznij z nich korzystać do budowania relacji z klientami i skutecznej komunikacji z zespołem.

3. Buduj relacje z dostawcami i podwykonawcami.

Dobrze wyselekcjonowani partnerzy biznesowi to połowa eventowego sukcesu. Współpraca z dostawcami jest niezbędna podczas każdego udanego wydarzenia. Sprawdź potencjalnych partnerów z wyprzedzeniem, abyś mógł negocjować ceny i zabezpieczyć umowy bez opóźnień i zamieszania. Dbaj o relacje, dotrzymuj terminów i przekazuj jasne i treściwe komunikaty. Odbieraj telefon i na bieżąco odpisuj na maile, a współpraca z Tobą będzie kojarzyła się po prostu dobrze.

4. Nie zapomnij o researchu.

Skuteczny event manager to doskonały… detektyw kryminalny! Stałe pogłębianie wiedzy daje Ci przewagę nad konkurencją i gwarancję wpasowania się w klucz klienta. Jeśli chcesz, aby Twoje oferty wygrywały, a ludzie walili na Twoje wydarzenia drzwiami i oknami, to musisz przygotowywać event pod ich oczekiwania. Wykorzystaj media społecznościowe, kampanie marketingowe i stronę klienta, aby dowiedzieć się o nim i jego odbiorcach jak najwięcej – w ten sposób zacznij projektowanie każdego wydarzenia.

5. Ustal budżet i trzymaj się go!

Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania imprezą jest ustalenie budżetu. Określ, ile środków należy przeznaczyć na każdy element imprezy, czyli m.in. na:

• rezerwację hotelu,
• transport, transfery i parkingi
• catering,
• atrakcje, warsztaty i pokazy
• dekoracje, wystrój, scenografię, meble
• oprawę muzyczną, konferansjera i artystów,
• a może na dodatkowe gifty dla gości?

Przygotowując ofertę, miej pewność, że nie przekroczysz limitów, które założył klient. Gospodaruj budżetem mądrze, a tam, gdzie to możliwe – negocjuj cenę.

6. Zawsze zgodnie z prawem

Podczas zarządzania wydarzeniami nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem, dlatego jako event manager musisz być przygotowany na fakapy! Uważnie sprawdź umowy z klientem i wszystkimi podwykonawcami. Nie zapomnij o regulaminach dotyczących przetwarzania wizerunku i zgodach RODO. Bądź pewny, że opłaciłeś ZAIKS, wykupiłeś zgody i masz odpowiednie pozwolenia, na przykład na użycie dymu w hotelu. Gdy event już się rozpocznie, Ty masz być w pełni skupiony na tym, by nim zarządzać – pewności doda Ci znajomość zapisów w umowach i dopięcie na ostatni guzik wszelkich formalności.

7. Komunikuj się! Jasno i często.

Komunikacja to podstawa! Jest kluczowa zarówno podczas pracy z klientem, jak i z podwykonawcami. Pracuj na spójnych dokumentach i aktualnych harmonogramach. Zawsze komunikuj zbliżające się zagrożenia i poślizgi. A gdy dzieje się coś złego – nigdy nie unikaj konfrontacji! Naucz się przyjmować informację zwrotną i cały czas doskonal swoje umiejętności interpersonalne – inwestycja w nie na pewno przyniesie Ci wiele korzyści, nie tylko w eventach!

8. Praca ma nieść fun

Eventy nie bez powodu kojarzą się przede wszystkim z dobrą zabawą. Każde z nich może przynieść Ci nowe wyzwania, dzięki którym nie tylko rozwiniesz swoje kompetencje, ale i będziesz się dobrze bawić! Tuż przed startem wydarzenia, poświęć trochę czasu dla siebie. Pozwól sobie chociaż na godzinny odpoczynek i doprowadzenie siebie do idealnego stanu. Szybki prysznic, elegancki dress code – jak na kapitana imprezy przystało!

9. Dbaj o siebie!

Zarządzanie wydarzeniami bywa stresujące, więc upewnij się, że dbasz o swój work-life balance! A już podczas ostatniej części projektu, sen i wysokojakościowe jedzenie to podstawa. Zamień energetyki i kawę na izotoniki i owocowe szejki. Pozwól sobie na przerwę, by Twoja głowa mogła odpocząć. Dobra książka w walizce albo przesłuchanie podcastu to świetne sposoby na odciągnięcie myśli od zbliżającego się wydarzenia. Poza tym celebruj małe zwycięstwa! Każda udana realizacja to powód do, choćby skromnego, świętowania.

10. Pamiętaj, dlaczego to robisz.

Na koniec: w chwilach słabości przypominaj sobie, co stało za Twoim wyborem ścieżki zawodowej. Wydarzenia łączą ludzi w wyjątkowy sposób, a zarządzanie eventami i projektowanie niepowtarzalnych doświadczeń uczestników przynosi naprawdę sporo satysfakcji. To wyjątkowy zawód – nie zapominaj, dlaczego go wykonujesz! Pierwsze kroki event managera wymagają sporo samodyscypliny i przyjmowania wielu lekcji naraz. Jeśli jednak postawisz je prawidłowo, możesz zagwarantować sobie pasjonującą ścieżkę kariery, która będzie przepełniona różnorodnymi możliwościami. Pamiętaj, eventy potrzebują ludzi dobrze zorganizowanych i kreatywnych, ale i też trochę szalonych – takich, którzy nie boją się próbować nowych rzeczy. To jak, zaczynasz swoją karierę? :)

Lubisz świeże treści? Sprawdź również:

• 🎯 Trendy eventowe i marketingowe na 2023 - sprawdź co wydarzy się w tym roku!
• ⌛️ Dlaczego nie planować roku w styczniu - 20 narzędzi marketingowych "must know"
• 📣 Jak i po co organizować wydarzenia firmowe?

Ostatnie lata to dla zajmujących się event marketingiem istny rollercoaster! W końcu wywołane pandemią lockdowny i ograniczenia najbardziej dotknęły właśnie branżę eventową. Choć już w minionym roku mogliśmy zaobserwować powrót do organizowania wydarzeń stacjonarnych, to najbliższe kilkanaście miesięcy może przynieść o wiele więcej niż tylko wielkie odrodzenie się branży. Trudno jest przewidywać i gdybać, ale poniżej znajdziesz kilka słów na temat tego, co już od jakiegoś czasu przejawia się w świecie eventów. Bądź na bieżąco z nowościami – sprawdź trendy!

Spotykajmy się „na żywo”!

Teamsy, webinary i szkolenia online przejdą do historii? Na pewno nie, bo za bardzo się do nich przyzwyczailiśmy. Musimy być jednak gotowi na to, że społeczeństwo spragnione jest udziału w tak zwanych wydarzeniach osobistych. Zmęczeni spotkaniami wirtualnymi i hybrydowymi, potrzebujemy dostarczać sobie emocji i doświadczeń wywoływanych energią spotkań w świecie rzeczywistym. Ale pamiętajmy też o tym, że odbiorcy naszych realizacji oczekują niepowtarzalnych doświadczeń. Dlatego też powinno zacząć nam zależeć na tym, by eventy stawały się jak najbardziej unikatowe i personalizowane. Wydarzenia online nie zaspokajają wszystkich naszych potrzeb. Nie oznacza to oczywiście, że odejdą one w niepamięć – wręcz przeciwnie. Stawiałbym raczej na to, że organizatorzy wydarzeń zdalnych będą musieli dostosować swoją ofertę do coraz to bardziej wymagających klientów – oczekujących wysokiej jakości, szerokiego zasięgu i dostarczenia rzeczowych danych po zakończeniu eventu online.

Event = narzędzie

Mam nadzieję, że w 2023 roku już wszyscy w branży eventowej będą działać z myślą, że organizowanie dla samego organizowania jest naprawdę bez sensu! Eventy mogą i mają realizować różne cele biznesowe – więcej napisałem o nich tutaj: Czy warto organizować eventy w firmie, a jeśli tak to jak to zrobić? Zacznijmy zatem wydarzenia traktować jako narzędzia do realizowania strategii marketingowej, a także działań z zakresu Employer Branding oraz Candidate Experience! Eventy zaczynają realnie wspierać procesy rekrutacyjne – dzięki nim możemy lepiej poznać kandydatów, przygotować dostosowane do ich potrzeb kampanie rekrutacyjne i otrzymać cenny feedback po zakończeniu kampanii.

Eventy a światowe idee

Wydarzenia, takie jak pandemia koronawirusa i wybuch wojny w Ukrainie, nieco (co jest oczywiście naturalne, biorąc pod uwagę charakter tych wydarzeń) zmieniły optykę w sprawie głównych wyzwań XXI wieku. W 2023 najprawdopodobniej wrócimy z jeszcze większym zaangażowaniem do dyskusji na temat troski o środowisko. W końcu sprawy związane z klimatem nie przestały mieć znaczenia, a wręcz przeciwnie – negatywne skutki globalnego ocieplenia nasilają się coraz bardziej. A jak to wpływa na branżę eventową? Organizatorzy wydarzeń muszą być gotowi na dostosowanie swojej oferty do współczesnych, zaangażowanych (chociażby tylko emocjonalnie) w sprawy klimatyczne odbiorców. Popularne będą zatem eventy świadome ekologicznie, wydarzenia przyjazne dla środowiska, dostarczanie rozwiązań wpisujących się w realizowanie celów zrównoważonego rozwoju i działania wspierające ograniczanie ilości odpadów. Coraz więcej marek zaczyna również inwestować swoje zasoby w działania z zakresu CSR, czyli społecznej odpowiedzialności biznesu. Realne działanie dla otoczenia przedsiębiorstwa może przejawiać się również w ramach event marketingu. Dlatego też puste, bezsensowne wydarzenia, które nie zostawiają po sobie pozytywnego śladu… są już zdecydowanie passé!

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w eventach

W ostatnim czasie dużo mówi się o wykorzystaniu AI w marketingu, próbując jednocześnie przewidzieć, jak jej rozwój wpłynie na pracę grafików czy copywriterów. Sztuczna inteligencja wkracza również zdecydowanym krokiem do świata eventów. A właściwie to staje się narzędziem pracy event managerów.Eventboty, czyli chatboty ułatwiające pozyskiwanie informacji o konkretnych wydarzeniach, wykorzystanie „głębokiego uczenia się” do projektowania bardziej osobistych wrażeń odbiorców, uproszczenie sesji networkingowych (na przykład poprzez kategoryzowanie uczestników), analiza i interpretowanie danych w trakcie zdarzenia (w tym stopnia zaangażowania i satysfakcji uczestników), automatyzacja procesów podczas planowania i organizowania – to tylko kilka z już wdrażanych rozwiązań wykorzystujących AI w eventach. Jak widać, dzięki sztucznej inteligencji możemy znacznie ułatwiać pracę event managerom i wznieść organizowane wydarzenie na wyższy poziom – nie bójmy się zatem nowych technologii w 2023 roku!

VR-owe szaleństwo

A skoro o nowych technologiach już mowa, to warto wspomnieć również o prężnie rozwijającej się gałęzi VR. Team building, współdzielenie emocji z innymi, grywalizacja, synchroniczne pokazy – wszystko to możemy realizować w eventach dzięki wirtualnej rzeczywistości. Staje się ona coraz bardziej znanym i rozpoznawalnym medium. Jeśli dopasujemy jej treść do grupy docelowej i celu wydarzenia, możemy w prosty sposób (korzystając z gotowych na rynku aplikacji) zachwycić uczestników. Dziś VR oferuje już rozwiązania, które dostosujemy do niemalże każdej branży (w VR-arze można przeprowadzać operację serca, pływać z delfinami, a nawet… uczestniczyć w mszy świętej). Organizujesz integracje dla pracowników, szkolenia lub konferencje? Sprawdź, czy kolejną realizację uda Ci się wzbogacić o wejście do świata VR!Rok 2023 będzie czasem nowych rozwiązań eventowych i upowszechnienia się tych, które tworzone są za pomocą nowoczesnych technologii. Jednocześnie wzbudzi potrzebę przekładania filozofii zero-waste na wydarzenia, a na pierwszym miejscu postawi odbiorcę i jego osobiste doświadczenia. Dostosowując naszą ofertę do przewidywanych trendów pamiętajmy także o sytuacji ekonomicznej, mającej również ogromne znaczenie dla branży eventowej. Niestety, część klientów będzie szukała oszczędności właśnie w działaniach eventmarketingowych, dlatego warto przygotować dla nich, korzystne dla obu stron, propozycje.

Zobacz inne treści dotyczące event marketingu:

• Jak zaplanować rok marketingowy [TUTORIAL]
• Zawód Event Manager - praca marzeń?

Chcesz otworzyć własną firmę? Jeśli tak, to na pewno zależy Ci również na jak najskuteczniejszej strategii marketingowej. Zanim jednak wskoczysz w wir codziennej walki o klientów i zaczniesz inwestować w reklamy i promocję, zrób krok w tył i upewnij się, że zaraz nie popełnisz żadnego z powszechnych ruchów, które mogą prowadzić do wielkiej porażki…

Oto 10 błędów – uważaj na nie podczas planowania strategii marketingowej małej firmy.

1. Wszędzie. Zawsze. Jednocześnie.

„No ale na TikToku to musisz być!”, „Bez strony na Facebooku nawet nie startuj!”, „Załóż grupę i tam opowiadaj o sobie swoim potencjalnym klientom!”... Brzmi znajomo? Niejeden początkujący przedsiębiorca ulega pokusie zakładania kont na wszystkich mediach społecznościowych. Oczywiście, każda platforma charakteryzuje się czymś innym i do kogoś innego trafia. No właśnie! A do kogo chcesz trafić najbardziej? Zamiast próbować być mistrzem wszystkich social mediów, wybierz kanały, które pasują do Twojego biznesu, a przede wszystkim, są zbieżne z nawykami Twoich potencjalnych klientów. Wkładaj swoją energię i pieniądze w to, co ma sens. Na początek zatem zrób dobry research i zweryfikuj, czy dobrze znasz swoich odbiorców!

2. Brak wizji idealnego klienta

A skoro o odbiorcach już mowa, to wiedza o nich przyda Ci się nie tylko podczas wyboru social mediów, w ramach których chcesz się z nimi komunikować. Do nawyków, stylu życia i światopoglądu potencjalnego klienta powinieneś dostosować całą komunikację swojej marki. Idealny klient to taki, który Ci zaufa i zdecyduje się na Twoje usługi czy produkty. Pamiętaj, że nie każdy będzie tym zainteresowany i wcale nie o to chodzi, by dotrzeć do wszystkich! Sprecyzuj wizję idealnego klienta i to właśnie do niego komunikuj to, co robisz w ramach swojego biznesu.

3. Ignorowanie danych

Łatwo jest zaplątać się w taktykę i przeoczyć szerszy obraz. Podczas codziennych obowiązków zaplanuj czas na śledzenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI), takich jak ruch na stronie internetowej, leady i konwersje. Dzięki uważności na dane zyskasz cenny wgląd w to, co działa, a co wymaga poprawy. Analityka jest kluczem do stworzenia powtarzalnych sukcesów, a nie jedynie jednorazowych zwycięstw.

4. Niedoszacowanie ilości pracy

Warto tworzyć dalekosiężne plany i wspaniałe wizje, ale podczas układania zadań w harmonogramie nie obejdzie się bez stanowczego zejścia na ziemię. Wiele małych firm niewłaściwie szacuje ilości czasu i wysiłku, jaki trzeba włożyć w przeprowadzenie nawet najprostszej kampanii. Upewnij się, że planujesz wystarczająco dużo czasu z wyprzedzeniem i nie odgryzasz więcej, niż możesz przeżuć.

5. Brak zaplanowanego budżetu

Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek przedsięwzięcia marketingowego, należy ustalić realistyczny budżet w oparciu o informacje, takie jak trendy historyczne i benchmarki branżowe. Warto porównać kilka ofert i na bieżąco dywersyfikować kanały oraz formy reklamy.

6. Blado na tle konkurencji

Dzisiejszy rynek jest bardzo zatłoczony – dlatego też musisz czymś się wyróżniać! Zadbaj o wyjątkowy wygląd strony internetowej oraz, charakterystyczne dla Twojego brandu, treści na social mediach. Przeanalizuj to, co w pozytywny sposób różni Cię od marek konkurencyjnych i uczyń to swoim atutem! Włóż dodatkowy wysiłek, aby upewnić się, że twoje kampanie będą wyróżniały się w tłumie.

7. Brak konsekwencji i regularności

Marketing treści jest jednym z najlepszych sposobów na przyciągnięcie klientów, ale tylko wtedy, gdy za nim nadążasz! Jeśli regularne publikowanie w social mediach jest dla Ciebie wyzwaniem, możesz ustawić sobie przypomnienia lub poświęcać temu konkretnie określony czas w ciągu dnia pracy.

8. Brak optymalizacji dla użytkowników mobilnych

Nawet najładniejsza i najciekawsza strona internetowa niewiele zdziała, jeśli nie będzie dało się jej wygodnie przeglądać z poziomu mobile! Pamiętaj, że większość użytkowników internetu korzysta z niego na smartfonach. Brak optymalizacji może Cię drogo kosztować, jeśli weźmiesz pod uwagę zaangażowanie odbiorców i współczynniki konwersji.

9. Poleganie w zbyt dużym stopniu na działaniach płatnych

Reklama może być skutecznym sposobem na zwiększenie widoczności, ale nie powinna stać się jedyną formą komunikacji. Upewnij się, że kontaktujesz się z potencjalnymi klientami na wiele sposobów, na przykład poprzez SEO i media społecznościowe. Pamiętaj, że budowanie autentycznego wizerunku marki to długotrwały proces, którego dźwignią nie mogą być jedynie działania płatne.

10. Zaniedbywanie długoterminowych relacji

Utrzymywanie się na szczycie świadomości powinno być priorytetem dla każdego właściciela małej firmy. Warto zatem inwestować w programy lojalnościowe czy też rozdawanie nagród. Współczesny klient lubi, gdy do współpracy z nim podchodzi się indywidualnie, a produkty i usługi są w jak najwyższym stopniu spersonalizowane. Sprawdź, jakie masz możliwości w ramach swojego biznesu, aby odpowiadać na takie potrzeby i zadbać o to, by klient został z Tobą na długo! Oczywiście – otwieranie nowego biznesu niesie za sobą szereg decyzji do podjęcia. Każdy przedsiębiorca mógłby, na bazie swojej historii, opowiedzieć o pułapkach, które nie były widoczne z poziomu planowania biznesu, a okazały się przeszkodami w rozwoju firmy. Są jednak pewne uniwersalne zasady dotyczące tworzenia strategii marketingowej – i polecam się ich trzymać, by nie popełnić tych najpopularniejszych błędów!

10 najczęstszych błędów podczas planowania strategii marketingowej w małej firmie to nie jedyne wyzwania!

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat tworzenia i realizowania strategii marketingowej i eventmarketingowej, zapraszam Cię do przeczytania innych tekstów oraz zajrzenia do mojego podcastu i na kanał na YouTubie – @Wejście od zaplecza. Potrzebujesz indywidualnej konsultacji w sprawie strategii Twojej firmy? Sprawdź opcje kontaktu – link! Zapraszam!

To może Cię zainteresować:

• Trendy eventowe i marketingowe na 2023 - sprawdź co wydarzy się w tym roku!
• Dlaczego nie planować roku w styczniu - 20 narzędzi marketingowych "must know"
• Jak i po co organizować wydarzenia firmowe?

Wyobraź sobie twój standardowy dzień w pracy. Przychodzi do ciebie przełożony i mówi: „Zorganizujmy…” (tu wstaw dowolne wydarzenie – szkolenie, jubileusz firmy lub spotkanie dla klientów). Ty już jednak wiesz, że słowo „zorganizujmy” oznacza, że to właśnie Ty wszystkim się zajmiesz! Będziesz organizować event!Jeśli słowo „event” wywołuje u ciebie dreszcze i masz ochotę krzyknąć: „Ale jak?!”, ten artykuł jest dla ciebie!

Z tego artykułu dowiesz się:

• • organizacja eventu - jakie cele można nim realizować
  • jak eventy mogą stać się najskuteczniejszym narzędziem marketingowym,
  • kiedy warto skorzystać ze współpracy z agencją,

Czy opłaca się inwestować w eventy firmowe?

Choć dla niektórych organizacja firmowych wydarzeń to przykry obowiązek, na każde wydarzenie możemy spojrzeć z szerszej perspektywy. Event może zdziałać wiele, ale tylko wtedy, gdy jest przemyślanym działaniem, a nie organizacją imprezy, bo „tak trzeba”, bo „zawsze tak było”, bo „trzeba się pokazać”.Pracę nad firmowym wydarzeniem warto rozpocząć od sięgnięcia po aktualną strategię bądź plan marketingowy firmy. Cele eventu powinny korespondować z celami zawartymi w tych dokumentach. Do zespołu planującego warto zaprosić przedstawicieli z działów personalnych, komunikacji wizerunku, a nawet sprzedaży. Jeśli nasza firma nie ma tak rozbudowanych struktur, planowanie powinno odbyć się w stałej współpracy z dyrektorem lub zarządem.

Po co zorganizować event firmowy w swojej organizacji?

Event firmowy to doskonałe narzędzie do pozyskania partnerów biznesowych, umacniania z nimi relacji oraz pozyskiwania nowych klientów z grupy docelowej.Z punktu widzenia event marketingu, warto inwestować w aktywne spędzanie czasu z uczestnikami samego wydarzenia, aby osiągnąć założone cele. Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych korzyści płynących z organizowanych eventów firmowych:Eventy firmowe to inwestycja, która w dalszej perspektywie może przynieść wymierne korzyści dla całego biznesu. Warto zadbać o atrakcje i program dostosowany do potrzeb uczestników, aby zapewnić im niezapomniane doświadczenia.Z punktu widzenia pracowników, eventy firmowe to okazja do integracji oraz budowania pozytywnego wizerunku marki wśród influencerów branży. Uczestnicy mogą aktywnie zaangażować się w event marketing, prezentując nowe produkty lub usługi.Event to również doskonała okazja do zbierania danych o uczestnikach, które można później wykorzystać do budowania relacji i pozyskiwania leadów. Warto zadbać o rejestrację gości oraz zbieranie informacji o nich w Internecie lub na samym evencie.Dobrze zorganizowany event firmowy to inwestycja, która w przyszłości może procentować wymiernymi korzyściami. Warto postawić na kreatywne rozwiązania, które pozwolą na efektywne osiągnięcie założonych celów i budowanie trwałych relacji z partnerami biznesowymi.

Najczęstsze powody organizacji tego typu wydarzeń wydarzeń w firmie

• jubileusz firmy,
• organizacja eventu otwarcia np. nowej hali, zakładu, biura, zmiana siedziby, ważny kontrakt dla firmy,
• integracja pracowników – szczególnie w rzeczywistości po covidowej, gdy zdarza się, że niektórzy jeszcze nigdy się nie widzieli,
• spotkanie z klientami bądź partnerami biznesowymi w nieformalnej atmosferze,
• wydarzenie rodzinne, piknik rodzinny, dzień dziecka w firmie
• spotkania świąteczne, końcowo roczne, podsumowania,
• wyjazd dla najlepszych handlowców (na przykład jako nagroda za wyniki),
• konferencje branżowe, szkolenia firmowe, kongresy,
• wyjazd z najlepszymi klientami jako docenienie lojalności i współpracy,
• prezentacja nowej marki, brandu, modelu,
• rebranding firmy.

Gdzie szukać inspiracji na tworzenie unikatowych strategii event marketingowych?

Inspiracją do naszych działań powinno być środowisko lokalne, potrzeby przedsiębiorstwa i konsekwentne realizowanie strategii marketingowej wizji i misji naszej organizacji. Szalenie ważne jest, aby eventy nie były oderwane od naszych codziennych potrzeb i problemów, z którymi mierzy się firma. Event nie ma być sztuką dla sztuki i po prostu rozrywką.Zespół pracujący przy tworzeniu strategii marketingowych oraz przy planowaniu eventów powinien składać się z różnobarwnych postaci reprezentujących różne działy. To gwarancja na to, że nikt nie będzie rozczarowany. Dajemy tym samym dpoczucie, że nasi pracownicy mają wpływ na kierunek rozwoju naszej firmy.Workiem inspiracji oraz źródłem obecnych trendów rynkowych na pewno będzie agencja. Jeśli więc postawimy na ten wybór, ułatwi to nam proces planowania – wówczas warto rozważyć włączenie przedstawiciela agencji już na samym początku. Pozwoli nam to również dokładniej oszacować budżet poszczególnych działań.

Najpopularniejsze cele eventu firmowego

Wizerunkowe, np. zwiększenie świadomości marki

Tradycyjne kanały przestają wystarczać. To wydarzenia wywołują emocje, dzięki którym zwykły „odbiór” może zamienić się w przeżywanie i doświadczanie; np przez działania CSRowe

Sprzedażowe, np. generowanie leadów

A co za tym idzie przyciągnięcie nowych klientów i wzrost poziomu sprzedaży;

Operacyjne, np. rekrutacja nowych pracowników, integracja zespołów

W końcu wizerunek dobrego pracodawcy jest dziś na wagę złota!

Employer brandingowe, np. budowanie firmy od środka

Traktowanie eventu jako narzędzia wewnętrznego employer brandingu.

Wskaźniki efektywności KPI na wydarzenie firmowe

Wskaźniki efektywności (KPI) zależą od obranego celu eventu.Jeśli jest to rekrutacja – sukces zmierzymy na przykład liczbą złożonych aplikacji, jeśli wzrost sprzedaży – liczbą nowych klientów. Imprezę mająca zwiększyć świadomość marki na rynku możemy podsumować na podstawie wejść na stronę internetową bądź na podstawie wzmianek w social mediach. Za to od pracowników uczestniczących w wyjeździe szkoleniowym możemy dostać już bezpośredni feedback. Wskaźniki, którymi będziemy mierzyć skuteczność wydarzenia warto określić już na samym początku – na przykład na etapie tworzenia briefu.

Organizacja eventu jak zacząć – samodzielnie czy z agencją?

Koordynacja wydarzenia to duże wyzwanie, nawet dla najbardziej doświadczonych pracowników działu HR, marketingu czy firm obsługujących klientów z zakresu public relations. Oczywiście, możemy podejść do tego zadania tak, jak do standardowego projektu – rozpisać jego cele, zadbać o budżet, przygotować harmonogram i rozdzielić zadania.

Event firmowy własnymi siłami

Samodzielna organizacja wydarzenia daje przestrzeń do rozwoju i stanowi nowe doświadczenie zawodowe, trzeba jednak pamiętać, że może zająć bardzo dużo czasu. Research lokalizacji, firm cateringowych, porównywanie cen open barów, dobór atrakcji, zgody prawne i ubezpieczenia – załatwienie tych spraw może być czasochłonne i jeśli nie robimy tego na co dzień, to do ostatniej chwili nie mamy gwarancji na to, że nasz wybór będzie tym najlepszym. Eventy rządzą się swoimi prawami, więc jeśli nie czujemy się w tej kwestii odpowiednio doświadczeni, pomóc nam mogą specjaliści.

Event firmowy ze wsparciem zewnętrznej agencji

Dobra agencja eventowa jest na wagę złota – nie tylko doradza, planuje i koordynuje twoje wydarzenie, pozostając z tobą w stałym kontakcie. Agencja ma być przede wszystkim partnerem, który ma nas chronić przed zbędnymi kosztami i informować o zagrożeniach, o których nie mieliśmy pojęcia. Przed wyborem takiego usługodawcy, warto sprawdzić jego doświadczenie. Zrealizowane przez agencję projekty nie tylko powiedzą nam więcej o tym, jaki firma ma status na rynku, ale i mogą inspirować podczas tworzenia koncepcji własnego wydarzenia. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule Czym sugerować się przy wyborze agencji? Postawienie na agencję z pewnością zaoszczędzi nam czasu na etapie organizacyjnym, jednak musimy pamiętać, że na początku będziemy musieli zainwestować go więcej. Dobrze przygotowany brief, rozmowy pogłębiające, kilka spotkań – ważne, by być pewnym, że agencja rozumie nasze cele.

Event marketing wewnętrzny – to się opłaca!

Twoja firma ma podpisać ważny kontrakt? Nic nie stoi na przeszkodzie, by to wydarzenie połączyć z konferencją prasową i zaprosić na nią lokalnych dziennikarzy. Masz za zadanie zrealizować z pracownikami charytatywne sadzenie drzew? Zaplanuj to podczas wyjazdu integracyjnego!Event marketing pozwala nam łączyć i realizować cele z wielu obszarów. Dzięki organizacji firmowych wydarzeń, możemy ze strategii marketingowej wycisnąć najwięcej esencji, a jednocześnie zaoszczędzić na budżecie. Kluczem jest przygotowanie się do tego na etapie planowania. Więcej na ten temat w tekście „Planowanie strategi eventmarketingowych krok po kroku” (cykl 4 artykułów).

Słowem podsumowania… jak organizować event w firmie?

Bez względu na to, czy przyjdzie ci samodzielna organizacja eventu krok po kroku czy z pomocą agencji, przede wszystkim: nie panikuj! 😉Planując wydarzenie stwórz harmonogram, listę zadań i zadbaj o podział zadań.

Pytania jakie warto sobie zadać przed organizacją wydarzenia w firmie

1. Zanim jednak przejdziesz do organizowania wydarzenia odpowiedz sobie na 5 pytań:
2. Po co organizuję ten event?
3. Dlaczego ktoś miałby wziąć w nim udział?
4. Jaki cel (spójny ze strategią marketingową) realizuje to wydarzenie?
5. Czego oczekuję po jego zakończeniu?
6. Jak zmierzę jego wynik?

Te artykuły również mogą Cię zainteresować - sprawdź koniecznie:

• Trendy eventowe i marketingowe na 2023
• Jak planować rok marketingowy - 20 narzędzi które musisz znać!
• Zawód event manager? praca marzeń - ale czy na pewno?

Znasz kogoś, kto po świętach mówiłby, że jest wypoczęty? Ja chyba nie! Sprzątanie, gotowanie, kupowanie prezentów, burzliwe dyskusje przy wigilijnym stole… Wszystko to potrafi bardzo zmęczyć. A przecież przerwa świąteczna ma być właśnie przerwą – od pracy, obowiązków i stresu… Mam dla Ciebie kilka wskazówek, które mogą pomóc Ci naładować baterie przed początkiem nowego roku!

Polski problem z odpoczynkiem

W 2019 roku Monitor Rynku Pracy Instytutu Badawczego Randstad podawał, że prawie 40% Polaków nie potrafi podczas urlopu zapomnieć o pracy. Krótka przerwa świąteczna również temu nie sprzyja… Zamknięcie tego roku, ustalenie celów na nowy… Zdarza się, że myśli o przed- bądź o poświątecznych wyzwaniach zawodowych towarzyszą nam podczas świętowania (chociaż, czy celebrowanie czegokolwiek w takim napięciu można nazwać świętowaniem?). Tak naprawdę nie potrafimy, nie tylko w czasie świąt, po prostu odpoczywać. Biorąc pod uwagę jednak to, co wydarzyło się w tym roku (wybuch wojny, trudna sytuacja gospodarcza, pędząca inflacja… – można by jeszcze długo wymieniać zjawiska, które nas zmęczyły i przytłoczyły), odpoczynek należy nam się w tym roku szczególnie. Jeśli jednak od poniedziałku do piątku narażamy się na przebodźcowanie, żyjemy w ciągłym stresie i jesteśmy poddawani presji, nie możemy oczekiwać, że w nocy z piątku na sobotę nasz mózg wejdzie w tryb odpoczynku. To nie nastąpi od razu, na pstryknięcie palca, dlatego też warto stale inwestować swój wolny czas w budowanie głębokich, wysokojakościowych relacji z samym sobą oraz z najbliższymi.

1. Nie daj się wkręcić w wir cudzych oczekiwań

Zamiast świąt w domu wyjeżdżasz na narty? Olewasz kilkudniowe stanie przy garnkach i pierogi zamawiasz z pobliskiej restauracji? Nie masz umytych okien i wcale Ci to nie przeszkadza? Ja powiedziałbym Ci – świetnie! Ciesz się tym wolnym czasem tak, jak chcesz! Niestety, rzeczywistość bywa bardziej skomplikowana i, decydując się na takie „odważne” łamanie tradycji, możesz stać się ofiarą mało życzliwych docinek ze strony członków Twojej rodziny. Masz jednak prawo do własnej wizji świąt. Decyzja o tym, jak je spędzisz, należy tylko do Ciebie. Nie pozwól, by czyjaś presja stała się Twoją presją – to dodaje tylko niepotrzebnych nerwów, z których rzadko kiedy wynika coś dobrego. Zazwyczaj jedna strona jest po prostu sfrustrowana i odlicza czas do momentu powrotu do codzienności… Pamiętaj! Nie odpowiadasz za cudze emocje i oczekiwania! To ta osoba, która Cię ocenia musi sobie z nimi poradzić :).

2. Pozwól sobie na „nic-nie-muszenie”!

Nie musisz przed świętami mieć umytych okien „dla Jezuska”. Nie musisz brać udziału w ogólnopolskim konkursie na największą liczbę ulepionych pierogów czy uszek. Nie musisz mieć posprzątanego całego domu ani zapraszać do niego ludzi, z którymi nie czujesz się dobrze! Nawet jeśli Twoja babcia się na Ciebie obrazi – nie musisz jechać do niej trzysta kilometrów na obiad w pierwsze święto. Naucz się sobie odpuszczać – to są Twoje dni wolne od pracy i nikt do niczego nie powinien Cię w tym czasie zmuszać (szczególnie Ty – bądź dla siebie wyrozumiały!).

3. Zadbaj o ruch

Święta na kanapie przed telewizorem? Do takiej wizji brakuje tylko stołu uginającego się od ciężaru potraw, od którego trudno jest kogokolwiek odciągnąć… Efektywny odpoczynek to aktywny odpoczynek! Nie odpuszczaj treningu na siłowni, odwiedź pobliską pływalnię, zabierz dzieci na dłuższy spacer! A może, korzystając z wolnego wieczoru, poszukasz treningu na YouTubie i spróbujesz nowego sportu? „Zasiedzieć się” to żadna sztuka. W święta zrób zdrowy prezent dla swojego organizmu!

4. Sięgnij po to, co sprawia Ci przyjemność

W końcu masz czas na to, by zrobić coś fajnego. Może w czasie świąt zniknie coś z Twojej „kupki wstydu” złożonej z ciągle odkładanych (oczywiście przez brak czasu) książek? Kochasz planszówki – zaproś znajomych i na nowo odkryjcie Wasze ulubione gry. Lubisz muzykować? Kto zabroni Ci wspólnego kolędowania po Pasterce albo zorganizowania świątecznego karaoke? Pod koniec roku obiekty kulturalne proponują specjalne seanse lub spektakle – może to dobry moment, by wybrać się do kina lub teatru? Do Twojej decyzji należy również to, gdzie spędzisz Boże Narodzenie. W internecie znajdziesz jeszcze oferty last minute na krótkie zagraniczne wypady! Jeśli lubisz podróżować – to czemu by nie teraz?

5. Tryb DND. Zrób coś dla siebie

Kiedy ostatnio był w Twoim życiu czas „sam na sam”? Święta to dobry czas na włączeniu trybu samolotowego w telefonie i krótsze lub dłuższe odcięcie się od wszystkich „przeszkadzaczy”. Powiedz swoim bliskim, że wychodzisz na samotny spacer lub chcesz pobyć chwilę w samotności – na pewno to zrozumieją, a Ty zyskasz moment na oczyszczenie swoich myśli lub przepracowanie jakichś tematów w sobie.

6. Nie oceniaj i nie pozwalaj na ocenę

Odnoszę wrażenie, że mamy coraz większą świadomość dotyczą tego, jak szkodliwe mogą być niepotrzebne komentarze i oceny przy wigilijnym stole. Pamiętaj, że nikt nie ma prawa naruszać Twoich granic i sprawiać, że w święta poczujesz się niekomfortowo. Tematy dotyczące zakładania rodziny czy innych prywatnych stref nie powinny być wywoływane bez Twojej wyraźnej akceptacji.Nie zaczynaj rozmów od komentarzy, które (nawet jeśli nie masz takich intencji) mogą być odebrane uszczypliwie – nie pytaj, kiedy Twój rozmówca w końcu zdecyduje się na ślub czy znajdzie pracę. Nie jest to ani taktowne, ani potrzebne. Traktuj innych, jak chcesz, by Cię traktowano – przemyśl zadawane pytania i nie zmuszaj nikogo do odpowiedzi. Nie wiesz, czy pozornie błaha kwestia, czy decyzja nie wiąże się dla kogoś z mało pozytywnymi doświadczeniami.

7. Zadbaj o dobry sen

Zamiast gotować po nocach, po prostu połóż się wcześniej spać. Nikomu nic się nie stanie, jeśli w tym roku będzie o jedną, dwie czy trzy potrawy mniej! Za to ktoś niewyspany i w kiepskim humorze może skutecznie popsuć ciepłą i świąteczną atmosferę… Najważniejsze jest to, by sobie po prostu pozwolić na odpoczynek i odpuścić pewne sprawy. Masz ochotę zostać w łóżku do 11? Zrób to! Są święta – możesz!

8. Nie nadrabiaj!

I na koniec – najważniejsze. Święta to nie jest dobry czas na nadrobienie zawodowych czy domowych obowiązków. Zaufaj mi, po tych kilku dniach docenisz wyłączenie komputera i odcięcie się od niezamkniętych przed Bożym Narodzeniem tasków. Naładuj baterie, spędź czas z bliskimi, poświęć im swoją uwagę, a po świątecznej przerwie wróć do biura i dokończ zaczęte tematy – już z nową energią.Już za chwilę będziemy życzyć sobie spokojnych, zdrowych i szczęśliwych świąt. Tak naprawdę to od Ciebie zależy, czy one właśnie takie będą. Masz wybór – możesz poddać się świątecznej presji i karmić swój stres poczuciem winy lub odpuścić, odłożyć pewne sprawy na bok i przez te kilka dni skupić się na tym, co w życiu jest naprawdę ważne. Mam nadzieję, że dzięki tym kilku wskazówkom powrócisz do pracy z wypoczętym ciałem i oczyszczoną głową. Powodzenia!

Pandemia, jak nic innego nauczyła nas organizować eventy online, także te niecodzienne, jak chociażby firmową wigilię. Co wiemy dzisiaj na temat świątecznych form zdalnych? Czy ta forma może na stałe wpisać się w kalendarz wydarzeń w Twojej firmie? Przeczytaj o konkretnych pomysłach na zdalne Święta w pracy i wnioskach zbieranych przez prawie dwa lata – ta wiedza może Ci się przydać, nawet jeśli już dawno zapomniałeś o Covidzie!

Wigilia online w Twojej firmie - kiedy to rozwiązanie się sprawdza?

Niestety, obserwując sytuację w Azji nie mamy pewności, czy SARS-COV-2 nie nawiedzi kolejny raz naszego miejsca pracy. Powody sanitarne nie są jednak jedynymi powodami, dla których część pracodawców zdecyduje się w tym roku na świąteczne spotkanie w formie zdalnej. W niektórych środowiskach pracy (na przykład wśród przedstawicieli branży IT lub innych, które opierają się głównie na pracy zdalnej) wydarzenia online weszły już do organizacyjnych standardów. Zebranie w jedno miejsce pracowników z różnych miast - funkcjonujących offline i online - bywa zbyt dużym wyzwaniem logistycznym. Spotkać się online dla takich zespołów jest po prostu wygodniej i, biorąc pod uwagę postpandemiczne przyzwyczajenia, nie jest to nienaturalne. Do tego dochodzi aspekt finansowy — wigilia online to znacznie mniejsze koszty niż impreza na sali, noclegi dla przyjezdnych itd.Jeśli jesteś w tym roku odpowiedzialny za przygotowanie zdalnego świątecznego spotkania, możesz opierać się na doświadczeniach innych - w końcu to nie pierwszy grudzień, w którym będą odbywały się takie wydarzenia. Wykorzystaj sprawdzone pomysły z poprzednich lat i przygotuj wyjątkową wigilię, na którą nie trzeba będzie wychodzić z domu!

Pomysły na wirtualną Wigilię firmową

Przywykliśmy do wideokonferencji, więc zdalne połączenie się na wigilijne spotkanie nie powinno stanowić dla nikogo większego problemu. Złożenie życzeń i uroczyste podsumowanie roku może jednak nie wystarczyć, by wszyscy z zadowoleniem wyłączyli komputery i wrócili do przygotowań do świąt w domu… Co w takim razie możesz zorganizować w ramach wirtualnej wigilii firmowej?

• wspólny unboxing niespodzianek online - zadbaj o przesyłkę świątecznych upominków, która trafi wcześniej do domów pracowników. Dobrze, gdyby prezenty były w miarę możliwości spersonalizowane. Na spotkaniu możesz poprosić o otwarcie paczek i podzielenie się wrażeniami. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie firmowego gadżetu ze świątecznym motywem, na przykład bluz lub kubków z Waszym logiem w wersji bożonarodzeniowej.
• warsztaty online uzupełniające spotkanie o niestandardową atrakcję. Dzisiaj już wiemy, że wiele aktywności jesteśmy w stanie przenieść na spotkanie zdalne. Potrzebujemy tylko pomysłu na to, czego chcemy się nauczyć (mamy szeroki wybór: - warsztatów barmańskich,- gotowanie, - hand made np: robienie świątecznych stroików, komponowanie własnych zapachów, świeczek z węzy pszczelej

i charyzmatycznego prowadzącego, który aktywizuje uczestników po drugiej stronie ekranu. Pamiętaj, że materiały do warsztatów muszą do wszystkich dotrzeć odpowiednio wcześnie!

• nagranie świątecznego teledysku, czyli integracja i pamiątka na długie lata. Do tego zadania warto przygotować się z wyprzedzeniem, by rozdzielić zadania, ustalić scenariusz i wybrać świąteczną piosenkę, która spodoba się wszystkim!
• teleturniej online i inne formy grywalizacji – teambuilding w wersji świątecznej. Rywalizacja pobudzi do większego zaangażowania podczas Wigilii. Możesz podzielić uczestników na zespoły, w których pracują na co dzień albo wręcz przeciwnie – zaproponować mieszane składy. Dzięki możliwości tworzeniu pokoi w ramach spotkań online uczestnicy mogą wykonywać przeróżne zadania w małych grupach, a następnie na forum dzielić się rezultatami
• dedykowaną grę komputerową w wersji multiplayer — obudź ducha rywalizacji drzemiącego w uczestnikach;
• gala w formie wirtualnego studia — w końcu wigilia to doskonały czas na wręczenie podziękowań i podsumowanie roku pracy firmy;
• wyzwanie sportowe — w którym to każdy uczestnik indywidualnie pracuje nad wspólnym celem, na przykład przebiegnięcia określonej liczby kilometrów
• show, standup, kabaret, koncert — każdą sztukę da się przenieść do świata online!
• akcję CSR-ową — czyli coś pozytywnego dla nas i otoczenia. Wigilię można połączyć z licytacjami online na charytatywny cel lub zbiórkami dla schronisk w miastach, w których pracują poszczególne oddziały.

Bez względu na to, czy nie możesz zorganizować wigilii stacjonarnej ze względów sanitarnych (szalejąca grypa i inne wirusy znacznie ograniczają nasze możliwości), czy jest to trudne ze względów logistycznych lub finansowych, nie rezygnuj ze świątecznej akcji dla Twojej firmy! Jeśli nie masz czasu na przygotowanie atrakcji online, ogranicz spotkanie do złożenia życzeń przez zarząd i drobnego upominku (nawet w formie vouchera dostarczonego online) – pracownicy na pewno docenią ten gest.

Popandemiczne przyzwyczajenia. Jak świętować bezpiecznie?

Decyzja o zorganizowaniu wigilii w formie stacjonarnej nie oznacza skreślenia zasad dotyczących pandemicznych obostrzeń. Nie chcemy w końcu, by wszyscy goście naszej imprezy się rozchorowali i Święta spędzili w łóżkach. Niestety – w dzisiejszych czasach zorganizowanie eventu dla wielu osób niesie za sobą takie ryzyko. Dlatego przed startem świątecznego spotkania:

• zadbaj o odpowiednią ilość płynu dezynfekującego i dostęp do dozowników,
• postaw na przekąski, które nie wymagają dotykania przez gości wspólnych sztućców, czyli tzw. fingerfoods czy małe deserki,
• możesz umożliwić pracownikom wykonanie testu na COVID-19 przed przyjazdem na spotkanie,
• nie zapomnij o odpowiedniej wentylacji i wietrzeniu pomieszczenia, w którym odbywa się impreza.

Choć pandemiczne obostrzenia bywają zmorą każdego event managera, pozwalają także wyzwolić w nas kreatywność. Być może w tym roku nie odśpiewacie wspólnie kolędy przy stole, ale za to odkryjecie nowe talenty w ramach świątecznego projektu online? Magia świąt jest przecież nieograniczona! ;)

Najlepsza praca? Wielu z nas odpowie: taka, w której dużo się dzieje! Organizacja wydarzeń to ciągłe podnoszenie kompetencji, praca w zmieniających się warunkach i nowe wyzwania na każdym kroku. Teoretycznie każdy może dziś zacząć w tym kierunku karierę – nie trzeba mieć do tego ukończonych specjalnych studiów czy kursów. Zanim jednak zdecydujesz się wkroczyć do świata eventów, sprawdź, jak wygląda taka codzienność!

Z tego artykułu dowiesz się:

• na czym polega praca w branży eventowej,
• jak zacząć organizować eventy,
• po co event managerowi analityczne myślenie i umiejętność… improwizacji!

Branża eventowa z szerokiej perspektywy

Myśląc event mamy przed oczami wielką festiwalową scenę, otwarcie igrzysk, konferencję naukową lub wyjazd firmowy na narty. To jednak tylko efekt końcowy wielo tygodniowego procesu, na który składają się różne elementy, oraz praca sztabu ludzi. Od pozyskania zlecenia (briefu), ustalanie szczegółów, harmonogramów, dobierania elementów, podwykonawców, tworzenia oferty graficznej, kosztorysów aż po procesowanie umowy i realizację a często i to nie jest końcem. Organizacją wydarzeń nie zajmują się wyłącznie agencje eventowe. Pracę jako Event Coordinator, Creative Manager, Event Planner czy Event Executive możesz zacząć w hotelu, klubie, domu kultury, organizacji turystycznej czy agencji marketingowej.W pocovidowym świecie eventy wracają do łask, ale wiele agencji właśnie przez COVID-19 zniknęło – sporo dobrych event managerów zmieniło pracę, a firmy kierunek swojej działalności. Nie ma na co czekać – odradzająca się branża cierpi na brak kreatywnych głów i rąk do pracy!

Jak być eventowym ogarniaczem i nie zwariować?

Decydując się na karierę eventowca, warto wziąć pod uwagę różnorodność projektów, które przyjdzie nam prowadzić. Często mówi się, że specjalista w tej branży musi znać się na wszystkim – i jest w tym ziarnko prawdy. Zdarza się, że jednego dnia organizujemy koncert charytatywny, a drugiego otwarcie salonu motoryzacyjnego. Aby dostosować koncepcję eventu do grupy docelowej, a podczas samej imprezy czuć się jak ryba w wodzie, dokładny research i uważne wsłuchiwanie się w potrzeby klienta trzeba postawić na pierwszym miejscu.

Dobry event manager to taki, który potrafi słuchać, sprawnie formułować myśli i skutecznie wcielać w życie wyniki pracy kreatywnej. Szczególnie podczas pierwszych tygodni pracy niezbędna jest umiejętność przyjmowania feedbacku od bardziej doświadczonych pracowników i otwartość na to, co nowe – w końcu pierwsze zadania, a potem samodzielne projekty, jak w każdej branży na początku, będą wywoływać stres bądź zwyczajne zagubienie w natłoku informacji.

Nikt nie oczekuje, że od razu zorganizujesz bal na pięćset osób – kompetencje organizacyjne przyjdą wraz ze zdobywaniem doświadczenia. Nowe informacje i nowe oczekiwania klientów nie znikną z upływem lat – każdy projekt to okazja do rozwoju swoich umiejętności. Każdy projekt to także ryzyko pomyłek, błędów i czynników, na które najzwyczajniej w świecie nie mamy wpływu. To właśnie dlatego tak cenna jest umiejętność improwizacji i szybkiego reagowania na nieprzewidziane sytuacje.Decydując się na pracę w agencji, możesz mieć do czynienia z różnymi modelami pracy. W jednej z firm będziesz mieć odpowiedzialność od A do Z, czyli od pozyskania klienta aż po realizację, w innej natomiast twoim zadaniem będzie jedynie wycinek wydarzenia, na przykład kreacja czy strategia.

Bez względu jaki model pracy przyjmuje agencja na początku będzie dużo szukania:

• lokalizacji, obiektów sal, przestrzeni konferencyjnych,
• dobieranie ekipy technicznej, wykonawców, artystów i konferansjerów,
• research atrakcji, elementów dodatkowych, pokazów, warsztatów czy wystąpień,
• zbieranie ofert, porównywanie cen i jakości, selekcjonowanie.

To szukanie przekłada się na szeroką wiedzę. Z czasem będziesz coraz mniej szukać, a coraz więcej wiedzieć, a przygotowanie sensownej oferty zajmie Ci dużo mniej czasu.

Podróżowanie, pakowanie… i tak w kółko – układanka zwana eventem

Lubisz podróżować? Świetnie! Jeśli chcesz pracować w branży eventowej, to tego ci na pewno nie zabraknie! Zaprzyjaźnij się z samochodem – przyda ci się nie tylko, by przedostać się z miasta A do miasta B, ale i przewieźć najważniejsze rzeczy na organizowaną imprezę. W końcu nie przygotujemy firmowego pikniku bez rzutnika i projektora (a, i bez dostępu do prądu też się nie uda 😉).

Wyjeżdżać będziesz również na spotkania z klientami oraz wizje lokalne (czasem na płytach lotnisk, plażach, a nawet szczerym polu). Hotele, sale konferencyjne, kina czy hale targowe – te wszystkie miejsca trzeba zobaczyć, by móc wyobrazić sobie i dobrze zaplanować event. Zatem poza miłością do podróży i kierownicy, w tej branży przydaje się także wyobraźnia przestrzenna!

Dopinanie na ostatni guzik – wisienka na torcie pracy event managera

Jeśli chcemy uniknąć przykrych niespodzianek i rozczarowanych min klientów, musimy zadbać o szczegóły. Każde wydarzenie to kilkadziesiąt (jak nie kilkaset!) rzeczy do załatwienia przed samym eventem – spięcie budżetu, zadbanie o bezpieczeństwo i ochronę, przygotowanie scenariusza imprezy i tak dalej, i tak dalej. Hotel, catering, muzyka – to puzzle, a ich złożeniem w całość zajmuje się właśnie event manager. Za każdym razem możemy jednak trafić na inne elementy układanki – wymagania klientów są bardzo różne, a jeden projekt to czasami kilka miesięcy intensywnych przygotowań. To, co charakteryzuje pracę w eventach to dynamiczne tempo, ale i ogromna różnorodność realizowanych projektów.

Eventy to praca dla ludzi spontanicznych, ale nie jest to praca na spontanie. W tej branży doskonale odnajdą się osoby kreatywne, elastyczne i dynamiczne, ale tylko wtedy, gdy będą jednocześnie dobrze zorganizowane i skrupulatne. Eventy nie wybaczają błędów. To estetyka i dbałość o szczegóły są tym, na co goście zwracają uwagę w pierwszej kolejności. Dlatego lepiej jest zainwestować więcej godzin w dobrze przygotowany plan działań niż świecić oczami i palić się ze wstydu przed klientem, bo zapomnieliśmy o jednym ważnym elemencie.

Przed wyruszeniem w drogę należy zebrać drużynę…

Zadaniowy tryb pracy to nie jedyna kwestia, o której warto pamiętać przed wyborem tego zawodu. Każdy event to projekt, który wymaga sprawnego zarządzania grupą ludzi. Event manager to dyrygent koordynujący pracą ogromnej orkiestry. W jej skład wchodzą m.in.: technicy budujący scenę, makijażystki, hostessy, dźwiękowcy, catering, barmani, fotografowie, tancerzy i specjaliści od social mediów. Nad jednym eventem mogą pracować setki osób – umiejętności liderskie i komunikacyjne to podstawa!

Jeśli masz już ekipę, zaakceptowany budżet, rozdzielone zadania i rozpisany plan nie pozostaje nic innego, jak zacząć tworzyć coś niesamowitego! W tym zawodzie wiele zależy od ciebie. Duża odpowiedzialność wiąże się jednak z dużą satysfakcją na koniec projektu. Energia, nawzajem napędzający się ludzie i poczucie sukcesu, gdy zgasną ostatnie światła – to właśnie takie rzeczy sprawiają w tym zawodzie największą frajdę!

Kariera event managera – sprawdź, czy jest dla ciebie!

W karierze event managera musisz liczyć się z pracą z wieloma ludźmi o różnych charakterach i temperamentach. Twoi pracodawcy będą wymagali od ciebie multizadaniowości i gotowości na ciągły rozwój. To praca, która przynosi ogromną satysfakcję, ale niesie za sobą także sporo wyrzeczeń (spowodowanych na przykład wieloma wyjazdami służbowymi).

Podsumowując, warto sprawdzić swoich sił w branży eventowej, jeśli jesteś osobą, która:

• kocha podróże i poznawanie nowych miejsc,
• uwielbia nawiązywać znajomości, a w komunikacji z innymi czuje się swobodnie i pewnie,
• lubi poczucie sprawczości i ceni sobie możliwość wpływu na wynik końcowy,
• nie boi się wyzwań i brania odpowiedzialności za powierzone zadania,
• jest kreatywna, elastyczna, asertywna i przede wszystkim – dobrze zorganizowana!

A jak zacząć?

Jesteś na początku kariery zawodowej i chcesz sprawdzić, czy nadajesz się do organizacji wydarzeń? Sposobów na start jest kilka:

1. aplikuj na praktyki bądź staże proponowane przez agencje eventowe i marketingowe,
2. angażuj się w wolontariaty i projekty studenckie – koordynowanie akcji poboru krwi i wsparcie organizacji Juwenaliów to nie tylko cenne wpisy do CV, ale i zdobywanie nowych umiejętności. Osoby, które chcą się przebranżowić bądź poszerzyć swoje kompetencje o organizację eventów, mogą skorzystać ze specjalistycznych szkoleń i kursów.
3. zgłoś się do agencji w sezonie czerwiec – wrzesień (to najbardziej gorący okres dla każdej agencji eventowej), wówczas każde ręce do pomocy się przydają. Jeśli okaże się, że jest w Tobie to coś, to być może manager da Ci szansę spróbować swoich sił na pokładzie zespołu! Powodzenia!

Zanim rzeczywistość zmieni się w błyszcząco-czerwono-złotą, a z głośników ze wszystkich stron zaśpiewa nam Mariah Carey, warto przemyśleć organizację tegorocznej Wigilii w Twojej firmie. To w końcu jedyna taka impreza w roku – odpowiednie przygotowanie i dostosowanie atrakcji do oczekiwań uczestników pozwoli zapamiętać ją na długo!

Krok 1. – Posłuchaj, co mówią inni!

Zanim zaczniesz załatwiać kwestie organizacyjne, zastanów się (najlepiej ze swoim zespołem!), po co tak naprawdę chcecie zorganizować świąteczne spotkanie i czego od niego oczekujecie. Warto zadać sobie pytania o cele, o to, co chcielibyśmy, by uczestnicy z tej imprezy zapamiętali i jak się na niej czuli. Od poprzedniej Wigilii firmowej minął prawie rok – przemyśl, jakie wnioski można wyciągnąć z przeszłości. W okresie Bożego Narodzenia mało osób zdecyduje się na udzielanie negatywnego feedbacku – dziś, na chłodno, możesz o tamtą imprezę szczegółowo wypytać. Wszystko po to, by wiedzieć, jakich błędów nie popełniać i co można dzisiaj zorganizować lepiej. Zapytaj swoich kolegów i koleżanki o to, czy chcą uczestniczyć w wyborze miejsca i atrakcji. A może wolą mieć niespodziankę? Najważniejsze, by podczas przygotowań do tak ważnego wydarzenia nikt nie czuł się pominięty!

Krok 2. – Forma ma znaczenie

Zebrane informacje w poprzednim kroku doskonale podpowiedzą Ci, jaką formę powinno przyjąć Twoje wydarzenie. Czy będzie to spotkanie przy tradycyjnym wigilijnym stole? Z łamaniem się opłatkiem? A może X-mas Party w klubie? A może w ogóle zrezygnować ze stacjonarnej imprezy i zorganizować kilkudniową wycieczkę z atrakcjami? Jak to mówią, sky is the limit! To, co ważne to spójność wszystkich elementów tego eventu. Możemy zdecydować się na bardzo formalny klimat i spotkanie przy barszczu z uszkami w restauracji lub spróbować czegoś w innym stylu – świątecznego karaoke czy jakiś elementów grywalizacji, a nawet konkursu na najbrzydszy świąteczny sweter na imprezie. Jeśli w firmie stawia się na sport, dobrym pomysłem będzie organizacja mikołajkowego biegu. Wigilii mogą towarzyszyć także warsztaty, które czegoś nas nauczą – na przykład kreatywnego pakowania prezentów, zdobienia bombek bądź robienia świątecznych kartek. Żadna forma pracowniczej Wigilii nie jest zła. Musi być tylko dobrana do potrzeb i oczekiwań uczestników. Rodzinne spotkanie ze Świętym Mikołajem, który przyniesie najmłodszym prezenty? Ono też jest okey!

Krok 3. – Określ miejsce i czas

Jeśli wiesz już, w jakim klimacie chcecie się bawić, to nadszedł czas na wybór miejsca Waszego spotkania. Możesz zaaranżować przestrzeń na terenie Waszego zakładu pracy, w sali konferencyjnej czy na stołówce albo zdecydować się na wynajem sali lub przestrzeni w hotelu czy restauracji. Wówczas musisz być gotowy na dopracowanie wielu elementów, ale możesz także zdać się na wsparcie specjalistów, którzy, szczególnie w okresie przedświątecznym, organizację firmowych Wigilii mają w małym palcu. Kiedy powinno organizować się takie spotkania? Ani za wcześnie – to wydarzenie akurat musi zostać zorganizowane w okolicy Bożego Narodzenia, ani za późno – weź pod uwagę, że niektórzy będą przed Świętami planowali urlop. Jeśli chcesz wynająć salę, lokalu szukaj z dużym wyprzedzeniem – w tym czasie będą mocno oblegane!

Krok 4. – Zadbaj o komunikację wydarzenia

Organizując imprezę, buduj napięcie. Spraw, by wszyscy czekali na firmową Gwiazdkę! Nastawienie pracowników jest kluczowe, dlatego informuj ich o wszelkich szczegółach odpowiednio wcześnie. Może warto, by byli oni nie tylko gośćmi na Wigilii, ale i w jakiejś części współorganizatorami tego eventu? Przecież możesz ich poprosić o przygotowanie jakiegoś elementu albo przyjście ubranym na przykład na czerwono. Kiedy czujemy się zaangażowani, bardziej nam zależy – a w przypadku takiej imprezy powinno wszystkim zależeć na dobrej atmosferze i znakomitej zabawie. To w końcu Święta – najlepszy czas w roku!Zadbaj o komunikację wizualną, utwórz wydarzenie na Facebooku, a na samym evencie zorganizuj ściankę do zdjęć ze świątecznymi gadżetami. Niech w sieci będzie głośno o Waszym spotkaniu! Przemyśl również sprawę gości specjalnych – czy chcecie bawić się tylko we własnym gronie? A może takie spotkanie jest okazją do zaproszenia kogoś z zewnątrz, na przykład wieloletnich partnerów?

Krok 5. – Włóż coś pod choinkę!

Końcówka roku sprzyja podsumowaniom. Firmową wigilię można połączyć z rozdaniem wyróżnień i nagród. W ramach rozdawania upominków – czy to pracownikom czy partnerom, warto sprawdzić panujące trendy. Kilka pomysłów na prezenty pod choinkę:

• vouchery, bony i karty prezentowe (na masaże, kolację w restauracji czy do konkretnych sklepów),
• słodycze (zwłaszcza, jeśli pracodawca przygotowuje paczki świąteczne dla dzieci pracowników),
• dobre wino,
• gadżety biznesowe – kalendarze, notatniki, eleganckie pióra,
• benefity, takie jak doładowanie karty Multisport czy obiady przedpłacone.

Święta – czas wrażliwości, czyli wigilijny CSR

W okresie świątecznym otwierają się nam serca. To czas różnych akcji charytatywnych, w które jako firma możecie się zaangażować. Zaproponuj akcję dodatkową do Waszego świątecznego spotkania – wsparcie organizacji non-profit, domu dziecka czy lokalnego schroniska dla zwierząt. Taka akcja często okaże się bardziej pożądana przez pracowników niż wydawanie pieniędzy na prezenty dla każdego z nich. Sama pracownicza Wigilia może być już zorganizowana w ramach pomagania innym. Wspólny wolontariat, gotowanie dla potrzebujących czy praca w magazynie Szlachetnej Paczki może połączyć członków Twojego zespołu lepiej niż niejedna impreza!

Świąteczny TIP na przyszłość: Słuchaj, Pytaj, Ewaluuj

Na koniec warto wspomnieć o tym, że każde wydarzenie firmowe warto ewaluować, to znaczy sprawdzać, jak się podobało i co można poprawić w przyszłości. Feedback możesz uzyskać w kreatywny sposób – ściśle powiązany z klimatem wydarzenia, jakie przyszło Ci organizować. Może to być rozmowa z pracownikami, ankieta, wykorzystanie strony internetowej zbierającej opinie, a nawet grywalizacja! Wigilia pracownicza to często jedno z ważniejszych zadań działu HR w grudniu. Jeśli do organizacji tego wydarzenia podejdziemy trochę bardziej kreatywnie, zdobędziemy feedback po zeszłorocznym spotkaniu i postawimy na dostosowanie eventu do potrzeb pracowników, może okazać się, że tym razem nie będzie to nudny obowiązek, a coś, co przyniesie “employer brandingowe” i długofalowe efekty dla całej firmy. W końcu to magiczny czas Świąt! 😉

Wyobraź sobie twój standardowy dzień w pracy. Przychodzi do ciebie przełożony i mówi: „Zorganizujmy…” (tu wstaw dowolne wydarzenie – szkolenie, jubileusz firmy lub spotkanie dla klientów). Ty już jednak wiesz, że słowo „zorganizujmy” oznacza, że to właśnie Ty wszystkim się zajmiesz!Jeśli słowo „event” wywołuje u ciebie dreszcze i masz ochotę krzyknąć: „Ale jak?!”, ten artykuł jest dla ciebie!Dowiesz się w nim:

• o strategicznym podejściu do organizowania eventów,
• jak eventy mogą stać się najskuteczniejszym narzędziem marketingowym,
• kiedy warto skorzystać ze współpracy z agencją,
• jakie cele można realizować poprzez organizację wydarzeń.

Organizacja eventu – samodzielnie czy z agencją?

Koordynacja wydarzenia to duże wyzwanie, nawet dla najbardziej doświadczonych pracowników działu HR, marketingu czy firm obsługujących klientów z zakresu public relations. Oczywiście, możemy podejść do tego zadania tak, jak do standardowego projektu – rozpisać jego cele, zadbać o budżet, przygotować harmonogram i rozdzielić zadania. Samodzielna organizacja wydarzenia daje przestrzeń do rozwoju i stanowi nowe doświadczenie zawodowe, trzeba jednak pamiętać, że może zająć bardzo dużo czasu. Research lokalizacji, firm cateringowych, porównywanie cen open barów, dobór atrakcji, zgody prawne i ubezpieczenia – załatwienie tych spraw może być czasochłonne i jeśli nie robimy tego na co dzień, to do ostatniej chwili nie mamy gwarancji na to, że nasz wybór będzie tym najlepszym. Eventy rządzą się swoimi prawami, więc jeśli nie czujemy się w tej kwestii odpowiednio doświadczeni, pomóc nam mogą specjaliści.Dobra agencja eventowa jest na wagę złota – nie tylko doradza, planuje i koordynuje twoje wydarzenie, pozostając z tobą w stałym kontakcie. Agencja ma być przede wszystkim partnerem, który ma nas chronić przed zbędnymi kosztami i informować o zagrożeniach, o których nie mieliśmy pojęcia. Przed wyborem takiego usługodawcy, warto sprawdzić jego doświadczenie. Zrealizowane przez agencję projekty nie tylko powiedzą nam więcej o tym, jaki firma ma status na rynku, ale i mogą inspirować podczas tworzenia koncepcji własnego wydarzenia. Postawienie na agencję z pewnością zaoszczędzi nam czasu na etapie organizacyjnym, jednak musimy pamiętać, że na początku będziemy musieli zainwestować go więcej. Dobrze przygotowany brief, rozmowy pogłębiające, kilka spotkań – ważne, by być pewnym, że agencja rozumie nasze cele.

Co może event?

Choć dla niektórych organizacja firmowych wydarzeń to przykry obowiązek, na każde wydarzenie możemy spojrzeć z szerszej perspektywy. Event może zdziałać wiele, ale tylko wtedy, gdy jest przemyślanym działaniem, a nie organizacją imprezy, bo „tak trzeba”, bo „zawsze tak było”, bo „trzeba się pokazać”. Pracę nad firmowym wydarzeniem warto rozpocząć od sięgnięcia po aktualną strategię bądź plan marketingowy firmy. Cele eventu powinny korespondować z celami zawartymi w tych dokumentach. Do zespołu planującego warto zaprosić przedstawicieli z działów personalnych, komunikacji wizerunku, a nawet sprzedaży. Jeśli nasza firma nie ma tak rozbudowanych struktur, planowanie powinno odbyć się w stałej współpracy z dyrektorem lub zarządem. Najczęstsze powody organizacji wydarzeń w firmie:

• jubileusz firmy,
• otwarcie nowej hali, zakładu, biura, zmiana siedziby, ważny kontrakt dla firmy,
• integracja pracowników – szczególnie w rzeczywistości pocovidowej, gdy zdarza się, że niektórzy jeszcze nigdy się nie widzieli,
• spotkanie z klientami bądź partnerami biznesowymi w nieformalnej atmosferze,
• wydarzenie rodzinne, piknik rodzinny, dzień dziecka w firmie,
• spotkania świąteczne, końcoworoczne, podsumowania,
• wyjazd dla najlepszych handlowców (na przykład jako nagroda za wyniki),
• konferencje branżowe, szkolenia firmowe, kongresy,
• wyjazd z najlepszymi klientami jako docenienie lojalności i współpracy,
• prezentacja nowej marki, brandu, modelu,
• rebranding firmy.

Najpopularniejsze cele event marketingu:

• WIZERUNKOWE, np. zwiększenie świadomości marki – tradycyjne kanały przestają wystarczać. To wydarzenia wywołują emocje, dzięki którym zwykły „odbiór” może zamienić się w przeżywanie i doświadczanie; np przez działania CSR-owe
• SPRZEDAŻOWE, np. generowanie leadów, a co za tym idzie przyciągnięcie nowych klientów i wzrost poziomu sprzedaży;
• OPERACYJNE, np. rekrutacja nowych pracowników, integracja zespołów – w końcu wizerunek dobrego pracodawcy jest dziś na wagę złota!
• EMPLOYER BRANDINGOWE, np. budowanie firmy od środka – traktowanie eventu jako narzędzia wewnętrznego employer brandingu.

Wskaźniki efektywności (KPI) zależą od obranego celu eventu. Jeśli jest to rekrutacja – sukces zmierzymy na przykład liczbą złożonych aplikacji, jeśli wzrost sprzedaży – liczbą nowych klientów. Imprezę mająca zwiększyć świadomość marki na rynku możemy podsumować na podstawie wejść na stronę internetową bądź na podstawie wzmianek w social mediach. Za to od pracowników uczestniczących w wyjeździe szkoleniowym możemy dostać już bezpośredni feedback. Wskaźniki, którymi będziemy mierzyć skuteczność wydarzenia warto określić już na samym początku – na przykład na etapie tworzenia briefu.

Event marketing – to się opłaca!

Twoja firma ma podpisać ważny kontrakt? Nic nie stoi na przeszkodzie, by to wydarzenie połączyć z konferencją prasową i zaprosić na nią lokalnych dziennikarzy. Masz za zadanie zrealizować z pracownikami charytatywne sadzenie drzew? Zaplanuj to podczas wyjazdu integracyjnego! Event marketing pozwala nam łączyć i realizować cele z wielu obszarów. Dzięki organizacji firmowych wydarzeń, możemy ze strategii marketingowej wycisnąć najwięcej esencji, a jednocześnie zaoszczędzić na budżecie. Kluczem jest przygotowanie się do tego na etapie planowania.

Gdzie szukać inspiracji na tworzenie unikatowych strategii event marketingowych?

Inspiracją do naszych działań powinno być środowisko lokalne, potrzeby przedsiębiorstwa i konsekwentne realizowanie strategii marketingowej wizji i misji naszej organizacji. Szalenie ważne jest, aby eventy nie były oderwane od naszych codziennych potrzeb i problemów, z którymi mierzy się firma. Event nie ma być sztuką dla sztuki i po prostu rozrywką. Zespół pracujący przy tworzeniu strategii marketingowych oraz przy planowaniu eventów powinien składać się z różnobarwnych postaci reprezentujących różne działy. To gwarancja na to, że nikt nie będzie rozczarowany. Dajemy tym samym dpoczucie, że nasi pracownicy mają wpływ na kierunek rozwoju naszej firmy. Workiem inspiracji oraz źródłem obecnych trendów rynkowych na pewno będzie agencja. Jeśli więc postawimy na ten wybór, ułatwi to nam proces planowania – wówczas warto rozważyć włączenie przedstawiciela agencji już na samym początku. Pozwoli nam to również dokładniej oszacować budżet poszczególnych działań.

Słowem podsumowania…

Bez względu na to, czy przyjdzie ci zorganizować event samodzielnie czy z pomocą agencji, przede wszystkim: nie panikuj! 😉 Planując wydarzenie stwórz harmonogram, listę zadań i zadbaj o podział zadań. Zanim jednak przejdziesz do organizowania wydarzenia odpowiedz sobie na 5 pytań:

• • Po co organizuję ten event?
  • Dlaczego ktoś miałby wziąć w nim udział?
  • Jaki cel (spójny ze strategią marketingową) realizuje to wydarzenie?
  • Czego oczekuję po jego zakończeniu?
  • Jak zmierzę jego wynik?

Wszystko już wiesz? To do dzieła! Powodzenia!

Pandemia, jak nic innego nauczyła nas organizować eventy online, także te niecodzienne, jak chociażby firmową Wigilię. Co wiemy dzisiaj na temat świątecznych form zdalnych? Czy warto organizować Wigilię pracowniczą, jeśli nie możemy spotkać się stacjonarnie? Przeczytaj o konkretnych pomysłach na pandemiczne Święta w pracy i wnioskach zbieranych przez prawie dwa lata – ta wiedza może Ci się jeszcze przydać!

Wigilia w Twojej firmie? Bądź gotów na organizacyjne zmiany!

Chociaż mogłoby się wydawać, że powoli zapominamy o maseczkach, dezynfekcji i codziennej liczbie zachorowań, nie mamy pewności, czy i tej zimy SARS-COV-2 nie nawiedzi kolejny raz naszego miejsca pracy. Wyobraź sobie sytuację, w której przygotowujesz firmową Wigilię – kolację w biurze z licznymi atrakcjami. Kilka dni przed wydarzeniem okazuje się, że spora część zespołów została wysłana na kwarantannę – właśnie ze względu na liczne zachorowania pracowników na COVID-19. W takim wypadku masz kilka możliwości – zaprosić na wydarzenie jedynie w pełni zdrowych pracowników (najlepiej, gdyby wykonali test przed przybyciem), odwołać całkowicie tegoroczne spotkanie, przesunąć je na inny termin lub… zorganizować tę imprezę zdalnie! Ta ostatnia opcja wiąże się z organizacyjnymi wyzwaniami, które jednak nie są nie do ogarnięcia. Twój plan B może być oparty na doświadczeniach innych. Wykorzystaj sprawdzone pomysły z poprzednich lat i przygotuj wyjątkową Wigilię, na którą nie trzeba będzie wychodzić z domu!

Pomysły na wirtualną Wigilię firmową

Przywykliśmy do wideokonferencji, więc zdalne połączenie się na wigilijne spotkanie nie powinno stanowić dla nikogo większego problemu. Złożenie życzeń i uroczyste podsumowanie roku może jednak nie wystarczyć, by wszyscy z zadowoleniem wyłączyli komputery i wrócili do przygotowań do Świąt w domu… Co w takim razie możesz zorganizować w ramach wirtualnej Wigilii firmowej?

• przesyłkę świątecznych upominków, która trafi wcześniej do domów pracowników. Dobrze, gdyby prezenty były w miarę możliwości spersonalizowane. Na spotkaniu możesz poprosić o otwarcie paczek i podzielenie się wrażeniami. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie firmowego gadżetu ze świątecznym motywem, na przykład bluz lub kubków z Waszym logiem w wersji bożonarodzeniowej.
• warsztaty online uzupełniające spotkanie o niestandardową atrakcję. Dzisiaj już wiemy, że wiele aktywności jesteśmy w stanie przenieść na spotkanie zdalne. Potrzebujemy tylko pomysłu na to, czego chcemy się nauczyć (mamy szeroki wybór: od warsztatów barmańskich, przez gotowanie, po świąteczne stroiki czy komponowanie własnych zapachów) i charyzmatycznego prowadzącego, który zaktywizuje uczestników po drugiej stronie ekranu. Pamiętaj, że materiały do warsztatów muszą do wszystkich dotrzeć odpowiednio wcześnie!
• nagranie świątecznego teledysku, czyli integracja i pamiątka na długie lata. Do tego zadania warto przygotować się z wyprzedzeniem, by rozdzielić zadania, ustalić scenariusz i wybrać świąteczną piosenkę, która spodoba się wszystkim!
• teleturniej online i inne formy grywalizacji – teambuilding w wersji świątecznej. Rywalizacja pobudzi do większego zaangażowania podczas Wigilii. Możesz podzielić uczestników na zespoły, w których pracują na co dzień albo wręcz przeciwnie – zaproponować mieszane składy. Dzięki możliwości tworzeniu pokoi w ramach spotkań online uczestnicy mogą wykonywać przeróżne zadania w małych grupach, a następnie na forum dzielić się rezultatami.

Bez względu na to, jaka sytuacja spotka Cię jako organizatora firmowej Wigilii, nie warto całkowicie z niej rezygnować. Jeśli nie masz czasu na przygotowanie atrakcji online, ogranicz spotkanie do złożenia życzeń przez zarząd i drobnego upominku (nawet w formie vouchera dostarczonego online) – pracownicy na pewno docenią ten gest.

Wigilia w czasach ograniczeń. Jak świętować bezpiecznie?

Decyzja o zorganizowaniu Wigilii w formie stacjonarnej nie oznacza skreślenia zasad dotyczących pandemicznych obostrzeń. Nie chcemy w końcu, by wszyscy goście naszej imprezy się rozchorowali i Święta spędzili w łóżkach. Niestety – w dzisiejszych czasach zorganizowanie eventu dla wielu osób niesie za sobą takie ryzyko. Dlatego przed startem świątecznego spotkania:

• zadbaj o odpowiednią ilość płynu dezynfekującego i dostęp do dozowników,
• postaw na przekąski, które nie wymagają dotykania przez gości wspólnych sztućców, czyli tzw. fingerfoods czy małe deserki,
• możesz umożliwić pracownikom wykonanie testu na COVID-19 przed przyjazdem na spotkanie,
• nie zapomnij o odpowiedniej wentylacji i wietrzeniu pomieszczenia, w którym odbywa się impreza.

Choć pandemiczne obostrzenia bywają zmorą każdego event managera, pozwalają także wyzwolić w nas kreatywność. Być może w tym roku nie uda się odśpiewać wspólnie kolędy przy stole, ale za to odkryjecie nowe talenty w ramach świątecznego projektu online? Magia Świąt jest przecież nieograniczona! 😉

Nie czekaj na Rudolfa! Najwyższa pora zająć się przygotowaniami do Gwiazdki. A skoro Gwiazdka – to prezenty. Jeśli jesteś w tym roku odpowiedzialny za wymyślenie upominków dla pracowników Twojej firmy, czeka Cię nie lada wyzwanie! Coś niesztampowego? Zabawnego? A może z kategorii premium?

Prezenty dla Twoich pracowników - pomysły:

Mam dla Ciebie listę 50. niebanalnych pomysłów, które możesz dostosować do specyfiki swojej branży i osobowości ludzi, z którymi pracujesz na co dzień:

1. gry planszowe w stylu retro; znane z dzieciństwa gry, takie jak bierki czy młynek w stylowym, drewnianym wydaniu,
2. planer lub kalendarz na następny rok,
3. karty podarunkowe, np. do sklepu z biżuterią lub księgarni,
4. karty podarunkowe do sklepów z produktami cyfrowymi, np. dostęp do Storytel albo HBO GO,
5. pakiety SPA w formie vouchera,
6. kurs językowy, warsztaty: z ceramiki artystycznej, czekoladowe,
7. zestaw do parzenia kawy: kawiarka i paczka dobrej jakości ziaren,
8. zestaw filiżanek,
9. ręcznie robione czekolady,
10. voucher na przeżycie, np. lot balonem czy kolacja w ciemnościach,
11. bilet otwarty do teatru lub kina,
12. lekcja tańca, miesięczny bilet wstępu na ściankę wspinaczkową, park trampolin itd.,
13. masaż relaksacyjny,
14. voucher na zabawę w salonie gier VR,
15. indywidualna sesja coachingowa,
16. szkolenie dopasowane do zainteresowań pracownika, np. survivalowe, florystyczne, nauka jazdy konnej itd.,
17. rejs statkiem np. po Odrze,
18. lot w symulatorze, lot paralotnią, lekcja squasha, tenisa itd.,
19. bon na weekend dla dwojga w miejscowości wypoczynkowej,
20. kolacja degustacyjna,
21. skórzane etui na laptopa,
22. pióro w eleganckim etui,
23. kosz egzotycznych owoców,
24. zestaw zdrowych przetworów i produktów, np. konfitur, miodów,
25. gadżet sportowy, np. krokomierz,
26. kolorowe skarpetki,
27. zapachowe świece sojowe,
28. herbaty w metalowym pudełku lub ładnej puszce,
29. karnet na siłownię,
30. zestaw alkoholi,
31. bony i karty przedpłacone na posiłki i napoje, karty lunchowe,
32. personalizowane, słodkie upominki dla pracowników
33. zaproszenie na wycieczkę firmową,
34. voucher na kręgielnię,
35. sesja zdjęciowa,
36. butelka wielokrotnego użytku z filtrem na wodę, metalowa butelka,
37. lunchbox z designerskim wykończeniem, np. bambusowy,
38. kubek termiczny,
39. zestawy do gotowania – np. do grilla, fartuch kuchenny,
40. organizer na biurko, ramka cyfrowa do zdjęć,
41. deska serów i/lub wędlin (np. pakowane dla dwóch osób),
42. stylowe etui na paszport lub bilety lotnicze – dla miłośników podróży lub osób, które często bywają w zagranicznych delegacjach,
43. voucher do restauracji,
44. personalizowana mapa podróży, zdrapywalna mapa świata lub Polski,
45. aparat polaroid,
46. fotoksiążka upamiętniająca najlepsze momenty w firmie w tym roku,
47. prenumerata gazety branżowej lub związanej z zainteresowaniami pracownika,
48. bilety na mecz,
49. kosz do aktywności DIY – włóczki, druty itp.,
50. zestaw barmański lub grawerowany zestaw do wina.

Taką listę można by jeszcze długo uzupełniać… To jednak Ty znasz ludzi, dla których przygotowujesz świąteczne niespodzianki. Wybierz prezenty, które będą pasować do kultury organizacyjnej Twojej firmy i sprawią, że pracownicy poczują się w tym wyjątkowym czasie wyróżnieni.

Dlaczego oryginalne prezenty dla pracowników są tak ważne?

Prezenty świąteczne dla pracowników to dla firm ważny sposób na okazanie im uznania i docenienie ciężkiej pracy zespołu. Niezależnie od tego, czy chodzi o drobne upominki dla pracowników, czy o coś bardziej znaczącego, prezenty mogą pomóc w budowaniu morale i wspierać pozytywne relacje między pracodawcą a pracownikami. Wiemy, że znalezienie odpowiedniego prezentu nie zawsze jest łatwe. Dlatego warto poświęcić chwilę na poznanie swoich pracowników, aby znaleźć coś niebanalnego - i uniknąć żenujących pomyłek!Nie zapomnij o czynniku zabawy! Śmieszne prezenty dla pracowników zawsze się sprawdzają. Odrobina humoru lub kreatywności sprawi, że prezenty zostaną zapamiętane i docenione.W końcu Boże Narodzenie to czas świętowania, więc upewnij się, że wprowadzisz trochę radości do prezentów firmowych!

Świąteczne benefity pozapłacowe dla Twoich pracowników

Kreatywność w świątecznym obdarowywaniu nie ma granic. Świadczenia pozapłacowe to prezenty lub dodatki, które nie są częścią wynagrodzenia pracownika, takie jak elastyczne godziny pracy, praca zdalna czy dodatkowe dni urlopu ale nie tylko...Może to być wszystko, od własnoręcznie upieczonego świątecznego ciasta przez Prezesa przez dodatkowy czas wolny aż po podróże zagraniczne. Jednym ze sposobów, aby upewnić się, że te benefity zostaną dobrze przyjęte, jest powiązanie ich z istniejącą kulturą pracy.Przykłady świątecznych benefitów dla Twojego zespołu:

• praktyczne zajęcia rozwijające wiedzę, takie jak warsztaty tematyczne w porze lunchu,
• nieformalne, spontaniczne wyjście na kręgle, do pokoju zagadek czy na pubquiz
• wspólne gotowanie
• fotobudka w biurze

Kluczowym wnioskiem dla pracodawców jest znalezienie sposobu na to, aby sezon świąteczny był niezapomniany i satysfakcjonujący dla ich pracowników. Niezależnie od tego, czy chodzi o wyjścia zespołowe, czy elegancki prezent dla pracownika, każdy rodzaj wysiłku pomoże stworzyć bardziej zgraną i zmotywowaną siłę roboczą - co w ostatecznym rozrachunku zawsze się opłaca.

Zobacz także inne materiały przygotowujące do wigilii firmowej:

• Wigilia firmowa w 5 krokach [TUTORIAL]
• Wigilia w biurze - plusy i minusy
• Zdalna wigilia - czy zdalne świętowanie ma sens?