Prowadzenie wydarzeń: konferansjer, host, moderator, prelegent

Nie wybieraj przypadkowo. Dopasuj prowadzącego do swojego eventu. Host, konferansjer, a może mistrz ceremonii? Poniżej opisałem, jak pracuję w każdej z tych rol i kiedy która się sprawdza.

Pracuję z wydarzeniem jako całością: rytmem sceny, energią sali, komfortem prelegentów, flow agendy i celem biznesowym, który chcesz osiągnąć. Na scenie stawiam na cel, energię, emocje i interakcje.

Moim wyróżnikiem jest łączenie trzech obszarów

• Scena
  Od 2015 roku zrealizowałem 400 wystąpień jako prowadzący, host lub moderator. Pozwala mi to czuć scenę, potrzeby uczestników i prelegentów.
• Zaplecze
  Ponad 700 organizowanych i współtworzonych eventów od strony planowania, organizacji, produkcji i backstage'u wyczula na zagrożenia techniczne.
• Rozumienie biznesu
  14 lat w marketingu B2B i event marketingu pozwala zrozumieć cel biznesowy eventu i klienta.

Do jakiej roli możesz mnie zaprosić?

Konferansjer

Klasyczne prowadzenie konferencji, gali, jubileuszu, wydarzenia branżowego, premiery, spotkania firmowego czy wydarzeń plenerowych.

Sprawdza się, gdy liczy się elegancja, a wydarzenie ma jasną strukturę, agendę
i prelegentów. Wręczenie nagród, inauguracja, finał konkursu, uroczystość z udziałem zarządu, partnerów lub gości specjalnych.

W tej roli odpowiadam za:

• otwarcie wydarzenia i wprowadzenie w temat,
• precyzję języka, tempo, kulturę i szacunek do osób występujących,
• zapowiedzi prelegentów,
• prowadzenie kolejnych części programu,
• komunikację z uczestnikami i realizacją techniczną,
• reagowanie na zmiany w agendzie,
• zamknięcie wydarzenia.
  ‍

Prelegent

Wystąpienia merytoryczne w obszarach strategii, marketingu B2B i projektowania doświadczeń. Dopasowane czasem, formą i poziomem do formuły wydarzenia oraz grupy docelowej.

O czym mówię na scenie:

• event marketing jako narzędzie biznesowe,
• jak projektować doświadczenia w B2B,
• event w strategii HR, sprzedaży i marketingu,
• budowanie marki osobistej,
• employer branding budowany na społeczności,
• zarządzanie kryzysem wizerunkowym,
• marketing w zespołach międzypokoleniowych,
• storytelling i grywalizacja w marketingu B2B.

O konstrukcji wystąpienia otwierającego napisałem osobno w tekście o keynote otwierającym konferencję.

Host wydarzenia

Mniej formalny od konferansjera, a nadal kontrolujący program.
Gospodarz, nie showman.

Sprawdza się, gdy wydarzenie ma być prowadzone sprawnie, ale bez oficjalnego tonu. Networkingi, meetupy, wydarzenia społecznościowe, eventy z luźniejszą agendą, premiery, festiwale, garden party, spotkania firmowe z elementem rozmowy albo z afterem.

W tej roli odpowiadam za nastrój, energię i dobre samopoczucie gości. Host ma sprawiać, że ludzie czują się dobrze poprowadzeni przez wydarzenie. Bez gwiazdorzenia i bez wyciągania uczestników na scenę do tańczenia.

Mistrz ceremonii

Towarzyszę uczestnikom i nie zostaję przy scenie. Schodzę w teren, między gości, prowadzę z poziomu wydarzenia. Trochę jako showman, trochę jako aktywator społeczności, trochę przewodnik po evencie. Skracam dystans i utrzymuję smak oraz klasę wydarzenia.

Sprawdza się na festiwalach, plenerowych wydarzeniach z motywem przewodnim, wyjazdach integracyjnych, eventach outdoorowych, drzwiach otwartych, targach, premierach i kampaniach.

Co liczy się w tej roli:

• prowadzenie częściej z terenu niż ze sceny,
• napędzanie animacji, konkursów i strefy aktywności,
• humor i lekkość tam, gdzie pasują,
• rola przewodnika i części społeczności,
• udział w tym, co dzieje się wokół, razem z gośćmi,
• skrócenie dystansu między prowadzącym a uczestnikiem.

Moderator konferencji, panelu i debaty

Dobrze poprowadzony panel bywa najmocniejszym punktem konferencji. Źle poprowadzony potrafi położyć cały event.

Sprawdza się, gdy masz panel ekspercki, debatę branżową albo dyskusję, która ma coś wnosić. Liczysz na interakcję z publicznością i zaangażowanie osób po drugiej stronie ekranu. Rozgrzanie tematu do czerwoności i wyciągnięcie merytoryki na wierzch.

W moderacji odpowiadam za:

• przygotowanie merytoryczne tematu i pytań,
• briefing z panelistami,
• układanie struktury dyskusji,
• prowadzenie panelu,
• pilnowanie czasu i równowagi głosów,
• wydobywanie konkretów z odpowiedzi,
• podsumowanie wniosków.

Wydarzenia online i hybrydowe

Webinary, konferencje online, transmisje live, wydarzenia hybrydowe, wywiady, panele i rozmowy z gośćmi.

Wydarzenie online ma inną energię od sceny. Trzeba mocniej pilnować tempa, jasności komunikatów i uwagi uczestnika, który ma cztery zakładki otwarte obok. Angażowanie, odpowiadanie na pytania, zachęcanie do ich zadawania i sprawdzanie kwestii technicznych to główne zadania prowadzącego.

Jakich wydarzeń nie prowadzę?

• Nie jestem wodzirejem, wesel nie prowadzę.
• Animacji dla dzieci nie robię, więc baliki, urodzinki, komunie i imprezy okolicznościowe odpadają.
• Komentowanie sportu to nie moja działka.
• Imprezy miejskie, festyny i dożynki zostawiam innym.
• DJ-em nie jestem, muzyki nie puszczam.

Jest wielu moich kolegów, którzy dużo lepiej zrealizują tego typu wydarzenia. Ja skupiam się na eventach B2B.
‍
Prowadzę wydarzenia w języku polskim. Specjalizuję się w wydarzeniach biznesowych, branżowych, edukacyjnych i scenicznych.

Ze sceny widać całą salę i to, co dzieje się za kulisami

Prowadzenie wydarzenia znaczy dla mnie uważność, reagowanie i pilnowanie, żeby uczestnik czuł się zaopiekowany. Także wtedy, gdy za kulisami zaczyna się improwizacja.

Kto wybiera mnie do swoich projektów?

• agencje eventowe, marketingowe, PR-owe i szkoleniowe,
• producenci, organizatorzy wydarzeń i festiwali,
• firmy B2B, od startupów po międzynarodowe korporacje,
• NGO, GOV, administracja publiczna oraz grupy nieformalne.

Prowadzę wydarzenia dla pracowników, klientów, partnerów, inwestorów, społeczności branżowych, fundacji i stowarzyszeń, marek osobistych oraz influencerów.

Wybrane realizacje jako konferansjer i prelegent

Dla kogo prowadziłem wydarzenia: Eurocash, Microsoft, Santander, Grupa MSG, Impel, Pekabex, Grupa Topex, WZL, I DESIGN, WSB Merito, Proxin, MAPEI, WeNet, Stocznia Wojenna, Duży Ben, Alstal, Parker, ILOT, H&M, Stadler, OpenGift, Faneco, EXPO Ptak, TedGifted, GTV, Netguru, Carlsberg, Tarraya, BusinessGlass, Briu, Blum, Polpharma, MRPM, DachHolding, KAEM, IKANO, MagmaTour, KGHM, FBE.

Miejsce na wideo: trzy nagrania wystąpień z kanału Wejście od zaplecza.

Jak wygląda współpraca?

Wydarzenie nie kończy się w chwili zejścia ze sceny. Dobrze zaprojektowany event pracuje dalej w social mediach, employer brandingu, sprzedaży i komunikacji marki. Etapy współpracy rozpisałem poniżej.

Co potrzebuję, żeby przygotować szczegółową ofertę?

• data i miejsce wydarzenia,
• typ wydarzenia,
• liczba uczestników,
• ramowa agenda i czas pracy na scenie,
• zakres roli prowadzącego,
• informacja, czy potrzebne jest wsparcie scenariuszowe,
• informacja, czy wymagana jest obecność dzień wcześniej,
• godzina rozpoczęcia i zakończenia,
• logistyka, dojazd, nocleg.

Pakiety i wycena prowadzenia wydarzenia

Zasady ogólne:

• wszystkie ceny są netto, powiększone o VAT, jeżeli dotyczy,
• wydarzenia wymagające wcześniejszej obecności wymagają rezerwacji noclegu,
• rozbudowane scenariusze i przygotowanie flow mogą być wyceniane osobno,
• rezerwacja terminu następuje po potwierdzeniu współpracy,
• każde wydarzenie wyceniam po zapoznaniu się z zakresem.

Z czego składa się honorarium prowadzącego i co w rynkowych stawkach bywa ukryte, rozpisałem w tekście o tym, ile kosztuje konferansjer, oraz w tekście o konferansjerze na wydarzeniu firmowym.

Krótkie bio do agendy

Piotr Kalewski. Strateg event marketingu, konferansjer, host i moderator.
Od 2015 roku związany z wydarzeniami biznesowymi, sceną i projektowaniem doświadczeń. Współtworzył ok 700 wydarzeń i ponad 400 razy występował na scenie jako prowadzący, prelegent i moderator. Specjalizuje się w prowadzeniu wydarzeń firmowych, konferencji, debat, gal i formatów B2B, w których scena ma wspierać konkretny cel biznesowy.

Pełne bio dla agencji, zdjęcia i opis roli wysyłam na zapytanie, razem z materiałami do oferty.

Zacznijmy od jednego zdania:

Napisz do mnie, co ma zostać w głowach uczestników po tym wydarzeniu, i podaj datę, miejsce, typ wydarzenia oraz przewidywany czas pracy na scenie. Na tej podstawie powiem, w której roli jestem Wam potrzebny, ile to kosztuje i czy w tym terminie jestem wolny. Kontakt: hello@kalewski.com, telefon 530 335 006.