Zewnętrzny event manager: wsparcie Twojego wydarzenia na godziny

Nie każda firma potrzebuje agencji. Czasem wystarczy jedna osoba, która to już robiła setki razy, siada po Twojej stronie stołu i prowadzi projekt jak własny.

Bez etatu, bez marży od każdego podwykonawcy i bez uczenia się na Twoim wydarzeniu. Na godziny, na miesiące albo na jeden projekt.

Moim wyróżnikiem jest łączenie trzech obszarów

• Scena
  Od 2015 roku 400 wystąpień jako prowadzący, host, moderator i prelegent. Wiem, jak zachowuje się sala i czego potrzebuje prelegent.
• Zaplecze
  Około 700 wydarzeń organizowanych i współtworzonych od strony planowania, budżetu, produkcji i backstage’u. Widzę ryzyko, zanim stanie się problemem.
• Rozumienie biznesu
  14 lat w marketingu B2B, w agencji i po stronie klienta jako Head of Marketing. Rozumiem, jak brzmi rozmowa o budżecie z zarządem.

Rynek pracy projektowej urósł i zmienił sposób rozliczania. Raport „Freelancing w Polsce. Między stabilnością a adaptacją” przygotowany przez Useme z instytutem ABR Sesta w lutym 2026 roku, na danych za 2025 rok, podaje, że dwie trzecie specjalistów rozlicza się za projekt zamiast za godzinę, a ponad czterech na dziesięciu miało więcej zleceń niż rok wcześniej. Dla firmy, która szuka wsparcia przy jednym wydarzeniu, oznacza to realną trzecią drogę między etatem a agencją. Pod jednym warunkiem: ta osoba musi mieć przerobione własne projekty, bo przy wydarzeniu nie ma czasu na naukę.

Kiedy to jest dobry wybór

• masz jedno duże wydarzenie w roku i nie opłaca się budować pod nie stanowiska,
• Twój zespół ma zrobić event i potrzebuje kogoś, kto przeprowadzi go przez proces,
• pracujesz z agencją i chcesz mieć po swojej stronie kogoś, kto zna stawki,
• event managera właśnie Ci zabrakło: odeszła, jest na zwolnieniu, projekt wisi,
• blokuje Cię jeden fragment: budżet, podwykonawcy, scenariusz,
• stawka jest wysoka i nie chcesz sprawdzać na własnej skórze, czy się uda.

Model godzinowy

Wsparcie punktowe tam, gdzie projekt się zacina.

Sprawdza się, gdy macie zespół i plan, a potrzebujecie kogoś do konkretnych decyzji: oceny oferty, ustawienia kosztorysu, przeglądu scenariusza, rozmowy z trudnym podwykonawcą.

Odpowiadam za:

• przegląd dokumentów i wskazanie miejsc do poprawy,
• udział w wybranych spotkaniach projektowych,
• weryfikację ofert i stawek rynkowych,
• gotowe szablony: brief, kosztorys, harmonogram, rejestr ryzyk,
• odpowiedzi na bieżące pytania w ustalonym wymiarze godzin.

Model miesięczny

Prowadzenie projektu przez cały okres przygotowań.

Sprawdza się, gdy wydarzenie jest duże, a po Waszej stronie nikt nie ma na nie pełnego czasu. Ustalamy wymiar godzin w miesiącu i stały rytm spotkań statusowych.

W tym modelu prowadzę harmonogram, pilnuję terminów, rozmawiam z podwykonawcami i raportuję status w formie, którą możesz pokazać zarządowi bez przerabiania. Przy zmianie zakresu wyceniam ją od razu, bo doklejanie „drobiazgów” bez wyceny jest najczęstszym powodem utraty marży po obu stronach. Opisałem ten mechanizm w tekście o scope creepie na evencie.

Model projektowy

Od briefu do rozliczenia, z obecnością w dniu wydarzenia.

Sprawdza się, gdy zakres jest jasny i chcecie oddać całość jednej osobie odpowiedzialnej za efekt. Wtedy rozliczamy się za projekt. Godzin nie liczymy.

Dobór podwykonawców prowadzę przejrzyście: pokazuję oferty, które wpłynęły, i uzasadniam wybór. O tym, jak nie zostać zakładnikiem jednego dostawcy, napisałem w tekście o podwykonawcach na evencie.

Czego w tej roli nie robię

• Nie podpisuję się pod decyzjami, których nie podjąłem. Gdy wchodzę do projektu w biegu, najpierw robię przegląd stanu i mówię, co jest do uratowania.
• Nie zastępuję całego zespołu. Jedna osoba nie obsłuży produkcji, komunikacji i obsługi gości naraz.
• Nie uzależniam Was od siebie. Przekazuję narzędzia i kontakty, żeby za rok zespół zrobił to sam.
• Nie pracuję bez dostępu do liczb. Bez wglądu w budżet nie da się odpowiadać za projekt.

Wchodzę po Twojej stronie stołu

Różnica między agencją a tą formą współpracy jest prosta: agencja sprzedaje swoją produkcję, ja pilnuję Twojego interesu w rozmowie z produkcją. Znam stawki, wiem, ile co powinno kosztować, i widzę, gdzie ktoś dokłada do rachunku. Z mojej praktyki po obu stronach stołu wynika, że najwięcej pieniędzy ucieka nie na stawkach jednostkowych, a na zakresie, którego nikt nie spisał.

Kto bierze mnie do projektu

• działy marketingu i HR prowadzące wydarzenia obok innych obowiązków,
• zarządy i właściciele firm przy wydarzeniach o wysokiej stawce,
• firmy w trakcie współpracy z agencją, które chcą drugiej pary oczu,
• agencje potrzebujące wsparcia produkcyjnego przy spięciu terminów,
• organizatorzy wydarzeń cyklicznych w okresie przejściowym w zespole.

Jak wygląda współpraca?

Zaczynamy od przeglądu stanu projektu, potem ustalamy model i wymiar godzin. Etapy rozpisałem poniżej.

Co potrzebuję, żeby oszacować wymiar godzin

• jakie wydarzenie i kiedy się odbywa,
• na jakim etapie dziś jesteście,
• kto po Waszej stronie prowadzi projekt i ile ma na niego czasu,
• czy pracujecie z agencją i w jakim zakresie,
• co Was najbardziej niepokoi w tym projekcie,
• czy potrzebna jest obecność w dniu wydarzenia.

Wycena

Zasady ogólne:

• stawka od 400 zł netto za godzinę pracy, zależnie od zakresu odpowiedzialności,
• model miesięczny i projektowy wyceniam po przeglądzie stanu projektu,
• dojazd, nocleg i obecność w dniu wydarzenia rozliczam osobno,
• przy zmianie zakresu podaję wycenę przed wykonaniem pracy,
• umowy z podwykonawcami mogą zostać po Waszej stronie, wtedy widzicie wszystkie faktury.

Gdy potrzebujesz najpierw oceny tego, co macie, zacznij od audytu wydarzeń B2B.

Zacznijmy od jednego zdania:

Napisz, jakie wydarzenie planujesz, kiedy się odbywa i gdzie dziś jesteście. Zaproponuję model i wymiar godzin. Kontakt: hello@kalewski.com, telefon 530 335 006.