Audyt i ewaluacja wydarzeń: sprawdź, zanim wydasz kolejny budżet

Czy wiesz: czym audyt wydarzenia różni się od ankiety zadowolenia, kiedy warto go zrobić, co dokładnie dostajesz, jak wygląda proces, ile to kosztuje w porównaniu z kosztem powtórzenia błędu i czego nie robię?

Firma organizuje to samo wydarzenie czwarty rok z rzędu. Frekwencja spadła o jedną trzecią, budżet został ten sam, a w ankiecie po evencie średnia ocena wyniosła cztery na pięć. Wszystko się zgadza i nikt nie wie, dlaczego ludzie przestali przychodzić.

Ankieta zadowolenia (NSP) mierzy "grzeczność uczestników." Czy było "fajnie i miło"
Audyt sprawdza, co się wydarzyło i czego nie powtarzać. To jest najtańszy moment na wychwycenie błędu, który w kolejnej edycji kosztuje pełny budżet.

Kiedy warto to zrobić?

Momenty, w których audyt zwraca się najszybciej

• Przed decyzją o kolejnej edycji. Zanim podpiszecie umowę z obiektem na przyszły rok, a nie po niej.
• Po wydarzeniu, które wypadło średnio. Kiedy wszyscy czują, że coś nie zagrało, ale nikt nie umie wskazać co.
• Przy zmianie osoby odpowiedzialnej lub zespołu. Nowa osoba dostaje wtedy opis stanu faktycznego zamiast wersji ustnej i cudzych przyzwyczajeń.
• Przed rozmową z zarządem o budżecie. Kiedy potrzebujesz argumentów mocniejszych niż frekwencja i zdjęcia.
• Kiedy mówisz "sprawdzam" dla obecnego formatu wydarzeń

Najczęściej wchodzę w pierwszym i w ostatnim z tych momentów, bo tam decyzja jeszcze nie zapadła.

Co dokładnie sprawdzam w audycie eventowym?

Cztery warstwy audytu:

• Cel i jego ślad. Czy wydarzenie miało zapisany cel i czy da się wskazać w programie miejsce, które na ten cel pracowało.
• Przebieg i punkty styku. Godzina po godzinie, z perspektywy uczestnika, a nie organizatora. Tu wychodzi większość rzeczy, których nie widać z produkcji.
• Budżet wobec efektu. Które pozycje kosztowe pracowały na cel, a które na wrażenie. Zwykle wychodzi, że najdroższa pozycja była najmniej istotna.
• Co zostało po. Follow-up, komunikacja wewnętrzna, ustalenia, które weszły w życie. Ta warstwa jest wycinana pierwsza i to ona decyduje o wyniku.

Metodę rozpisałem szerzej w tekście o tym, co sprawdzić, zanim wydasz budżet na kolejną edycję.

Co dostajesz po audycie?

Dokument na kilka stron z opisem stanu faktycznego, listą znalezisk uporządkowanych według kosztu ich powtórzenia oraz rekomendacjami na kolejną edycję. Do tego godzinne spotkanie omawiające, bo część wniosków brzmi inaczej powiedziana niż napisana.
Osobno dostajesz jedną rzecz, której zwykle nikt nie ma:
- listę pytań do zadania uczestnikom po kolejnym wydarzeniu. Dzięki niej następny pomiar zrobicie sami.

Jak wygląda proces audytu eventowego?

Materiały

Scenariusz, budżet, komunikacja do uczestników, wyniki ankiet, jeżeli były. Im więcej surowych materiałów, tym mniej zgadywania.
Spotkania przed, które mapuj najważniejsze elementy i wskie gardła realizacji.

Rozmowy

Trzy do pięciu rozmów: osoba odpowiedzialna, ktoś z zarządu i dwoje uczestników spoza zespołu organizującego.
Ta ostatnia grupa mówi rzeczy, których nie ma w żadnej ankiecie.

Analiza i dokument

Zestawienie tego, co zostało zaplanowane, z tym, co się wydarzyło, i z tym, co zostało miesiąc później.

Spotkanie omawiające

Godzina na przejście znalezisk i ustalenie, które z nich wchodzą do kolejnej edycji.

Ile kosztuje audyt eventu?

To jest usługa o najniższym progu wejścia z całej mojej oferty, bo nie wymaga ani budżetu produkcyjnego, ani decyzji o kolejnym wydarzeniu.
Zakres i wycenę składam pod projekt, bo audyt jednodniowego spotkania dla pięćdziesięciu osób to inna praca niż audyt konferencji dla ośmiuset.

Punkt odniesienia jest za to prosty: audyt kosztuje ułamek tego, co kosztuje powtórzenie tego samego błędu w kolejnej edycji. Jeżeli chcesz zacząć od czegoś mniejszego, wystarczy jedna konsultacja: sześćdziesiąt minut kosztuje dwieście pięćdziesiąt złotych netto.

Czego nie robię?

Nie robię audytów, których celem jest znalezienie winnego. Nie oceniam pracy konkretnych osób i nie wchodzę w projekty, w których zamówienie brzmi „potrzebujemy dokumentu, który potwierdzi, że było dobrze". Audyt ma wartość tylko wtedy, gdy wolno mu wyjść niewygodnie.
Nie wystawiam laurek - ten dokument ma by realnym, zastanem stanem rzeczy, z konkretnym, konstruktywnym feedbackiem.

FAQ: audyt wydarzenia

Czy audyt ma sens, jeżeli wydarzenie wypadło dobrze?

Ma, i to często większy. Po nieudanym wydarzeniu wszyscy i tak szukają przyczyn. Po udanym nikt nie sprawdza, czemu się udało, więc w kolejnej edycji łatwo wyciąć element, który decydował o całości.

Ile czasu to zajmuje?

Od zebrania materiałów do spotkania omawiającego zwykle dwa do trzech tygodni. Większość tego czasu zajmuje umówienie rozmów, nie analiza.

Czy trzeba mieć dane, żeby zrobić audyt?

Nie trzeba i większość firm ich nie ma. Brak danych sam w sobie jest jednym z ustaleń audytu, a część informacji da się zrekonstruować z budżetu, scenariusza i pamięci uczestników.

Czy rozmawiasz z uczestnikami eventu?

Tak i to jest część, która wnosi najwięcej. Dwie rozmowy z ludźmi spoza zespołu organizującego mówią więcej niż dwieście wypełnionych ankiet, bo ankieta pyta o zadowolenie, a rozmowa o tym, co uczestnik zapamiętał i komu o tym opowiedział.

Czy audyt kończy się propozycją współpracy przy kolejnym wydarzeniu?

Nie z automatu. Część audytów kończy się wnioskiem, że firma poradzi sobie sama, tylko inaczej ułoży proces. Jeżeli tak wychodzi, mówię to wprost.

Zacznij audty eventowy od jednego pytania:

Co konkretnie zmieniło się w firmie miesiąc po nim. Jeżeli odpowiedź nie przychodzi, napisz do mnie nazwę wydarzenia, jego skalę i termin kolejnej edycji.