Wyjazd integracyjny: projekt spotkania, po którym widać rezultaty

Z tej strony dowiesz się: dlaczego wyjazd zbudowany wokół atrakcji rzadko cokolwiek zmienia, jak wygląda wyjazd zaprojektowany wokół celu, co dokładnie robię w projekcie i czego nie robię, jak rozłożyć pracę od dwunastego tygodnia przed wyjazdem, dlaczego nie podaję widełek cenowych i od czego zacząć rozmowę, jeżeli termin i budżet już masz.

Dwa wyjazdy, ta sama kwota na osobę. Na pierwszym były quady, paintball i open bar, a w poniedziałek ludzie wrócili do biurek i do tych samych maili, które pisali do siebie przed wyjazdem. Na drugim uczestnicy dostali zadanie, którego nie dało się zrobić w obrębie własnego działu, i wrócili z trzema ustaleniami, które weszły w życie w ciągu miesiąca.

Różnica nie leżała w budżecie ani w atrakcjach. Leżała w tym, że ktoś najpierw zapytał, co ma się zmienić po powrocie. Tym się zajmuję.

Dla kogo jest ta usługa?

Dla firm, które mają już decyzję o wyjeździe i budżet, a chcą, żeby te dwa dni pracowały na coś konkretnego. Najczęściej pracuję z HR, marketingiem i dyrektorami, którzy odpowiadają za współpracę między zespołami i muszą później wytłumaczyć zarządowi, po co to było.

Trzy sytuacje, w których ma to największy sens

• Dwa zespoły, które się nie znają. Po połączeniu działów, przejęciu albo szybkiej rekrutacji. Wyjazd jest wtedy najtańszym sposobem na skrócenie dystansu, o ile ludzie dostaną powód do rozmowy.
• Zespół rozproszony. Kilka lokalizacji albo praca zdalna, więc wyjazd bywa jedynymi dwoma dniami w roku, kiedy ci ludzie widzą się na żywo.
• Format, który się wypalił. Ten sam ośrodek, ten sam scenariusz i co roku mniej chętnych. Miejsce rzadko jest przyczyną. Zwykle program nie daje nikomu powodu, żeby być.

Dlaczego wyjazd wokół atrakcji rzadko działa?

Bo atrakcja przyciąga uwagę do siebie. Ludzi ze sobą nie łączy. Przy paintballu rozmawia się z tym, z kim się gra, czyli zwykle z własnym działem. Przy open barze rozmawia się z tym, kogo się już zna. Wieczór mija miło i nie zmienia nic w strukturze relacji, która była przed wyjazdem.

Drugi problem jest organizacyjny. Program ułożony z atrakcji zapełnia każdą godzinę, a najwięcej dzieje się w przerwach. Wyjazd, w którym nie ma nieobsługiwanego czasu, to wyjazd, w którym ludzie nie zdążyli ze sobą pogadać.

Trzeci problem jest miesiąc później. Nikt nie ustalił, co ma zostać, więc nie zostaje nic poza zdjęciami. Rozpisałem to szerzej w tekście o tym, dlaczego standardowy wyjazd integracyjny nie buduje zespołu.

Co dokładnie robię?

Pięć elementów zakresu

• Ustalenie celu. Jedno zdanie o tym, co ma być inaczej po powrocie. Bez tego wybór ośrodka i atrakcji jest kwestią gustu.
• Projekt programu. Przebieg godzina po godzinie, z zaplanowanym momentem, w którym ludzie z różnych działów muszą coś razem osiągnąć, i z celowo zostawionym czasem wolnym.
• Mechanika zamiast atrakcji. Zadanie, gra albo warsztat zbudowany pod wasz konkretny problem, nie wyjęty z katalogu.
• Dobór i negocjacje z dostawcami. Ośrodek, transport, gastronomia, prowadzący. Umowy podpisujecie wy i płacicie bezpośrednio, bez mojej marży doliczonej do rachunku.
• Domknięcie po wyjeździe. Lista ustaleń z nazwiskami i terminami plus krótki dokument z wnioskami na kolejny raz. To jest różnica między wyjazdem a wspomnieniem z wyjazdu.

Zakres składam pod projekt. Część firm potrzebuje wszystkich pięciu elementów, część tylko programu albo tylko prowadzenia części warsztatowej.

Czego nie robię?

Uczciwie, żebyśmy nie tracili czasu na pierwszej rozmowie. Nie jestem biurem podróży ani wypożyczalnią quadów i nie sprzedaję atrakcji z katalogu. Nie robię wyjazdów, których jedynym celem jest wypełnienie dwóch dni, bo do tego nie jestem potrzebny. Nie obiecuję też, że jeden wyjazd naprawi zespół, który ma problem przez pozostałe trzysta sześćdziesiąt trzy dni w roku. Wyjazd potrafi otworzyć rozmowę, której nikt nie zaczynał w biurze. Reszta dzieje się po powrocie albo nie dzieje się wcale.

Jak wygląda praca nad wyjazdem?

Licząc wstecz od daty, rytm wygląda tak.

Dwanaście tygodni przed

Cel wyjazdu, budżet na osobę, liczba uczestników i krótka lista ośrodków. W sezonie wiosennym i wrześniowym dobre miejsca schodzą na kilka miesięcy przed terminem.

Osiem tygodni przed

Ośrodek zaklepany, koncepcja programu i decyzja o mechanice części wspólnej. Tu zapada najważniejszy wybór całego projektu.

Sześć tygodni przed

Transport, gastronomia i dostawcy domknięci. Komunikacja do uczestników rusza wtedy, kiedy jest już co powiedzieć poza datą i miejscem.

Trzy tygodnie przed

Scenariusz godzina po godzinie, podział grup, role prowadzących i lista rzeczy, które muszą zadziałać technicznie.

Tydzień przed

Potwierdzenia, logistyka dojazdu i plan B na trzy najbardziej prawdopodobne kłopoty. Żadnych nowych pomysłów.

Najważniejszy jest pierwszy punkt i to on wypada najczęściej. Bez celu i budżetu na osobę cała reszta jest logistyką, a logistyka sama z siebie nie buduje relacji.

Ile to kosztuje?

Nie podam widełek i chcę powiedzieć wprost dlaczego. Rozstrzał między jednodniowym wyjazdem pod miasto dla trzydziestu osób a dwudniowym spotkaniem dla dwustu z noclegiem i transportem jest kilkunastokrotny. Każda liczba podana bez kontekstu staje się punktem odniesienia w negocjacji, w której nie powinna się pojawić.

Rozmowę zaczynamy od budżetu na osobę, który macie, i od pytania, co realnie da się w nim zrobić w waszym terminie i w waszej odległości od miasta. Sposób liczenia rozpisałem w tekście o planowaniu budżetu na imprezę firmową.

Moją pracę rozliczam za czas, nie prowizją od produkcji. Dzięki temu nie mam żadnego powodu, żeby doradzać wam droższy ośrodek.

Dlaczego ja?

Dwanaście lat po obu stronach stołu. Najpierw event manager w agencji, potem Head of Marketing po stronie klienta, dziś własny instytut. Znam więc i to, jak wygląda wycena od środka, i to, jak się jej broni przed zarządem.

Ponad siedemset projektów i ponad trzysta trzydzieści wydarzeń poprowadzonych ze sceny. Większość wniosków, które tu opisuję, kosztowała kogoś pieniądze, zanim trafiła na tę stronę.

Zacznijmy od jednego zdania

Napisz do mnie jedno zdanie o tym, co ma być inaczej po powrocie z wyjazdu, i podaj budżet na osobę, liczbę uczestników oraz termin. Na tej podstawie powiem, czy w ogóle jestem wam potrzebny, a jeżeli nie, to co zrobić samodzielnie.

Chcesz od razu przegadać konkretny projekt? umów konsultację jeden na jeden. Sześćdziesiąt minut kosztuje dwieście pięćdziesiąt złotych netto, pakiet czterech spotkań osiemset pięćdziesiąt złotych.