Wigilia firmowa: projekt i prowadzenie spotkania świątecznego

Z tej strony dowiesz się: czym różni się wigilia, o której ludzie mówią w styczniu, od takiej, z której wychodzą po deserze, co dokładnie robię w projekcie i czego nie robię, jak wygląda harmonogram od ósmego tygodnia przed terminem, dlaczego nie podaję widełek cenowych i od czego zacząć rozmowę, jeżeli termin masz już wybrany.

Dwie wigilie w tym samym tygodniu grudnia. Na pierwszej prezes czyta podziękowania z kartki, kelnerzy zbierają talerze po daniu głównym, a o dwudziestej pierwszej zostaje jedna trzecia sali. Na drugiej ludzie z dwóch działów, które na co dzień wymieniają się mailami, siedzą przy jednym stole i po raz pierwszy rozmawiają o czymś innym niż termin dostawy. Budżet na osobę był w obu przypadkach zbliżony.

Różnicę zrobiło kilka decyzji podjętych osiem tygodni wcześniej. Tym się zajmuję.

Dla kogo jest ta usługa?

Dla firm, które mają już budżet i termin, ale nie mają pewności, czy wieczór zrobi to, po co jest organizowany. Najczęściej pracuję z marketingiem, HR i asystentkami zarządu, czyli z osobami, które odpowiadają za efekt, a wigilia jest tylko jedną z kilkunastu rzeczy na ich liście.

Trzy sytuacje, w których ma to największy sens

• Pierwsza wigilia po zmianie. Po połączeniu działów, przejęciu, zmianie zarządu albo trudnym roku. Wtedy forma wieczoru niesie komunikat, którego nie da się wysłać mailem.
• Powtórka, która przestała działać. Ten sam lokal, ten sam scenariusz, co roku słabsza frekwencja i z roku na rok więcej osób wychodzących przed dziesiątą.
• Zespół rozproszony. Kilka lokalizacji albo praca zdalna, więc wigilia jest jedynym dniem w roku, kiedy ci ludzie widzą się na żywo. Marnowanie takiego dnia na sam posiłek jest kosztowne.

Co dokładnie robię?

Pięć elementów zakresu

• Ustalenie celu. Jedno zdanie o tym, co ma się zmienić po wieczorze. Bez tego każda późniejsza decyzja jest kwestią gustu.
• Koncepcja i scenariusz. Przebieg godzina po godzinie, z rozpisanym momentem, w którym ludzie mają ze sobą rozmawiać, i z tym, co ma się wtedy dziać na sali.
• Dobór i negocjacje z dostawcami. Lokal, gastronomia, technika, oprawa. Umowy podpisujecie wy i płacicie im bezpośrednio, bez mojej marży doliczonej do rachunku.
• Prowadzenie wieczoru. Gdy wydarzenie tego wymaga, prowadzę je osobiście. Po ponad trzystu trzydziestu wydarzeniach ze sceny wiem, gdzie wieczór się rozjedzie, zanim to zobaczy sala.
• Podsumowanie. Krótki dokument z tym, co zadziałało i co zmienić przy kolejnej edycji. Firmy, z którymi zaczynam, zwykle nie mają takiego dokumentu i co roku zaczynają od zera.

Zakres składam pod projekt. Część firm potrzebuje wszystkich pięciu elementów, część tylko koncepcji albo tylko prowadzenia.

Czego nie robię?

Uczciwie, żebyśmy nie tracili czasu na pierwszej rozmowie. Nie jestem firmą cateringową ani wypożyczalnią techniki i nie sprzedaję atrakcji z katalogu. Nie prowadzę imprez, których jedynym celem jest zapełnienie wieczoru, bo do tego nie jestem potrzebny. Nie obiecuję też, że jeden wieczór naprawi zespół, który ma problem przez jedenaście pozostałych miesięcy w roku.

Siedzę po waszej stronie stołu i pomagam wydać wasze pieniądze lepiej. To jest cały model.

Jak wygląda praca nad wigilią?

• 8 tygodni przed: cel wieczoru, budżet na osobę, krótka lista lokali
• 6 tygodni przed: lokal zaklepany, koncepcja i szkielet scenariusza
• 4 tygodnie przed: dostawcy wybrani, umowy po waszej stronie, zaproszenia
• 2 tygodnie przed: scenariusz godzina po godzinie, lista osób i ról
• Tydzień przed: potwierdzenia, plan B na trzy najbardziej prawdopodobne awarie

Najważniejszy jest wiersz pierwszy i to on wypada najczęściej. Bez celu i budżetu na osobę cała reszta jest logistyką, a logistyka sama z siebie nie buduje relacji.

W sezonie ten harmonogram przesuwa się do przodu. Dobre lokale na drugi tydzień grudnia znikają już latem.

Ile to kosztuje?

Nie podam widełek i chcę powiedzieć wprost dlaczego. Rozstrzał między kolacją dla trzydziestu osób w restauracji a wieczorem dla trzystu z techniką i oprawą jest kilkunastokrotny, a każda liczba podana bez kontekstu staje się punktem odniesienia w negocjacji, w której nie powinna się pojawić.

Rozmowę zaczynamy od czegoś innego: od budżetu na osobę, który macie, i od pytania, co realnie da się w nim zrobić w waszym mieście i w waszym terminie. Sposób liczenia rozpisałem w tekście o planowaniu budżetu na imprezę firmową.

Moją pracę rozliczam za czas, nie prowizją od produkcji. Dzięki temu nie mam żadnego powodu, żeby doradzać wam droższą scenę.

Dlaczego ja?

Dwanaście lat po obu stronach stołu. Najpierw event manager w agencji, potem Head of Marketing po stronie klienta, dziś własny instytut. Znam więc i to, jak wygląda wycena od środka, i to, jak się jej broni przed zarządem.

Ponad siedemset projektów i ponad trzysta trzydzieści wydarzeń poprowadzonych ze sceny. Większość wniosków, które tu opisuję, kosztowała kogoś pieniądze, zanim trafiła na tę stronę.

Zacznijmy od jednego zdania

Napisz do mnie jedno zdanie o tym, co ma się zmienić po tegorocznej wigilii, i podaj budżet na osobę oraz termin. Na tej podstawie powiem, czy w ogóle jestem wam potrzebny, a jeżeli nie, to co zrobić samodzielnie.

Chcesz od razu przegadać konkretny projekt? umów konsultację jeden na jeden. Sześćdziesiąt minut kosztuje dwieście pięćdziesiąt złotych netto, pakiet czterech spotkań osiemset pięćdziesiąt złotych. Zwykle jedno spotkanie wystarcza, żeby ustalić zakres i uniknąć zapytania wysłanego w złą stronę.