Piknik firmowy i family day: projekt i realizacja

Czym piknik firmowy różni się od integracji dla samych pracowników, dlaczego obecność rodzin zmienia cały projekt, co dokładnie robię, jak wygląda rytm pracy od dwunastego tygodnia, dlaczego nie podaję widełek i czego nie robię.Pozwól, że przybliżę Ci odpowiedzi na te i inne pytania o piknikach firmowych

Na pierwszym firmowym pikniku były trzy dmuchańce, wata cukrowa i scena z zespołem coverowym. Pracownicy przyszli z dziećmi, dzieci bawiły się świetnie, dorośli stali w grupkach działowych dokładnie tak, jak stoją w kuchni w biurze. Na drugim było mniej atrakcji i jedno zadanie, które dzieci mogły wykonać tylko z pomocą dorosłego z innego działu.

Ten tekst jest o tej subtelnej, jednak jakże istotnej różnicy.
Piknik jest jedynym firmowym formatem, na który przychodzi rodzina pracownika, i jedynym, w którym pracodawca jest oglądany przez ludzi, którzy go nie znają.

Dlaczego obecność rodzin zmienia cały projekt?

Widownią nie są już sami pracownicy. Partner i dzieci wyrabiają sobie tego dnia zdanie o firmie, w której ktoś bliski spędza połowę życia. To jest najtańsze i najrzadziej wykorzystywane działanie employer brandingowe, jakie firma ma do dyspozycji. Może opiekowa wiele aspektów, ale również stac się mieczem obosiecznym reputacji marki.

Z tego wynikają konkretne konsekwencje projektowe. Program musi działać na trzy grupy wiekowe naraz. Dzień nie może trwać sześciu godzin, bo najmłodsi wytrzymują krócej. Alkohol przestaje być osią wieczoru, co dla części firm jest ulgą, a dla części szokiem organizacyjnym.

Co dokładnie robię?

Elementy zakresu współpracy

• Ustalenie celu. Czy to jest podziękowanie, czy działanie na współpracę między działami, czy komunikat do rodzin. Każdy z tych celów daje inny program.
• Projekt programu na trzy grupy. Dzieci, dorośli i te momenty, w których jedni i drudzy muszą zrobić coś razem. Ten trzeci element decyduje o efekcie.
• Dobór i negocjacje z dostawcami. Teren, gastronomia, atrakcje, animacja, zabezpieczenie. Umowy podpisujecie wy i płacicie bezpośrednio.
• Bezpieczeństwo i formalności. Przy imprezie z dziećmi i na otwartym terenie to nie jest formalność, tylko osobny wątek projektu.
• Komunikacja do rodzin. Zaproszenie, które trafia do domu, a nie tylko do skrzynki służbowej. Frekwencja zaczyna się tutaj.

Jak wygląda rytm pracy nad piknikiem firmowym?

Osiem - dwanaście tygodni przed:

Cel, budżet na osobę, szacowana liczba uczestników z rodzinami i krótka lista terenów. Sezon pikniowy jest krótki, więc dobre lokalizacje na maj i czerwiec schodzą zimą.

Siedem tygodni przed

Teren zaklepany, koncepcja programu i decyzja o tym, co będzie wspólnym zadaniem dla dorosłych i dzieci.

Sześć tygodni przed

Dostawcy domknięci, zgłoszenia i zabezpieczenie ustalone, pierwsza komunikacja do pracowników z informacją dla rodzin.

Trzy tygodnie przed

Zapisy z liczbą dzieci i ich wiekiem, scenariusz godzina po godzinie, obsada animacji i prowadzenia.

Tydzień przed

Potwierdzenia, plan na złą pogodę i lista rzeczy, które muszą zadziałać technicznie. Przy pikniku plan deszczowy jest osobnym scenariuszem, nie zdaniem w umowie.

Ile kosztuje piknik firmowy?

Nie podam widełek, bo rozstrzał między piknikiem dla stu osób na terenie firmy a family day dla tysiąca w wynajętym parku jest kilkunastokrotny. Każda liczba podana bez kontekstu staje się punktem odniesienia w negocjacji, w której nie powinna się pojawić.

Rozmowę zaczynamy od budżetu na osobę i od pytania, ilu uczestników to realnie będzie razem z rodzinami. Ta druga liczba jest najczęściej niedoszacowana i to ona rozjeżdża budżet gastronomiczny. Sposób liczenia rozpisałem w tekście o planowaniu budżetu na imprezę firmową.

Moją pracę rozliczam za czas, nie prowizją od produkcji.

Czego nie robię?

Nie wynajmuję dmuchańców, nie prowadzę animacji dla dzieci i nie sprzedaję atrakcji z katalogu.
Nie robię też pikniku, którego jedynym celem jest zapełnienie soboty, bo do tego nie jestem potrzebny i lepiej wyjdzie na tym lokalna firma eventowa.

FAQ: piknik firmowy i family day

Ile powinien trwać piknik firmowy?

Cztery do pięciu godzin przy udziale rodzin. Dłużej wytrzymują dorośli, ale nie dzieci, a piknik, z którego połowa rodzin wychodzi przed końcem, wygląda na słabszy, niż był.

Jak oszacować liczbę uczestników wydarzenia firmowego?

Nie mnożeniem liczby pracowników przez stały współczynnik. Trzeba zapytać wprost, ile osób przyjdzie i w jakim wieku będą dzieci, bo to zmienia i gastronomię, i program. Zapisy z tymi dwoma pytaniami rozwiązują większość późniejszych kłopotów.

Co z alkoholem na pikniku firmowym?

Przy obecności dzieci warto ograniczyć go do symbolicznej strefy albo zrezygnować. Część firm boi się tej decyzji i zwykle okazuje się, że nikt jej nie zauważył, bo program dawał ludziom coś innego do roboty.

Kiedy najlepiej zrobić piknik firmy?

Maj, czerwiec i wrzesień. Lipiec i sierpień wypadają słabiej przez urlopy, choć bywają tańsze. Rezerwację terenu na maj warto mieć zamkniętą zimą.

Czy piknik firmowy zastępuje wyjazd integracyjny?

Nie zastępuje, bo pracuje na coś innego. Piknik z rodzinami buduje relację z firmą jako pracodawcą. Wyjazd bez rodzin pracuje na współpracę między zespołami. Większość firm, które mają budżet na jedno wydarzenie w roku, powinna zacząć od pytania, który z tych dwóch celów jest teraz ważniejszy.

Co z eventem jeżeli będzie padać?

Plan deszczowy jest osobnym scenariuszem z własnym budżetem, nie zdaniem w umowie z terenem. Ustalamy go na etapie wyboru lokalizacji, bo od tego zależy, czy w ogóle da się gdzieś schować dwieście osób z dziećmi.

Zacznijmy od jednego zdania:

Napisz do mnie, co ma zostać w głowach rodzin po tym dniu, i podaj liczbę pracowników, budżet na osobę oraz miesiąc. Na tej podstawie powiem, czy jestem wam potrzebny, a jeżeli nie, to co zrobić samodzielnie.